Разрешаване и конфигуриране на версии за библиотека на SharePoint

Едно от многото решения, които трябва да вземете, когато изграждате библиотека на SharePoint, засяга версиите. Искате ли да запазите версиите на всеки елемент или файл всеки път, когато ги редактирате? Ако да, колко на брой версии? Искате ли да проследявате само главните версии или както главните, така и второстепенните версии? Искате ли всички потребители на сайта да виждат всички чернови версии или те да могат да се виждат само от източника и хора с разрешения "Проектиране" или "Пълен контрол"? Взетото от вас решение във всеки от тези случаи зависи от типа и важността на елементите и файловете в библиотеките, предназначението на всеки елемент или файл, нуждите на вашата група потребители и нивото на защита, което трябва да поддържате.

В тази статия

Защо да разрешаваме поддържането на версии?

Настройки за версии – как действат те

Разрешаване на поддържането на версии в библиотека на SharePoint

Премахване на поддържането на версии в библиотека на SharePoint

Защо да разрешаваме поддържането на версии?

Когато поддържането на версии в библиотеките на SharePoint е разрешено, можете да проследявате и боравите с информацията в процеса на нейното развитие. Можете да преглеждате по-стари версии и да ги възстановявате, ако е необходимо. Това е много удобно, ако например даден файл бъде повреден или когато хората разберат, че по-стари версии на даден файл могат да бъдат по-точни от последните. Някои организации запазват няколко версии на техните файлове от юридически съображения и с цел проверка. По подразбиране поддържането на версии е изключено. За да го включите и да приложите вашите решения за версиите, трябва да имате разрешения "Пълен контрол" или "Проектиране".

Можете и да ви се наложи да проследявате както главните, така и второстепенните версии на даден файл. Това е полезно, ако например искате да видите как се развива дадено юридическо мнение или какви са съображенията при създаването на нова програма, разработвана в момента. Една главна версия може да служи като сигнал за това, че даден документ е готов за преглеждане от широка аудитория, докато второстепенна (чернова) версия значи, че работата е в ход и още не е готова за широко разпространение.

Една главна версия е такава, която се е променила съществено след последната главна версия и се означава с цяло число – например 2.0 Главните версии са обикновено видими за всички хора, които имат достъп до библиотеката. Една второстепенна версия е такава, която съдържа само малки промени след последната главна версия. тя се означава с число след точката – например 2.1. Като правило, второстепенните версии са видими само за тези, които правят промените, и тези, които имат разрешения "Пълен контрол" и "Проектиране". Можете обаче да зададете библиотеката да позволява на всички потребители на сайта да виждат всички налични чернови.

Забележка :  Главни и второстепенни версии са налични само за библиотеки, не и за списъци.

Най-горе на страницата

Настройки за версии – как действат те

Диалоговият прозорец Настройки за версии съдържа четири основни секции, някои от които нямат общо точно с поддържането на версии. Всяка секция изисква решения, когато изграждате дадена библиотека. Разбира се, ако имате необходимите разрешения, по-късно можете да промените тези настройки.

Избор

Влияние

Без поддръжка на версии

За потребителите на сайта е достъпна само текущата версия на даден елемент или файл. Това е настройката по подразбиране.

Създаване на главни версии

Създават се и се запазват версии за всяка главна версия. Второстепенни версии нито се създават, нито се поддържат.

Създаване на главни и второстепенни версии (чернови)

Създават се и се проследяват както главни, така и второстепенни версии при въвеждане на файла. Лицето, което работи върху файла, трябва да укаже при въвеждането дали версията на този файл е главна, или второстепенна.

Запазване на следния брой на главни версии

Ако е отметнато квадратчето за тази опция, числото под него показва колко главни версии се запазват в библиотеката. Ако например това число е 25, най-старата версия се изтрива, когато бъде създадена 26тата версия. След това са налични само версии 2–26. По-лесно можете да работите с вашата библиотека, ако не позволите броят на версиите да се разраства. Ако обаче е важно да бъде запазена всяка версия или голям брой версии, или приложете много голяма граница, или изобщо не задавайте граница.

Запазване на чернови за следния брой на главни версии

Ако е избрана тази опция, числото в полето задава колко чернови да бъдат запазени. Можете например да решите да запазите 25 главни версии, но да изисквате чернови само за последните пет версии. Освен ако нямате юридическо или друго специално изискване, вероятно не е нужно да запазвате всички чернови за всички главни версии.

  • Секция "Защита на елементите на черновите"   . Тази секция се използва за определяне на това, кой трябва да вижда черновите елементи в библиотеката. Можете да позволите всеки потребител, който има разрешения за четене от библиотеката, да ги вижда, или можете да ограничите разглеждането само за тези потребители, които могат да редактират елементите, или само за автора на елемента и за хората, които могат да одобряват елементи. Ако решите да ограничите показването, само определени наблюдатели могат да виждат второстепенни версии (чернови). Другите потребители виждат само главните версии.

