Сортиране на записи по текст, числа или дати

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Сортиране на данни може да играе голяма роля в осъществяване на отчет или формуляр, ефективни и лесен за използване. Например продуктов каталог, който съдържа списъка на продуктите по азбучен ред или въз основа на единичната цена е много по-лесно да се използва от този, който описва елементи в произволен ред.

Тази тема се обяснява как да сортирате записи при преглеждане и проектиране на таблица, заявка, формуляр или отчет.

В тази статия

Въведение

Сортиране на записи в изглед

Премахване на ред на сортиране

Записване на ред на сортиране с обект

Въведение

Можете да сортирате записите в таблица, заявка, формуляр или отчет за едно или повече полета. С минимална дизайн работа Вие и потребителите на вашия формуляр или отчет да изберете начина на сортиране на записите.

Например когато проектирате отчета продуктов каталог, може да решите да списък продукти по азбучен ред. Последователността, изберете когато проектирате обект става на обекта сортиране по подразбиране. Но при преглед на заявка или отчет, всеки от вашите потребители да сортирате записите по начин, желаят, например по цена или от доставчик.

Забележка: Изглед могат да бъдат сортирани по всяко поле, което се показва в изгледа, с изключение на полетата, които съдържат прикачени файлове или OLE обекти.

Можете да настройвате вашите резултати от сортиране на записи по повече от едно поле. При сортиране на две или повече полета, е важно да се идентифицират това, което се нарича отдалечените и най-вътрешно поле за сортиране. Определяне на съответните полета като вътрешно и външно поле за сортиране е необходимо да получите желаните резултати. Като пример да предположим, че искате да сортирате таблицата контакти в полетата име и фамилия. Ако искате първите имена, сортирани от A до Z (или от я до А) в рамките на всяка фамилно име, собствено име е най-вътрешно поле. От друга страна ако искате фамилни имена, сортирани в рамките на всяка собствено име, фамилно име е най-вътрешно поле. Казано по друг начин, записите се сортират първо (най-външно) в полето за фамилно име и след това върху напред (най-вътрешно) на полето "име".

Най-вътрешно и най-външно поле за сортиране

1. фамилия е най-външно поле и име е най-вътрешно поле

2. име е най-външно поле и фамилия е най-вътрешно поле

Един, което да запомните, когато прилагането на сортиране е числа, текст и специални знаци са сортирани по избрания език и регионални настройки на вашия компютър. Ако език и регионални настройки, зададени в диалоговия прозорец Опции на Access не съвпадат с тези, определени в контролния панел, получената ред на сортиране може да не съответстват на очакванията ви.

Преглед или промяна на езика по подразбиране или регион

За да прегледате езиковите настройки в Access, щракнете върху файл > Опции. В раздел Общи под Създаване на бази даннипрегледайте или променете стойността в списъчното поле ред на сортиране за нова база данни . Задаване на опцията за Общи , ако искате да използвате един от тези езици – африкаанс, английски, арабски, баски (баски), български, Беларус, Каталуния, нидерландски, английски, Ферьорски, фарси, стандартни за немски, гръцки, иврит, хинди, Индонезийски, италиански, Малайски, Португалски, руски, Сръбски, български и урду. Обърнете внимание, че тази настройка засяга само нови бази данни. За да приложите тази настройка за съществуваща база данни, първата компактен базата данни.

За уплътняване на базата данни:

  • Щракнете върху инструменти за бази данни > уплътняване и поправка на база данни.

За да прегледате регионалните настройки за вашия компютър, вижте Промяна на регионални настройки за промяна на облика на някои типове данни на Windows.

Най-горе на страницата

Сортиране на записи в изглед

Забележка: В Access сортиране на отчет е малко по-различен от сортиране на таблица, заявка или формуляр.

Сортиране на отчет

Сортиране на таблица, заявка или формуляр

Сортиране на отчет

  1. Отваряне на отчет в изглед на оформление или режим на проектиране.

  2. Ако екрана групиране, сортиране и обща сума не е отворен, в групата групиране & суми (в раздела " формат " в изгледа "Оформление"), или в раздела " проектиране " в изглед за проектиране, щракнете върху Група & сортиране.

  3. Направете едно от следните неща:

    • Ако отчетът е групиран, нито сортирани, щракнете върху Добавяне на група в екрана групиране, сортиране и обща сума и след това изберете полето, най-външно сортиране. Щракнете върху стрелката за втория падащото меню и изберете как трябва да бъдат подредени стойностите. Щракнете върху още, а след това щракнете върху стрелката вдясно от със секция горен колонтитули изберете без секция горен колонтитул. Повторете тези стъпки за всяко поле за сортиране с най-вътрешно сортиране поле, които се показват в долната част.

    • Ако отчетът е вече групирани или сортирани, прегледайте съществуващите нива и направете промени внимателно. За да промените дадено поле, използвайте падащото меню стрелка. За да промените реда, щракнете върху стрелката за втория падащото меню. За да промените ниво на групиране само на ниво на сортиране, се променят със секция горен колонтитул към без секция горен колонтитул.

Съвет: За да сортирате отчет по единично поле, Отворете отчета в изглед на оформление, щракнете с десния бутон в полето и изберете командата за сортиране, който искате. Например ако изберете полето "възраст", щракнете върху Сортиране от най-малко към най-голямо или Сортиране най-голямо към най-малко. Но ако отчетът е групиран или ако искате да сортирате по няколко полета, които трябва да използвате екрана групиране, сортиране и обща сума .

Сортиране на таблица, заявка или формуляр

  1. Идентифициране на полетата, на които искате да сортирате. За да сортирате по две или повече полета, идентифициране на полетата, които ще действат като най-вътрешно и най-външно поле за сортиране.

