Сумиране на данни с помощта на заявка

Сумиране на данни с помощта на заявка

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Тази статия обяснява как да използвате тип функция, наречена агрегатна функция за сумиране на данни в набор резултати от заявка. В тази статия също накратко обяснява как да използвате други агрегатни функции, като например COUNT и AVG , за да преброите или средните стойности в набор от резултати. Освен това тази статия обяснява как да използвате сумарен ред, функция в Access , която използвате за сумиране на данни, без да се налага да променят дизайна на вашите заявки.

Какво искате да направите?

Разбиране на начините за сумиране на данни

Подгответе някои примерни данни

Сумиране на данни с помощта на сумарен ред

Изчисляване на общи суми с помощта на заявка

Изчисляване на груповите суми с помощта на заявка за общи суми

Сумиране на данни в няколко групи с помощта на кръстосана заявка

Агрегатна функция препратка

Разбиране на начините за сумиране на данни

Можете да сумирате колона от числа в заявка с помощта на тип на функция, наречена агрегатна функция. Агрегатни функции извършване на изчисление на колона с данни и да се върнете една стойност. Access предоставя разнообразни агрегатни функции, включително Sum, Count, Avg (за изчисляване на средни стойности), Min и Max. Сумиране на данни чрез добавяне на функцията Sum към вашата заявка, преброяване на данни с помощта на функцията Count и т.н.

Освен това Access предоставя няколко начина да добавите сума и други агрегатни функции на заявка. Можете да:

  • Отворете вашата заявка в изглед на лист с данни и добавяне на сумарен ред. Сумарен ред, функция в Accessви позволява да използвате агрегатна функция в една или повече колони от заявка от резултати, без да се налага да промените структурата на вашата заявка.

  • Създаване на заявка за общи суми. Заявка за общи суми изчислява междинни суми в групи от записи; Сумарен ред изчислява общите суми за една или повече колони (полета) на данни. Например ако искате да изчислите междинна сума на всички продажби по град или по тримесечие, използвайте заявка за общи суми да групирате вашите записи по желаната категория и след това сумира стойностите за продажбите.

  • Създаване на кръстосана заявка. Кръстосана заявка е специфичен тип заявка, която показва резултатите от нея в мрежа, която прилича на работен лист на Excel. Кръстосаните заявки обобщавате стойности и след това да ги групирате по два набора от факти – една определени страна (заглавия на редове) а другият в горната част (заглавията на колоните). Например можете да използвате кръстосана заявка, за да показвате общи суми на продажби за всеки град за последните три години, както е показано в следната таблица:

Град

2003

2004 г.

2005

Париж

254,556

372,455

467,892

Сидни

478,021

372,987

276,399

Джакарта

572,997

684,374

792,571

...

...

...

...

Забележка : Как да разделите в този документ подчертаете функцията Sum , но не забравяйте, че можете да използвате други агрегатни функции във вашите сумарни редове и заявки. За повече информация относно използването на други агрегатни функции вижте раздела справка за агрегатна функция по-нататък в тази статия.

За повече информация относно начина за използване на други агрегатни функции вижте статията на дисплея суми на колони в лист с данни.

Стъпките в следващите раздели обясняват как да добавите сумарен ред, използвайте заявка за общи суми за сумиране на данни в групи и как да използвате кръстосана заявка, която междинни суми на данни в групи и интервали от време. Докато работите, не забравяйте, че много от агрегатни функции работят само на данни в полета, зададено на определен тип данни. Например функцията SUM работи само с полета за задаване на типовете данни число, десетични или валута. За повече информация за типовете данни, които изисква всяка функция вижте раздела агрегатна функция препратка, по-нататък в тази статия.

За обща информация за типовете данни, вижте статията Modify или промяна на типа данни за поле.

Най-горе на страницата

Подгответе някои примерни данни

Как да разделите в тази статия предоставя таблици на примерни данни. Как да стъпки използват примерни таблици с цел да ви помогне да разберете как работят агрегатни функции. Ако предпочитате, можете по желание можете да добавите примерни таблици в нова или съществуваща база данни.

Access предоставя няколко начина да добавите тези примерни таблици към база данни. Можете ръчно да въведете данните, можете да копирате всяка таблица в програма за електронни таблици като Excel и след това импортирайте работни листове в Access или можете да поставите данните в текстов редактор, например Notepad и да импортирате данните от получената текстови файлове.

Стъпките в този раздел обясняват как да ръчно въвеждане на данни в празен лист с данни и как да копирате примерни таблици в програма за електронни таблици и след това да импортирате тези таблици в Access. За повече информация относно създаването и импортирането на текстови данни вижте статията на Импортиране или свързване към данни в текстов файл.

