Сценарии за използване на InfoPath и InfoPath Forms Services

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

В тази статия се обсъжда сценарии, в които организациите може да използвате Microsoft Office InfoPath и InfoPath Forms Services за подобряване на бизнес процеси, като например разходи за възстановяване или отчитане на застрахователни искове.

Сценарии и фирми, които се обсъждат в тази статия са измислен и са предоставени само за илюстрация. За да научите как се използват InfoPath и InfoPath Forms Services в реалния бизнес среди, можете да препратите към край на казуси. Намерете връзки към повече информация за конкретни примери в раздела Вж .

В тази статия

Сценарий 1: Отчети за разходи

Сценарий 2: Застрахователни искове

Сценарий 3: Разрешение за приложения

Сценарий 4: Управление на инвентар

Сценарий 5: проучване на пазара

Сценарий 1: Отчети за разходи

част от формуляр за отчет на разходите A. нулеви Corporation, национална компютърно оборудване и ИТ услуги доставчик, продава компютри, мрежови хардуер и ИТ услуги договори.

Много групи в рамките на A. отправна точка Corporation – включително маркетинг, продажби и поддръжка консултант – поема и отчитане на работата, свързани с разходите.

ИТ професионалисти в A. отправна точка Corporation искате да използвате InfoPath и InfoPath Forms Services да улесни процеса в рамките на компанията за отчет на разходите. По-конкретно те искат да предотврати грешки въвеждане на данни и да премахне нуждата от административни служители да въведете отново данни от отчети за разходи в друга, отделна база данни. A. нулеви корпорация иска да предоставят на служителите и начин да видите състоянията на техните отчети за разходи онлайн.

Преди InfoPath

Въпреки че A. отправна точка Corporation използва работна книга на Microsoft Office Excel да генерирате отчети на разходите, служители все още се използва ръчно да подадете отчети за разходи. Например служител въведена си разходи в работна книга на Excel и след това отпечатва работната книга. Тя към хартията маршрутизиране дългия отпечатаната справка и след това изпраща отчет чрез interoffice поща до мениджъра.

След одобряване на отчета, ръководител сте проверили името си в разписката маршрутизиране и след това се изпраща отчета счетоводство чрез interoffice поща. Ако счетоводни мениджър одобри отчета, се издават проверки за възстановяване. За регионални офиси седмици, преди да премине между време, че е подадено първоначалния отчет и когато служителят получи възстановяване проверка.

След InfoPath

В резултат от преминаването от хартиен процес с автоматизиран процес, който използва InfoPath и InfoPath Forms Services, A. отправна точка Corporation има намалява времето и парите, че прекарано обработване служител разходи отчети. Служителите сега могат да попълват формуляри, онлайн и ги представя по електронен път на техните ръководители. След като мениджъри одобряват отчетите, те могат да ги маршрутизиране по електронен път към счетоводство за окончателно одобрение и възстановяване.

Ползите от преминаването към система, базирана на InfoPath, включват:

  • Онлайн удобство    Служителите, които имат InfoPath, инсталиран на своите компютри могат да използват InfoPath да попълнят и подадат формуляр за отчет на разходите. Служители, които нямат InfoPath, инсталиран на своите компютри могат да попълнят и подадат своите отчети за разходи с помощта на уеб браузър.

  • Офлайн поддръжка    Ако служителите попълват формуляр за отчет на разходите в InfoPath, те могат да запишете своите частично попълнени формуляри към компютъра си, работа върху формуляра офлайн и след това да подадете формуляра завършени към корпоративната мрежа, когато те са повторно свързване. Това е особено полезно за служители, които имат периодично или ограничен достъп до ресурси на мрежата или с интернет, като например служители, които пътуват често.

  • Повишена точност    Тъй като шаблон за формуляр е създаден да се гарантира, че целостта на данните, се появяват по-малко невалидни записи. Например служители Използвайте падащото списъчно поле да избирате стандартизиран списък на категориите на разходите, а след това да се налага да помните и да въведете ръчно категория разходи във формуляра.

  • Ефективност     Служители са можете да видите състоянието на процеса на одобрение, като прегледате страница в сайта на Microsoft Windows SharePoint Services.

