Структуриране (групиране) на данни в работен лист

Ако имате списък с данни, който искате да групирате и обобщите, можете да създадете структура с до осем нива, по едно за всяка група. Всяко вътрешно ниво, представено с по-голямо число в символи на структура, показва подробни данни за предишното външно ниво, представяно с по-малко число в символите за структуриране. Използвайте структура за бързо показване на обобщени редове или колони или за да покажете подробните данни за всяка една група. Можете да създадете структура от редове (както е показано в примера по-долу), структура от колони или структура и от редове, и от колони.

Структуриран списък
Структуриран ред на данни за продажби, групирани по географски региони и по месеци, с няколко показани обобщени и подробни редове.

1.  За да покажете редовете за дадено ниво, щракнете върху подходящите символи едно две три на структурата.

2.  Ниво 1 съдържа общата сума на продажбите за всички подробни редове.

3.  Ниво 2 съдържа общата сума на продажбите за всеки месец във всеки регион.

4.  Ниво 3 съдържа подробни редове – в този случай редовете от 11 до 13.

5.  За да разгънете или свиете данните във вашата структура, щракнете върху символите на структурата плюс и минус .

Какво искате да направите?

Създаване на структура от редове

Създаване на структура от колони

Показване и скриване на структурирани данни

Персонализиране на структура със стилове

Копиране на структурирани данни

Скриване или премахване на структура

Създаване на обобщен отчет с диаграма

Създаване на структура от редове

  1. Уверете се, че всяка колона с данни, която искате да групирате за обобщен отчет, има етикет в първия ред, че във всяка колона се съдържат сходни данни и че диапазонът няма празни редове или колони.

  2. Уверете се, че подробните редове имат и сумарен ред – междинна сума. Направете едно от следните неща:

    Вмъкване на редове с помощта на командата Междинна сума    

    • Използвайте командата Междинна сума, която вмъква функцията SUBTOTAL непосредствено под или над всяка група подробни редове и автоматично създава структурата вместо вас. За повече информация за функцията SUBTOTAL вж. SUBTOTAL функция.

      Вмъкване на ваши собствени обобщени редове    

    • Вмъкнете свои собствени сумарни редове с формули под или над всяка група от подробни редове. Например под (или над) редовете на данните за продажби за март и април, използвайте SUM функция за формиране на междинна сума на продажбите за тези месеци. Таблицата по-нататък в тази тема показва пример за това.

  3. Посочете дали сумарните редове се намират под или над подробните редове. В раздела Данни, в групата Структура щракнете върху иконата за стартиране на диалоговия прозорец Структура.
    В групата ''Структура'' щракнете върху иконата за стартиране на диалоговия прозорец

  4. Ако сумарните редове са над подробните редове, изчистете отметката от квадратчето Сумарните редове под детайлните. В противен случай оставете квадратчето за отметка както е.

  5. Структуриране на данните. Направете едно от следните неща:

    Автоматично структуриране на данните

    1. Ако е необходимо, изберете клетка в диапазона от клетки, които искате да структурирате.

    2. В раздела Данни, в групата Структура щракнете върху стрелката под Група, след което щракнете върху Автоструктура.

      Щракнете върху стрелката под ''Група'' и след това щракнете върху ''Автоструктура''

    Ръчно структуриране на данните

    Важно : Когато групирате ръчно нивата на структуриране, най-добре е да са показани всички данни, за да избегнете неправилно групиране на редовете.

    1. Структурирайте външната група.

      Как да се структурира външната група

      1. Изберете всички подчинени сумарни редове и свързаните с тях подробни редове.

        Например в данните по-долу ред 6 съдържа междинните суми за редовете от 2 до 5, ред 10 съдържа междинните суми за редовете от 7 до 9, а ред 11 съдържа общата сума. Изберете редовете от 2 до 10, за да групирате всички подробни данни за ред 11.

         

        A

        B

        C

        1

        Регион

        Месец

        Продажби

        2

        Изток

        Март

        9647

        3

        Изток

        Март

        4101 лв.

        4

        Изток

        Март

        7115 лв.

        5

        Изток

        Март

        2957 лв.

        6

        Изток

        Общо за март

        23 820

        7

        Изток

        Април

        4257 лв.

        8

        Изток

        Април

        1829 лв.

        9

        Изток

        Април

        6550 лв.

        10

        Изток

        Общо за април

        12 636

        11

        Общо за изток

        36 456 лв.

        Важно : Не включвайте сумарния ред (ред 11) в селекцията.

      2. В раздела Данни, в групата Структура щракнете върху Група, щракнете върху Редове и след това щракнете върху OK.

