Свързване и следене на имейл съобщения в Business Contact Manager

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Проследяване на имейл съобщения от хора, свързани с вашия бизнес и може да бъде трудна задача, и когато загубите проследяване на съобщения, можете да загубите възможности за продажби, твърде. За справяне с тази Business Contact Manager за Outlook се превръща в бизнес запис виртуална пощенската кутия като ви позволява да свързвате имейл съобщения към него.

В тази статия описва как да свързвате отделни имейл съобщения към Business Contact Manager за Outlook записи и как да зададете на имейл свързване и следене за автоматично свързване съобщения записи, включително бизнес проекти.

Важно : Ако има множество потребители на вашата база данни, всеки потребител с достъп до базата данни може да видите свързани имейл съобщения.

Какво искате да направите?

Свързвате отделни имейл съобщения към записи

Автоматично свързване на имейл съобщения към записи

Забраняване на имейл свързване и следене

Разбиране на поверителност и защита проблеми с имейл свързване и следене в споделена база данни

Изтриване на имейл съобщения от запис

Връзка за имейл съобщения към записи

Можете да свържете имейл съобщения, за да акаунт; сметка; бизнес партньор и бизнес контакт типове записи и бизнес проекти. И след това, с няколко щраквания, можете да преглеждате съобщенията, които са свързани със записа.

Когато свързвате бизнес контакти и бизнес проекти акаунт, можете да видите имейл съобщения, които са свързани с всеки бизнес контакт и бизнес проект в хронологията на комуникация на записа за партньор.

Автоматично свързване на имейл съобщения към записи

Имейл свързване и следене функция позволява ви да автоматично свързване и следене на имейл съобщения от вашите партньори и бизнес контакти, прочетете старите и дори да преглеждате съобщенията, която сте изпратили до тях. Можете също автоматично да свържете имейл съобщения от подчинява бизнес проекти.

Най-горе на страницата

Свързвате отделни имейл съобщения към записи

Имейл съобщенията, които свързвате към запис на партньор, бизнес контакт или бизнес проект остават в Outlook. Имейл съобщенията също са изброени в хронологията на връзката на запис и Папка за хронология на комуникация на Business Contact Manager за Outlook.

Четири KB на съобщението се съхранява в база данни на Business Contact Manager, така че все още имате достъп до цялото или част от съобщението, дори да бъде изтрит от Outlook. Ако първоначалното съобщение е по-голям от 4 KB, ще имате само достъп до част на съобщението, ако бъде изтрит от Outlook.

  1. В Outlook щракнете върху или отворете имейл съобщение, което искате да се свържете към запис.

  2. В лентата, в групата бизнес щракнете върху връзка към запис.

  3. В диалоговия прозорец връзка към запис на Business Contact Manager , в списъка Тип на елемента щракнете върху типа на записа, който искате да намерите.

    Забележка : Ако изберете запис на възможност, имейл съобщението всъщност е свързана към партньор или бизнес контакт на записа за възможност.

  4. В списъка със записи щракнете върху запис.

    Ако искате да се свържете елемента повече от един запис, изберете тези записи.

Как да избера повече от един запис?

За да изберете съседни записи, натиснете клавиша SHIFT, след което щракнете върху първия и последния запис от групата, която искате да изберете. За да изберете несъседни записи, натиснете клавиша CTRL, след което щракнете върху отделните записи. За да изберете всички записи, щракнете върху някой от тях, след което натиснете CTRL+A.

  1. Под Свързани записищракнете върху Връзка към.

    Записите, които сте избрали са изброени в полето Връзка към .

  2. Щракнете върху OK.

Преглед на имейл съобщения, които са свързани към запис

За да видите имейл съобщения, които са свързани със запис, отворете записа и след това щракнете върху раздела Хронология .

Имейл съобщения, както и всички други хронологията на комуникациите, които са свързани към записа са изброени.

За информация за други елементи в хронологията на комуникация вижте проследяване комуникациите с вашите клиенти в Business Contact Manager.

Най-горе на страницата

Автоматично свързване на имейл съобщения към записи

От време, можете да разрешите Свързване и следене на имейлнови имейл съобщения към или от избраните имейл адреси автоматично се свързва към записи.

Можете също да търсите за миналите имейл съобщения и ги свържете към записи, твърде.

Съобщенията се показват в хронологията на комуникация на записа, който съдържа избрания имейл адрес.

Ако свързвате от имейл съобщение, и няма съществуващи Business Contact Manager за Outlook запис, който отговаря на имейл адреса, свързването и функция за проследяване създава нов запис за бизнес контакт и връзки на имейла към него.