Как да стъпките в тази статия Използвайте таблиците по-долу. Използвайте тези таблици, за да създадете вашите примерни данни:

Таблицата по категории :

Категория

Кукли

Игри и загадки

Колекции и рамкирането

Видео игри

DVD дискове и филми

Модели и извън офиса

Спорт

Таблицата " продукти ":

Име на продукта

Цена

Категория

Софтуер действие фигура

$12,95

Кукли

Забавление с C# (табло мач за цялото семейство)

$15.85

Игри и загадки

Релационна база данни на диаграма

$22,50

Колекции и рамкирането

Магическо компютъра чип (500 броя)

$32.65

Игри и загадки

Достъп! Играта!

$22.95

Игри и загадки

Компютърни маниаци и митични животни

$78.50

Видео игри

Упражнение за компютърни маниаци! DVD!

$14,88

DVD дискове и филми

Последен плаващи пица

$36.75

Спорт

Външни 5,25 см дискета дискета карам (1/4 мащаб)

$65.00

Модели и извън офиса

Бюрократ-действие фигура

$78.88

Кукли

Мрак

$53.33

Видео игри

Изграждане на своя собствена клавиатура

$77.95

Модели и извън офиса

Таблица " поръчки ":

Дата на поръчка

Дата на изпращане

Град за експедиране

Такса за доставка

11/14/2005

11/15/2005

Джакарта

$55,00

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

$76.00

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

$87.00

11/17/2005

11/18/2005

Джакарта

43,00 $

11/17/2005

11/18/2005

Paris

$105,00

11/17/2005

11/18/2005

На града

$112,00

11/18/2005

11/19/2005

Виена

$215.00

11/19/2005

11/20/2005

Маями

$525,00

11/20/2005

11/21/2005

Виена

$198.00

11/20/2005

11/21/2005

Paris

$187.00

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

$81,00

11/23/2005

11/24/2005

Джакарта

$92,00

Подробна информация за поръчката таблица:

ИД на поръчка

Име на продукта

ИД на продукт

Единична цена

Количество

Отстъпка

1

Изграждане на своя собствена клавиатура

12

$77.95

9

5 %

1

Бюрократ-действие фигура

2

$78.88

4

7,5 %

2

Упражнение за компютърни маниаци! DVD!

7

$14,88

6

4%

2

Магическо компютъра си

4

$32.65

8

0

2

Компютърни маниаци и митични животни

6

$78.50

4

0

3

Достъп! Играта!

5

$22.95

5

15%

4

Софтуер действие фигура

1

$12,95

2

6%

4

Последен плаващи пица

8

$36.75

8

4%

5

Външни 5,25 см дискета дискета карам (1/4 мащаб)

9

$65.00

4

10%

6

Релационна база данни на диаграма

3

$22,50

12

6,5%

7

Мрак

11

$53.33

6

8%

7

Релационна база данни на диаграма

3

$22,50

4

9%

Забележка : Не забравяйте, че в типично база данни таблицата за подробни данни ще съдържа само ИД на продукта поле, не е поле за име на продукта. Примерна таблица използва поле име на продукта за улесняване на четенето на данните.

Ръчно въвеждане на примерни данни

  1. В раздела Създаване, в групата Таблици щракнете върху Таблица.

    Access добавя нова, празна таблица към вашата база данни.

    Забележка : Не трябва да следвате тази стъпка, ако отворите нова, празна база данни, но ще трябва да го следват всеки път, когато трябва да добавите таблица към базата данни.

  2. Щракнете двукратно върху първата клетка в заглавния ред и въведете името на полето в таблицата на извадката.

    По подразбиране Access показва празните полета в заглавния ред с текст, Добавяне на ново поле, ето така:

    ново поле в лист с данни

  3. Използвайте клавишите със стрелки, за да се придвижите до следващата клетка празен горен колонтитул и въведете името на второто поле (можете също да натиснете клавиша TAB или щракнете двукратно върху новата клетка). Повторете тази стъпка, докато въведете всички имена на полета.

  4. Въвеждане на данни в примерна таблица.

    Докато въвеждате данни, Access заключава тип данни за всяко поле. Ако сте начинаещ в релационни бази данни, трябва да настроите определен тип данни, като число, текст или дата/час, за всяко от полетата в таблиците. Задаване на данните тип помага да се гарантира въвеждането на точни данни и също помага за предотвратяване на грешки, като например чрез телефонен номер в изчисление. За тези примерни таблици трябва да определи типа данни на Access.

  5. Когато приключите с въвеждането на данни, щракнете върху Запиши.

    Клавишна комбинация натиснете CTRL + S.