        Щракнете върху ''Редове'' след това щракнете върху OK

        Структурните символи се появяват покрай групата на екрана.

    2. По желание структурирайте вътрешна вложена група – подробните редове за дадена секция от данните.

      Как да се структурира вътрешната вложена група (групи от подробни редове)

      1. За всяка вътрешна, вложена група, изберете подробните редове, които са съседни на реда, съдържащ обобщения ред.

        В примера по-долу изберете редовете от 2 до 5, за да групирате редовете от 2 до 5, които имат обобщен ред 6. За да групирате редовете от 7 до 9, които имат обобщен ред 10, изберете редовете от 7 до 9.

         

        A

        B

        C

        1

        Регион

        Месец

        Продажби

        2

        Изток

        Март

        9647

        3

        Изток

        Март

        4101 лв.

        4

        Изток

        Март

        7115 лв.

        5

        Изток

        Март

        2957 лв.

        6

        Изток

        Общо за март

        23 820

        7

        Изток

        Април

        4257 лв.

        8

        Изток

        Април

        1829 лв.

        9

        Изток

        Април

        6550 лв.

        10

        Изток

        Общо за април

        12 636

        11

        Общо за изток

        36 456 лв.

        Важно : Не включвайте сумарния ред в селекцията.

      2. В раздела Данни, в групата Структура щракнете върху Група.

        Щракнете върху "Група" в раздела "Данни"

        Символите на структурата се появяват покрай групата на екрана.

      3. Продължете да избирате и групирате вътрешните редове, докато създадете всички нива, които искате да има в структурата.

      4. Ако искате да разгрупирате редове, изберете редовете и след това в раздела Данни, в групата Структура щракнете върху Разгрупиране.

        Можете също да разгрупирате секции от структурата, без да премахвате цялата структура. Задръжте натиснат клавиша SHIFT, докато щраквате върху Поле "плюс" или Поле "Минус" за групата, а след това в раздела Данни, в групата Структуриране щракнете върху Разгрупиране.

        Важно : Ако разгрупирате структура, докато подробните данни са скрити, подробните редове може да останат скрити. За да покажете данните, плъзнете през видимите номера на редове, съседни на скритите редове. В раздела Начало, в групата Клетки щракнете върху Формат, посочете Скриване и показване, а след това щракнете върху Разкрий редовете.

Най-горе на страницата

Създаване на структура от колони

  1. Уверете се, че всеки ред с данни, който искате да групирате за обобщен отчет, има етикет в първата колона, че във всеки ред се съдържат сходни данни и че диапазонът няма празни редове или колони.

  2. Вмъкнете ваша собствена обобщена колона с формули непосредствено отдясно или отляво на всяка група подробни колони. Таблицата, описана по-долу в стъпка 4, ви показва пример.

    Забележка :  За да структурирате данни по колони, трябва да имате обобщени колони, съдържащи формули, които адресират клетки във всяка една от подробните колони за тази група.

  3. Посочете дали местоположението на обобщената колона е отдясно, или отляво на подробните колони. В раздела Данни, в групата Структура щракнете върху иконата за стартиране на диалоговия прозорец Структура.

    Как се посочва местоположението на обобщените колони

    1. В раздела Данни, в групата Структура щракнете върху иконата за стартиране на диалоговия прозорец Структура.

      В групата ''Структура'' щракнете върху иконата за стартиране на диалоговия прозорец

    2. За да укажете обобщената колона да е отляво на подробните колони, изчистете квадратчето Сумарните колони вдясно от детайлните. За да укажете обобщената колона да е отдясно на подробните колони, отметнете квадратчето Сумарните колони вдясно от детайлните.

    3. Щракнете върху OK.

  4. За да структурирате данните, направете едно от следните неща:

    Автоматично структуриране на данните

    1. Ако е необходимо, изберете клетка в диапазона.

    2. В раздела Данни, в групата Структура щракнете върху стрелката под Група и щракнете върху Автоструктура.

    Ръчно структуриране на данните

    Важно : Когато групирате ръчно нивата на структуриране, най-добре е да са показани всички данни, за да избегнете неправилно групиране на колони.

    1. Структурирайте външната група.

      Как да се структурира външната група (всичките колони с изключение на общата сума)

      1. Изберете всички подчинени обобщени колони, както и техните свързани подробни данни.

        В примера по-долу колона E съдържа междинните суми за колоните от B до D, колона I съдържа междинните суми за колоните от F до H, а колона J съдържа общите суми. За да групирате всички подробни данни за колона J, изберете колоните от B до I.

