Справочник за многозначни полета

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

В повечето системи за управление на бази данни може да съхранявате само една стойност в полето, включително и в по-ранните версии на Microsoft Access. В Microsoft Office Access 2007 можете също и да създавате поле, което съдържа множество стойности, например списък на категории, на които сте присвоили резултат. Многозначните полета са подходящи за някои ситуации, например, когато използвате Office Access 2007 за работа с информация, съхранявана в списък на Windows SharePoint Services 3.0 и този списък съдържа поле, използващо един от типовете многозначни полета, които са на разположение в Windows SharePoint Services.

Тази тема разглежда многозначните полета в Office Access 2007 и в Windows SharePoint Services, начина за създаването им, случаите на използване на многозначни полета, както и начина на използване на многозначно поле в заявка.

В тази статия

Какво представлява Многозначното поле?

Многозначни полета в Windows SharePoint Services

Кога да използвате многозначно поле

Как да създадете многозначно поле

Използване на съветника за справки

Модифициране на структурата на многозначно поле

Как се използват многозначно поле в заявка

Какво означава многозначно поле?

Да предположим, че трябва да възложите задача на един от служителите или доставчиците си, но решавате, че трябва да я възложите на повече от едно лице. Може да създадете многозначно поле в Office Access 2007, което ви позволява да избирате хората от списък.

Многозначно поле

Когато щракнете върху разгъващия се списък, ще се появят квадратчета за отметка, от които се вижда вашият избор. Може да поставяте или да премахвате отметки на елементи от списъка и след това да щракнете върху OK, за да предоставите избора си.

разгъващ се списък на многозначно поле

Избраните имена на хора се съхраняват в многозначното поле и при показване са разделени със запетаи (по подразбиране).

многозначно поле със стойности, разделени със запетаи

Идеята за многозначните полета се състои в това, да се поддържат по-лесно случаите, когато трябва да изберете и съхраните повече от един избор без да се налага да създавате по-разширен проект на базата данни. Многозначните полета са и много полезни за интегриране с Windows SharePoint Services, защото списъците на SharePoint също поддържат многозначни полета.

Може би се чудите защо Office Access 2007 позволява съхраняването на повече от една стойност в поле, когато повечето рационални системи за управление на бази данни забраняват това. Отговорът е, че ядрото за управление на бази данни в Office Access 2007 всъщност не съхранява стойностите в едно поле. Въпреки че това, което виждате и с което работите, изглежда като едно поле, в действителност стойностите се съхраняват самостоятелно и се управляват в скрити системни таблици. Машината на базата данни на Access върши това вместо вас, като автоматично отделя данните и отново ги връща обратно, за да постави данните в едно поле.

На технически език едно многозначно поле на Access моделира една връзка много към много. Например, да разгледаме една таблица на събития, в която възлагате отговорността за всяко събитие на един или повече служители. Да предположим, че създадете едно многозначно поле, наречено "AssignedTo" за възлагане на събитията на служителите. Връзката между събитията и служителите е от типа "много към много". Това означава, че може да имате много служители, присвоени на едно събитие, а също и всеки от служителите, присвоен на много събития.

Най-горе на страницата

Многозначни полета в Windows SharePoint Services

Windows SharePoint Services 2.0 поддържа колона Избор, която ви позволява да избирате и съхранявате повече от един избор в едно поле. В Windows SharePoint Services 3.0 може също да създадете поле за справки, което ви позволява да избирате и съхранявате повече от един избор в едно поле. За да може Office Access 2007 да се интегрира с Windows SharePoint Services и да поддържа типовете му полета, Office Access 2007 се прилага поддържане на многозначни полета.

Когато се свързвате към списък на SharePoint, прилагащ един от тези многозначни типове данни, Office Access 2007 автоматично създава и използва локално многозначен тип на Access.

Когато експортирате една таблица на Access в списък на SharePoint и таблицата на Access съдържа многозначно поле, полето се превръща в един от многозначните типове полета, достъпни в Windows SharePoint Services. По същия начин, когато преместите една база данни на Access в сайт на SharePoint, и базата данни съдържа таблици на Access с многозначни полета, всяко от тези многозначни полета се превръща в един от многозначните типове полета на Windows SharePoint Services.

Най-горе на страницата

Кога се използва многозначно поле

Трябва да обмислите създаването на многозначно поле, когато искате:

  • Да съхранявате селекция с множество стойности от списък за избор, като този списък е сравнително малък.

    Вие създавате многозначното поле в Office Access 2007 посредством съветника за справки в режим на проектиране на таблица.

  • Да експортирате таблица на Access в сайт на SharePoint, така че да се използва многозначния избор или полетата за справки, достъпни в Windows SharePoint Services.

