Създаване и актуализиране на колона с външни данни в списък или библиотека

Създаване и актуализиране на колона с външни данни в списък или библиотека

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Можете да добавите към основен списък или библиотека специален тип колона, наречена колона с външни данни. Тази колона ви позволява да комбинирате колона от данни от външен източник на данни с други колони в основен списък или библиотека. Тъй като колоната с външни данни се добавя към основен списък или библиотека, всички функции на свързания списък или библиотека работят, включително създаване на версия, одобрения, вкарване и извличане от архив и прикачени файлове.

За повече информация вижте намиране на съдържание за външни данни.

Какво искате да направите?

Преди да започнете

Примери за използване с колони с външни данни

Създаване на колона с външни данни в списък или библиотека

Актуализиране на колона с външни данни

Обновяване на колона с външни данни

Преди да започнете

Работата с външни данни изисква предварителното изпълнение на няколко задачи, за да се разреши защитен достъп до данните. Следващата информация може да ви помогне да планирате следващите си стъпки. Освен това, ако имате проблеми при работата с външни данни, тази информация може да ви помогне да идентифицирате проблема. За да имате достъп до външни данни, вие или администратор трябва да направите следното:

Подготовка на външния източник на данни    Администраторът може да се наложи да създадете акаунт и да предоставят разрешения към източника на данни, за да се уверите, че правилните хора има достъп до данните и че данните не свърши в неподходящи ръце. В външна база данни администраторът може да искате да се създаде конкретни таблици, изгледи, заявки, и т.н., за да ограничите резултатите до точно това, което е необходимо и да се подобри производителността.

Конфигуриране на услугите и SharePoint акаунти    Администраторът трябва да активира услугите за свързване на бизнес данни и услугата за защитено хранилище.

Конфигуриране на услугата за защитено хранилище    Администраторът трябва да направи следното: определи най-добрия режим на достъп за външни данни източник, създаване на целево приложение и задаване на идентификационни данни за целевото приложение.

Конфигуриране на услугите за свързване на бизнес данни    Администратор трябва да гарантира, че на потребителя, който създава външно съдържание тип има разрешение за хранилището на метаданни за свързване на бизнес данни и че подходящите потребители имат достъп до външния тип съдържание, базиран на външния списък.

Създаване на външен тип съдържание    Потребителят трябва да дефинирате външен тип съдържание, който съдържа информация за връзки, access, методи на операция за колони, филтри и други метаданни, използван за извличане на данните от външния източник на данни.

Най-горе на страницата

Примери за използване на колони с външни данни

Следващите секции описват някои практически приложения на добавянето на колона с външни данни към списък или библиотека.

Договори с клиенти и информация за контакти    Имате библиотека с документи, съдържаща договори с клиенти. Обаче цялата информация за клиенти се поддържа в комплексно бизнес приложение (например SAP или Microsoft CRM), което има източник на данни, външен за продуктите на SharePoint. Вие искате да следите договорите с клиентите в библиотеката с документи, но да сте сигурни, че свързаната информация за клиенти е актуална и не е ненужно дублирана. Можете да направите това чрез добавяне на една или повече колони с външни данни към библиотеката, за да асоциирате подходящите име и телефонен номер на клиента с всеки договор, съхранен в библиотеката. Колоната с външни данни прави лесно въвеждането или актуализирането на правилната информация и извлича автоматично информацията за клиенти от външния източник на данни. В този сценарий можете също да създадете структуриран документ на Word, който повишава стойностите на колоните с външни данни на документа на Word, така че да можете да редактирате стойностите в информационния панел на документа или да използвате контроли за съдържание на Word.