         

        A

        B

        C

        D

        E

        F

        G

        H

        I

        J

        1

        Регион

        янр

        фев

        мар

        Тр1

        апр

        май

        юни

        Тр2

        ПГ1

        2

        Изток

        371

        504

        880

        1755

        186

        653

        229

        1068

        2823

        3

        Запад

        192

        185

        143

        520

        773

        419

        365

        1557

        2077

        4

        Север

        447

        469

        429

        1 345

        579

        180

        367

        1126

        2471

        5

        Юг

        281

        511

        410

        1202

        124

        750

        200

        1074

        2276

        Важно : Не включвайте сумарната колона J (общите суми) в селекцията.

      2. В раздела Данни, в групата Структура щракнете върху Група.

        Щракнете върху "Група" в раздела "Данни"

        Структурните символи се появяват покрай групата на екрана.

    2. По желание може да структурирате вътрешна вложена група (отделни групи от подробни колони).

      Как да се структурира вътрешната вложена група (групи от подробни колони)

      1. За всяка вътрешна, вложена група, изберете подробните колони, които са съседни на колоната, съдържаща обобщената колона.

        В примера по-долу, за да групирате колоните от B до D, които имат обобщена колона E, изберете колоните от B до D. За да групирате колоните от F до H, които имат обобщена колона I, изберете колоните от F до H.

         

        A

        B

        C

        D

        E

        F

        G

        H

        I

        J

        1

        Регион

        янр

        фев

        мар

        Тр1

        апр

        май

        юни

        Тр2

        ПГ1

        2

        Изток

        371

        504

        880

        1755

        186

        653

        229

        1068

        2823

        3

        Запад

        192

        185

        143

        520

        773

        419

        365

        1557

        2077

        4

        Север

        447

        469

        429

        1 345

        579

        180

        367

        1126

        2471

        5

        Юг

        281

        511

        410

        1202

        124

        750

        200

        1074

        2276

        Важно : Не включвайте обобщената колона за тази група в селекцията.

      2. В раздела Данни, в групата Структура щракнете върху Група.

        Щракнете върху "Група" в раздела "Данни"

        Символите на структурата се появяват покрай групата на екрана.

  5. Продължете да избирате и групирате вътрешните колони, докато създадете всички нива, които искате да има в структурата.

  6. Ако искате да разгрупирате колони, изберете колоните и след това в раздела Данни, в групата Структуриране щракнете върху Разгрупиране.

В раздела "Данни" щракнете върху "Разгрупиране"

Можете също да разгрупирате секции от структурата, без да премахвате цялата структура. Задръжте натиснат клавиша SHIFT, докато щраквате върху Поле "плюс" или Поле "Минус" за групата, а след това в раздела Данни, в групата Структуриране щракнете върху Разгрупиране.

Ако разгрупирате структура, докато подробните данни са скрити, подробните колони може да останат скрити. За да покажете данните, плъзнете през видимите номера на колоните, съседни на скритите колони. В раздела Начало, в групата Клетки щракнете върху Формат, посочете Скриване и показване, а след това щракнете върху Показване на колоните.

Най-горе на страницата

Показване и скриване на структурирани данни

  1. Ако не виждате символите за структуриране едно две три , плюс и минус , щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това щракнете върху Опции на Excel (Excel 2007) или щракнете върху раздела Файл (други версии) и след това върху Опции, щракнете върху категорията Разширени и след това под Покажи опциите за този работен лист, изберете работния лист и след това изберете квадратчето за отметка Показвай символите за структуриране, ако е приложено такова.

  2. Щракнете върху OK.

  3. Направете едно или няколко от следните неща:

    Показване или скриване на подробните данни за група    

    • За да покажете подробните данни в група, щракнете върху плюс за групата.

    • За да скриете подробните данни за група, щракнете върху минус за групата.

      Разгъване или свиване на цялата структура до определено ниво    

    • В символите на структурата едно две три щракнете върху желания от вас номер на ниво. Подробните данни за по-ниските нива се скриват.

      Ако например една структура има четири нива, можете да скриете четвъртото ниво и да покажете останалите, като щракнете върху три .

      Показване или скриване на всички подробни данни от структурата    

    • За да покажете всички подробни данни, щракнете върху най-ниското ниво в символите на структурата едно две три . Ако например има три нива, щракнете върху три .

    • За да скриете всички подробни данни, щракнете върху едно .

Най-горе на страницата

Персонализиране на структура със стилове

За структурирани редове Microsoft Excel използва стилове, като RowLevel_1 и RowLevel_2. За структурираните колони Excel използва стилове като ColLevel_1 и ColLevel_2. Тези стилове използват получер, курсивен и други текстови формати, за да откроят обобщените редове и колони в данните. Като променяте начина, по който е дефиниран всеки от тези стилове, можете да приложите различни формати за текст и клетка, за да персонализирате облика на вашата структура. Можете да приложите стил към структура или когато създавате структурата, или след създаването й.

