Споделяне на сайтове или документи с хора извън организацията

Споделяне на сайтове или документи с хора извън организацията

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Ако работата на организацията ви изисква споделянето на документи или ако сътрудничите директно с продавачи или клиенти, можете да искате да използвате функциите за външно споделяне на SharePoint Online, за да споделяте съдържание с хора извън организацията, които нямат лицензи за абонамента ви за Microsoft Office 365.

Има три начина да направите това:

  • Можете да споделите цял сайт, като поканите външните потребители да влязат в него чрез акаунт в Microsoft или чрез служебен или учебен акаунт.

  • Можете да споделите отделни документи, като поканите външните потребители да влязат в сайта чрез акаунт в Microsoft или чрез служебен или учебен акаунт.

  • Можете да публикувате или да изпратите на потребителите връзка за гости, чрез която те ще могат да преглеждат анонимно отделни документи на сайта.

Забележка : Само един човек може да влезете в достъп до вашия сайт или документ с помощта на които изпращате покана. Въпреки това лицето, което получава вашата покана може да решите да не го използвате и вместо това се изпраща покана на някой друг, който след това да влезете в използването на своя акаунт в Microsoft или служебен акаунт за достъп до сайт или документ.

Забележка :  Вашият глобален администратор трябва да разреши външното споделяне и да зададе съответните разрешения, преди да можете да споделяте сайтове или документи. За повече информация вижте Управление на външното споделяне за средата на SharePoint Online.

Какво е външен потребител?

Външен потребител е човек извън вашата организация, които имат достъп до вашите сайтове на SharePoint Online и документи, но все още няма лиценз за вашия абонамент за SharePoint Online или Microsoft Office 365. Външните потребители не са служители, изпълнители или място агенти за вас или ваши свързани.

Забележка : Ако организацията ви има отделни клиенти на Office 365, лицензиран потребител от един клиент може да използва външно споделяне с лицензиран потребител от другия клиент.

Външните потребители наследяват правата за използване на клиента на SharePoint Online, който ги кани да сътрудничат. С други думи, ако дадена организация закупи план E3 Enterprise и разработи сайт, който използва корпоративни функции, външният потребител получава права да използва и/или преглежда корпоративните функции в рамките на сайта, за който е поканен. Макар че външните потребители могат да бъдат поканени като допълнителни членове на проект, за да изпълняват цялостен набор от действия в даден сайт, те няма да имат точно същите възможности като членовете с пълен, платен лиценз в рамките на вашата организация. Вижте Управление на външното споделяне за средата на SharePoint Online за повече информация.

Споделяне на сайт

Когато споделите даден сайт с външни потребители, им изпращате покана, чрез която те могат да влязат в него. Можете да изпратите такава покана до всеки имейл адрес. След като поканата бъде получена, получателите ще могат да влязат в сайта чрез акаунт в Microsoft или чрез служебен или учебен акаунт. За всеки сайт, който споделите, можете да изберете типа разрешения, които ще предоставите на потребителите за въпросния сайт.

Трябва да сте собственик на сайта или да имате разрешения за пълен контрол, за да споделите даден сайт с външни потребители.

  1. Влезте в Office 365 със своя служебен или учебен акаунт.

  2. В горния ляв ъгъл на страницата изберете иконата за стартиране на приложение Икона за стартиране на приложения на Office 365 и след това изберете SharePoint плочка преди сайтове или щракнете върху SharePoint (бивш сайтове) в горната част на страницата.

  3. Отидете на сайта, който искате да споделите с външни потребители.

  4. В горния десен ъгъл на екрана щракнете върху Споделяне.

    Изображение на командата ''Споделяне'' горе вдясно на екрана.

  5. В диалоговия прозорец споделяне въведете имената на външните потребители, които искате да поканите. Например: someone@outlook.com или someone@contoso.com.

    Забележка : Можете също да използвате командата " споделяне ", за да предоставите вътрешни лицензираните потребители достъп до даден сайт. Ако искате да направите това, просто въведете имената на хората, които искате да поканите.