    Появява се диалоговият прозорец Запиши като.

  6. В полето Име на таблица въведете името на примерната таблица и след това щракнете върху OK.

    Можете да използвате името на всяка примерна таблица, защото заявки в секциите за как да използвате тези имена.

  7. Повторете тези стъпки, докато създавате всяка от изброените в началото на този раздел примерни таблици.

Ако не искате да въведете данни ръчно, следвайте следващите стъпки, за да копирате данни в електронна таблица на файл и след това да импортирате данни от файл с електронна таблица в Access.

Създаване на примерните работни листове

  1. Започнете вашата програма за електронни таблици и създаване на нов, празен файл. Ако използвате Excel, той създава нова, празна работна книга по подразбиране.

  2. Копирайте първата примерна таблица по-горе и го поставете в първия работен лист, започвайки от първата клетка.

  3. Използване на техника, предоставени от вашата програма за електронни таблици, преименувайте работния лист. Дайте на работния лист със същото име като на примерната таблица. Например ако на примерната таблица се нарича категории, даде вашия работен лист същото име.

  4. Повторете стъпки 2 и 3, копирате всяка примерна таблица в празен работен лист и преименуването на работния лист.

    Забележка : Може да се наложи да добавите работни листове във вашия файл с електронна таблица. За информация за изпълнението на тази задача вижте помощта за вашата програма за електронни таблици.

  5. Запишете работната книга на удобно място на вашия компютър или вашата мрежа и отидете на следващия набор от стъпки.

Създаване на таблици на база данни от работните листове

  1. В раздела Външни данни , в групата Импортиране щракнете върху Excel.

    -или-

    Щракнете върху ощеи след това изберете програма за електронни таблици от списъка.

    Появява се диалоговият прозорец Получаване на външни данни – електронна таблица за име на програма .

  2. Щракнете върху Преглед, отворете файла с електронна таблица, който създадохте в предишните стъпки и след това щракнете върху OK.

    Стартира се съветникът за импортиране на електронна таблица.

  3. По подразбиране, съветникът избира първия работен лист в работната книга ( клиенти работен лист, ако сте изпълнили стъпките в предишния раздел) и данните от работния лист се появява в долната част на страницата на съветника. Щракнете върху напред.

  4. На следващата страница на съветника щракнете върху първият ред съдържа заглавия на колонии след това щракнете върху напред.

  5. Ако желаете на следващата страница, използвайте списъците под Опции за поле на текстови полета и да промените имена на полета и типове данни или да пропуснете полета от на операцията за импортиране. В противен случай щракнете върху напред.

  6. Оставете позволите достъп първичен ключ избрана опция за Добавяне и щракнете върху напред.

  7. По подразбиране Access се отнася името на работния лист за вашата нова таблица. Приемете името или въведете друго име и след това щракнете върху Готово.

  8. Повтаря стъпки от 1 до 7, докато създадете таблица от всеки работен лист в работната книга.

Преименуване на полета за първичен ключ

Забележка : Когато сте импортирали работни листове, Access автоматично се добавя колона на първичен ключ за всяка таблица и, по подразбиране, Access тази колона с име "ИД" и го настройте на типа на данните с автоматично номериране. Стъпките в това обясняват как да преименувате всяко поле за първичен ключ. Практика така помага да се определи ясно всички полета в заявка.

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон всеки от таблици, който създадохте в предишните стъпки и щракнете върху Режим на проектиране.

  2. За всяка таблица Намерете полето за първичен ключ. По подразбиране Access имена на всяко поле ИД.

  3. В колоната Име на полето за всяко поле за първичен ключ добавете името на таблицата.

    Например ще преименувате полето "ИД" за таблицата "категории" да "ИД на категория" и полето за таблица "поръчки" да "ИД на поръчка." За подробна информация за поръчката таблица преименувате поле, за да "Подробни данни за самоличност." За таблицата "продукти" Преименуване на поле към "ИД на продукт."

  4. Запишете промените.

Всеки път, когато примерни таблици се показват в тази статия, те включват поле за първичен ключ и полето е преименувана, както е описано с помощта на предишните стъпки.

Най-горе на страницата

Сумиране на данни с помощта на сумарен ред

Можете да добавите сумарен ред към заявка, като отворите вашата заявка в лист с данни изглед, Добавяне на ред и след това изберете агрегатна функция, която искате да използвате, например Sum, Min, Maxили Avg. Стъпките в този раздел обясняват как да създадете основна заявка за избиране и да добавите сумарен ред. Не трябва да използвате примерни таблици, описани в предишния раздел.

Създаване на основна заявка за избиране

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Проектиране на заявки.

