Сортиране на записи в ред, зададен от потребителя

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Понякога може да се наложи да сортирате данните не по азбучен или числов ред, а според зададен от потребителя ред (наречен още потребителски или логически ред). Например сортирането на дните от седмицата така, че първо да се появи понеделник, има повече смисъл от сортирането по азбучен ред, където вторник би се появил най-напред. Данните може да се сортират в изгледа на таблица с данни на една таблица или заявка, или в изгледа на формуляр на един формуляр.

Какво искате да направите?

Сортиране на малък, ограничен брой стойности на уникални полета

Сортиране на голям брой стойности на уникални полета

Сортиране на малък краен брой уникални стойности на полета

При тази процедура вие ще напишете израз, който използва функцията IIf, за да подредите по ранг титлите на служители.

Най-напред създайте таблица, която съдържа три полета – титла, собствено име и фамилно име. В полето "Титла" въведете следните стойности за четири нови записа:

  • Координатор на вътрешни продажби

  • Мениджър продажби

  • Търговски представител

  • Вицепрезидент по продажбите

В полетата за собствено и фамилно име въведете каквито имена искате.

  1. А сега отворете таблицата в табличен изглед.

  2. В раздела Начало , в групата сортиране и филтриране щракнете върху Разширени и след това щракнете върху Разширен филтър/сортиране в контекстното меню.

  3. Добавете полетата, които искате – за собствено и фамилно име и титла в мрежата.

  4. Щракнете с десния бутон върху реда Поле в първата празна колона, щракнете върху Мащабиране, а след това въведете следния израз:

    IIf ([Заглавие] = "Вицепрезидент, продажби"; 1, IIf ([заглавие] = "Диспечер на продажби", 2, IIf ([заглавие] = "Търговски представител", 3, IIf ([заглавие] = "вътре в координатор на продажбите", 4, 5)))

    Името на полето, съдържащо стойностите, които се подреждат по ранг е "Титла". Стойностите, заградени в кавички, са индивидуалните стойности, съхранявани в полето. Числовата стойност след това е рангът, присвоен на стойността. Предходният израз присвоява рангове от 1 до 4 на четири различни титли и 5 на всички останали. Когато извършвате сортирането, на титлите, които не са споменати в този израз, се присвоява един и същ ранг (5).

  5. В реда Сортиране на колоната, съдържаща израза, щракнете върху Възходящо.

  6. В раздела Начало , в групата сортиране и филтриране щракнете върху Превключване на филтъра.

    Функцията IIf връща числова стойност, която съответства на стойността в полето "Титла". Например ако стойността в полето за титла е Мениджър продажби, присвоеното число е 2. Ако в полето за титла има стойност, която не е изброена като аргумент във функцията – например Областен координатор – на нея се присвоява числото 5. След това заявката сортира тези числа във възходящ ред.

Най-горе на страницата

Сортиране на голям брой уникални стойности на полета

Ако има голям брой стойности за подреждане по ранг, един по добър начин за сортиране на данните е да се създаде справочна таблица.

Да приемем, че таблицата "Служители" се отнася за повече от 50 различни титли. Най-напред ще трябва да създадете справочна таблица и да подготвите съществуващата таблица да прави справки в новата таблица. След това ще свържете двете таблици и ще създадете заявка.

Създаване на справочна таблица и модифициране на съществуващата таблица

  1. Създайте нова справочна таблица, която ще съхранява титлите. Наименувайте таблицата Таблица_титли, и задайте полетата за типовете данни, посочени в скоби, както е посочено в следната таблица:

TitleID
(за автономериране)

Заглавие на
(текст)

1

Вицепрезидент по продажбите

2

Мениджър продажби

3

Търговски представител

4

Координатор на вътрешни продажби

  1. Задайте полето "ИД_титла" като първичен ключ.

  2. Модифицирайте таблицата "Служители" така, че да прави справки в таблицата "Таблица_титли".

    • В изглед за проектиране Променете името на полето за заглавие на TitleID.

    • В колоната Тип данни, променете Тип данни на Number.

  3. В раздела Общи, в Свойства на полето, променете Размер на полето на Long Integer.

  4. Запишете таблицата и игнорирайте предупреждението за загуба на данни.

  5. Превключете в табличен изглед.

  6. Попълнете колоната "Титли" със стойност на "ИД_титла", съответстваща на стойността на титлата.

    Например за записи, където стойността на заглавието е мениджър продажби, въведете 2. За търговски представител въведете 3.

  7. Запишете и затворете таблицата.

Свързване на двете таблици

  1. В раздела Инструменти за бази данни, в групата Показване/скриване щракнете върху Релации.

  2. В раздела проектиране , в групата Покажи/Скрий щракнете върху Имената на таблици.

  3. Изберете Таблица_титли и Служители, и щракнете върху Добави, за да ги добавите към прозореца "Релации". Затворете диалоговия прозорец Показване на таблица.

  4. Плъзнете полето "ИД_титла" от таблицата "Таблица_титли" в полето "ИД_титла" на таблицата "Служители".

    Отваря се диалоговият прозорец Редактиране на релации.

  5. Уверете се, че имената на полетата, показвани и в двете колони, са ИД_титла и че полето Тип релация показва Един към много. Може да промените имената на полетата, ако е необходимо.

  6. Поставете отметка в квадратчето Поддържай целостта на данните.

  7. Щракнете върху Създай, за да създадете релацията.

    Диалоговият прозорец Редактиране на релации се затваря и записва промените.

  8. Затворете раздела Релации.

Създаване на заявка

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Проектиране на заявка.

  2. В диалоговия прозорец Покажи таблица, изберете раздела Таблици, щракнете двукратно върху Служители и след това щракнете двукратно върху Таблица_титли.

  3. Затворете диалоговия прозорец Покажи таблица.

  4. Добавете полетата "ИД_служител", "Фамилно име" и "Собствено име" от таблицата "Служители" и от полето "Титла" на таблицата "Таблица_титли" към проектната мрежа на заявката.

  5. Превключете в табличен изглед.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×