Сортиране на записи по стойности от тип текст, числа или дати

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Сортирането на данните може да играе важна роля за ефективността и удобството при използване на отчети или формуляри. Например един каталог, в който продуктите са подредени в азбучен ред или по единична цена, е много по-лесен да използване от каталог, в който елементите са подредени в случаен ред.

Тази тема обяснява как можете да сортирате записите, когато преглеждане и проектирате таблица, заявка, формуляр или отчет.

В тази статия

Въведение

Сортиране на записи в изглед

Премахване на ред на сортиране

Записване на ред на сортиране с обект

Увод

Много от списъците, които виждате ежедневно, или вече са сортирани, или ви позволяват да ги сортирате по избран от вас начин. Календарите и органайзерите са сортирани по дата. От друга страна, когато търсите самолетни билети или преглеждате записите във вашата входяща поща, имате възможност да сортирате по едно от многото налични полета. Можете да сортирате билетите по цена, по час на излитане или по превозвач или да сортирате записите в пощенската си кутия по подател, тема или дата. Сортираният списък помага на потребителите да намират това, което търсят, без да преглеждат всички данни.

Можете да сортирате записите в таблица, заявка, формуляр или отчет по едно или повече полета. С минимални усилия при проектирането вие и потребителите на вашия формуляр или отчет можете да избирате как да сортирате записите.

Например когато проектирате отчет с продуктов каталог, можете да изберете да подредите продуктите в азбучен ред. Редът, който изберете, когато проектирате обекта, става ред на сортиране на обекта по подразбиране. Но когато преглеждате заявката или отчета, всеки от вашите потребители може да сортира записите по избран от него начин, например по цена или по доставчик.

Забележка: Един изглед може да бъде сортиран по всяко поле, което се показва в изгледа, освен по полета, които съдържат прикачени файлове или OLE обекти.

Можете да настроите прецизно вашите резултати, като сортирате записите по повече от едно поле. Когато сортирате по повече от едно поле, е важно да определите кои са вътрешните и външните полета за сортиране. Посочването на подходящите полета като вътрешни и външни полета за сортиране е необходимо, за да получите желаните резултати. Нека например да искате да сортирате таблица "Контакти" по полетата "Собствено име" и "Фамилно име". Ако искате собствените имена да се сортират от А до Я (или от Я до А) в рамките на всяко фамилно име, най-вътрешното поле е "Собствено име". От друга страна, ако искате да сортирате фамилните имена в рамките на всяко собствено име, най-вътрешното поле е "Фамилно име". Казано по друг начин, записите се сортират първо (най-външно) по полето "Фамилно име", а след това (най-вътрешно) по полето "Собствено име".

Най-вътрешно и най-външно поле за сортиране

1. ''Фамилно име'' е най-външното поле, а ''Собствено име'' е най-вътрешното поле

2. ''Собствено име'' е най-външното поле, а ''Фамилно име'' е най-вътрешното поле

Когато прилагате ред на сортиране, трябва да имате предвид, че числата, текста и специалните знаци се сортират съгласно избрания език и регионални настройки на вашия компютър. Ако езикът и регионалните настройки, зададени в диалоговия прозорец Опции на Access, не съвпадат със зададените в контролния панел, полученият ред на сортиране може да не отговаря на вашите очаквания.

Преглед или промяна на езика по подразбиране или регион

За да прегледате езиковите настройки в Access, щракнете върху Бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това щракнете върху Опции на Access. Под Настройкапрегледайте или променете стойността в списъчното поле ред на сортиране за нова база данни . Задаване на опцията за Общи , ако искате да използвате един от тези езици – африкаанс, английски, арабски, баски (баски), български, Беларус, Каталуния, нидерландски, английски, Ферьорски, фарси, стандартни за немски, гръцки, иврит, хинди, Индонезийски, италиански, Малайски, Португалски, руски, Сръбски, български и урду. Обърнете внимание, че тази настройка засяга само нови бази данни. За да приложите тази настройка за съществуваща база данни, първата компактен базата данни.

За да уплътните базата данни:

  • Щракнете върху Бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office , посочете управлениеи след това под управление на тази база данни, щракнете върху уплътняване и поправка на база данни.

За да прегледате регионалните настройки за вашия компютър, отворете "Регионални и езикови опции" в контролния панел. В раздела Регионални опции направете желаните от вас промени. За повече информация вж. "Помощ" на Microsoft Windows.