    Вие създавате многозначното поле в Office Access 2007 посредством съветника за справки в режим на проектиране на таблици. След това експортирате таблицата в списък на SharePoint.

  • Да преместите база данни на Access в сайт на SharePoint, така че да използва многозначния избор или полетата за справки, достъпни в Windows SharePoint Services.

    Вие създавате многозначното поле в Office Access 2007 посредством съветника за справки в режим на проектиране на таблици. След това щраквате върху командата Премести към SharePoint в раздела Външни данни.

  • Да се свържете към списък на SharePoint, който съдържа многозначно поле за избор или за справки.

    Многозначното поле на Office Access 2007 се създава автоматично и се съпоставя с полето на Windows SharePoint Services, когато създавате свързаната таблица.

Освен тези сценарии, може също да решите да използвате многозначно поле тогава, когато сте сравнително сигурни, че базата данни няма да бъде преместена по-късно в Microsoft SQL сървър. Едно многозначно поле на Office Access 2007 мигрира в SQL сървър като поле Memo (ntext), което съдържа набора от стойности с разделители. Тъй като SQL сървърът не поддържа многозначни типове данни, които моделират връзката "много към много", ще е необходима допълнителна работа за проектиране и преобразуване.

Най-горе на страницата

Как се създава многозначно поле

Когато отваряте една таблица, тя се отваря в табличен изглед. Може да добавите многозначна справочна колона, като щракнете върху Справочна колона в групата Полета & Колони в раздела таблица с данни. Това стартира съветника за справки, който ви насочва в процеса на създаване на справочната колона.

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете двукратно, за да отворите таблицата, в която искате да създадете справочната колона.

  4. В раздела Лист с данни, в групата Полета и колони щракнете върху Колона за справка.

    Изображение на лентата на Access

    Появява се съветникът за справки.

    страницата от съветника за справки, в която се избира таблица/заявка или списък със стойности

  5. В първия диалогов прозорец на съветника за справки трябва да решите дали искате справочната колона да се основава на стойности в таблица или заявка, или на списък със стойности, които въвеждате.

    Най-обикновеният тип на многозначна справочна колона е този, който показва стойности, потърсени в свързана таблица или заявка.

  6. За да научите как да изпълните съветника за справки, вижте използване на съветника за справки. За по-задълбочена информация за това как да създадете Многозначното поле вижте Добавяне или промяна на колона за справка, която ви позволява да съхраните няколко стойности.

Най-горе на страницата

Използване на съветника за справки

Съветникът за справки се появява при създаване на справочна колона в изгледа на таблица с данни, когато плъзгате поле от екрана на първия списък към таблица, която е отворена в табличен изглед, и в режим на проектиране, когато избирате съветника за справки в колоната "Тип данни". Съветникът ви придружава в необходимите стъпки за създаване на справочна колона и задава автоматично свойства на полетата, които да отговарят на вашия избор. Съветникът създава и релации на таблици и индекси, когато е необходимо, за поддръжка на справочната колона.

Когато съветникът се появи, трябва да решите дали искате справочната колона да се основава на таблица или заявка, или на списък със стойности, които въвеждате. Най-често, ако базата данни е правилно проектирана и информацията е разделена на предметно базирани таблици, се предпочита източникът на справочната колона да е таблица или заявка.

  • Създаване на многозначни справки въз основа на таблица или заявка

    Когато плъзгате едно поле от екрана на списъка с полета, за да създадете многозначно поле, първите две стъпки в следващата процедура се извършват автоматично, така че вие започвате с третата стъпка.

    1. В съветника за справки, щракнете върху Искам справочна колона, за да търся стойности в таблица или заявка и след това щракнете върху Напред.

    2. Изберете таблица или заявка от списъка и след това щракнете върху Напред.

    3. В Налични полета, щракнете върху полето, което искате да включите в справката.

    4. Щракнете върху бутона "по-голямо" (>), за да преместите това поле в списъка Избрани полета.

    5. Повторете предходните две стъпки, докато не включите в списъка Избрани полета всички полета, които искате да включите в справката. След това щракнете върху Напред.

    6. По желание може да изберете едно до четири полета за сортиране на справочните елементи и след това да щракнете върху Напред. Щракнете върху бутона Възходящ, за да превключите от сортиране на справочните елементи във възходящ ред към сортиране в низходящ ред. Обърнете внимание, че името на бутона се превключва в Низходящ. Щракнете отново върху бутона, за да превключите обратно. Щракнете върху Напред, за да продължите.

    7. Ако е необходимо, нагласете ширината на колоните в справочното поле и след това щракнете върху Напред.

    8. В Искате ли да съхраните няколко стойности за тази справка?, поставете отметка в квадратчето Разреши повече от една стойност.