  6. Щракнете върху Споделяне.

    Забележка : Ако получавате съобщение за грешка записи без съответствия потребител, когато въведете име и имейл адрес, вашият сайт не е разрешен за да позволите на външни потребители. Консултирайте се с вашия администратор, за да го разрешите.

  7. Въведете съобщение към поканата.

  8. По подразбиране на покана по имейл се изпраща автоматично. За да изключите покана по имейл, щракнете върху Покажи опциитеи изчистете отметката от Изпращане на покана по имейл

По подразбиране всички поканите, които изпращате до външни потребители ще изтече в 90 дни. Ако поканен не приеме поканата в рамките на 90 дни, и все още искате този потребител да имат достъп до вашия сайт, трябва да изпратите нова покана.

Когато външните потребители не получават техните покани, те изберете бутон, който ги отвежда до страница, когато се записват във вашия сайт на SharePoint Online с помощта на акаунт в Microsoft или служебен или учебен акаунт. Ако потребителите нямат поне на акаунт в Microsoft, те да се запишете за безплатен акаунт в Microsoft.

Споделяне на документ чрез изпращане или публикуване на връзка за анонимен гост

Можете да създадете връзка за анонимен гост, а след това да споделите връзката по подходящ начин. Публикувайте я например на страница на социална медия или я поставете в имейл. Можете да създадете връзка за гост, която дава разрешение за редактиране или само за преглеждане.

За да можете да споделяте документи с външни потребители, трябва да сте собственик на сайта или да разполагате с разрешения за пълен контрол. Освен това функцията за външно споделяне трябва да е включена – от настройките на услуги на Office 365 или в центъра за администриране на SharePoint Online (в зависимост от вашия план). Външното споделяне трябва да е включено също така и за колекцията от сайтове (само за корпоративни планове).

  1. Влезте в Office 365 със своя служебен или учебен акаунт.

  2. В горния ляв ъгъл на страницата изберете иконата за стартиране на приложение Икона за стартиране на приложения на Office 365 и след това изберете плочката на SharePoint (бивш сайтове плочка) или щракнете върху SharePoint (бивш сайтове) в горната част на страницата.

  3. Щракнете върху Многоточието ... до документа и след това щракнете върху споделяне.

    започване на споделяне на документ в библиотека на sharepoint

  4. В диалоговия прозорец Споделяне щракнете върху получаване на връзка.

  5. Изберете типа на разрешение, което искате да дадете: ограничена връзка, връзка за преглеждане или редактиране на връзка.
    URL адрес се създава връзка за гости.

  6. Изберете URL адреса на връзката за гост и го копирайте.
    Създаване на връзка за анонимен гост и копирането ѝ
    Сега можете да поставите URL адреса на връзката за гост в медия по ваш избор.

  • Ако документът е в библиотека на екипен сайт, другите членове на сайта могат да намерят връзките за гости в диалоговия прозорец "Споделяне" и да ги изпратят на други хора.

  • Ако файлът, който се опитвате да споделите, се намира в библиотека с управление на правата за достъп до информация, няма да можете да го споделите външно.

  • Връзките за анонимни гости могат евентуално да се препращат или споделят с други хора, които също ще получат право да преглеждат или редактират съдържанието, без да влизат. Избягвайте използването на връзки за анонимни гости при споделяне на важно съдържание.

  • Поканените чрез връзки за анонимни гости ще могат да преглеждат или редактират файлове само в съответните приложения от Office Online. Няма да могат да отварят файлове в настолната версия на съответната програма на Office.

  • Ако външното споделяне бъде изключено глобално от настройките на услугите на Office 365 или от центъра за администриране на SharePoint Online, всички връзки за споделяне ще спрат да работят. Ако по-късно тази функция отново бъде включена, тези връзки отново ще заработят. Възможно е също и забраняване на отделни връзки за споделяне, в случай че искате да отмените достъпа до конкретен документ. Вж. Забрана на връзка за анонимни гости

  • Ако споделяте работни книги на Excel, които включват листове на Power View, с хора извън вашата организация, те няма да могат да видят листовете на Power View в тези работни книги.