Най-горе на страницата

Сортиране на записите в изглед

Забележка: В Access сортирането на отчет е малко по-различно от сортирането на таблица, заявка или формуляр.

Сортиране на отчет

Сортиране на таблица, заявка или формуляр

Сортиране на отчет

  1. Отворете отчет в изглед на оформление или режим на проектиране.

  2. Ако екрана групиране, сортиране и обща сума не е отворен, в групата групиране и общи суми (в раздела " формат " в изгледа "Оформление"), или в раздела " проектиране " в изглед за проектиране, щракнете върху групиране и сортиране.

  3. Направете едно от следните неща:

    • Ако отчетът не е нито групиран, нито сортиран, щракнете върху Добавяне на група в екрана Групиране, сортиране и обща сума и след това изберете най-външното поле за сортиране. Щракнете върху втората падаща стрелка и изберете подреждане на стойностите. Щракнете върху Още, след това щракнете върху стрелката надясно от Със секция горен колонтитул и изберете Без секция горен колонтитул. Повторете тези стъпки за всяко поле за сортиране, като най-вътрешното поле е най-отдолу.

    • Ако отчетът вече е групиран или сортиран, прегледайте съществуващите нива и внимателно направете промени. За да промените поле, използвайте първата падаща стрелка. За да промените реда, щракнете върху втората падаща стрелка. За да промените ниво на групиране просто в ниво на сортиране, променете Със секция горен колонтитул на Без секция горен колонтитул.

Съвет: За да сортирате отчет в единично поле, отворете отчета в изглед на оформление, щракнете с десния бутон върху полето и изберете желаната команда за сортиране. Ако например изберете полето "Възраст", щракнете или върху Сортиране от най-малкия към най-големия или върху Сортиране от най-големия към най-малкия. Ако обаче отчетът е групиран или ако искате да сортирате по няколко полета, трябва да използвате екрана Групиране, сортиране и обща сума.

Сортиране на таблица, заявка или формуляр

  1. Определете полетата, по които искате да сортирате. За да сортирате по две или повече полета, определете полетата, които ще бъдат най-вътрешно и най-външно.

  2. Щракнете с десния бутон някъде в колоната или контролата, съответстваща на най-вътрешното поле, и щракнете върху една от командите за сортиране. Командите варират с типа на данните в избраното поле.

    Забележка: Когато сортирате данни за поле от тип "Да/не", стойностите "Да", "True" или "Вкл." се считат за "избрани", а стойностите "Не", "False" или "Изкл." се считат за "изчистени". По подразбиране полетата от този тип се показват като квадратчета за отметка, но вие можете да ги настроите да се показват като текстови полета или разгъващи се списъци. Ако промените начина на показване на поле от този тип на текстово поле или разгъващ се списък, то продължава да се сортира като "избрано" или "изчистено".

    Опции за сортиране

    1. Число, валута, автономериране

    2. Текст, Memo, хипервръзка

    3. Да/не

    4. Дата/час

  3. Повторете предишната стъпка за всяко поле за сортиране, като завършите с най-външното.

    Записите се преподреждат според реда на сортиране.

    Забележка: Ако едно текстово поле съдържа стойности Null и низове с нулева дължина, при сортиране във възходящ ред записите със стойност Null се поставят на първо място, следват записите с низове с нулева дължина и след това записите с непразни стойности.

    Научете повече за как специални знаци, интервали, и отрицателни стойности се обработват при сортиране

    Ако една стойност в поле започва със специален знак – например тире, скоба или друг символ – ще наблюдавате следното поведение при сортиране във възходящ ред:

    • Стойностите, които започват с интервал, ще се появят преди буквено-цифровите стойности.

    • Стойностите в кавички ще са след стойностите, които започват с интервали, но преди буквено-цифровите стойности.

    • Стойности, които започват със знак минус (-) ще са преди стойностите, които започват със знак плюс (+).

    • За всички друг символи редът се определя от ASCII кодовете на знаците. Например кодът на символа за долар ($) е 36, а кодът на знака за равенство (=) е 61, така че стойностите, започващи с $, ще се покажат преди стойностите, започващи с =.

      За да игнорирате тази поръчка, можете да изберете да игнорирате на първия знак на всички стойности в полето. Този метод работи ако стойностите в полето винаги започват с един специален знак, като например знак минус или със същия брой специални знаци – по този начин, вие знаете колко знака да игнорирате. За стъпка по стъпка информация как да сортирате на частични стойности вижте статията на сортиране на записи въз основа на частични стойности в поле. Ако броят на знаците, за да игнорирате варира, можете да зададете ред на сортиране по избор. За информация за подробни инструкции вижте статията на сортиране на записи в потребителски ред.

