Сортиране на данни в диапазон или таблица

Сортирането на данни е неделима част от анализа на данни. Бихте могли да подредите списък с имена по азбучен ред, да съставите нива на описание на продукти от най-високо към най-ниско или да подредите редове по цветове или икони. Сортирането на данни ви помага да визуализирате още по-бързо и разбираемо вашите данни, да организирате и намирате желаните от вас данни и в края на краищата да вземате по-ефективни решения.

Можете да сортирате данни по текст (от А до Я или от Я до А), числа (от най-малкото до най-голямото или от най-голямото до най-малкото), и по дати и часове (от най-старата към най-новата и от най-новата към най-старата) в една или няколко колони. Можете също да сортирате по потребителски списък (като например "Високо, средно, ниско") или по формат, включително по цвят на клетка, цвят на шрифт или по набор икони.

Забележки : 

Какво искате да направите?

Сортиране на текст

  1. Изберете клетка в колоната, която искате да сортирате.

  2. В раздела Данни, в групата Сортиране и филтриране направете едно от следните неща:

    • За да сортирате бързо във възходящ ред, щракнете върху Команда "от А до Я" в Excel, която сортира от А към Я или от най-малкото число към най-голямото (Сортиране от А до Я).

    • За да сортирате бързо в низходящ ред, щракнете върху Команда "от Я до А" в Excel, която сортира от Я към А или от най-голямото число към най-малкото (Сортиране от Я до А).

Забележки : Възможни проблеми

  • Проверете дали всички данни са съхранени като текст    Ако колоната, която искате да сортирате, съдържа числа, които са съхранени като числа и числа, които са съхранени като текст, трябва да ги форматирате всички като числа или като текст. Ако не приложите този формат, числата, съхранени като числа, се сортират пред числата, съхранени като текст. За да форматирате всички избрани данни като текст, натиснете Ctrl+1, за да стартирате диалоговия прозорец Форматиране на клетки, щракнете върху раздела Число и след това под Категория щракнете върху Общи, Число или Текст.

  • Премахнете всички водещи интервали    В някои случаи данните, импортирани от други приложения, могат да имат водещи интервали, вмъкнати пред тях. Преди да сортирате данните, премахнете водещите интервали. Можете да направите това ръчно или като използвате функцията TRIM.

  1. Изберете клетка в колоната, която искате да сортирате.

  2. В раздела Данни, в групата Сортиране и филтриране направете едно от следните неща:

    • За да сортирате от ниско към високо, щракнете върху Команда "от А до Я" в Excel, която сортира от А към Я или от най-малкото число към най-голямото (Сортиране от най-малко към най-голямо).

    • За да сортирате от високо към ниско, щракнете върху Команда "от Я до А" в Excel, която сортира от Я към А или от най-голямото число към най-малкото (Сортиране от най-голямо към най-малко).

Забележки : 

  • Възможен проблем   

  • Уверете се, че всички числа са съхранени като числа    Ако резултатите не са такива, каквито очаквате, може колоната да съдържа числа, които са съхранени като текст, вместо като числа. Например отрицателните числа, импортирани от някои счетоводни системи, и числата, въведени с водещ апостроф ('), се съхраняват като текст. За повече информация вж. Коригиране на числа, съхранени като текст, чрез прилагане на числов формат.

  1. Изберете клетка в колоната, която искате да сортирате.

  2. В раздела Данни, в групата Сортиране и филтриране направете едно от следните неща:

    • За да сортирате от по-ранни към по-късни дати или часове, щракнете върху Команда "от А до Я" в Excel, която сортира от А към Я или от най-малкото число към най-голямото (Сортиране от най-старо към най-ново).

    • За да сортирате от по-късни към по-ранни дати или часове, щракнете върху Команда "от Я до А" в Excel, която сортира от Я към А или от най-голямото число към най-малкото (Сортиране от най-ново към най-старо).

Забележки : Възможен проблем   

  • Проверете дали датите и часовете са съхранени като дати или часове    Ако резултатите не са каквито ги очаквате, колоната може да съдържа дати или часове, които са съхранени като текст, а не като дати или часове. За да може Excel да сортира правилно дати и часове, всички дати и часове в колоната трябва да са съхранени като поредно число на дата или час. Ако Excel не може да разпознае една стойност като дата или час, датата или часът се съхраняват като текст. За повече информация вж. Преобразуване на дати, съхранени като текст, в дати.