  • Секция "Изискване на извличане"   . Тази секция се използва за задаване на това, дали потребителите задължително трябва да извършат извличане на файловете, преди да могат да правят промени в тях. За повече информация вж. Изискване на извличане на файлове в библиотека на SharePoint.

Най-горе на страницата

Разрешаване на поддържането на версии в библиотека на SharePoint

  1. Придвижете се до библиотеката, в която имате намерение да работите. Ако името на тази библиотека не се вижда в екрана за бързо стартиране, щракнете върху Цялото съдържание на сайта, след което изберете името на вашата библиотека.

  2. На лентата, в групата Инструменти за библиотеки щракнете върху раздела Библиотека.

  3. Щракнете върху Настройки на библиотеката Бутонът ''Настройки на библиотеката'' в лентата на библиотеката на SharePoint Foundation .

  4. В страницата Настройки на библиотеката, в Общи настройки щракнете върху Настройки на версиите. Отваря се диалоговият прозорец Настройки на версиите.

  5. В секцията Хронология на версиите на документи изберете една от следните опции:

    • Създаване на главни версии – Ако изберете това, можете да зададете граница на броя на главните версии.

    • Създаване на главни и второстепенни версии (чернови) – Ако изберете това, можете да задавате граница както на броя на главните версии, така и на броя на версиите, за които искате да запазите чернови.

  6. Незадължително: Ограничаване на броя на запазваните версии.

    • Отметнете квадратчето Запазване на следния брой главни версии, ако искате да ограничите броя версии, които се запазват във вашата библиотека. В противен случай, не го отмятайте. В полето, което се намира точно под това квадратче, въведете броя на версиите, които желаете да запазвате.

    • Отметнете квадратчето Запазване на чернови за следния брой на главни версии, ако искате да ограничите броя на черновите, които запазвате. тази опция е налична само когато е избрана опцията Създаване на главни и второстепенни версии (чернови). В полето, което се намира точно под това квадратче, въведете броя на версиите, за които искате да запазвате чернови.

  7. Незадължително: Определяне на кои потребители да бъде позволено да виждат чернови елементи в библиотеката с документи. В секцията Защита на елементите на черновите изберете едно от следните неща.

    • Всеки потребител, който може да чете елементи. Изберете това, за да позволите достъп на всеки, който има разрешения за четене на сайта. Тази опция е налична, когато е избрано Създаване на главни и второстепенни версии (чернови) в секцията Хронология на версиите на документи.

    • Само потребители, които могат да редактират елементи. Изберете това, за да ограничите виждането на чернови до тези, които имат разрешения за редактиране. Тази опция е налична, когато е избрано Създаване на главни и второстепенни версии (чернови) в секцията Хронология на версиите на документи.

    • Само потребители, които могат да одобряват елементи (и авторът на елемента). Изберете това, за да ограничите виждането само до първоначалния автор на елемента и до тези, които имат разрешения за одобряват елементи в библиотеката. Тази опция е налична, когато секцията Одобрение на съдържанието е зададена да бъде Да.

  8. Незадължително: Задайте дали искате да бъде изисквано извличане в тази библиотека. По подразбиране това не се изисква. Ако искате да промените стойността по подразбиране, изберете Да в секцията Изискване на извличане. За повече информация относно изискването на извличане вж. Изискване на извличане на файлове в библиотека на SharePoint.

  9. Натиснете бутона OK, за да затворите този диалогов прозорец и да се върнете към страницата Настройки за библиотека с документи.

Най-горе на страницата

Премахване на поддържането на версии в библиотека на SharePoint

След време можете да решите, че поддържането на версии във вашата библиотека на SharePoint всъщност не е необходимо. Ако имате разрешения "Пълен контрол" или "Проектиране", можете да премахнете поддържането на версии в тази библиотека.

  1. Придвижете се до библиотеката, в която имате намерение да работите. Ако името на тази библиотека не се вижда в екрана за бързо стартиране, щракнете върху Цялото съдържание на сайта, след което изберете името на вашата библиотека.

  2. На лентата, в групата Инструменти за библиотеки щракнете върху раздела Библиотека.

  3. Щракнете върху Настройки на библиотеката Бутонът ''Настройки на библиотеката'' в лентата на библиотеката на SharePoint Foundation .

  4. В страницата Настройки на библиотеката, в Общи настройки щракнете върху Настройки на версиите.

  5. В секцията Хронология на версиите на документи на диалоговия прозорец Настройки на версиите изберете Без поддръжка на версии. Това премахва всякакви записи, които преди това сте създали в тази секция.

  6. Натиснете бутона OK, за да затворите този диалогов прозорец и да се върнете към страницата Настройки за библиотека с документи.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×