  • Ако споделяте папка, единственият вид можете да му дадете разрешение е ограничен връзка.

Позволяване на хората да създават връзки за гости с документи, които сте споделили с тях

Ако желаете да споделите някои документи с много хора, може да насърчите хората да ги споделят. За подобни документи можете да позволите на хората да създават връзки за анонимни гости с документите, които сте споделили с тях.

За да дадете тази възможност, трябва да имате разрешение "Пълен контрол".

  1. Влезте в Office 365 със своя служебен или учебен акаунт.

  2. В горния ляв ъгъл на страницата изберете иконата за стартиране на приложение Икона за стартиране на приложения на Office 365 и след това изберете SharePoint плочка преди сайтове или щракнете върху SharePoint (бивш сайтове) в горната част на страницата.

  3. Отидете в библиотеката, където искате да позволите на хората да създават връзки за гости.

  4. Щракнете върху Настройки на Бутон за настройки на Office 365 и след това щракнете върху Настройки на сайта.

  5. Щракнете върху разрешения за сайта , под секцията потребители и разрешения .

  6. Щракнете върху Настройки на заявка за достъп.

    Забележка : Ако не виждате Настройки на искане за достъп, щракнете върху Управление на родител под раздела " разрешения " и след това щракнете върху Настройки на искане за достъп.

    Бутона Настройки на искане за достъп в раздела "разрешения".
  7. В диалоговия прозорец Настройки на искане за достъп отметнете квадратчето Позволявай на членовете да споделят сайта и отделните файлове и папки.

  8. Ако желаете отметнете Разреши исканията за достъп и добавяне на имейл адрес, който ще получи исканията за достъп.

  9. Щракнете върху OK.

Сега, когато хората изберат документи, които сте споделили с тях, и отворят диалоговия прозорец "Споделяне", те могат да създадат връзка за гост. Имайте предвид обаче, че те могат да създават само връзки за гости, които позволяват на гостите да редактират документа, ако сте им дали разрешение за редактиране, когато сте споделили документа за първи път. Ако имат разрешение само за преглеждане, те могат да създават само връзки за гости, които позволяват разрешение за преглеждане.

Забележка : Ако махнете отметката от Позволявай на членовете да споделят сайта и отделните файлове и папки , за да забраните тази възможност, менюто споделяне все още ще бъдат достъпни за потребителите, но съобщение за грешка, ще се показват, когато член на екипа се опитва да споделите.

За общ преглед на настройките за искане на достъп вж. Видео: Споделяне на сайт без искане за достъп.

Споделяне на документ, което изисква влизане в сайта ви

За да можете да споделяте документи с външни потребители, трябва да сте собственик на сайта или да разполагате с разрешения за пълен контрол. Освен това функцията за външно споделяне трябва да е включена – от настройките на услуги на Office 365 или в центъра за администриране на SharePoint Online (в зависимост от вашия план). Външното споделяне трябва да е включено също така и за колекцията от сайтове (само за корпоративни планове).

  1. Влезте в Office 365 със своя служебен или учебен акаунт.

  2. В горния ляв ъгъл на страницата изберете иконата за стартиране на приложение Икона за стартиране на приложения на Office 365 и след това изберете плочката на SharePoint (бивш сайтове плочка) или щракнете върху SharePoint (бивш сайтове) в горната част на страницата.

  3. Придвижете се до сайта и документа, който искате да споделите.

  4. Щракнете върху Многоточието (...) до документа и след това щракнете върху споделяне.
    започване на споделяне на документ в библиотека на sharepoint

  5. Щракнете върху Поканване на хора , ако още не е избрано и след това въведете имейл адресите на хората, които каните да споделите документа. Например: someone@outlook.com, или somebody@gmail.comили externaluser@contoso.com.

  6. От падащия списък изберете нивото на разрешение, което искате да предоставите на тези потребители: Може да редактира или Може да разглежда.

  7. Ако искате, въведете съобщение, което да бъде включено към имейла. Съобщението може да включва информация или инструкции за документа, който сте споделили.

