Разрешаване и конфигуриране на уникални ИД на документи

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

В тази статия ще научите какви са предимствата от използването на идентификатори на документи в управлението на документи или записи. Ще научите как да разрешите услугата "ИД на документ" за колекция от сайтове и как да конфигурирате опциите на "ИД на документ" за конвенции за наименуване на файл по избор.

В тази статия

Общ преглед

Важни неща, които трябва да запомните

Активиране, разрешаване и конфигуриране на ИД на документ

Активиране на функцията за колекция от сайтове на сайта на ИД на документ

Разрешаване и конфигуриране на използването на ИД на документи в колекция от сайтове

Общ преглед

Идентификаторите на документи ви помагат да управлявате вашите документи, като предоставят лесен начин за проследяване на елементите независимо от тяхното местоположение. Ако например един правен договор бъде преместен от библиотека с документи в един сайт в библиотека с документи в друг сайт, намирането на договора ще бъде лесно чрез неговия ИД на документ. Идентификаторът на документ се присвоява автоматично на качения документ и този ИД ще следва елемента през целия му жизнен цикъл. Идентификатори на документи могат да се присвояват също и на колективни папки за документи.

проследяване на елементи чрез идентификатори на документи

Когато услугата "ИД на документ" е разрешена за пръв път, на новите документи в колекцията от сайтове автоматично се присвояват идентификатори. Планирано е задание на таймера да присвоява идентификатори на документите, които вече се намират в колекцията от сайтове.

Освен това, когато услугата бъде разрешена, към типовете съдържание "Документ" и "Колективна папка за документи" се добавя автоматично нова колона. Колоната "ИД на документ" показва идентификатора, присвоен на елемент.

Преди да използвате функцията "ИД на документ" във вашата система за управление на съдържание, трябва първо да я разрешите за колекциите от сайтове, в които се хостват вашите документи.

Важни неща, които трябва да запомните

При определени обстоятелства идентификаторите на документи не се поддържат винаги. Следващата таблица обобщава тези елементи:

Действие

Резултат

Изтегляте документ и след това го качвате в друг сайт.

Документът се смята за копие и се присвоява нов ИД на документ.

Използвате командата Премести с Изпрати до.

Документът се смята за копие и се присвоява нов ИД на документ.

Използвате командата Копирай.

Присвоява се нов ИД на документ.

Единственият начин да запазите ИД на документ в рамките на сайтовете е да използвате страницата за администриране "Съдържание и структура на сайта" в "Настройки на сайта", докато премествате документите. Обърнете внимание, че копирането по този метод не запазва ИД на документа.

За повече информация относно съдържанието на сайта и структура вижте работа със съдържание на сайт и структура.

Най-горе на страницата

Активиране, разрешаване и конфигуриране на ИД на документи

За да използвате за пръв път идентификатори на документи за проследяване на документи или записи, трябва да изпълните следния процес от две стъпки:

Активиране на функцията "ИД на документ" на колекция от сайтове

Забележка : За да активирате функцията "ИД на документ", трябва да сте администратор на колекцията от сайтове.

  1. Отидете на колекцията от сайтове от най-горното ниво.

  2. Щракнете върху Действия за сайта и след това щракнете върху Настройки на сайта.

  3. В "Администриране на колекция от сайтове" щракнете върху Функции на колекцията от сайтове.

  4. До услугата "ИД на документ" щракнете върху Активирай. До елемента се показва иконата "Активен" и функцията се активира за колекцията от сайтове.

Разрешаване и конфигуриране на използването на идентификатори на документи в колекция от сайтове

Когато разрешите функцията "ИД на документ" за всяка колекцията от сайтове, на всички документи в колекцията от сайтове автоматично ще се присвои ИД на документ. Имайте предвид, че в зависимост от броя на документите, които съществуват във вашата колекция от сайтове, този процес може да отнеме известно време.

Забележка : За да разрешите и конфигурирате функцията "ИД на документ", трябва да сте администратор на колекцията от сайтове.

  1. Отидете на колекцията от сайтове от най-горното ниво.

  2. Щракнете върху Действия за сайта и след това щракнете върху Настройки на сайта.

  3. В "Администриране на колекция от сайтове" щракнете върху Настройки на ИД на документ.

  4. На страницата "Настройки на ИД на документ", в секцията "Присвояване на ИД на документи" се уверете, че има отметка в квадратчето Присвояване на ИД на документи.

Забележка :  Когато разрешите присвояването на идентификатори на документи за пръв път в колекция от сайтове, се показва съобщение "Планирано е конфигурирането на компонента за ИД на документи да се извърши от автоматизиран процес". Това означава, че задание на таймера отговаря за изпълнение на присвояването на идентификатори на документи за всички документи в колекция от сайтове. Времето, необходимо за този процес, зависи от броя на документите във вашата колекция от сайтове.

  1. За да зададете низ от знаци или цифри по избор, които автоматично да се добавят в началото на всеки ИД на документ, въведете низа под Започвайте ИД със следните знаци…

  2. Отметнете квадратчето Установяване в начално състояние на всички ИД на документи…, ако искате префиксът да се добави автоматично към всички съществуващи идентификатори на документи в колекцията от сайтове.

  3. В секциите за обхват на търсене на ИД на документи, изберете сайтовете, които да се използват като обхват за търсене на ИД.

  4. Щракнете върху OK.

    Забележка :  Както е споменато по-горе, когато услугата "ИД на документ" бъде разрешена за някоя колекция от сайтове, към типовете съдържание "Документ" и "Колективна папка за документи" се добавя колона на ниво колекция от сайтове. Колоната "ИД на документ" се използва за показване на идентификатора, присвоен на елемент.

най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×