Синхронизиране на съдържание с Outlook 2010 в SharePoint 2010

Важно: Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Можете да синхронизирате библиотека на SharePoint, списък с контакти, списък със задачи, списък със задачи от проект и определен тип на външен списък на SharePoint с Microsoft Outlook 2010. Тъй като много потребители на SharePoint 2010 също използват Outlook 2010 за съвместна работа и координатни дейности и проекти, възможността да синхронизирате тези библиотеки и списъци може да ви помогне ви стане по-ефективно, особено ако работите офлайн или не са удобен достъп до вашите сайтове на SharePoint през цялото време.

В тази статия

Въведение в синхронизирането на съдържанието на SharePoint 2010 с Outlook 2010

Работа със синхронизирана библиотека с документи

Работа със синхронизиран списък с контакти

Работа със синхронизиран списък със задачи

Работа със синхронизиран външен списък

Допълнителни възможности за интегриране

Синхронизиране на библиотека на SharePoint с Outlook 2010

Синхронизиране на списък с контакти на SharePoint с контакти на Outlook 2010

Синхронизиране на списък със задачи на SharePoint със задачи на Outlook 2010

Въведение в синхронизирането на съдържанието на SharePoint 2010 с Outlook 2010

Можете да синхронизирате библиотека на SharePoint, списък с контакти, списък със задачи, списък със задачи от проект и определен тип на външен списък на SharePoint с Outlook 2010. Тъй като много потребители на SharePoint 2010 също използват Outlook 2010 за съвместна работа и координатни дейности и проекти, възможността да синхронизирате тези библиотеки и списъци може да ви помогне ви стане по-ефективно, особено ако работите офлайн а не са удобен достъп до вашите сайтове на SharePoint през цялото време.

За да синхронизирате тези библиотеки и списъци, трябва да сте инсталирали Outlook 2010 във вашия компютър клиент и да имате разрешение "Сътрудничество" за библиотеката или списъка.

Можете да намерите повече информация за използването на SharePoint 2010 с Outlook 2010 в раздела Вж. също и в помощната система на Outlook 2010.

Най-горе на страницата

Работа със синхронизирана библиотека с документи

Можете да синхронизирате библиотека на SharePoint между Outlook 2010 и SharePoint 2010. След като синхронизирате една библиотека, тя се появява като папка в навигационния екран на Outlook под Списъци на SharePoint.

Когато използвате незабавно търсене, Outlook търси всички синхронизирани документи на SharePoint. Визуализацията на документи в екрана за четене на Outlook ви позволява лесно да преглеждате резултатите от търсенето. Може да откриете, че от Outlook отварянето и записването на промени в документи на SharePoint е по-бързо и по-удобно. Тогава можете да визуализирате, редактирате и управлявате документи в библиотеката на SharePoint, когато сте в Outlook. Можете също да взимате библиотеките офлайн, да работите с файловете на Office в библиотеката, да ги връщате обратно онлайн и след това да синхронизирате промените.

За файлове на Office това синхронизиране е еднопосочно. Промените, направени във файлове в библиотеката на SharePoint, могат да бъдат изтеглени в Outlook, но в Outlook не може да извършвате промени във файлове, които не са на Office, и да ги качвате обратно в библиотеката на SharePoint. Ако работите с Outlook офлайн, можете да редактирате файлове на Office, например документи на Word, електронни таблици на Excel и презентации на PowerPoint. Когато се върнете обратно онлайн, можете да качите вашите промени в библиотеката на SharePoint. Обаче Outlook не проследява промените, направени в тези файлове на Office в библиотеката на SharePoint. За да получите най-добри резултати, първо извлечете тези файлове, ако смятате да извършвате в тях офлайн промени в Outlook.

Най-горе на страницата

Работа със синхронизиран списък с контакти

Можете да синхронизирате списък с контакти на SharePoint между Outlook 2010 и SharePoint 2010. Това ви позволява по-ефективно да съхранявате, споделяте и управлявате в Outlook контакти на SharePoint. Можете също да вземете списъка с контакти офлайн, да работите с контактите, да ги върнете обратно онлайн и след това да ги синхронизирате или от Outlook 2010, или от SharePoint 2010.

От Outlook 2010 синхронизираният списък с контакти на SharePoint работи подобно на другите папки с контакти на Outlook. Можете да преглеждате, редактирате, печатате и дори да се обаждате на тези контакти с помощта на Microsoft Office Communicator. Можете да им изпращате имейл съобщения и заявки за събрания, да използвате цветни категории, да съхранявате множество телефонни номера и имейл адреси и да включвате снимки на контакти, електронни визитки, както и информация за рождени дни и годишнини.

Това синхронизиране на списъци с контакти е двупосочно. Промените, направени в Outlook в тези контакти, се синхронизират автоматично със списъка с контакти на SharePoint. Промените, направени в списъка с контакти на SharePoint, се синхронизират автоматично с контактите в Outlook.