  2. В диалоговия прозорец Показване на таблици щракнете двукратно върху таблицата или таблиците, които искате да използвате във вашата заявка и след това щракнете върху Затвори.

    Избраната таблица или таблици се появяват като windows в горната част на конструктора на заявки.

  3. Щракнете двукратно върху полетата на таблицата, които искате да използвате във вашата заявка.

    Можете да включите полетата, които съдържат описателни данни, като например имената и описанията, но трябва да включите поле, което съдържа числови или валута данни.

    Всяко поле се появява в клетка в мрежата за проектиране.

  4. Щракнете върху изпълнение Изображение на бутон да изпълните заявката.

    Набор резултати от заявка се показва в изглед на лист с данни.

  5. Ако желаете Превключете към изглед за проектиране и Коригирайте вашата заявка. За да направите това, щракнете върху раздела на документа за заявката и щракнете върху Изглед за проектиране. След това се настройват заявката, ако е необходимо, като добавяте или премахвате полета на таблица. За да премахнете поле, изберете колоната в мрежата за проектиране и натиснете DELETE.

  6. Записване на вашата заявка.

Добавите сумарен ред

  1. Уверете се, че заявката ви е отворена в изглед на лист с данни. За да направите това, щракнете върху раздела на документа за заявката и щракнете върху Изглед на лист с данни.

    -или-

    В навигационния екран щракнете двукратно върху заявката. Това се изпълнява заявката и зарежда резултатите в лист с данни.

  2. В раздела Начало , в групата записи щракнете върху общи суми.

    Нов сумарен ред се показва в листа с данни.

  3. В сумарния ред щракнете върху клетката, в полето, което искате да сумирате и след това изберете сума от списъка.

Скриване на сумарен ред

  • В раздела Начало , в групата записи щракнете върху общи суми.

За повече информация относно използването на сумарен ред вижте статията на дисплея суми на колони в лист с данни.

Най-горе на страницата

Изчисляване на общи суми с помощта на заявка

Обща сума е сумата от всички стойности в дадена колона. Можете да изчислите няколко типа общите суми, включително:

  • Прост общата сума, която сумира стойностите в една колона. Например можете да изчислите общата транспортните разходи.

  • Изчисляеми общата сума, която сумира стойностите в повече от една колона. Например можете да изчислите общата сума на продажбите чрез умножаване на цената на няколко елемента от броя на елемент от подредени и след това групиране получените стойности.

  • Общата сума, която изключва някои записи. Например можете да изчислите общата сума на продажбите само за миналия петък.

Стъпките в следващите раздели обясняват как да създадете всеки тип общата сума. Стъпките Използвайте таблиците поръчки и подробна информация за поръчката.

Таблица "поръчки"

ИД на поръчка

Дата на поръчка

Дата на изпращане

Град за експедиране

Такса за доставка

1

11/14/2005

11/15/2005

Джакарта

$55,00

2

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

$76.00

3

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

$87.00

4

11/17/2005

11/18/2005

Джакарта

43,00 $

5

11/17/2005

11/18/2005

Paris

$105,00

6

11/17/2005

11/18/2005

На града

$112,00

7

11/18/2005

11/19/2005

Виена

$215.00

8

11/19/2005

11/20/2005

Маями

$525,00

9

11/20/2005

11/21/2005

Виена

$198.00

10

11/20/2005

11/21/2005

Paris

$187.00

11

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

$81,00

12

11/23/2005

11/24/2005

Джакарта

$92,00

Подробна информация за поръчката таблица

ИД на подробни данни

ИД на поръчка

Име на продукта

ИД на продукт

Единична цена

Количество

Отстъпка

1

1

Изграждане на своя собствена клавиатура

12

$77.95

9

0,05

2

1

Бюрократ-действие фигура

2

$78.88

4

0.075

3

2

Упражнение за компютърни маниаци! DVD!

7

$14,88

6

0,04

4

2

Магическо компютъра си

4

$32.65

8

0,00

5

2

Компютърни маниаци и митични животни

6

$78.50

4

0,00

6

3

Достъп! Играта!

5

$22.95

5

0,15

7

4

Софтуер действие фигура

1

$12,95

2

0,06

8

4

Последен плаващи пица

8

$36.75

8

0,04

9

5

Външни 5,25 см дискета дискета карам (1/4 мащаб)

9

$65.00

4

0,10

10

6

Релационна база данни на диаграма

3

$22,50

12

0.065

11

7

Мрак

11

$53.33

6

0,08

12

7

Релационна база данни на диаграма

3

$22,50

4

0,09

Изчисляване на прости общата сума

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Проектиране на заявки.

  2. В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете двукратно върху таблицата, която искате да използвате във вашата заявка и след това щракнете върху Затвори.