  • Ако желаете да сортирате по дни на седмицата, форматирайте клетките, за да показват деня от седмицата. Ако искате да сортирате по ден от седмицата независимо от датата, преобразувайте ги в текст с помощта на функцията TEXT. Функцията TEXT обаче връща текстова стойност, така че операцията за сортиране би била базирана на буквено-цифрови данни. За повече информация вж. Показване на дати като дни от седмицата.

Може да поискате да сортирате по повече от една колона или един ред, когато имате данни, които искате да групирате по една и съща стойност в една колона или ред в тази група от равни стойности. Ако например имате колони "Отдел" и "Служител", можете първо да сортирате по "Отдел" (за да групирате заедно всички служители в един и същ отдел), а след това да сортирате по име (за да подредите имената по азбучен ред в рамките на всеки отдел). Можете да сортирате по най-много 64 колони.

Забележка : За да се получат най-добри резултати, диапазонът от клетки, който сортирате, трябва да има заглавия на колоните.

  1. Изберете произволна клетка в диапазона от данни.

    Изберете диапазон от две или повече колони

  2. В раздела Данни, в групата Сортиране и филтриране щракнете върху Сортиране.

    Групата "Сортиране и филтриране" в раздела "Данни"

  3. В диалоговия прозорец Сортиране, под Колона, в полето Сортиране по изберете първата колона, по която искате да сортирате.

    Изберете първата колона за сортиране

  4. Под Сортиране по изберете типа сортиране. Направете едно от следните неща:

    • За да сортирате по текст, число, дата или час, изберете Стойности.

    • За да сортирате по формат, изберете Цвят на клетка, Цвят на шрифта или Икона на клетка.

  5. Под Ред изберете как искате да сортирате. Направете едно от следните неща:

    • За текстови стойности изберете от А до Я или от Я до А.

    • За числови стойности изберете От най-малко към най-голямо или От най-голямо към най-малко.

    • За стойности на дати или часове изберете От най-старо към най-ново или От най-ново към най-старо.

    • За да сортирате на базата на потребителски списък, изберете Потребителски списък.

  6. За да добавите друга колона, по която да сортирате, щракнете върху Добави ниво и след това повтаряйте стъпките от три до пет.

    Щракнете върху "Добавяне на ниво".

  7. За да копирате колона, по която да сортирате, изберете записа и след това щракнете върху Копирай нивото.

  8. За да изтриете колона, по която сортирате, изберете записа и след това щракнете върху Изтрий нивото.

    Забележка : Трябва да запазите поне един запис в списъка.

  9. За да промените реда в който са сортирани колоните, изберете запис и след това щракнете върху стрелката Нагоре или Надолу до бутона Опции, за да промените реда.

    Записите, които са по-високо в списъка, се сортират преди записите, които са по-ниско.

Ако сте форматирали диапазон от клетки или колона на таблица ръчно или условно по цвят на клетка или по цвят на шрифт, можете да също така да сортирате по този цвят. Можете също да сортирате по набор от икони, който сте създали с условно форматиране.

  1. Изберете клетка в колоната, която искате да сортирате.

  2. В раздела Данни, в групата Сортиране и филтриране щракнете върху Сортиране.

    Групата "Сортиране и филтриране" в раздела "Данни"

  3. В диалоговия прозорец Сортиране, под Колона, в полето Сортиране по изберете колоната, по която искате да сортирате.

    Под "Колона" щракнете върху "Сортиране по" и изберете опция

  4. Под Сортиране по изберете Цвят на клетка, Цвят на шрифта или Икона на клетка.

    Под "Сортиране по" изберете опция

  5. Под Ред щракнете върху стрелката до бутона и след това, в зависимост от типа на формата, изберете цвят на клетка, цвят на шрифт или икона на клетка.

  6. След това изберете как искате да сортирате. Направете едно от следните неща:

    • За да преместите цвета на клетка, цвета на шрифт или иконата нагоре или наляво, изберете Отгоре за сортиране на колона и Отляво за сортиране на ред.

    • За да преместите цвета на клетка, цвета на шрифт или икона надолу или надясно, изберете Отдолу за сортиране на колона и Отдясно за сортиране на ред.

      Забележка : Няма ред на сортиране по подразбиране за цветове на клетки, цветове на шрифт или икони. Трябва да определите реда, който искате, за всяка операция за сортиране.

  7. За да зададете следващите цвят на клетка, цвят на шрифт или икона, щракнете върху Добави ниво и след това повтаряйте стъпките от три до пет.

    Уверете се, че сте избирали същата колона в полето След това по и че правите същата селекция под Ред.