Най-горе на страницата

Преди свързване и следене

Преди да разрешите имейл свързване и проследяване, направете следното:

Уверете се, че сте въвели имейл адреси в Business Contact Manager за Outlook вашите записи.

  1. В навигационния екран, под Business Contact Manager щракнете върху една от следните папки за показване на работната област:

    • Управление на контакти.

    • Продажби.

    • Управление на проекти.

  2. Щракнете върху раздела, съдържащ записа, който искате и след това щракнете двукратно върху записа, за да го отворите.

  3. Уверете се, че имейл адрес е посочен в полето имейл адрес .

Уверете се, че Outlook е настроен за записване на изпратени съобщения към папката " Изпратени ".

За лесно свързване и следене на изходящи съобщения, запишете изпратени съобщения в папка " Изпратени ".

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Опции.

  3. Щракнете върху пощаи след това превъртете до раздела Записване на съобщения .

  4. Уверете се, че е избрано квадратчето за отметка до Съхранявай копия от съобщенията в папката "изпратени" . Ако искате да се свържете и проследяване на препратените съобщения, уверете се, че квадратчето за отметка Записвай препратените съобщения е избрана, твърде.

  5. Щракнете върху OK.

За да защитите вашата поверителна информация, ако споделяте вашата Business Contact Manager за Outlook база данни с други потребители, имейл съобщения маркирания лично, частно или поверително са не свързани и проследяват.

Най-горе на страницата

Настройване на имейл свързване и проследяване

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху раздела Business Contact Manager и след това щракнете върху бутона управление на свързване и проследяване .

  3. В диалоговия прозорец управление на свързването и проследяване , в раздела имейл изберете отметки в квадратчетата до имейл адресите, които искате да се свържете и проследяване.

    Ако даден запис съдържа повече от един имейл адрес, запис за партньор или бизнес контакт ще бъдат изброени повече от веднъж.

    Изображение на оформлението ''Процес на акценти на картини''

  4. Изчистете отметките от квадратчетата до всички имейл адреси, които не искате да се свържете и проследяване.

  5. Щракнете върху раздела папки .

    По подразбиране са избрани всички папки.

    Забележка : Ако имате някой Outlook правилата, за да маршрутизира имейл съобщения до различни папки, уверете се, че изберете тези папки в раздела папки за свързване и следене на тези съобщения.

  6. Щракнете върху OK.

    Всички бъдещи имейл съобщения от избраните адресите в избраните папки и да се проследяват автоматично.

    Можете също да настроите свързване и следене от имейл съобщение. В папката "Входящи" щракнете върху или отворете имейл съобщението. В лентата, в групата бизнес щракнете върху връзка и проследяване. В диалоговия прозорец връзка и проследяване изберете имейл адресите и след това щракнете върху OK. Ако няма съществуващ Business Contact Manager за Outlook запис, който отговаря на имейл адреса, свързване на имейл адреса създава запис за бизнес контакт.

Най-горе на страницата

Свържете минали съобщения към вашия партньори и бизнес контакти

Ако искате да се свържете съобщения, които сте получили преди разрешаване на свързване на имейл и проследяване, Business Contact Manager за Outlook да намерите съобщенията за вас и да ги свържете към вашите партньори и бизнес контакти.

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху раздела Business Contact Manager и след това щракнете върху бутона управление на свързване и проследяване .

  3. В диалоговия прозорец управление на свързването и проследяване направете следното, ако е необходимо:

    • Поставете отметки в квадратчетата за всички бизнес партньори или бизнес контакти, чиито съобщения искате да намерите и свържете.

    • Изчистете квадратчетата до всички партньори или бизнес контакти, чиито миналото на съобщенията, които не искате да се свържете.

      Ако даден запис съдържа повече от един имейл адрес, запис за партньор или бизнес контакт ще бъдат изброени повече от веднъж.

  4. Ако искате да укажете къде Business Contact Manager за Outlook търси последните съобщения, в раздела папки , отметнете или изчистете отметка в квадратчетата до имената на папките.

  5. Щракнете върху търсене и връзка.

    управление на свързване и следене на диалоговия прозорец с бутона търсене и връзка на структурирани.

  6. В диалоговия прозорец Съществуващи имейл връзка ако искате да изключите имейл съобщения по-стари от определена дата, отметнете квадратчето Игнорирай имейл по-стари от и след това щракнете върху дата от календара.

  7. Щракнете върху Старт.

  8. Когато търсене и връзка приключи, щракнете върху Затвори.

  9. Ако е необходимо, в диалоговия прозорец управление на свързването и проследяване на промените избора си за бъдещи имейл съобщения.

