Споделяне на информация чрез публични папки

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Тази функция изисква да използвате акаунт за Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 или Exchange Server 2007. Повечето домашни и лични акаунти не използват Microsoft Exchange. За повече информация за акаунтите за Microsoft Exchange и как да определите към коя версия на Exchange е свързан вашият акаунт, вижте връзките в раздела "Вж. също".

Публичните папки са функция на Microsoft Exchange, който ви предоставя начин за събиране, организиране и споделяне на информация с други хора в една организация. Обикновено публичните папки се използват от екипите по проекта и потребителски групи за споделяне на информация от общ интерес. Когато сте свързани към сървъра на Exchange, папки с етикет "Публични папки" се показват в Microsoft Outlook  Списък на папките в навигационен екран. Можете да управлявате тези папки от Outlook. Публичните папки могат да съдържат всякакъв тип папка на Outlook елемент като например съобщения, срещи, контакти, задачи, записи в дневника, бележки, формуляри, файлове и публикации. Можете също да добавите пряк път към всяка публична папка в папката Предпочитани под Публични папки.

Нещата, които можете да направите с публични папки, включват:

Публикуване на информация в система за масови бюлетини

  • Масовите бюлетини ви позволяват да участвате в онлайн обсъждания. Всяка тема може да се съхранява своя собствена папка, със свои собствени разрешения за достъп.

  • Масовите бюлетини може да бъдат без ръководство, което ги прави подобни на дискусионните групи в Интернет, от които всеки може да чете и в които всеки може да изпраща информация.

  • Масовите бюлетини може да бъдат и ръководена от посочено лице, което получава потребителските новини и решава кои от тях да изпрати.

  • Можете да работите с изпратената информация по следния начин:

    • След като онлайн обсъждането е започнало, можете да изпратите отговор в публичната папка на групата, за четене.

    • Ако не желаете цялата група да чете отговора ви, можете да отговорите направо на лицето изпратило информацията или да препратите изпратената информация само от получатели, които изберете.

    • За да използвате публична папка като масов бюлетин, папката трябва да може да съхранява съобщения на електронната поща.

Споделяне на Outlook елементи в календар, списък за контакти или списък задачи

  • Споделете календар, за да поддържате следа за събрания, събития, празнични дни, време за отпуск и последни срокове на проект, които касаят групата.

  • Споделете списъка за контакти, за да направите достъпни на групата имена, задание, адреси и телефонни номера.

  • Споделете списък задачи, за да поддържате следа за всеки хода на изпълнение на членове на проекта, по който работи групата.

Споделяне на файлове

  • Отваряйте файл в публична папка за четене или актуализиране на файла или за бързо преглеждане през редица файлове.

  • Използвайте Windows Explorer за копиране на съществуващ файл от друга програма в публична папка, без отваряне файла на програмата.

  • Изпращайте файл до публична папка без напускане на програмата, използвана за създаване на файла. Например бихте могли да изпратите тримесечен отчет за заплатите, който току що сте актуализирали в работната книга на Microsoft Office Excel, та групата да може бързо да прегледа последната информация.

Ако желаете да споделяте файлове, които са често четени или актуализирани от други, на вашия компютър трябва да бъде инсталирана програмата, с която файлът е бил записан. Когато копирате файл от Windows Explorer или изпращате файл до друга програма на Microsoft Office, която е отворена в публична папка, първоначалният файл остава там, където е съхранен. Промените в копирания или изпратения файл не засягат първоначалния файл.

Определяне на достъп до папка чрез разрешения

  • Разрешенията за публични папки обикновено се определят от администратор или от някого в организацията ви, който притежава папка за определен проект или тема.

  • За папките, за които имате разрешение за достъп, е типично да можете да четете елементи и да добавяте елементи, но да не можете да изтривате елементи, различни от тези които сте добавили.

  • Ако имате разрешение, можете да инсталирате ваши собствени публични папки и да давате на други хора разрешение да ги използват.

  • Ако притежавате публична папка, можете да приложите свои собствени изгледи, формуляри, потребителски полета и правила за публичните си папки. Бихте могли да укажете определен изглед, който се появява, когато други отварят папката за първи път.

  • Даже когато нямате разрешение да правите промени в папката, можете все пак да запишете личен изглед на публична папка, който удовлетворява нуждите ви. Когато записвате личен изглед на публична папка, този изглед винаги е достъпен за вас.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×