Най-горе на страницата

Сценарий 2: Застрахователни искове

Част от формуляр на застрахователни искове Humongous осигуряване е голям, многонационални компания, която продава застрахователни продукти за водни, автомобил и собственици. Тези продукти се продават на потребителите и корпоративни клиенти.

Humongous осигуряване, е голям, мобилни работна сила от повече от 10 000 души, която включва хора продажби, искове за регулиране, представители, персонала, човешки ресурси персонал и финанси на служителя.

Humongous осигуряване иска да използва InfoPath и InfoPath Forms Services , за да позволите на клиенти, застрахователни агенти и свързаните с тях фирми да използвате онлайн формуляри за обработка на техните застрахователни искове.

Преди InfoPath

Преди да използвате InfoPath и InfoPath Forms Services, служителите в Humongous застрахователни използва ръчно, хартиен иска процес. След интервю клиент, агент попълнете формуляра на ръка и след това Факс иска формуляра, за да уреждам. Когато регулатор прегледали информацията, тя често ще трябва да се обадите на агент за пояснение, в зависимост от качеството на печат на факс.

След InfoPath

Превключване от хартиен иска процес на InfoPath и InfoPath Forms Services позволи Humongous застрахователни за свързване на клиенти, агенти и регулиране онлайн.

Например сега е възможно за Humongous застрахователни клиент да заведете искане по интернет чрез попълване на формуляр, разрешен за браузър. Клиентът да отидете Humongous застрахователни уеб сайт, установяване на сметката си, влезте и вземане на файловете. След като потребителят подаде формуляра, е изпратено до регулатор в имейл съобщение и копие на имейл съобщението се изпраща до представител. Регулатор връща формуляра на представител, ако е необходима допълнителна информация. Автоматизирана система има намалени разходи за обработка, съкрати времето, необходимо за обработка на искове и повишена цялостна удовлетвореността на клиентите.

Ползите от преминаването към система, базирана на InfoPath, включват:

  • Е удобно    В допълнение към подаването на искове по телефона, потребителите могат да подадат искове чрез попълване на формуляр в уеб. Това позволява на потребителите да подават формуляри по тяхно удобство, не само по време на стандартното работно време.

  • Повишена точност    Тъй като шаблон за формуляр е създаден да се гарантира, че целостта на данните, се появяват по-малко невалидни записи. Например клиенти или агенти Използвайте падащото списъчно поле да избирате от стандартен списък с иска типове, а след това да се налага да потърсите и да въведете ръчно типът иска във формуляра.

  • Ефективност    Освен това използването на работен поток за одобрение на интегрирани позволява на агент или регулатор да бързо да видите състоянието на другите страни работи по искането. Въпреки че служители в Humongous застрахователни вече използва ясно определен работен поток, техните процеси са хартиен. Следователно агенти и регулиране не можа да бързо да определи състоянието на иска без да правите телефонен разговор. Сега агент, например да проверите страницата за състояние на работния поток в сайта на SharePoint, където се съхранява формуляра, за да видите дали регулатор завърши процеса на одобрение.

Най-горе на страницата

Сценарий 3: Разрешение за приложения

Страница за настройки на центъра за администриране на SharePoint Online Отдел сграда проверки е 100 лице агенция на правителството на град за град Спрингфийлд.

Тази агенция е отговорен за прегледа на искания за разрешения, които са подадени от електрически изпълнители и след това за одобряване или отхвърляне на тези искания.

Отдел сграда проверки иска предприемачите да могат да попълните заявленията за разрешителни в уеб браузър, така че да се по-лесно и по-удобно.

Преди InfoPath

Преди да използвате InfoPath и InfoPath Forms Services, отдел сграда проверки използва ръчно, хартиен приложение процес, която е довела до въвеждането на излишни данни. Предприемачите попълнена хартиени формуляри в държавната служба. Служители изпраща ръкописен формуляри на администратор, който въвежда данните в база данни, система. След като е била въведена данните, получените записи са били в сравнение с хартия формуляра, за да гарантирате точността. Ако са възникнали невалидни или неразбираеми данни, формата е върнат доставчик по пощата, заедно с втората форма, която съдържа инструкции за коригиране на невалидни записи.