    Важно : Ако щракнете върху OK в диалоговия прозорец управление на свързване и следене без да променяте избраните имейл адреси и папки, бъдещи имейл съобщения ще бъдат свързани и проследени въз основа на избора, който сте използвали за търсене и връзка.

  10. В диалоговия прозорец управление на свързването и проследяване щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Връзка за имейл съобщения от подчинява бизнес проекти

Можете да свържете имейл съобщения към запис на бизнес проект, въз основа на темата на имейл съобщения. За повече информация за записи за бизнес проекти вижте Организиране на бизнес проекти в Business Contact Manager.

Предупреждение : Ако свързвате съобщения към бизнес проект и след това искате да забраните свързване и проследяване, трябва да го изключите за всеки уникален имейл тема.

За информация вижте забраняване на свързване на имейл и проследяване по тема по-нататък в тази статия.

  1. Щракнете върху или отворете имейл съобщението, което искате да се свържете към вашия запис на бизнес проект.

  2. В лентата, в групата бизнес щракнете върху връзка и проследяване.

  3. В диалоговия прозорец връзка и проследяване щракнете върху раздела Тема на имейла .

    Свързването и следенето диалоговия прозорец в раздела тема на имейла, с квадратче за отметка до бизнес проект, избран.

  4. Поставете отметка в квадратчето до името на проекта, който искате да свържете имейл съобщение до.

  5. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Забраняване на имейл свързване и следене

Ако вече не искате да свържете автоматично имейл съобщения към записи, можете да забраните имейл свързване и проследяване.

Може да искате да забраните имейл свързване и следене Ако споделяте вашата база данни с колегите си, тъй като те могат да видят всички свързани имейл съобщения. За да не им позволите да виждат само тези съобщения, които вече са свързани, вижте Изтриване на имейл съобщения от запис за по-нататък в тази статия.

Най-горе на страницата

Забраняване на имейл свързване и следене за партньори и бизнес контакти

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху раздела Business Contact Manager и след това щракнете върху бутона управление на свързване и проследяване .

  3. В диалоговия прозорец управление на свързването и проследяване , в двата имейл и папки щракнете върху Изчисти всички бутона, за да изчистите всички квадратчета за отметка.

    Ако искате да забраните свързване и следене само за определени записи, изчистете тези квадратчета за отметка.

  4. Щракнете върху OK.

    Забележка : Забраняването на свързване на имейл и проследяване стопове свързване на всички бъдещи имейл съобщения към вашите записи. Ако искате да премахнете имейл съобщенията, които в момента са свързани с вашите записи, трябва да ги изтриете, след като забраните имейл свързване и следене. За информация вижте Изтриване на имейл съобщения от запис за по-нататък в тази статия.

Най-горе на страницата

Забраняване на свързване на имейл и проследяване по тема

  1. В навигационния екран под Business Contact Managerщракнете върху Управление на проекти.

  2. В раздела Бизнес проекти щракнете двукратно върху проекта, който искате.

  3. На лентата, в групата Показване щракнете върху Хронология.

  4. Щракнете с десния бутон на имейл съобщение с тема, която искате да прекратите свързване и следене и след това щракнете върху връзка и проследяване.

  5. Направете следното:

    • Забраняване на имейл свързване и следене за партньори и бизнес контакти     Ако е необходимо, в раздела Имейл адрес , щракнете върху Изчисти всички да спрете свързване и проследяване на съобщения за партньори и бизнес контакти.

    • Забраняване на имейл свързване и следене за бизнес проекти     Щракнете върху раздела Тема на имейла и след това щракнете върху Изчисти всички.

      Можете да забраните имейл свързване и следене за само тези бизнес проекти, партньори и бизнес контакти, които са свързани с избраното съобщение. За да забраните свързване и следене за бизнес проекти, трябва да го изключите за всеки уникален имейл тема.

  6. Щракнете върху OK.

    Забележка : Забраняването на свързване на имейл и проследяване стопове свързване на всички бъдещи имейл съобщения към вашите записи. Ако искате да премахнете имейл съобщенията, които в момента са свързани с вашите записи, трябва да ги изтриете, след като забраните имейл свързване и следене. За информация вижте Изтриване на имейл съобщения от запис за по-нататък в тази статия.

