Създаване или редактиране на .csv файлове за импортиране в Outlook

Създаване или редактиране на .csv файлове за импортиране в Outlook

CSV файлът е файл, който съдържа стойности, разделени със запетая. Когато запишете текст и числа в CSV файл, е лесно да ги преместите от една програма в друга. Можете например да експортирате контактите си от Google в CSV формат, а след това да ги импортирате в Outlook.

CSV файловете могат да се използват с Excel или всяка друга програма за електронни таблици. CSV файловете се различават от другите типове файлове на електронна таблица по това, че в тях не може да се записва форматиране, нито формули.

Изтегляне и отваряне на примерен .csv файл за импортиране на контакти в Outlook

  1. Изтеглете този примерен .csv файл на компютъра си. Когато получите подкана, изберете Запиши, за да запишете файла на компютъра си като CSV файл. Ако го запишете като файл на Excel (.xls или .xlsm), всички данни ще бъдат събрани в една колона!

    Когато изтегляте примерния .csv файл, го запишете на компютъра си като тип .csv файл.

  2. Отворете Excel на компютъра си.

  3. В Excel отидете на Файл > Отвори и след това отидете до .csv файла, който току-що изтеглихте на компютъра си. За да намерите .csv файла, не забравяйте да потърсите във Всички файлове. Щракнете върху .csv файла, за да го отворите.

    За да намерите .csv файла, трябва да потърсите за "Всички файлове".

Има няколко неща, които трябва да помните, когато работите с този примерен CSV файл:

  • Outlook изисква заглавията на колоните в първия ред, така че не ги замествайте с нищо друго.

    Ето как изглежда примерният CSV файл в Excel.

  • Можете да изтриете данните в редовете от 2 до 6 (примерни имена, телефонни номера, имейл адреси, и т.н.).

  • Не е нужно да въвеждате стойности за всяка колона. Въведете само информацията, която желаете.

  • Запишете файла с ново име като файл от тип CSV (.csv). Ако използвате Excel, за да работите във файла, когато го записвате, Excel ще ви подкани няколко пъти с "наистина ли искате да запишете в CSV формат?". Винаги избирайте "Да". Ако изберете "Не", файлът ще се развали и ще трябва да започнете отново с нов примерен файл.

  • Упражнете се с импортирането на CSV файла с няколко контакти, за да се уверите, че резултатите ви харесват. След това можете да изтриете импортираните контакти, да добавите още във вашия CSV файл и да го импортирате отново.

    Ако искате да импортирате данните в примерния CSV файл, ето как би изглеждало това в Outlook в уеб на Office 365:

    След като импортирате контакти, ето как изглеждат те в Outlook в уеб.

Редактиране на .csv файл с контакти, които искате да импортирате в Outlook

Да предположим, че искате да редактирате .csv файл, който сте експортирали от Outlook, и след това да го импортирате обратно в Outlook или в имейл от друг доставчик. С Excel можете лесно да редактирате .csv файла.

Ето някои неща, които да помните, когато редактирате .csv файл:

  • Запазете заглавията на колоните в първия ред.

  • Когато записвате файла, Excel ще ви подкани няколко пъти с "наистина ли искате да запишете в CSV формат?". Винаги избирайте "Да". Ако изберете "Не", файлът ще се развали и ще трябва да започнете отново.

Проблем: Всички данни се показват в първата колона

Пример за .csv файл, записан в .xls формат.

Ето няколко причини, поради които се случва това, и какво можете да опитате, за да коригирате проблема:

  • Ако запишете CSV файла в друг формат, например .xls или .xlm, всички данни ще се появят в първата колона. Върнете се към първоначалния CSV файл и го запишете като тип .csv.

  • Възможно е програмата, с която е създаден CSV файлът, да е поставила допълнителни кавички в данните. В резултат от това Excel третира данните като едно цяло. Да предположим, че вашите данни изглеждат така:

    а, б, в, г, д – Excel поставя всяка буква в отделна колона.

    "а, б, в, г", д – Excel поставя а, б, в, г в една колона, а д – в друга.

    За да видите дали това е проблемът с вашия файл, отворете файла в Notepad: Щракнете с десния бутон върху CSV файла в Windows и изберете Отвори с > Notepad. Потърсете излишните кавички.

    Ако намерите такива, ето как да коригирате файла:

    1. Използвайте Excel, за да отворите CSV файла. Всички данни ще бъдат в колона A и кавичките ще са изчезнали.

    2. Сега използвайте съветника за преобразуване на текст в колони, за да разделите данните в колона A в отделни колони: в лентата с менюта изберете Данни > Текст в колони.

      Изберете "Данни > Текст в колони"

    3. Изберете С разделители > Напред. След това изберете Запетаи > Готово.

    4. Запишете файла като тип .cvs, за да може да го импортирате в Outlook.

Вж. също

Импортиране на контакти в Outlook

Експортиране на контакти от Outlook

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×