    Ако използвате примерните данни, щракнете двукратно върху таблицата Orders.

    Таблицата се показва в прозорец в горната част на конструктора на заявки.

  3. Щракнете двукратно върху полето, което искате да сумирате. Уверете се, че полето е зададено на число или валута тип данни. Ако се опитате да сумиране на стойности в нечисловите полета, например текстово поле, Access показва данни от тип несъответствие в израз за критерий съобщение за грешка, когато се опитате да изпълните заявката.

    Ако използвате примерните данни, щракнете двукратно върху колоната такса за доставка.

    Можете да добавите допълнителни числови полета към мрежата, ако искате да изчислите общи суми за тези полета. Заявка за общи суми може да изчислите общи суми за повече от една колона.

  4. В раздела проектиране , в групата Покажи/Скрий щракнете върху общи суми. изображение на бутон

    Сумарен ред се появява в мрежата за проектиране и Групиране по се появява в клетка в колоната на такса за доставка.

  5. Променете стойността в клетка в сумарния ред за Сумиране.

  6. Щракнете върху изпълнение Изображение на бутон да изпълните заявката и да покажете резултатите в табличен изглед.

    Съвет : Обърнете внимание, че Access добавя "SumOf" в началото на името на полето, че сумата. За да промените заглавието на колоната нещо по-съдържателно, например Общо за доставка, превключете обратно към изглед за проектиране и щракнете в полето ред на колоната за доставка такса в мрежата за проектиране. Поставете курсора до Такса за доставка и въведете думи, Общо за доставка, последвано от двоеточие, ето така: общо доставка: доставка такса.

  7. Ако желаете запишете заявката и да го затворите.

Изчисляване на общата сума, която изключва някои записи

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Проектиране на заявки.

  2. В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете двукратно върху ред на таблицата и подробна информация за поръчката таблица и след това щракнете върху Затвори , за да затворите диалоговия прозорец.

  3. Добавете полето Дата на поръчка от таблицата Orders в първата колона в мрежата за проектиране на заявки.

  4. В реда критерии на първата колона въведете Date() -1. Този израз изключва текущия ден записи от Изчисляемата обща сума.

  5. След това създайте колоната, която изчислява сумата на продажбите за всяка транзакция. Въведете следния израз в реда поле от втората колона в мрежата на:

    Сумата на продажбите: (1-[подробна информация за поръчката]. [ Отстъпка] / 100) * ([подробни данни за поръчки]. [ Единична цена] * [на поръчка]. [Количество])

    Уверете се, че вашият израз препраща към полета, зададено на типовете данни на число или валута. Ако вашият израз се отнася за полета, зададено на други типове данни, Access показва съобщение несъответствие в израз за критерий на типове данни , когато се опитате да изпълните заявката.

  6. В раздела проектиране , в групата Покажи/Скрий щракнете върху общи суми.

    Сумарен ред се появява в мрежата за проектиране и Групиране по се появява в първата и втората колона.

  7. Във втората колона променете стойността в клетка на реда за общите суми на сума. Функцията Sum събира стойностите за отделните продажбите.

  8. Щракнете върху изпълнение Изображение на бутон да изпълните заявката и да покажете резултатите в табличен изглед.

  9. Запишете заявката като Дневните продажби.

    Забележка : Следващия път, когато отваряте заявката в изглед за проектиране, може да забележите малка промяна в стойностите, указани в поле и общия ред на колоната стойност за общата сума на продажбите. Изразът се появява затворено вътре във функцията Sum и сумарният ред показва изssion вместо сума.

    Например ако използвате примерните данни и създаване на заявката (както е показано в предишните стъпки), виждате:

    Обща стойност на продажбите: Sum ((1-[подробна информация за поръчката]. Discount/100) * ([подробни данни за поръчки]. Единична цена * [подробна информация за поръчката]. Количество))

Най-горе на страницата

Изчисляване на груповите суми с помощта на заявка за общи суми

Стъпките в този раздел обясняват как да създадете заявка за общи суми, която изчислява междинни суми в групи от данни. Докато работите, не забравяйте, че по подразбиране, заявка за общи суми може да включва само полето или полетата, които съдържат вашите група данни, като например "категории" поле и полето, съдържащо данните, които искате да сумирате, като например "продажби" поле. Общи суми заявки не може да включва други полета, които описват елементите в категория. Ако искате да видите тези описателни данни, можете да създадете втори селектиране, което съчетава полета във вашата заявка за общи суми с полета за допълнителни данни.