Когато отворите контакт на SharePoint в Outlook или отворите списъка с контакти в SharePoint 2010, виждате последните промени. Ако са направени промени в контакт в Outlook, докато списъкът с контакти на SharePoint е отворен, трябва да обновите браузъра, за да видите най-новите промени в списъка на SharePoint. Ако са направени промени в списъка с контакти на SharePoint, докато контактът е отворен в Outlook, трябва да използвате командата Изпращане/получаване, за да видите най-новите промени в контакта на Outlook.

Най-горе на страницата

Работа със синхронизиран списък със задачи

Можете да синхронизирате списък със задачи на SharePoint между Outlook 2010 и SharePoint 2010. Можете да работите както със стандартен списък със задачи, така и със списък със задачи от проект, който е подобен на стандартния списък със задачи, но с тази разлика, че списъкът със задачи от проект предоставя графичен изглед на задачите, наречен изглед на Гант. Можете също да вземете списък със задачи офлайн, да работите със задачите в списъка, да ги върнете обратно онлайн и след това да ги синхронизирате от Outlook.

Съдържанието на синхронизирания списък със задачи се показва под "Други задачи" в навигационния екран и консолидиран в лентата на задачите. За да проследявате състоянието, хода на изпълнение и хронологията на вашите проекти, вие и членовете на екипа можете да създавате, присвоявате, актуализирате, отговаряте и изтривате задачите, когато работите в своите папки на Outlook.

Можете също да прилагате флагове и категории към вашите синхронизирани задачи, както правите това с вашите задачи на Outlook. Флаговете и категориите не се показват на сайта на SharePoint, но са достъпни, когато работите в Outlook с вашите синхронизирани задачи. Известяванията на задачите на SharePoint също са напълно интегрирани със задачите и календарите, и можете да избирате настройките, за да генерирате автоматично имейл съобщения за известяване и напомняния.

Това синхронизиране на списъци със задачи е двупосочно. Промените, направен в Outlook в тези задачи, се синхронизират автоматично със списъка със задачи или списъка със задачи от проект на SharePoint. Промените, направен в списъка със задачи или списъка със задачи от проект на SharePoint, се синхронизират автоматично със задачите в Outlook. Когато отворите задачата в Outlook или отворите списъка със задачи или списъка със задачи от проект в SharePoint 2010, вие виждате последните промени.

Ако са направени промени в задачата в Outlook, докато списъкът със задачи на SharePoint е отворен, трябва да обновите браузъра, за да видите най-новите промени в списъка. Ако са направени промени в списъка със задачи на SharePoint, докато задачата е отворена в Outlook, трябва да използвате командата Изпращане/получаване, за да видите най-новите промени в задачата на Outlook.

Най-горе на страницата

Работа със синхронизиран външен списък

Можете да синхронизирате външен списък на SharePoint между Outlook 2010 и SharePoint 2010. Външен списък на SharePoint е създаден с помощта на услугите за бизнес свързване (BCS) в SharePoint Designer 2010 и може да съдържа достъп за четене/запис за реда на бизнес данни от източници на данни, например SQL Server или SAP.

Когато създавате външен тип съдържание в SharePoint Designer 2010, можете да я назначите към местен Office елемент тип като контакт или задача, така, че външните данни изглежда и работи точно като елемент на контакт или задача в Outlook. Да предположим например, че вашите външни данни е списък с клиенти и искате да покажете тези външни данни в Outlook. Тъй като данни за клиенти на много прилича на контакти в Outlook, можете да съпоставите този външен тип съдържание към контакт елемент в Outlook. След като свържете външния списък към Outlook с помощта на командата за Свързване към Outlook , можете да създавате, актуализирате и изтриване на външни данни директно от Outlook, точно както ще се създаде и да актуализирате вашите контакти на Outlook и задачи.

Най-горе на страницата

Допълнителни възможности за интегриране

Outlook 2010 има допълнителни възможности за интегриране с SharePoint 2010, включващи следното:

  • Участие в онлайн дискусии чрез имейл съобщения

  • Показване на календарите на SharePoint 2010 и Outlook 2010 един до друг

  • Управляване на предупреждения и RSS канали на SharePoint

  • Създаване на област за срещи

  • Използване на уеб части на Outlook в SharePoint 2010, например за показване на съобщения на Outlook

  • Използване на добавката Outlook Social Connector за управление на социални информационни канали от вашите колеги.

Повече информация за тези допълнителни възможности за интегриране можете да намерите в помощните системи на Outlook 2010 и SharePoint.

Най-горе на страницата

Синхронизиране на библиотека на SharePoint с Outlook 2010

  1. Във вашия браузър се придвижете до сайта на SharePoint, съдържащ библиотеката, която искате да синхронизирате.

