Ръководство за проектиране на отчети

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Access предоставя с редица инструменти, които ви помагат да бързо да създадете привлекателен лесен за четене отчети, които представят данните по начин, че най-добре отговаря на нуждите на своите потребители. Можете да използвате командите в раздела Създаване , за да създадете прост отчет с едно щракване. Можете да използвате съветника за отчети, за да създадете отчет на по-сложни, или можете да създадете отчет, като добавите всички данни и форматиране на елементи. Независимо от метода, който сте избрали, вие вероятно ще направи по-малко промени в проекта на отчета, за да покажете данни начина, по който искате. В тази статия се обсъжда общи процеса на проектиране на отчет и след това ви показва как да добавите конкретни елементи във вашия отчет.

В тази статия

Решете как да оформите вашия отчет

Използване на оформления на контрола за подравняване на вашите данни

Добавяне или премахване на отчет или страница секциите за горен и долен колонтитул

Съвети за форматиране на различни типове данни

Решете как да оформите вашия отчет

Когато проектирате отчет, трябва първо да обмислите как искате данните, подредени на страницата и как данните се съхраняват в базата данни. По време на процеса на проектиране дори може да откриете, че подреждане на данните в таблиците ще не ви позволява да създадете отчета, който искате. Това може да бъде индикация, че таблиците не са нормализирана – това означава, че данните не се съхраняват в най-ефективен начин.

Направете скица на вашия отчет

Тази стъпка не е задължителна – може да установите, че на съветника за отчети на Access или инструмента на отчета (и двете от които са налични в раздела Създаване , в групата отчети ) предоставят достатъчно началните дизайн за вашия отчет. Въпреки това ако решите да проектирате вашия отчет, без да използвате тези инструменти, може да ви е полезно да направите необработени скица на вашия отчет в лист хартия, като и чертане поле всяко поле, където отива името на полето във всяко поле. Като алтернатива можете да използвате програми като Word или Visio, за да създадете макет на отчета. Независимо от метода, който използвате, не забравяйте да включите достатъчно редове, за да укажете как данните се повтаря.

completed form overlapping preliminary sketch

Например можете да използвате ред за информация за продукта, след което няколко повтарящи се редове за този продукт "продажби" и накрая ред на общи суми на продажби за продукта. След това последователността повтаря за следващия продукт и т.н до края на отчета. Или, може би вашия отчет е прост списък на данните в таблицата, при което вашите скица може да съдържа само една поредица от редове и колони.

Забележка: Тази техника е много полезно, ако създавате отчет за някой друг. В този случай другото лице може да се направи скица, преди да започнете работа.

След като създадете вашата скица, определете коя таблица или таблици съдържат данните, които искате да покажете в отчета. Ако всички данни се съдържа в една таблица, можете да базирате вашия отчет директно на тази таблица. По-често данните, които искате се съхранява в няколко таблици, които трябва да се изтегля заедно в заявка, преди да можете да го покажете в отчета. Заявката може да е вградена в свойството RecordSource на отчета, или можете да създадете отделен, записана заявка и база отчета за това.

Решете кои данни, за да поставите във всеки раздел на отчет

Всеки отчет има една или повече отчета секции. Един раздел, който се намира във всеки доклад е раздел за подробности. Този раздел повтаря веднъж за всеки запис в таблица или заявка, който се базира справката. Другите раздели са задължителни и повторение по-малко често и обикновено се използват за показване на информация, която е обща за група записи, страница на отчета, или целия отчет.

Следващата таблица описва къде се намира всеки раздел и как секцията обикновено се използва.

Секция

Местоположение

Типични съдържание

Секция на горен колонтитул на отчет

Появява се само веднъж, в началото на първата страница на отчета.

  • Заглавие на отчет

  • Емблема

  • Текущата дата

Секция за долен колонтитул на отчет

Се появява след последния ред на данни, над секцията за долен колонтитул на страница на последната страница на отчета.

Общи суми (суми, брой, средни стойности и т.н.)

Секция на горен колонтитул на страница

Се показва в горната част на всяка страница на отчета.

  • Заглавие на отчет

  • Номер на страница

Секцията за долен колонтитул на страница

Се показва в долната част на всяка страница на отчета.

  • Текущата дата

  • Номер на страница

Секция на горен колонтитул на група

Появява се само предните на група записи.

Полето, което е са групирани по

Секция за долен колонтитул на група

Се появява непосредствено след група записи.

Груповите суми (суми, брой, средни стойности и т.н.)

За информация относно добавянето или изтриването на отчет на горен и долен колонтитул секции или секциите за горен и долен колонтитул на страница вижте раздела Добавяне или премахване на отчет или страница на горен и долен колонтитул секции в тази статия. Можете да добавите група секциите за горен и долен колонтитул с помощта на екрана групиране, сортиране и обща сума в изглед на оформление или режим на проектиране.