Стъпките в този раздел обясняват как да създадете общи суми и изберете заявки, необходими за идентифициране на общата сума на продажбите за всеки продукт. Стъпките предполагат използването на тези примерни таблици:

Таблица "продукти"

ИД на продукт

Име на продукта

Цена

Категория

1

Софтуер действие фигура

$12,95

Кукли

2

Забавление с C# (табло мач за цялото семейство)

$15.85

Игри и загадки

3

Релационна база данни на диаграма

$22,50

Колекции и рамкирането

4

Магическо компютъра чип (500 броя)

$32.65

Колекции и рамкирането

5

Достъп! Играта!

$22.95

Игри и загадки

6

Компютърни маниаци и митични животни

$78.50

Видео игри

7

Упражнение за компютърни маниаци! DVD!

$14,88

DVD дискове и филми

8

Последен плаващи пица

$36.75

Спорт

9

Външни 5,25 см дискета дискета карам (1/4 мащаб)

$65.00

Модели и хоби

10

Бюрократ-действие фигура

$78.88

Кукли

11

Мрак

$53.33

Видео игри

12

Изграждане на своя собствена клавиатура

$77.95

Модели и хоби

Подробна информация за поръчката таблица

ИД на подробни данни

ИД на поръчка

Име на продукта

ИД на продукт

Единична цена

Количество

Отстъпка

1

1

Изграждане на своя собствена клавиатура

12

$77.95

9

5 %

2

1

Бюрократ-действие фигура

2

$78.88

4

7,5 %

3

2

Упражнение за компютърни маниаци! DVD!

7

$14,88

6

4%

4

2

Магическо компютъра си

4

$32.65

8

0

5

2

Компютърни маниаци и митични животни

6

$78.50

4

0

6

3

Достъп! Играта!

5

$22.95

5

15%

7

4

Софтуер действие фигура

1

$12,95

2

6%

8

4

Последен плаващи пица

8

$36.75

8

4%

9

5

Външни 5,25 см дискета дискета карам (1/4 мащаб)

9

$65.00

4

10%

10

6

Релационна база данни на диаграма

3

$22,50

12

6,5%

11

7

Мрак

11

$53.33

6

8%

12

7

Релационна база данни на диаграма

3

$22,50

4

9%

Следващите стъпки предполагат един към много релация между полетата ИД на продукта в таблицата "поръчки" и подробна информация за поръчката таблица, като таблицата Orders от страната "един" на релацията.

Създаване на заявка за общи суми

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Проектиране на заявки.

  2. В диалоговия прозорец Показване на таблица изберете таблиците, които искате да работите, щракнете върху Добавии след това щракнете върху Затвори , след като сте приключили с добавянето на таблици.

    -или-

    Щракнете двукратно върху таблиците, които искате да използвате и след това щракнете върху Затвори. Всяка таблица се появява като прозорец в горната част на конструктора на заявки.

    Ако използвате примерни таблици, изброени по-рано, можете да добавите продукти и подробна информация за поръчката таблици.

  3. Щракнете двукратно върху полетата на таблицата, които искате да използвате във вашата заявка.

    Като правило добавяте само полето група и полето за стойност към заявката. Въпреки това, можете да използвате изчисление вместо поле за стойност – следващите стъпки обясняват как да се направи това.

    1. Добавете полето "категория" от таблицата "продукти" към мрежата за проектиране.

    2. Създаване на колона, която изчислява сумата на продажбите за всяка транзакция, като въведете следния израз във втората колона в мрежата на:

      Сумата на продажбите: (1-[подробна информация за поръчката]. [ Отстъпка] / 100) * ([подробни данни за поръчки]. [ Единична цена] * [на поръчка]. [Количество])

      Уверете се, че полетата, които можете да препращате в израза са от число или валута типове данни. Ако имате препратка полета на други типове данни, Access показва съобщение за грешка, несъответствие в израз за критерий на типове данни при опит за превключване към изглед на лист с данни.

    3. В раздела проектиране , в групата Покажи/Скрий щракнете върху общи суми.

      Сумарен ред се появява в мрежата за проектиране и в този ред, Групиране по се появява в първата и втората колона.

    4. Във втората колона променете стойността в сумарния ред на сума. Функцията Sum събира стойностите за отделните продажбите.

    5. Щракнете върху изпълнение Изображение на бутон да изпълните заявката и да покажете резултатите в табличен изглед.

    6. Оставете заявката отворена за използване в следващия раздел.

      Използване на критерии със заявка за общи суми

      Заявката, която създадохте в предишния раздел включва всички записи в основата таблици. Не изключва никакъв ред, при изчисляването на общите суми, и той показва общите суми за всички категории.