    Продължавайте да повтаряте за всеки допълнителен цвят на клетка, цвят на шрифт или за всяка икона, които желаете да включите в сортирането.

Можете да използвате списък по избор, за да сортирате в определен от потребителя ред. Възможно е например една колона да съдържа стойности, по които да искате да сортирате, като например "Високо", "Средно" и "Ниско". Как можете да сортирате, така че редовете, съдържащи "Високо" да се показват първи, последвани от "Средно" и след това от "Ниско"? Ако сортирахте по азбучен ред, сортирането “от А до Я” би поставило "Високо" най-отгоре, но "Ниско" би се показало преди "Средно". А ако сортирате от “от Я до А” първо би се показало "Средно", а "Ниско" – в средата. Независимо от последователността искате "Средно" винаги да е в средата. Създавайки свой собствен списък по избор, можете да намерите решение на този проблем.

  1. По желание създайте потребителски списък:

    1. В диапазон от клетки въведете отгоре надолу, в желания от вас ред, стойностите, по които искате да сортирате, от горе надолу, както в този пример.

      Създаване на списък от висока към ниска стойност в диапазон от клетки

    2. Изберете диапазона, който току-що въведохте. Като използвате предишния пример, изберете клетки A1:A3.

    3. Отидете на Файл > Опции > Разширени > Общи > Редактиране на потребителски списъци, след това в диалоговия прозорец Потребителски списъци щракнете върху Импортиране и след това щракнете върху OK два пъти.

      Забележки : 

      • Можете да създадете потребителски списък, който се базира само на стойност (текст, число, дата или час). Не можете да създадете потребителски списък на базата на формат (цвят на клетка, цвят на шрифт или икона).

      • Максималната дължина за потребителски списък е 255 знака и първият знак не трябва да е число.

  2. Изберете клетка в колоната, която искате да сортирате.

  3. В раздела Данни, в групата Сортиране и филтриране щракнете върху Сортиране.

    Групата "Сортиране и филтриране" в раздела "Данни"

  4. В диалоговия прозорец Сортиране, под Колона, в полето Сортиране по или След това по изберете колоната, която искате да сортирате по потребителски списък.

  5. Под Ред изберете Потребителски списък.

  6. В диалоговия прозорец Потребителски списъци изберете желания от вас списък. Като използвате потребителския списък в предишния пример, щракнете върху Високо, средно, ниско.

  7. Щракнете върху OK.

  1. В раздела Данни, в групата Сортиране и филтриране щракнете върху Сортиране.

    Групата "Сортиране и филтриране" в раздела "Данни"

  2. В диалоговия прозорец Сортиране щракнете върху Опции.

    Щракнете върху "Сортиране", за да отворите диалоговия прозорец "Сортиране"

  3. В диалоговия прозорец Опции за сортиране изберете С малки и главни.

    В диалоговия прозорец "Сортиране" щракнете върху "Опции"

  4. Щракнете върху OK два пъти.

Най-често сортирането е от горе надолу, но можете също да сортирате от ляво надясно.

Забележка : Таблиците не поддържат сортиране от ляво надясно. За да направите това, първо преобразувайте таблицата в диапазон, като изберете произволна клетка в таблицата и след това щракнете върху Инструменти за таблица > Преобразуване в диапазон.

  1. Изберете произволна клетка в диапазона, който искате да сортирате.

  2. В раздела Данни, в групата Сортиране и филтриране щракнете върху Сортиране.

    Групата "Сортиране и филтриране" в раздела "Данни"

  3. В диалоговия прозорец Сортиране щракнете върху Опции.

    Щракнете върху "Сортиране", за да отворите диалоговия прозорец "Сортиране"

  4. В диалоговия прозорец Опции за сортиране под Ориентация щракнете върху Сортирай отляво надясно и след това щракнете върху OK.

    В полето за "Опции за сортиране" щракнете върху "От ляво надясно"

  5. Под Колона, в полето Сортиране по изберете реда, който искате да сортирате. Това обикновено е ред 1, ако искате да сортирате по вашия заглавен ред.

    Изберете реда, който искате да сортирате

    Съвет : Ако вашият заглавен ред е текст, но искате да подредите колоните по номера, можете да добавите нов ред над вашия диапазон от данни и да добавите номера по реда, по който ги искате.

  6. За да сортирате по стойност, изберете една от опциите от падащото меню "Подреждане":

    1. За текстови стойности изберете от А до Я или от Я до А.