Направете едно или няколко от следните неща:

Автоматично прилагане на стил към обобщен ред или колона    

  1. В раздела Данни, в групата Структура щракнете върху иконата за стартиране на диалоговия прозорец Структура.

    В групата ''Структура'' щракнете върху иконата за стартиране на диалоговия прозорец

  2. Изберете квадратчето Автоматично прилагане на стиловете.

Прилагане на стил към съществуващ обобщен ред или колона    

  1. Изберете клетките, към които искате да приложите стиловете за структура.

  2. В раздела Данни, в групата Структура щракнете върху иконата за стартиране на диалоговия прозорец Структура.

    В групата ''Структура'' щракнете върху иконата за стартиране на диалоговия прозорец

  3. Изберете квадратчето Автоматично прилагане на стиловете.

  4. Щракнете върху Приложи стиловете.

Можете също да използвате автоформатиране, за да форматирате структурирани данни.

Най-горе на страницата

Копиране на структурирани данни

  1. Ако не виждате символите за структуриране едно две три , плюс и минус , щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това щракнете върху Опции на Excel (Excel 2007) или раздела Файл (други версии) и след това върху Опции, щракнете върху категорията Разширени и след това под Покажи опциите за този работен лист, изберете работния лист и след това изберете квадратчето за отметка Показвай символите за структуриране, ако е приложено такова.

  2. Използвайте символите на структурата едно две три , минус и плюс , за да скриете подробните данни, които не искате да се копират.

    За повече информация вижте раздела Показване и скриване на структурирани данни.

  3. Изберете диапазона на обобщените редове.

  4. В раздела Начало, в групата Редактиране щракнете върху Намиране и избор, а след това върху Отиване на.

    Щракнете върху ''Търсене и избор'', а после щракнете върху ''Отиване на''.

  5. Щракнете върху Специален избор на клетки.

  6. Щракнете върху Само видими клетки.

  7. Щракнете върху OK и след това копирайте данните.

Най-горе на страницата

Скриване или премахване на структура

Забележка : Когато скривате или премахвате структура, не се изтриват никакви данни.

Скриване на структура

  • (Excel 2007) Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това щракнете върху Опции на Excel ИЛИ раздела Файл (други версии) и след това върху Опции, щракнете върху категорията Разширени и след това под Покажи опциите за този работен лист изберете работния лист, съдържащ заглавната структура, която искате да скриете и изчистете квадратчето за отметка Показвай символите за структуриране, ако е приложено такова.

Премахване на структура

  1. Щракнете върху работния лист.

  2. В раздела Данни, в групата Структура щракнете върху Разгрупиране и щракнете върху Премахни структурата.

    Щракнете върху ''Разгрупиране'' и след това щракнете върху ''Премахни структурата''

    Важно : Ако премахвате структура докато подробните данни са скрити, подробните редове или колони може да останат скрити. За да покажете данните, плъзнете през видимите номера на редовете или колоните, съседни на скритите редове и колони. В раздела Начало, в групата Клетки щракнете върху Формат, посочете Скриване и показване, а след това щракнете върху Разкрий редовете или Показване на колоните.

Най-горе на страницата

Създаване на обобщен отчет с диаграма

Представете си, че искате да създадете обобщен отчет за вашите данни, който показва само общи суми, придружен от диаграма на тези общи суми. В общия случай можете да направите следното:

  1. Създаване на обобщен отчет.

    1. Структуриране на данните ви.

      За повече информация вижте секциите Създаване на структура от редове или Създаване на структура от колони.

    2. Скрийте подробностите чрез щракване върху символите на структурата едно две три , плюс и минус , за да покажете само общите суми, както е показано в следния пример на структура от редове:

      Структуриран списък с показване само на редовете с общи суми

    3. За повече информация вижте раздела Показване и скриване на структурирани данни.

  2. Изчертаване на обобщения отчет.

    1. Изберете обобщените данни, които искате да начертаете.

      Например, ако искате да изобразите само сумите за Димитров и Думанова, но не и общите суми, изберете клетките от A1 до C11, както е показано в горния пример.

    2. Създайте диаграмата. Например в раздела Вмъкване, в групата Диаграми щракнете върху Препоръчвани диаграми или изберете друг тип диаграма.

      Ако например създавате диаграмата с помощта на съветника за диаграми, той ще изглежда като следващия пример.

      Диаграма, съставена от междинни суми

      Ако покажете или скриете подробностите в структурирания списък от данни, диаграмата също се актуализира, за да покаже или скрие данните.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×