      Ако трябва да изключите някои записи, можете да добавите критерии към заявката. Например можете да игнорирате транзакции, които са по-малко от $100 или изчисляване на общи суми само за някои от вашите продуктови категории. Стъпките в този раздел обясняват как да използвате три типа критерии:

    7. Критерии, които игнорират определени групи, при изчисляването на общи суми.    Например ще изчисли суми само на видео игри колекция и рамкирането и спортна категории.

    8. Критерии за скриване на определени суми след изчисляването им.    Например можете да покажете само общите суми, по-голяма от $ 150 000.

    9. Критерии за изключване на отделни записи от са включени в общата.    Например, можете да изключите отделни транзакции за продажби, когато стойността (единична цена * количество) слага под $100.

      Следващите стъпки обясняват как да добавите критериите един по един и да видите ефекта върху резултатите от заявката.

      Добавяне на критерии към заявка

    10. Отворете заявката от предишния раздел в изглед за проектиране. За да направите това, щракнете върху раздела на документа за заявката и щракнете върху Изглед за проектиране.

      -или-

      В навигационния екран щракнете с десния бутон заявката и щракнете върху Режим на проектиране.

    11. В реда критерии на колоната категория ID въведете = кукли или спорт или колекции и рамкирането.

    12. Щракнете върху изпълнение Изображение на бутон да изпълните заявката и да покажете резултатите в табличен изглед.

    13. Превключете обратно към изглед за проектиране и в реда критерии на колоната стойност за общата сума на продажбите, въведете > 100.

    14. Изпълнение на заявката, за да видите резултатите и след това превключете обратно към изглед за проектиране.

    15. Сега добавете критериите за изключване на отделни транзакции за продажби, които са по-малко от $100. За да направите това, трябва да добавите друга колона.

      Забележка : Може да задавате третия критерии в колоната стойност за общата сума на продажбите. Всеки критерий, които указвате в тази колона се отнася за общата стойност, не се отделните стойности.

    16. Копиране на израз от втората колона в третата колона.

    17. В сумарния ред за новата колона, изберете къде и в реда критериитип > 20.

    18. Изпълнение на заявката, за да видите резултатите и след това запишете заявката.

      Забележка : Следващия път, когато отворите заявката в изглед за проектиране, може да забележите леко промени в мрежата за проектиране. Във втората колона израз в реда поле ще се появи затворени вътре във функцията Sum и стойността в сумарния ред показва израз вместо сума.

      Сумата на продажбите: Sum ((1-[подробна информация за поръчката]. Discount/100) * ([подробни данни за поръчки]. Единична цена * [Чарлз ОРД r подробности]. Количество))

      Ще видите също четвъртата колона. Тази колона е копие на втората колона, но критериите, които сте задали във втората колона в действителност изглежда като част от новата колона.

Най-горе на страницата

Сумиране на данни в няколко групи с помощта на кръстосана заявка

Кръстосана заявка е специфичен тип заявка, която показва резултатите от нея в мрежата, подобно на работен лист на Excel. Кръстосаните заявки обобщавате стойности и след това да ги групирате по два набора от факти – една определени страна (набор от ред заглавки) а другият в горната част (набор от заглавките на колони). Тази фигура илюстрира част от набора от резултати за примерна кръстосана заявка:

примерна кръстосана заявка

Докато работите, не забравяйте, че кръстосана заявка не винаги попълване на всички полета в набора от резултати тъй като таблици, които използвате в заявката винаги съдържа стойности за всяка точка от възможни данни.

Когато създадете кръстосана заявка, обикновено да включат данни от повече от една таблица и можете винаги включва три типа данни: данни, използвани като заглавия на редове, данните, използвани като заглавия на колони и стойностите, които искате да сумира или в противен случай пресмятане.

Стъпките в този раздел се предполага таблиците по-долу:

Таблица "поръчки"

Дата на поръчка

Дата на изпращане

Град за експедиране

Такса за доставка

11/14/2005

11/15/2005

Джакарта

$55,00

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

$76.00

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

$87.00

11/17/2005

11/18/2005

Джакарта

43,00 $

11/17/2005

11/18/2005

Paris

$105,00

11/17/2005

11/18/2005

На града

$112,00

11/18/2005

11/19/2005

Виена

$215.00

11/19/2005

11/20/2005

Маями

$525,00

11/20/2005

11/21/2005

Виена

$198.00

11/20/2005

11/21/2005

Paris

$187.00

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

$81,00

11/23/2005

11/24/2005

Джакарта

$92,00

Подробна информация за поръчката таблица

ИД на поръчка

Име на продукта

ИД на продукт

Единична цена

Количество

Отстъпка

1

Изграждане на своя собствена клавиатура

12

$77.95

9

5 %

1

Бюрократ-действие фигура

2

$78.88

4

7,5 %

2

Упражнение за компютърни маниаци! DVD!