Решете как да подредите подробните данни

Повечето отчети са подредени в табличен или вертикално оформление, но Access ви дава възможност да използвате всеки подреждане на записи и полета, които искате.

Таблично оформление    Таблично оформление е подобно на електронна таблица. Етикетите са в горната част и данните се подравнява в колони под етикетите. Таблични препраща към таблица, като облика на данните. Това е типа на отчета, че Access създава, когато щракнете върху отчет в групата " отчети " на раздела " Създай ". Таблично оформление е добре да използвате, ако вашият отчет има относително малък брой полета, които искате да покажете във формат на прост списък. Следващата илюстрация показва отчет за служители, който е създаден с помощта на таблично оформление.

Employees report in a tabular layout

Оформление с наслагване    Вертикално оформление прилича на формуляр, който да попълните, когато отворите сметка банка или правите покупка от онлайн търговец на дребно. Всяка част от данните е обозначен и полетата са подредени един върху друг. Това оформление е добро за отчети, които съдържат твърде много полета да се показват в табличен формат – тоест ширината на колоните, които ще надвишат ширината на отчета. Следващата илюстрация показва отчет за служители, който е създаден с помощта на вертикално оформление.

Пример на картините с котки в сайта на графичната колекция

Забележка: В съветника за отчети това оформление е посочена като в колона оформление.

Смесени оформлението    Можете да смесвате елементи на табличен и наслагването оформления. Например за всеки запис, можете да подредите някои от полетата в хоризонтално положение в горния край на раздел за подробности и подреждане на други полета от един и същ запис в един или повече вертикално оформления под най-горния ред. Следващата илюстрация показва отчет за служители, който е създаден с помощта на смесена оформление. ИД на фамилно име и собствено име полета са подредени в таблично оформление на контроли и полетата длъжност и служебен телефон са подредени във вертикално оформление. В този пример линиите на мрежата се използват за предоставят визуално разделяне на полета за всеки служител.

Заявка за актуализиране с един критерий

Докаже оформление    Ако използвате съветника за отчети, за да създадете вашия отчет, можете да изберете да използвате двустранно оформление. Това оформление използва цялата ширина на страницата, за да покажете записи колкото е възможно най-компактно. Разбира се можете да постигнете същите резултати без използване на съветника за отчети, но тя може да бъде изключително процес за подравняване на полетата точно. Следващата илюстрация показва отчет за служители, който е създаден с помощта на съветника за отчети на двустранно оформление.

.

Двустранно оформлението е добро оформление, за да използвате ако показвате на голям брой полета в отчета. В предишния пример ако използвате таблично оформление, за да покажете едни и същи данни, полетата разширяване извън ръба на страницата. Ако използвате вертикално оформление, всеки запис заема много повече разстояние по вертикала, което заема хартия и затруднява отчета за четене.

Нагоре

Използване на оформления на контрола за подравняване на вашите данни

Контрола оформления са водачи, които можете да добавите към отчет, докато е отворена в изглед на оформление или режим на проектиране. Access добавя оформления на контролата автоматично, когато използвате съветника за отчети за създаване на отчет или когато създавате отчет чрез щракване върху отчет в групата " отчети " на раздела " Създай ". Оформление на контрола е като таблица, всяка клетка от които може да съдържа етикет, текстово поле или друг тип контрола. Следващата илюстрация показва таблично оформление на контроли в отчет.

Основно таблично оформление на контроли

Оранжевата линии показват редове и колони на оформление на контроли, и те да са видими само когато отчетът е отворен в изглед на оформление или режим на проектиране. Оформления на контрола ви помагат да постигнете еднакво подравняването на данните в редове и колони, и те улесняват Добавяне, преоразмеряване или премахване на полета. С помощта на инструменти в групите таблица и позиция в раздела Подреждане (налично в изглед на оформление или режим на проектиране), можете да промените един тип оформление на контроли към друг, и можете да премахнете контролите от оформления, така че да можете да позиционирате контроли на там, където искате в отчета.

Забележка: Ако използвате Access 2007, можете да намерите тези инструменти, в групата Оформление на контроли в раздела Подреждане .

Нагоре

Добавяне или премахване на отчет или страница секциите за горен и долен колонтитул

Както беше споменато по-горе в тази статия, горни и долни колонтитули са отчет раздели, които можете да използвате за показване на информация, която е обща за целия отчет или за всяка страница на отчет. Например можете да добавите секция долен колонтитул на страница, за да се показва номер на страница в долната част на всяка страница, или можете да добавите секция горен колонтитул на отчет, за да покажете заглавие за целия отчет.