Основни данни за продукти с картини    Създали сте библиотека с картини, съдържаща снимки на продуктите, които вашата организация продава. Добавяте колона с външни данни към библиотеката, която осъществява достъп до името на продукта, кода на продукта и текущата цена от външна база данни. Обаче трябва да сте сигурни, че когато външният тип съдържание се създаде, тези външни данни ще бъдат само за четене. Вашите фирмени правила и процеси изискват всяка промяна в информацията за продукта да бъде направена през системата за бази данни. Но сега повече хора във вашата организация могат лесно да виждат цялата обща информация за продукта в един изглед на библиотека.

Най-горе на страницата

Създаване на колона с външни данни в списък или библиотека

Забележка :  Създаването на колона с външни данни изисква разрешение Сътрудничество или по-високо в списъка или библиотеката.

  1. Отидете до сайта на SharePoint и след това до списъка или библиотеката.

    Забележка :  Не можете да добавяте колона с външни данни към външен списък.

  2. Щракнете върху Списък или Библиотека > Настройки на списък или Настройки на библиотека.

  3. В секцията Колони щракнете върху Създаване на колона.

  4. Въведете името на колоната, например Клиент, и след това под Типове колони щракнете върху Външни данни.

  5. Под Външен тип съдържание щракнете върху Избор на външен тип съдържание и след това изберете подходящия елемент от списъка с външни типове съдържание, например CustomerCRM.

  6. Решете как искате да боравите с всяко действие, дефинирано за външния тип съдържание, като направите едно или повече от следните неща:

    • За да покажете меню на едно или повече действия, щракнете върху Показване на менюто с действия.

    • За да накарате колоната с външни данни да изпълни действието по подразбиране, когато бъде избрано, щракнете върху Свързване на тази колона към действие по подразбиране на външен тип съдържание.

  7. Под Добавяне на колона, която ще показва всяко от допълните полета щракнете върху Избери всички полета или изберете едно или повече конкретни имена на полета, например "ИмеНаКлиент" и "ТелефоненНомер".

Съвет :  По подразбиране към всяко име на колона се добавя префикс на базата на името на колоната с външни данни. Добра идея е да дефинирате кратко име на колона, например "КлиентИД", особено ако добавяте много допълнителни колони. Ако Бързо редактиране е разрешено за списъка или библиотеката, можете да използвате Бързо редактиране, за да променяте имената на колони.

Най-горе на страницата

Актуализиране на колона с външни данни

Забележка :  Актуализирането на колона с външни данни изисква разрешение Сътрудничество или по-високо в списъка или библиотеката.

  1. Достигнете до сайта на SharePoint и след това достигнете до списъка или библиотеката.

  2. Добавете или редактирайте елемент в списъка или свойствата на библиотеката с документи.

  3. В текстовото поле на колоната с външни данни, например име на клиента, щракнете върху Избиране на външен елемент от данни.

    Авторът на външния тип съдържание трябва да дефинира как работи Избиране на външен елемент от данни, като избере подходящо поле за самоличност и създаде един или повече филтри, така че да можете бързо да намирате правилната стойност. Ако това не е така, обърнете се за помощ към автора на външния тип съдържание или към вашия администратор.

  4. В диалоговия прозорец изберете подходящия запис, например Мартин Банков, и след това щракнете върху OK.

Данните се актуализират във външния списък и външния източник на данни.

Най-горе на страницата

Обновяване на колона с външни данни

От съображения за бързодействие данните в колона с външни данни се кешират в сървър или услуга и могат да не показват последните стойности от системата за външни данни. За да се убедите, че показваните външни данни са актуални, можете да обновите колоната с външни данни. Обаче внимавайте при операцията за обновяване, защото тя може да отнеме много време в зависимост от начина на настройка на външните данни.

Забележка :  Обновяването на колона с външни данни изисква разрешение поне за сътрудничество за списъка или библиотеката.

  1. Достигнете до сайта на SharePoint и след това достигнете до списъка или библиотеката.

  2. В заглавието на колоната с външни данни щракнете върху Обнови.

  3. В страницата "Обновяване" решете дали искате да обновите само текущата папка, или текущата папка и всички нейни подпапки.

  4. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×