Запомнете, че не може да премахнете ред на сортиране само от едно поле. За да премахнете сортирането от всички полета за сортиране, в раздела Начало, в групата Сортиране и филтриране щракнете върху Изчистване на всички сортирания и след това приложете реда на сортиране, който искате.

Допълнителни сценарии за сортиране   

Когато използвате командите за сортиране, за определяне на подреждането на записите се използва типът на данните на полето и стойностите на всяко поле. Но какво можете да направите, ако искате да сортирате текстови стойности, например понеделник, вторник и т. н, в ред, зададен от потребителя, а не в азбучен ред? Или ако искате да сортирате текстово поле, съдържащо IP адреси? Ако имате нужда от сортиране, което не се обслужва от командите за сортиране, вижте следните теми:

  • Сортиране на записи въз основа на частични стойности в поле Искате да сортирате записи на базата на първите няколко или последните няколко знака в поле? Ако сте готови, прости изрази на писане, вижте тази тема, която обяснява как да използвате изрази, за да извлечете частични стойности.

  • Сортиране на записи по ред с малки и главни букви Access игнорира регистъра на текстови стойности. Например стойностите smith и Smith ще бъде третиран като едни и същи, и не можете да контролирате кои ще се появи първия. Вижте тази тема, ако искате да направите сортиране на малки и главни букви.

  • Сортиране на записи по числови стойности, съхранени в текстово поле Виждате ли записи, сортирани по отделните цифри а не от цифровата стойност? Ако например записи със стойности, 11 и 121 се показват преди записи със стойности, 2 или 25, вижте тази статия.

  • Сортиране на записи в потребителски ред Ако искате да сортирате определени стойности, като например имена на дните (понеделник, вторник, и т.н) или заглавията на служител (мениджър, Director) в ред, който е нещо за вас, вижте тази статия.

  • Сортиране на IP адреси Поле, което съхранява IP адреси съдържа няколко числа и точки (.), а така прост текст или числови сортиране няма да работи за IP адреси. Вижте тази тема, за да научите как да сортирате IP адреси.

Най-горе на страницата

Отменяне на ред на сортиране

  • За да отмените ред на сортиране от таблица, заявка или формуляр, в раздела Начало, в групата Начало щракнете върху Изчистване на всички сортирания.

    Това ще премахне реда на сортиране от всички полета в изгледа.

  • За да премахнете ред на сортиране на отчет, отворете екрана групиране, сортиране и обща сума , като щракнете върху групиране и сортиране в групата групиране и общи суми (в раздела " формат " в изглед на оформление, в раздела " проектиране " в изглед за проектиране). След това щракнете върху Сортиране нивото, което искате да премахнете и щракнете върху Изтрий. Записа за поле на сортиране ще започва с думите сортиране по. Избягвайте да изтривате записи, които започват с Групирай по, защото това ще се промени на дизайна на отчета.

Най-горе на страницата

Записване на реда на сортиране с обекта

Последният приложен ред на сортиране автоматично се записва с таблицата, заявката, формуляра или отчета. Ако искате той да се приложи автоматично следващия път, когато отворите обекта, уверете се, че свойството Подреждане при зареждане на обекта е настроено на Да.

Тъй като последно приложеният ред на сортиране понякога ще се променя, може да искате да дефинирате постоянен (или по подразбиране) ред на сортиране. Можете да зададете ред на сортиране по подразбиране за заявка или отчет. Важно е да се отбележи, че въпреки че редът на сортиране по подразбиране не се отменя от текущия или от последно записания ред на сортиране, той е в сила само когато текущият или последно записаният ред на сортиране се премахне от изгледа.

  • За да дефинирате ред на сортиране по подразбиране за заявка, отворете я в режим на проектиране. Добавете полетата за сортиране към мрежата за проектиране и в реда Сортиране задайте желания ред.

  • За да зададете ред на сортиране по подразбиране за отчет, използвайте екрана групиране, сортиране и обща сума в изглед на оформление или проектиране. За информация за подробни инструкции вижте раздела сортиране отчет.

За да видите записите сортирани в реда по подразбиране, в раздела Начало, в групата Сортиране и филтриране щракнете върху Изчистване на всички сортирания. Това премахва текущия или последно записания филтър от изгледа и ви позволява да видите записите в реда по подразбиране.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×