  2. Щракнете с десния бутон някъде в колоната или контрола, съответстващо на най-вътрешно поле и щракнете върху една от командите на сортиране. Командите варират в зависимост от типа на данните, които са в избраното поле.

    Забележка: Когато сортирате данни за поле, което е от "да" / няма данни въведете стойност на "Да", "True" или "На" се считат "избрани", "и" стойност на "Не", "False" или "Изкл" се смята за "Изчистени". По подразбиране за показване за този тип на поле е квадратче за отметка, но можете да зададете да се показва като текстово поле или разгъващ се списък. Ако промените показване за този тип поле на текстово поле или разгъващ се списък, той все още сортира като "Избрани" или "Изчистени".

    Опции за сортиране

    1. число, валута, автономериране

    2. кратък текст (текст), дълъг текст (известие), хипервръзка

    3. да/не

    4. дата/час

  3. Повторете предишните стъпки за всяко поле за сортиране, завършващи с поле за най-външно сортиране.

    Записите се преподреждат да съответства на реда на сортиране.

    Забележка: Ако текстово поле съдържа null и нулева дължина низове, когато са сортирани във възходящ ред, записи със стойности null са изброени първи, и след това записи с низове с нулева дължина а след това на записи с непразни стойности.

    Научете повече за как специални знаци, интервали, и отрицателни стойности се обработват при сортиране

    Ако стойността в поле започва със специален знак – например тире, кръгла скоба или друг символ – ще видите следните поведението при сортиране във възходящ ред:

    • Стойностите, които започват със знак за интервал ще се появи преди буквено-цифрови стойности.

    • Стойности, ограден в кавички следвайте стойности, които започват с интервал, но предхожда буквено-цифрови стойности.

    • Стойностите, които започват със знак минус (-) предхожда стойности, които започват с плюс (+) знак.

    • За всички други символи редът се определя чрез разглеждане на кодове на ASCII знаци от знаци. Например кода за символа за долар ($) е 36 и кода за знак за равенство (=) е 61, така че да се показват стойностите, започващи с $ преди стойности, които започват с =.

      За да игнорирате тази поръчка, можете да изберете да игнорирате на първия знак на всички стойности в полето. Този метод работи ако стойностите в полето винаги започват с един специален знак, като например знак минус или със същия брой специални знаци – по този начин, вие знаете колко знака да игнорирате. За стъпка по стъпка информация как да сортирате на частични стойности вижте статията на сортиране на записи въз основа на частични стойности в поле. Ако броят на знаците, за да игнорирате варира, можете да зададете ред на сортиране по избор. За информация за подробни инструкции вижте статията на сортиране на записи в потребителски ред.

Не забравяйте, че не можете да премахнете ред на сортиране от единично поле. За да премахнете сортиране от всички полета за сортиране, в раздела Начало , в групата сортиране & филтър , щракнете върху Изчисти всички сортиранияи след това приложете реда на сортиране, който искате.

Допълнителни сценарии за сортиране    

Когато използвате команди за сортиране, типа на данните на полето и пълна стойностите на всяко поле, се използват за определяне на реда на записи. Но какво става, ако искате текстови стойности, като например понеделник, вторник и т.н., сортирани в реда по избор а не в азбучен ред? Или, която искате да сортирате текстово поле, което съдържа IP адресите? Ако вашите нужди от сортиране не са изпълнени от команди за сортиране, вижте следните теми:

Най-горе на страницата

Премахване на ред на сортиране

  • За да премахнете ред на сортиране на таблица, заявка или формуляр, в раздела Начало , в групата сортиране & филтър , щракнете върху Изчисти всички сортирания.

    Това ще премахне реда на сортиране от всички полета в изгледа.

  • За да премахнете ред на сортиране на отчет, отворете екрана групиране, сортиране и обща сума , като щракнете върху Група & сортиране в групата групиране & суми (в раздела " формат " в изглед на оформление, в раздела " проектиране " в изглед за проектиране). След това щракнете върху Сортиране нивото, което искате да премахнете и щракнете върху Изтрий. Записа за поле на сортиране ще започва с думите сортиране по. Избягвайте да изтривате записи, които започват с Групирай по, защото това ще се промени на дизайна на отчета.

Най-горе на страницата

Записване на ред на сортиране с обект

Реда на сортиране на последния прилага автоматично се записва с таблица, заявка, формуляр или отчет. Ако искате, тя автоматично прилага следващия път, когато отворите обекта, уверете се, че свойството OrderByOnLoad на обекта е настроено на да.

Тъй като последен прилага сортиране ще се промени от време на време, може да искате да дефинирате постоянен (или по подразбиране) ред на сортиране. Можете да зададете ред на сортиране по подразбиране за заявка или отчет. Важно е да се отбележи, е, че въпреки че реда на сортиране по подразбиране не се замества от реда на сортиране за текущия или последно записаната, влезе в сила само когато реда на сортиране за текущия или последно записаната се премахва от изгледа.

  • За да определите реда на сортиране по подразбиране за заявка, отворете я в изглед за проектиране. Добавяне на сортиране полета към мрежата за проектиране и в реда сортиране , задайте желания ред.

  • За да зададете ред на сортиране по подразбиране за отчет, използвайте екрана групиране, сортиране и обща сума в изглед на оформление или проектиране. За информация за подробни инструкции вижте раздела сортиране отчет.

За да видите записите, сортирани по подразбиране ред на сортиране, в раздела Начало , в групата сортиране & филтър , щракнете върху Изчисти всички сортирания. Това премахва текущия или последно записаната филтъра от изгледа и ви позволява да видите записите по подразбиране.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×