Разрешаване или изтриване на дублиращи се контакти

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Ако сте импортирали контакти от няколко източника или наследили някой друг списък с контакти, може да имате дублирани контакти, съхранени в Outlook. Когато импортирате нови контакти от външен източник, като например Gmail или iCloud, Outlook проверява за дубликати и ви позволява да изберете дали искате да създадете нов запис на контакт (дубликат) или обединяване на дублиращи се контакти. За съжаление след като сте повтарящите се контакти в папките с контакти, има няма автоматичния процес, за да ги премахнете. Обаче можете да експортирате всички ваши контакти във файл, след това отново да ги импортирате в Outlook и се възползвате от вградените дубликат проверка функции. Ако имате няколко дублиращи се контакти, можете да сортирате списъка с контакти и да ги изтриете ръчно.

Изтриване на дублиращи се контакти една по една

  1. Щракнете върху Хора.

    Изберете иконата за хора, за да видите вашите контакти.

  2. В лентата, в групата Текущ изглед щракнете върху долния десен ъгъл на полето изгледи и след това щракнете върху телефон. Това е най-лесният изгледа, за да използвате, за да прегледате списъка с контакти и да видите дубликати.

    Групата "Текущ изглед" в раздела "Начало"

  3. В списъка с контакти задръжте натиснат клавиша Ctrl и щракнете върху всеки контакт, който искате да изтриете.

    Задръжте натиснат клавиша CTRL и щракнете върху всеки един контакт, който искате да изтриете

  4. Когато изберете всички повторения, натиснете Изтриване или Ctrl + D.

Изтриване на голям брой дублиращи се контакти с помощта на експортиране и импортиране

Ако имате голям брой дублирани контакти, изтриването на дублирания един по един може да бъде досаден и отнема много време. Най-бързият начин да изтриете голям брой дублиращи се контакти е да ги експортирате във файл, след това да ги импортирате в нова папка. За да се възползвате от функцията за откриване на дублиране в процеса на импортиране на Outlook, използвайте следните стъпки

  1. Щракнете върху Хора.

    Изберете иконата за хора, за да видите вашите контакти.

  2. Щракнете с десния бутон върху вашата текуща папка контакти и изберете Нова папка.

    Създаване на нова папка за контакти.
  3. Дайте име, например Duplicatesна вашата нова папка.

  4. Щракнете върху обратно в основната папка за контакти.

  5. Натиснете Ctrl + A , за да изберете всички ваши контакти.

  6. Плъзнете и пуснете вашите контакти в папката дубликати или използвайте Ctrl + Shift + V , за да отворите диалоговия прозорец Преместване в папка и изберете папката с дублирани записи .

    Преместване на вашите контакти в друга папка.
  7. Папката с контакти на основния сега трябва да бъде празен.

  8. Изберете Файл > Отваряне и експортиране > Импортиране/експортиране.

    Забележка: В Outlook 2010, изберете файл > Отвори > експортиране и да пропуснете стъпка 10.

    Изберете импортиране/експортиране.
  9. Изберете експортиране във файл.

  10. Изберете разделени със запетая стойности (Windows).

  11. Изберете папката за дублиране, който сте създали в стъпка 3.

    Експортиране от папката дубликати.
  12. Запишете файла на вашия компютър ще можете да го намерите отново.

  13. Щракнете върху Готово.

Импортиране на контакти обратно в Outlook

  1. Изберете Файл > Отваряне и експортиране > Импортиране/експортиране.

    Забележка: В Outlook 2010, изберете файл > Отвори > Импортиране и Премини към стъпка 3.

    Изберете импортиране/експортиране.
  2. Изберете Импортирай от друга програма или файл.

  3. Изберете разделени със запетая стойности (Windows).

  4. За да намерите файла, който сте създали в горната процедура.

    Изберете файла за импортиране.
  5. Изберете опцията не Импортирай дубликати.

  6. Изберете папката с контакти на основния като папка местоназначение. Това е папката, която в момента е празно.

  7. Изберете Готово.