След като изпълнителят подава коригиран формуляр, актуализации, след което са влезли в базата данни и новите записи са проверени за точност срещу оригиналната и втора форми. След като данните се считат за валидни, започва процеса на одобрение. По време на етап на одобрение инспектор или одобрени или отказ на искането за разрешение, въз основа на различни критерии. След приключване на работния поток за одобрение, изпълнителят е уведомени за решението по пощата.

След InfoPath

Чрез преместване на хартиен разрешение процес в автоматизиран процес, който използва InfoPath и InfoPath Forms Services, отдел сграда проверки е може да се свърже изпълнители, служители и инспекторите онлайн.

Например когато изпълнителят подава приложение за разрешение на отдел на сграда проверки уеб сайта, формуляр данните се подават към база данни, която се намира в мрежа с отдел на сграда проверки. След представянето на приложението, ново искане за разрешение за автоматично се показва в сайт на SharePoint, където агента проверява информацията за завършеност и цифрово подписва формуляра да потвърдите разписка.

Ползите от преминаването към система, базирана на InfoPath, включват:

  • Онлайн удобство    Предприемачите вече не трябва да пътуват до офиса на правителството да подават заявления за разрешителни. Предприемачите сега могат да представят тяхно разрешение през мрежата, като попълните формуляр, разрешен за браузър в браузър, например Firefox, Safari или Internet Explorer.

  • Повишена точност    Тъй като шаблон на формуляр за разрешение има за цел да се гарантира, че целостта на данните, се появяват по-малко невалидни записи. Например предприемачите Използвайте падащото списъчно поле, за да изберете от стандартен списък с категории, когато те изберете типа на разрешение търси, а след това да се налага да потърсите и ръчно въведете типа разрешение във формуляра.

  • По-добре от потребителя    След представянето на данните, на нов формуляр за искане на разрешение за автоматично се показва в отдел на сграда проверки интранет сайт. Когато служител се отвори формуляр, той вижда на доставчика фирмени данни и позволяват приложение данни във формуляра.

Най-горе на страницата

Сценарий 4: Управление на инвентар

част от формуляр на наличностите Широк свят програми за импортиране е международна компания, базирана в Балтимор, Мериленд Фирмата внася текстил, шифроване и материали с акцент върху стоки от Северна Африка.

Широк свят програми за импортиране купува от над 70 доставчици, разположени в 12 страни/региони. Тъй като запаси, съхранявани от тези доставчици е динамично и сезонни, широка световни програми за импортиране иска да проектирате шаблони за формуляри на InfoPath, които ще им позволят да лесно и ефективно техните доставчици относно наличностите на заявката.

Преди InfoPath

Преди да използвате InfoPath и InfoPath Forms Services, широка световни програми за импортиране използва ръчно, хартиен проучване процес, която е довела до въвеждането на излишни данни. Купувачи изпраща проучвания като глобален Express гарантира поща чужбина доставчици. Доставчици бих поща обратно завършено изследване на формуляри или ги факс. Понякога те ще телефонен широка световни програми за импортиране с техните отговори. В редки случаи продажби персонал събрани проучване резултатите от продавачите в лицето. Като цяло месеци може да мине пред широка световни програми за импортиране получили окончателно проучване резултатите.

Почти всеки проучване води до въвеждането на излишни данни. Хартия изследвания са влезли в база данни от секретаря в широка световни програми за импортиране. Получените записи от база данни са били в сравнение с хартия формуляра, за да гарантирате точността. В случай на невалидни или неразбираеми информация проследяване интервю с доставчика по телефона. Ако това не е възможно, е изпратено искане за пояснение по пощата или факс. След коригиране широка световни програми за импортиране получена информация, данните приключи.

След InfoPath

Вместо да представя проучвания за цял свят широка програми за импортиране по пощата, продавачите сега представят проучвания чрез попълване на формуляри за браузър в уеб. Данните, които доставчици въвеждат във формулярите се попълва веднага в база данни на наличностите. В резултат от преминаването към InfoPath и InfoPath Forms Services, широка световни програми за импортиране сега се наслаждава следните предимства:

  • Онлайн удобство    Със системата на базата на InfoPath доставчици може да изпълни проучвания с помощта на браузър. Доставчици вече не трябва да поща или факс проучвания обратно към широка световни програми за импортиране.