Най-горе на страницата

Разбиране на поверителност и защита проблеми с имейл свързване и следене в споделена база данни

Когато споделяте база данни, можете да споделяте цялата информация в базата данни с всеки, който има достъп до нея. Ако сте настроили автоматичното свързване и следене на вашите имейл съобщения, всички съществуващи и бъдещи имейл съобщения и други елементи от хронологията на комуникация, които са свързани към вашите записи са достъпни за всички потребители, които имат достъп до базата данни. За информация относно споделянето на база данни вижте споделяне на вашите данни на Business Contact Manager с други потребители.

Ако има няколко потребители на вашата база данни     Всеки потребител с достъп до базата данни могат да виждат свързани съобщения и други елементи в хронологията на комуникация.

  • Ако искате да попречите на колегите си да използва свързани имейл съобщения, но все още искате да използвате имейл свързване и следене за бъдещи съобщения, изтрийте съществуващи съобщения от записите, преди да споделите вашата база данни. За повече информация вижте Изтриване на имейл съобщения от запис за по-нататък в тази статия.

  • Ако не искате колегите си да имат достъп до бъдещи имейл съобщения, но искате те да имат достъп до последните съобщения, забранете свързване и следене, преди да споделите вашата база данни. Вижте раздела за забраняване на свързване на имейл и проследяване на по-горе в тази статия.

  • Ако искате да попречите на колегите си да използва всички съществуващи и бъдещи имейл съобщения, които са свързани със записи, забрани имейл свързване и следене и изтриване на имейл съобщения от всички записи, преди да споделите вашата база данни.

Ако сте единственият човек, който използва вашата база данни, или ако споделяте базата данни да направите копие от него на преносимия компютър     Съображения за сигурност са минимални – например как да защитите вашата парола. Можете да разрешите безопасно произволен имейл адрес за свързване и следене, защото никой друг да видите съобщенията.

Забележка : За да направите копие на вашата база данни, за да използвате, когато сте извън офиса, първо трябва да споделите вашата база данни на Business Contact Manager – но има само един потребител на базата данни. За информация за правене на копие на базата данни вижте споделяне на вашите данни на Business Contact Manager с други потребители.

Най-горе на страницата

Изтриване на имейл съобщения от запис

Имейл съобщение може да бъде свързана с повече от един запис. Когато премахнете свързана съобщение от един запис, той се изтрива от хронологията на връзката на само този запис. Ако имейл съобщението е свързан с други записи, те не са засегнати. Например ако имейл съобщение е свързан с потенциален клиент и несвързани акаунт, изтриване на имейл съобщението от водеща не изтрива съобщението от записа за партньор.

Изтриването на имейл съобщение от запис не изтрива имейл съобщение на Outlook.

  1. В навигационния екран, под Business Contact Manager щракнете върху една от следните папки за показване на работната област:

    • Управление на контакти.

    • Продажби.

    • Управление на проекти.

  2. Щракнете върху раздела, съдържащ записа, който искате и след това щракнете двукратно върху записа, за да го отворите.

  3. В лентата, в групата Показване щракнете върху бутона Хронология .

    Имейл съобщения, както и всички други хронологията на комуникациите, които са свързани към записа са изброени.

    За да покажете само на имейл съобщенията на Хронология на страницата, на лентата, щракнете върху раздела изглед щракнете върху бутона Тип на елемента и след това щракнете върху имейл съобщения.

  4. Изберете имейл съобщения, които искате да изтриете.

    За да изберете записи, които са съседни на всеки друг, натиснете клавиша SHIFT и след това щракнете върху първата и последната записи на групата, която искате да изтриете. За да изберете несъседни елементи, натиснете клавиша CTRL и след това щракнете върху отделни записи.

  5. Щракнете върху бутона Премахни .

За повече информация относно изтрити записи вижте Изтриване на Business Contact Manager записи.

За информация как да възстановяване на изтрити елементи вижте възстановяване на запис в Business Contact Manager.

Най-горе на страницата

Изтриване на всички имейл съобщения от записи

  1. В навигационния екран щракнете върху бутона Business Contact Manager.

  2. Под Бизнес записищракнете върху Хронология.

  3. Щракнете върху заглавието на колоната Тип на елемента да сортирате списъка по Тип на елемента.

  4. Изберете всички имейл съобщения, или изберете всички имейл съобщения, които искате да изтриете.

    За да изберете записи, които са съседни на всеки друг, натиснете клавиша SHIFT и след това щракнете върху първата и последната записи на групата, която искате да изтриете. За да изберете несъседни елементи, натиснете клавиша CTRL и след това щракнете върху отделни записи.

  5. Щракнете с десния бутон на избрания имейл съобщенията и след това щракнете върху Изтрий.

За информация за други елементи в хронологията на комуникация вижте проследяване комуникациите с вашите клиенти в Business Contact Manager.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×