Добавяне на отчет или страница секциите за горен и долен колонтитул

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, който искате да промените, и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

  2. Проверете секции, които вече са в отчета. Разделите са разделени със оцветени хоризонтални ленти, наречен секция селекторите. Етикет на всяка секция селектора показва какво е разделът непосредствено под него.

    Отчет в режим на проектиране

    Всеки отчет има раздел за подробности и може да съдържа горен колонтитул на отчет, горен колонтитул, долен колонтитул на страница и долен колонтитул на отчет секции. Освен това ако има нива на групиране в отчета, може да видите групата горни или долни колонтитули (като на Файла като горен колонтитул е показано на предишната илюстрация). По подразбиране групата горни и долни колонтитули са именувани с помощта на името на полето или израза, който е в основата на групата. В този случай името на полето "Групиране" е "Класирай като".

  3. За да добавите горен и долен колонтитул секции или секциите за горен и долен колонтитул на отчет към вашия отчет, щракнете с десния бутон всяко селектор на секция и след това щракнете върху Горен/долен колонтитул на страница или Горен/долен колонтитул на отчет в контекстното меню.

    Внимание: Ако секцията вече присъства в отчета, Access ви предупреждава, че ще изтриете съществуваща секция и контролите, тя съдържа.

    Сега можете да премествате съществуващи контроли или да добавите нови контроли към новите раздели.

Access винаги добавя секциите по горен и долен колонтитул на страница и отчет по двойки. Тоест не можете да добавите страница или отчета секция горен колонтитул, без да добавяте съответната секция долен колонтитул. Ако не е необходимо двете секции, не можете да изтриете секция, но можете да преоразмерите неизползван раздел на височина на нула (0), за да не добавяйте допълнителни Вертикална разредка към вашия отчет. Позиционирайте показалеца в долната част на секцията неизползван, докато тя се превърне в двупосочна стрелка Double-sided arrow и след това плъзнете нагоре, докато секцията е скрит. Ако има някакви контроли в секцията, трябва да ги изтриете, преди да можете напълно да скриете раздела.

Премахване на отчет или страница секциите за горен и долен колонтитул

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, който искате да промените, и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

  2. Щракнете с десния бутон всяко селектор на секция и след това щракнете върху Горен/долен колонтитул на страница или Горен/долен колонтитул на отчет в контекстното меню.

Ако сте премахване на горен и долен колонтитул двойка и тези раздели съдържат контроли, Access предупреждава, че изтриването на раздели също така ще изтриете контролите и че няма да можете да отмените действието. Щракнете върху да, за да премахнете разделите и изтриване на контролите, или щракнете върху не, за да отмените операцията.

Нагоре

Съвети за форматиране на различни типове данни

Когато създавате отчет с помощта на инструмента отчет (налично в раздела Създаване , в групата " отчети "), или с помощта на съветника за отчети, Access добавя полета към отчета за вас и създава най-подходящите контрола за показване всяко поле, въз основа на полето Тип на данните. Ако добавяте полета към отчет сами, предпочитан метод е да плъзнете всяко поле от Списък с полета към отчета. Като със съветника за отчети или инструмента на отчета , Access създава най-подходящите контролата за всяко поле, в зависимост от типа на данните на полето. За повечето типове данни най-подходящите (по подразбиране) контролата да използвате е текстовото поле.

Следващите раздели предоставят съвети за това как да форматирате някои от типовете специално главни данни.

Многозначни полета    По подразбиране контролата за многозначно поле е разгъващ се списък. Това може да изглежда като странно избор за контрола на отчет, защото не може да щракнете върху стрелката на разгъващ се списък в отчет. Въпреки това в контекста на отчет, разгъващ се списък действа подобно на текстово поле. Стрелката се вижда само в изглед за проектиране.

Ако полето съдържа множество стойности, тези стойности са разделени със запетаи. Ако разгъващ се списък не е достатъчно широка, за да покажете всички стойности в един ред и CanGrow свойства на разгъващ се списък е настроено на да, стойностите пренасяне на следващия ред. В противен случай стойностите се закръгляват надолу. За да зададете свойството CanGrow за контрола, Отворете отчета в изглед за проектиране или изглед на оформление, щракнете върху контролата и след това натиснете F4, за да покажете свойствата на контролата. Свойството CanGrow се намира в раздела " формат " и раздела всички на списъка със свойствата за контролата.

