Ръчно архивиране на елементи

Вашата пощенска кутия на Outlook вече е голяма и новите имейли продължават да се трупат. За да предотвратите запълването й, можете да преместите онези стари елементи, които искате да запазите, в архив, отделен файл с данни на Outlook (.pst), който можете да отворите от Outlook по всяко време, когато имате нужда от него.

Забележка :  Командите и функциите на Архив не се показват за никой акаунт във вашия профил на Outlook, ако сте включили акаунт за Exchange Server и вашата организация използва онлайн архив на Microsoft Exchange Server. Вашият мрежов администратор също може да забрани тази функция.

По подразбиране Outlook използва "Автоархивиране", за да архивира елементи периодично. За да научите повече, вижте Автоматично архивиране на по-стари елементи.

Можете също да активирате елементите ръчно, когато поискате. По този начин можете да управлявате кои елементи да се архивират, къде да ги съхранявате и колко стар трябва да е даден елемент, преди да може да бъде архивиран.

  1. Направете едно от следните неща:

    • В Outlook 2013:: Щракнете върху Файл > Информация > Инструменти за почистване > Архивиране.


      Архивиране

    • В Outlook 2016: Щракнете върху Файл > Информация > Инструменти > Почистване на стари елементи

      Почистване на стари елементи

    Съвет : "Архивиране" и "Автоархивиране" може да не са достъпни, ако имейл профилът ви се свързва към Exchange Server. Възможно е също вашата организация да има правила за съхранение на поща, които отменят "Автоархивиране". Обърнете се към системния администратор за повече информация.

  2. Щракнете върху опцията Архивирай тази папка и всички нейни подпапки и после изберете папката, която искате да архивирате.

  3. В Архивирай елементи по-стари от въведете дата.

    диалогов прозорец ''архивиране''

  4. Можете да създадете много .pst файлове, ако искате да архивирате някои папки, като използвате различни настройки. Например може да искате да пазите елементите в папката "Изпратени" по-дълго, отколкото елементите в папката "Входящи".

  5. Отметнете квадратчето Включи и елементите, маркирани с "Не изпълнявай автоархивиране", за да архивирате отделните елементи, които са изключени от автоматичното архивиране. Тази опция не премахва това изключване от тези елементи, а игнорира настройката Не изпълнявай автоархивиране само за този архив.

  6. Щракнете върху OK.

Изключване на автоархивирането

За да архивирате само когато искате, изключете автоархивирането.

  1. Щракнете върху Файл > Опции > Разширени.

  2. В Автоархивиране щракнете върху Настройки за автоархивиране.

  3. Изчистете полето Изпълнявай автоархивиране всеки n дни.

По подразбиране по-старите елементи на Outlook периодично се архивират автоматично. За да научите повече за автоархивирането, вж. Използване на автоархивиране за архивиране или изтриване на елементи.

Може да резервирате и архивирате елементи и ръчно в допълнение или вместо автоархивирането. Ръчното архивиране предоставя гъвкавост и ви дава възможност да зададете точно кои папки да бъдат включени в архива и кой архивен файл с данни на Outlook (.pst) да бъде използван.

За да архивирате елементи на Outlook ръчно, направете следното:

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Инструменти за изчистване.

  3. Щракнете върхуАрхивиране.

  4. Щракнете върху опцията Архивирай тази папка и всички нейни подпапки и после щракнете върху папката, която искате да архивирате. Всички подпапки на избраната от вас папка ще бъдат включени в този ръчен архив.

  5. В Архивирай елементи по-стари от въведете дата.

    диалогов прозорец ''архивиране''

  6. Ако не искате да използвате файла или местоположението по подразбиране, в Архивен файл щракнете върху Преглед, за да зададете нов файл или местоположение. Прегледайте, за да намерите желания от вас файл, или въведете името на файла, след което натиснете бутона OK. Местоположението на файла местоназначение се появява в полето Архивен файл.

  7. Отметнете квадратчето Включи и елементите, маркирани с "Не архивирай автоматично", за да бъдат включени и елементите, които може да са маркирани ръчно да не бъдат включвани в автоматичното архивиране. Тази опция не премахва това изключване от тези елементи, а игнорира квадратчето Не архивирай автоматично само за този архив.

Изключване на автоархивирането

Ако искате да извършвате архивирането само ръчно, трябва да изключите автоархивирането. Направете следното:

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Опции.

  3. В раздела Разширени, в Автоархивиране, щракнете върху Настройки за автоархивиране.

  4. Изчистете квадратчето Изпълнявай автоархивиране всеки n дни.

Автоархивирането, което е включено по подразбиране, автоматично премества старите елементи към архивно местоположение на планирани интервали. Можете обаче и ръчно да архивирате елементи на местоположение, което вие укажете.

Забележка : Настройките на автоархивирането в Microsoft Office Outlook 2007 са персонализуеми. Вместо да архивирате ръчно вашите елементи, вие може да установите, че автоархивирането може да отговори на вашите нужди. За повече информация вижте Използване на автоархивиране за архивиране или изтриване на елементи.

  1. В менюто Файл щракнете върху Архивиране.

  2. Изберете опцията Архивирай тази папка и всички подпапки и след това укажете дата под Архивирай елементи, по-стари от.

    архивирани папки в списъка с папки

  3. Под Архивен файл щракнете върху Преглед, за да укажете нов файл или местоположение, ако не искате да използвате файла или местоположението по подразбиране.

  4. Поставете отметка до Включи и елементите, маркирани с "Не архивирай автоматично", ако искате да отхвърлите предишна настройка, за да не се архивират автоматично определени елементи. Ако изберете да архивирате ръчно тези елементи по време на тази процедура, елементите отново ще бъдат с настройката Не изпълнявай автоархивиране, освен ако не я отменяте отново ръчно за в бъдеще.

  5. Щракнете върху OK.

Забележка : Outlook автоматично създава друг архивен файл за елементите от папката и указаното място.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×