7

$14,88

6

4%

2

Магическо компютъра си

4

$32.65

8

0

2

Компютърни маниаци и митични животни

6

$78.50

4

0

3

Достъп! Играта!

5

$22.95

5

15%

4

Софтуер действие фигура

1

$12,95

2

6%

4

Последен плаващи пица

8

$36.75

8

4%

5

Външни 5,25 см дискета дискета карам (1/4 мащаб)

9

$65.00

4

10%

6

Релационна база данни на диаграма

3

$22,50

12

6,5%

7

Мрак

11

$53.33

6

8%

7

Релационна база данни на диаграма

3

$22,50

4

9%

Следващите стъпки обясняват как да създадете кръстосана заявка, че групи общо продажби по град. Заявката използва два израза, за да върне форматираната дата и продажби общо.

Създаване на кръстосана заявка.

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Проектиране на заявки.

  2. В диалоговия прозорец Показване на таблици щракнете двукратно върху таблиците, които искате да използвате във вашата заявка и след това щракнете върху Затвори.

    Всяка таблица се появява като прозорец в горната част на конструктора на заявки.

    Ако използвате примерни таблици, щракнете двукратно върху таблицата Orders и таблицата подробна информация за поръчката.

  3. Щракнете двукратно върху полетата, които искате да използвате във вашата заявка.

    Всяко име на поле се появява в празна клетка в реда поле от мрежата за проектиране.

    Ако използвате примерни таблици, добавете полетата град за експедиране и "дата на изпращане" от таблица "поръчки".

  4. В следващата празна клетка в реда поле , копирайте и поставете или въведете следния израз: общите продажби: Sum (CCur ([подробни данни за поръчки]. [ Единица Price]*[Quantity]*(1-[Discount])/100)*100)

  5. В раздела Проектиране, в групата Тип на заявката щракнете върху Кръстосана.

    Сумарен ред и реда кръстосана се показват в мрежата за проектиране.

  6. Щракнете върху клетка в сумарния ред в полето "град" и изберете Групиране по. Направете същото за полето за дата на изпращане. Променете стойността в Обща клетка на полето общите продажби на израз.

  7. В реда кръстосана Задаване на клетката в полето "град" към Заглавие на ред, задайте полето Дата на изпращане на Заглавие на колонаи задайте полето общите продажби на стойност.

  8. В раздела Проектиране, в групата Резултати щракнете върху Изпълни.

    Резултатите от заявката се показват в изглед на лист с данни.

Най-горе на страницата

Агрегатна функция препратка

Тази таблица изброява и описва агрегатни функции, които Access предоставя в сумарния ред и в заявки. Не забравяйте, че Access предоставя повече агрегатни функции за заявки от онези за сумарния ред. Също така ако работите с проект на Access (достъп клиентски свързани към база данни на Microsoft SQL Server), можете да използвате по-голям набор от агрегатни функции, която предоставя на SQL Server. За повече информация за този набор от функции вижте Microsoft SQL Server книги онлайн.

Функция

Описание

Us e с типове данни

Average

Изчислява средната стойност за колона. Колоната трябва да съдържат числа, валута, или дата/час данни. Функцията игнорира празни стойности.

Число, валута, дата и час

Count

Преброява броя на елементите в дадена колона.

Всички типове данни, освен сложни повтарящи се скаларен данни, например колона от многозначно списъци.

За повече информация относно многозначно списъци вижте статии справочник за многозначни полета и Добавяне или промяна на справочно поле, която ви позволява да съхраните няколко стойности.

Максимум

Връща елемента с най-високата стойност. За текстови данни, най-високата стойност е последната буквени стойност – Access игнорира казус. Функцията игнорира празни стойности.

Число, валута, дата и час

Минимум

Връща елемента с най-ниската стойност. За текстови данни, най-ниската стойност е първата буквени стойност – Access игнорира казус. Функцията игнорира празни стойности.

Число, валута, дата и час

Стандартно отклонение

Мерки как отдалеченост на стойностите от средната стойност (средното аритметично).

За повече информация относно използването на тази функция вижте статията на дисплея суми на колони в лист с данни.

Число, валута

Sum

Добавя елементите в дадена колона. Работи само на цифровата "и" валута данни.

Число, валута

Дисперсия

Мерки статистически дисперсията на всички стойности в колоната. Можете да използвате тази функция само на цифровата "и" валута данни. Ако таблицата съдържа по-малко от два реда, Access връща празна стойност.

За повече информация относно дисперсия функции вижте статията на дисплея суми на колони в лист с данни.

Число, валута

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×