      Забележка : Това квадратче трябва да е отметнато, за да разреши сортиране на повече стойности.

    9. Щракнете върху Готово.

      Когато щракнете върху бутона "Готово", се създава справочна колона, чиито свойства на полетата са основани на избора, направен от вас в съветника за справки.

    10. За да запишете таблицата, щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това щракнете върху Запиши.

  • Създаване на многозначна справка въз основа на въвеждани стойности

    1. В съветника за справки щракнете върху Ще въведа стойностите, които избера и след това щракнете върху Напред.

    2. Въведете броя на колоните. След това въведете всяка стойност. За да преминете към следващата колона или ред, натиснете TAB.

    3. След като приключите с въвеждането на стойностите, щракнете върху Напред.

    4. Ако сте задали повече от една колона в стъпка 2, трябва да изберете коя колона, който ще използвате за еднозначно идентифициране на всяка една стойност. В полето Налични полета щракнете двукратно върху колоната, която искате да използвате за еднозначно идентифициране на всяка една стойност.

      Забележка : Тази стъпка не се появява, ако не сте задали множество колони в стъпка 2.

    5. В съветника за справки въведете етикет на справочната колона.

    6. В Искате ли да съхраните няколко стойности за тази справка?, поставете отметка в квадратчето Разреши повече от една стойност.

      Забележка : Това квадратче трябва да е отметнато, за да разреши сортиране на повече стойности.

    7. Щракнете върху Готово.

      Когато щракнете върху бутона "Готово", се създава справочна колона, чиито свойства на полетата са основани на избора, направен от вас в съветника за справки.

    8. За да запишете таблицата, щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това щракнете върху Запиши.

      След като създадете многозначното поле, то се появява като падащ списък с квадратчета за отметка, когато показвате таблицата в изгледа на таблица с данни.

Най-горе на страницата

Модифициране на проекта на многозначно поле

За информация как да модифицирате структурата на многозначно поле вижте статията Добавяне или промяна на колона за справка, която ви позволява да съхраните няколко стойности.

Най-горе на страницата

Как се използва многозначно поле в заявка

Когато използвате многозначно поле в заявка, трябва да решите дали искате да извлечете цялото многозначно поле, съдържащо всички стойности, разделени със запетаи, или отделен ред за всяка стойност. Например представете си, че имате една таблица за проблеми, която съдържа поле "AssignedTo", което се използва за възлагане на проблеми на служителите. Можете да конструирате една заявка, съдържаща полето "AssignedTo" по следния начин:

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Проектиране на заявка.

    Изображение на лентата на Access

  4. В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете върху таблицата (в този пример, "Проблеми"), която съдържа многозначното поле, и след това щракнете върху Добави.

  5. Щракнете върху Затвори.

  6. Плъзнете полетата, които искате да използвате, в мрежата на заявката. В този пример плъзнете полето "Title" и многозначното поле "AssignedTo" към мрежата на заявката.

  7. В раздела Проектиране, в групата Резултати щракнете върху Изпълни.

Резултатът от заявката ще изглежда по-подобен начин – едната колона ще показва заглавието на резултата, а втората – многозначното поле:

Резултат на заявката, показващ полетата за заглавие и присвояване


Да предположим, че искате да видите многозначното поле за присвояване в разширен вид, така че всяка присвоена стойност да се появява в отделен ред. За да направите това трябва да зададете свойството Value чрез прилагане на низа ".Value" към "AssignedTo" в реда Поле, както е показано тук в мрежата на заявката:

мрежа на заявката, показваща заглавие и стойност за присвояване

Когато задавате AssignedTo в реда Поле, Access показва всичките стойности в многозначното поле само в един ред, когато изпълните заявката. Когато обаче използвате свойството Value, както и AssignedTo.Value, Access показва многозначното поле в разширена форма, така че всяка стойност се появява в самостоятелен ред. Може да създадете заявка за показване на отделни стойности като тази:

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Проектиране на заявка.

    Изображение на лентата на Access

  4. В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете върху таблицата (в този пример, "Проблеми"), която съдържа многозначното поле, и след това щракнете върху Добави.

  5. Щракнете върху Затвори.

  6. Плъзнете полетата, които искате да използвате (в този пример, многозначното поле, наречено "Присвоена стойност"), към мрежата на заявката.

  7. В раздела Проектиране, в групата Резултати, щракнете върху Изпълни.

Резултатът за заявката ще изглежда така – една колона, показваща заглавието на проблема, и втора колона, показваща присвоената стойност:

Резултат от заявката, показващ заглавието и отделните присвоени стойности

За повече информация относно използването на многозначни полета в заявки вижте използване на многозначни полета в заявки.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×