    2. За числови стойности изберете От най-малко към най-голямо или От най-голямо към най-малко.

    3. За стойности на дати или часове изберете От най-старо към най-ново или От най-ново към най-старо.

  7. За да сортирате по цвят на клетка, цвят на шрифт или икона на клетка, направете следното:

    1. Под Сортиране по изберете Цвят на клетка, Цвят на шрифта или Икона на клетка.

    2. Под Подреждане изберете цвят на клетка, цвят на шрифт или икона на клетка, след което изберете Отляво или Отдясно.

Забележка : Когато сортирате редове, които са част от структура на работен лист, Excel сортира групите от най-високо ниво (ниво 1), така че подробните редове или колони да останат заедно, дори ако са скрити.

За да сортирате по част от стойност в колона, като например част от числов код (789-WDG-34), фамилно име (Вълко Христов) или собствено име (Христов, Вълко), трябва първо да разделите колоната на две или повече колони, така че стойността, по която искате да сортирате, да е в своя собствена колона. За да направите това, можете да използвате текстови функции, за да разделите частите на клетките, или да използвате съветника за преобразуване на текст в колони. За повече информация вж. Разделяне на текст в различни клетки или Разделяне на текст между колони с помощта на функции.

Предупреждение : Възможно е да сортирате диапазон в рамките на друг диапазон, но това не се препоръчва, защото резултатът отделя сортирания диапазон от първоначалните му данни. Ако ви се налага да сортирате следните данни, както е показано, избраните служители ще бъдат свързани с други отдели, а не с тези, с които са били свързани преди.

Пример за сортиране на малък диапазон в рамките на по-голям такъв.

За щастие Excel ще ви предупреди, ако усети, че смятате да опитате това:

Щракнете върху "Продължи с текущата селекция"

Ако не възнамерявате да сортирате по този начин, натиснете опцията Разгъни селекцията, а в противен случай изберете Продължи с текущата селекция.

Ако резултатите не са тези, които очаквате, щракнете върху Отмени Изображение на бутон .

Забележка : Не можете да сортирате по този начин в таблица.

Ако получите неочаквани резултати при сортирането на данните си, направете следното:

Проверете дали стойностите, върнати от формулата, са се променили    Ако данните, които сте сортирали, съдържат една или няколко формули, връщаните от тези формули стойности могат да се променят, когато работните листове се преизчислят. В този случай се уверете, че прилагате сортирането повторно, за да получите актуални резултати.

Покажете редовете и колоните, преди да сортирате    Скритите колони не се преместват, когато сортирате колони, както и скритите редове не се преместват, когато сортирате редове. Добра идея е преди да сортирате данни, да покажете скритите колони и редове.

Проверете езиковите настройки    Редът на сортиране зависи от езиковите настройки. Уверете се, че сте задали правилната настройка в Регионални настройки или Регионални и езикови опции в контролния панел на вашия компютър. За информация за променяне на езиковите настройки вижте документацията на системата за помощ на Windows.

Въвеждайте заглавията на колоните само в един ред    Ако имате нужда от етикети на няколко реда, пренасяйте текста в клетката.

Включете или изключете заглавния ред    Обикновено е най-добре да имате заглавен ред, когато сортирате колона, за да направите по-лесно разбирането на смисъла на данните. По подразбиране стойността в заглавието не се включва в сортиращата операция. Понякога може да се нуждаете от включване или изключване на заглавието, така че стойността в заглавието да се включи или да не се включи в сортирането. Направете едно от следните неща:

  • За да изключите първия ред данни от сортирането, защото е заглавка на колона, в раздела Начало, в групата Редактиране щракнете върху Сортиране и филтриране, щракнете върху Сортиране по избор, а след това изберете Моите данни имат заглавки.

  • За да включите първия ред данни в сортирането, защото не е заглавка на колона, в раздела Начало, в групата Редактиране щракнете върху Сортиране и филтриране, щракнете върху Сортиране по избор, а след това изчистете Моите данни имат заглавки.

Най-горе на страницата

Имате нужда от още помощ?

Винаги можете да попитате експерт в техническата общност на Excel, да получите поддръжка в общността за отговори или да предложите нова функция или подобрение на User Voice за Excel.

Вж. също

Видео: Сортиране на данни в таблица

Общ преглед на формулите в Excel

Начини за избягване на повредени формули

Намиране и коригиране на грешки във формули

Клавишни комбинации и функционални клавиши на Excel

Функции на Excel (по азбучен ред)

Функции на Excel (по категории)

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×