  8. Щракнете върху Покажи опциите.

  9. Отметнете квадратчето Изисквай влизане.

    Някои сайтове са персонализирани и може да не показва изискване за влизане. Ако имате нужда от тази опция, обърнете се към администратора на вашия сайт.

    Забележка : Ако не поставите отметка в квадратчето С изискване на влизане, имейлът ще съдържа връзка за анонимни гости към документа. Връзките за анонимни гости могат евентуално да се препращат или споделят с други хора, които също ще получат право да преглеждат или редактират съдържанието, без да влизат.

  10. Щракнете върху Изпращане на покана по имейл.

  11. Щракнете върху Споделяне.

Забележка : Научете за промени в SharePoint уведомяване имейл адрес за предотвратяване на имейли, отидете в папката Нежелана поща на получателя.

Вижте кой има достъп до определен сайт или документ

Можете да използвате командата Споделяне също и за бърз достъп до списък с хората, с които даден документ е споделен.

Направете едно от следните неща:

  • За да видите кой има достъп до сайт, щракнете върху споделяне в горния десен ъгъл на страницата. Щракнете върху връзката след споделено с в диалоговия прозорец споделяне , за да видите списък на хората, които имат достъп до сайта.

  • За да видите кой има достъп до документ, папка или колективна папка за документи, щракнете върху Многоточието ... до документа, щракнете върху споделяне. и след това щракнете върху Споделено с.

Анулиране на достъпа на потребител до сайт

Ако искате да анулирате достъпа на външен потребител до споделен с него сайт, можете да направите това като премахнете разрешенията на въпросния потребител за този сайт.

  1. Влезте в Office 365 със своя служебен или учебен акаунт.

  2. В горния ляв ъгъл на страницата изберете иконата за стартиране на приложение Икона за стартиране на приложения на Office 365 и след това изберете плочката на SharePoint (бивш сайтове плочка) или щракнете върху SharePoint (бивш сайтове) в горната част на страницата.

  3. Отидете на сайта, за който искате да оттеглите поканата.

  4. щракнете върху Настройки на Бутон за настройки на Office 365 и след това щракнете върху Настройки на сайта.

  5. Щракнете върху хора и групи , под потребители и разрешения.

  6. Изберете групата, от лентата "Бързо стартиране" от лявата страна, което искате да премахнете потребители.

  7. Изберете потребителите, които искате да премахнете, щракнете върху действия и след това щракнете върху Премахване на потребители от група.

    Изглед на лентата за бързо стартиране с групи и в менюто действия за отваряне с премахване на потребители от избраната група.
  8. Щракнете върху OK.

Забрана на връзка за анонимни гости

Можете да видите дали даден документ е споделен чрез връзка за гости, като проверите в менюто за свойства за документа.

  1. Влезте в Office 365 със своя служебен или учебен акаунт.

  2. В горния ляв ъгъл на страницата изберете иконата за стартиране на приложение Икона за стартиране на приложения на Office 365 и след това изберете плочката на SharePoint (бивш сайтове плочка) или щракнете върху SharePoint (бивш сайтове) в горната част на страницата.

  3. Отидете в библиотеката, съдържаща документа, за който искате да премахнете връзката за гости.

  4. Щракнете върху Многоточието ... до документа и след това щракнете върху споделяне.
    започване на споделяне на документ в библиотека на sharepoint

  5. В диалоговия прозорец Споделяне щракнете върху получаване на връзка.

  6. Щракнете върху Премахни. (Ако премахнете е забранено, вашият документ е вероятно настроен да позволява само потребители с потребителско име и парола.)

  7. Когато бъдете попитани дали искате да забраните връзката, изберете Забрани връзката.

    диалогов прозорец с въпрос дали искате да забраните връзката за гост за споделен документ, така че тази връзка да спре да работи.

  8. Щракнете върху Затвори.

Когато хората извън вашата организация се опитат да осъществят достъп до съдържанието чрез тази връзка за гост, ще получат съобщение, че нямат достъп до него.

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×