Богат текстови полета    По подразбиране контрола за RTF поле е текстово поле. Ако текстовото поле не е достатъчно широка, за да покажете всички стойности в един ред и CanGrow свойства на текстовото поле е настроено на да, стойностите пренасяне на следващия ред. В противен случай стойностите се закръгляват надолу. За да зададете свойството CanGrow за контрола, Отворете отчета в изглед за проектиране или изглед на оформление, щракнете върху контролата и след това натиснете F4, за да покажете свойствата на контролата. Свойството CanGrow се намира в раздела " формат " и раздела всички на списъка със свойствата за контролата.

RTF поле ви помага да форматирате текст в различни начини. Например няколко думи в поле може да бъде подчертан и няколко други думи в същото поле може да е в курсив. Можете обаче да все още да зададете общия стил на форматиране на текстовото поле, което съдържа RTF текст. Форматирането на текстовото поле се отнася само за текста, който не е бил изрично форматиран с помощта на богат форматиране на текст.

Задаване на стилове за текстово поле, което се показва на RTF текстово поле на форматиране

  1. Щракнете с десния бутон на отчета в навигационния екран и след това щракнете върху Изглед на оформление в контекстното меню.

  2. Щракнете в текстовото поле, което се показва поле в RTF формат и след това в раздела форматиране , в групата шрифт щракнете върху стил на форматиране, които искате да приложите.

    Access прилага форматиране към целия текст в RTF текстово поле, което вече е този тип (но не стойност) на форматиране, приложено в изглед, който поддържа въвеждане на данни, например изглед на лист с данни за таблица или заявка или изглед за формуляри за формуляр. Например ако част от текста в полето е форматирано с червен цвят на шрифта и прилагане на цвят на син шрифт в текстово поле, Access се превръща целия текст синьо с изключение на това, което е индивидуално форматирана като червено. Друг пример ако част от текста в полето е форматирано с размер 11 пункта шрифт и прилагате размер на шрифта 14 пункта към текстовото поле, Access важи и размера на шрифта 14 пункта за целия текст с изключение на това, който е форматиран поотделно в 11 точки TS.

    Полета за прикачен файл    Полета за прикачен файл използвайте специално контрола, която не се използва за друг тип данни. Можете да прикачите множество файлове към запис с помощта на едно поле за прикачени файлове, но полето може да показва само информация за един прикачен файл в даден момент. По подразбиране контролата за прикачени файлове показва икона или изображение, в зависимост от типа на прикачения файл, който в момента се показва като контролата. Ако искате, можете да зададете свойствата на контролата за прикачени файлове, така че всички прикачени файлове се показват като икони или така, че полето просто показва икона и броя на прикачените файлове. Ако приемем, че вече използвате контрола за прикачени файлове във вашия отчет, можете да използвате следната процедура, за да настроите свойствата на контролата за различните приложения на контролата.

Задаване на свойствата за показване за поле за прикачен файл

  1. Щракнете с десния бутон на отчета в навигационния екран и след това щракнете върху Изглед на оформление в контекстното меню.

  2. Щракнете върху управление на прикачени файлове. Ако списъкът със свойства не е показан, натиснете F4, за да го покажете. В списъка със свойства щракнете върху раздела формат .

    Използвайте таблицата по-долу като ръководство за настройка на прикачения файл свойствата на контролата.

    Свойство

    Настройка

    Показване като

    • Иконата/изображение показва графики като изображения и други файлове като икони. Това е настройката по подразбиране.

    • Икона показва всички файлове като икони.

    • Кламер се показва икона на кламер, последван от броя на прикачените файлове в скоби.

    Картината по подразбиране

    За да направите картината по подразбиране се показват в контролата за прикачени файлове, когато има няма прикачени файлове, щракнете върху Бутон на конструктор в полето на свойството, намерете картината, която искате и след това щракнете върху Отвори.

    Забележка: Картината по подразбиране не се показва, ако свойството Показване като е зададено на кламер.

    Подравняване на картина

    Изберете желаното подравняване от списъка. Настройката по подразбиране е център. Коригиране на тази настройка може да доведе до неочаквани резултати, в зависимост от настройката на свойството Размер на режим на картината .

    Режим на размера на картини

    Тази настройка е достъпна само ако свойството Показване като е зададено на Иконата/изображение.

    • Клип показва изображението в действителния й размер. Изображението е ножици, ако е твърде голям, за да се побере в контролата.

    • Разтягане разтяга изображението, така че да запълва цялата контрола.

      Забележка: Освен ако контролата за прикачени файлове е със същия размер точно като изображението, с помощта на тази настройка ще наруши изображението, което изглежда разпънати вертикално или хоризонтално.

    • Мащабиране показва изображението колкото се може по-голяма без изрязване или нарушаване на изображението. Това е настройката по подразбиране.

  3. Ако използвате контрола за показване на графики, регулиране на размера на контролата за прикачени файлове, така че да можете да видите подробностите, които искате.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×