  • Актуалността    В предишната, хартиен система, често имаше голямо закъснение от час доставчици попълнена проучване към времето, което техните отговори са въведени в базата данни на широка Word представител. Като резултат инвентара оценява са били често остаряло. С шаблон на формуляр, разрешен за браузър на InfoPath данните, които доставчици въвеждат във формулярите веднага се попълва в базата данни на наличностите.

  • Повишена точност    Тъй като шаблон за формуляр е създаден да се гарантира, че целостта на данните, се появяват по-малко невалидни записи. Например доставчици използват падащото списъчно поле за избор от стандартен списък с категории, когато те изберете тип на продукта, а след това да се налага да потърсите и да въведете ръчно тип на продукта във формуляра.

Най-горе на страницата

Сценарий 5: проучване на пазара

част на формуляр за проучване на пазара Proseware, Inc. е софтуера компания, базирана в Канада, които развиват продукти за печат публикуване отрасъл.

Proseware, Inc. започва цикъл на развитие за следващата версия на водещата си продукт. Екипът решава да използва InfoPath и InfoPath Forms Services да помогнете с дейностите по проучване на пазара. По време на срещи с клиенти екипа по разработката планира да използва шаблон на формуляр за събиране и записване на обратна информация от клиенти. Целта на формата е да запазите запис на всички взаимодействия с клиентите, за да разберете по-добре на нуждите на клиентите и за да сте сигурни, че данните, които ще се събира е лесно откриваеми и повторно използваемо.

Шаблона за формуляр ще подаване на данни директно към база данни, която ще позволи на служителите да извличате и анализирате събраните данни от много различни срещи. Proseware, Inc. иска да хранилище осъществени формуляри в библиотека на сайт на SharePoint.

Преди InfoPath

Въпреки че членовете на екип използва да използвате Microsoft Office Word или Microsoft Office Excel да водите бележки, когато се събрали обратна информация от клиенти и партньори, анализиране и разпространяване на тези данни често води до въвеждането на излишни данни. Членовете на екипа ще писане на бележки в свободна и свързана информация тенденция да получите разпръснати в и между документи. Когато членовете на екипа искат да включат информацията, която те са събрани в технически спецификации, те прекарват много време за търсене чрез нестандартни документи, за да намерите това, което нужда.

След InfoPath

Превключване на процеса за събиране стандартни данни, която използва InfoPath и InfoPath Forms Services позволява на екипа по разработката Proseware, Inc. да намалите времето и пари изразходвано събиране, анализиране и разпространяване на данни вътрешно.

Когато среща с настоящи и бъдещи клиенти, членовете на екипа по разработката сега използвайте формуляр на InfoPath за събиране на данни за нуждите на клиента и идеи. Екипът използва библиотека на сайт на SharePoint за съхранение и споделяне на формуляри. От тази библиотека членовете на екипа могат да попълват формуляри за данни на нов клиент, преглед на данни в съществуващи формуляри, Експортиране на данни от попълнени формуляри в Microsoft Office Excel 2003 или Microsoft Office Excel 2007или обединяване на данни от няколко формуляра в един формуляр.

Ползите от преминаването към система, базирана на InfoPath, включват:

  • Съгласувана информация    Шаблон за формуляр е създаден да осигурите съгласувана организация и формализиране на информация. Данните, които се появява в списъците във формуляра идва от стандартизиран списъци на SharePoint и .xml файлове. Например записи в списъка тип бизнес идват директно от предварително определени XML схема, която се използва в цялата Proseware, Inc. да стандартизира обмен на бизнес данни между различни системи.

  • Интеграция със съществуващи системи    Когато се предаде формуляр, той автоматично се съхранява в библиотека на сайт на SharePoint. Данните във всеки формуляр се появява извън формуляра, в колони в библиотеката. Това улеснява за членовете на екипа да намерите и сортиране на данни на формуляр в библиотека, без да се налага да отворите формуляр за всеки поотделно.

  • Множество изгледи    Формуляр за данни на клиента включва изгледи, които се отнасят различните нужди, включително отделни изгледи за записване на информация за клиента, екип резултатите, методи за изследване и допълнителни ресурси. Формулярът включва специален изглед за печат, която обобщава данни от други изгледи в един удобен, удобен за печат формат.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×