  2. Щракнете върху името на библиотеката в "Бързо стартиране" или щракнете върху Действия за сайта, след това върху Преглед на цялото съдържание на сайта и накрая под съответната секция с библиотеки – върху името на библиотеката.

    Забележка:  Външният вид на сайтовете на SharePoint и навигацията в тях могат да бъдат значително променени. Ако не можете да намерите някоя опция, например команда, бутон или връзка, обърнете се към вашия администратор на SharePoint.

  3. В лентата щракнете върху раздела Библиотека и след това в групата Свързване и експортиране щракнете върху Свързване с Outlook.

  4. Когато бъдете подканени да отворите програма на вашия компютър, щракнете върху Позволи.

  5. Ако бъдете подканени да потвърдите операцията, щракнете върху Да.

В Outlook библиотека се добавя към навигационния екран под Списъци на SharePoint. Файловете в библиотеката се държат подобно на имейл съобщения. За файлове на Office щракнете, за да визуализирате файла в екрана за четене, или щракнете двукратно върху файла, за да го отворите. Щракнете с десния бутон върху файла за още опции.

Забележка: 

  • Ако библиотеката има подпапки и искате да имате достъп до всички файлове в Outlook, покажете най-горното ниво на библиотеката и след това я свържете с Outlook. По подразбиране, ако сте в подпапка на библиотека и след това свържете библиотеката с Outlook, се свързва само съдържанието на тази папка.

  • Има две възможности да получите достъп до съдържанието само на една папка в Outlook. Ако папката, съдържаща файлове, до които искате да имате достъп в Outlook, не е отворена, посочете папката, щракнете върху стрелката Меню за отваряне, която се появява, и след това щракнете върху Свързване с Outlook. Ако папката, която искате да свържете, вече е отворена, следвайте стъпките за свързване с библиотека.

  • След като свържете библиотека с Outlook, можете да поканите други членове на екипа да се свържат с нея. Щракнете с десния бутон върху името на библиотеката в Outlook и след това щракнете върху Споделяне на тази папка.

Най-горе на страницата

Синхронизиране на списък с контакти на SharePoint с контакти на Outlook 2010

  1. Във вашия браузър се придвижете до сайта на SharePoint, съдържащ списъка с контакти, който искате да синхронизирате.

  2. Щракнете върху името на списъка с контакти в "Бързо стартиране" или щракнете върху Действия за сайта, след това върху Преглед на цялото съдържание на сайта и накрая под съответната секция със списъци – върху името на списъка с контакти.

    Забележка:  Външният вид на сайтовете на SharePoint и навигацията в тях могат да бъдат значително променени. Ако не можете да намерите някоя опция, например команда, бутон или връзка, обърнете се към вашия администратор на SharePoint.

  3. В лентата щракнете върху раздела Списък и след това в групата Свързване и експортиране щракнете върху Отваряне в Outlook.

  4. Когато бъдете подканени да свържете с Outlook контактите си за SharePoint, натиснете OK.

В Outlook 2010 контактите се добавят под Контакти в навигационния екран.

Най-горе на страницата

Синхронизиране на списък със задачи на SharePoint със задачи на Outlook 2010

  1. Във вашия браузър се придвижете до сайта на SharePoint, съдържащ списъка със задачи или списъка със задачи от проект, който искате да синхронизирате.

  2. Щракнете върху името на списъка в "Бързо стартиране" или щракнете върху Действия за сайта, след това върху Преглед на цялото съдържание на сайта и накрая под съответната секция със списъци – върху името на списъка.

    Забележка: Външният вид на сайтовете на SharePoint и навигацията в тях могат да бъдат значително променени. Ако не можете да намерите някоя опция, като команда, бутон или връзка, обърнете се към вашия администратор.

  3. В лентата щракнете върху раздела Списък и след това в групата Свързване и експортиране щракнете върху Отваряне в Outlook.

  4. Когато бъдете подканени да свържете списъка с контакти на SharePoint с Outlook, щракнете върху OK.

В Outlook 2010 задачите се добавят под Други задачи в навигационния екран и в лентата на задачите.

Забележка: Можете да работите с вашите задачи от сайта на SharePoint по същия начин, по който работите със задачите на Outlook. Можете да плъзгате задачи между папките на Outlook и сайта на SharePoint. Но повтарящите се задачи и исканията за задачи в Outlook се конвертират в обикновени задачи на сайта на SharePoint.

Съвет:  След като свържете списък със задачи или списък със задачи от проект с Outlook, можете да изпратите съобщение за споделяне до другите членове на екипа, с което ги каните да се свържат със списъка на задачите. Щракнете с десния бутон върху името на списъка в Outlook и след това щракнете върху Споделяне на името на списъка със задачи . Това създава имейл съобщение, съдържащо връзка и команда за свързване със списъка.

Най-горе на страницата

Забележка: Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×