Копирайте контактите от папката дубликати обратно в основната папка за контакти

  1. Изберете папката с контакти, дублирани записи .

  2. Щракнете еднократно върху един от контактите ви в папката, след което натиснете Ctrl + A , за да изберете всички контакти.

  3. Преместване на избраните контакти в основната папка за контакти. Можете да плъзнете и пуснете ги или натиснете Ctrl + Shift + V , за да използвате диалоговия прозорец Преместване в папка .

  4. Всеки път, когато Outlook срещне дублиращ се контакт, ще видите подкана с две възможности за избор.

    • Изберете Добавяне на нов контакт , ако контактът не е дубликат.

    • Изберете Актуализирай информацията за избрания контакт , ако контактът е дубликат.

    След като сте направили вашия избор, изберете Update. Ако искате да повторите същия избор за всички дублирани контакти, изберете Актуализирай всичко.

    Изберете какво искате да правите с дублиращи се контакти.
  5. Когато е готов за преместване в папка процес, можете да изтриете папката дубликати.

Имате две опции, за да разрешите дублиращи се контакти в диалоговия прозорец Открит дублиран контакт :

Добавяне на дублиран като нов контакт     Новият контакт ще бъде добавен към вашата папка Контакти . Например ако създавате контакт с името на Надежда Маринова и вече имате контакт с това име във вашата папка Контакти , ще имате два контакта с името Надежда Маринова. За да се прави разлика между двете, можете да добавите среден инициал към един.

Съвет: Показване на вашите контакти като електронни визитки е добър избор на изгледи в която да виждате достатъчно информация, за да различавате контакти с дублирани имена.

Актуализиране на нова информация от дублиращ се контакт към съществуваща такава    Outlook ще сравни всички полета, които съдържат данни в два екземпляра и съществуващи контакти и копирайте данните от новия контакт във всички полета на съществуващия контакт, съдържащи данни. Например ако имате контакт с име Надежда Маринова с телефонен номер 555-0112, и получавате дублиращ се контакт с нов телефонен номер, Outlook ще копирайте нов номер в съответното поле в съществуващия контакт и оставете всички останали полета същото.

Цветови категории, които сте възложили на нов контакт и текст в съобщението от новия контакт няма да се копират в съществуващия контакт. Ако искате да копирате тази информация, която трябва да го направите ръчно. Сертификати и връзки към контакти в раздела " дейности " ще бъде копирана от дублиращ се контакт и добавени към съществуващия контакт, без да се замества първоначалната информация. Обаче връзките в раздела дейности към елементи, различни от контакти, като например задачи и срещи, няма да се копират.

Когато Outlook актуализира данните в контакт, копие от първоначалния контакт се съхранява в папката " Изтрити ". Това копие може да се използва, ако трябва да се върнете към информацията в първоначалния контакт.

Ако сте импортирали контакти в Outlook, като използвате имена или имейл адреси, които вече съществуват във вашата папка Контакти , и сте избрали опцията Разреши създаването на дубликати в съветника за експортиране и импортиране, може да има нежелани дублиране на някои или всички от контактите, които сте импортирали.

Премахването на нежеланите повтарящи се контакти е ръчен процес, но по-долу е най-лесният начин да го направите.

  1. В " Контакти" изберете папката с контакти, която има дублиращи се контакти.

  2. В навигационен екранпод Текущ изгледщракнете върху Списък на телефона. Това е най-добър изглед, за да прегледате списъка с контакти и да видите дублиращи се контакти. Сега можете да сортирате списъка по дата на промяна и групирате повтарящите се контакти заедно.

  3. В менюто Изглед посочете Текущ изглед, след което щракнете върху Персонализиране на текущия изглед.

  4. Щракнете върху полета, изберете модифицирани в списъка Налични полета и след това щракнете върху Добави.

  5. Щракнете върху Премести нагоре , докато модифицирани е в горната част на списъка Покажи тези полета в следния ред .

  6. Щракнете два пъти върху OK.

  7. В списъка с контакти задръжте натиснат клавиша CTRL, докато избирате всеки повтарящ се контакт.

  8. След като сте избрали всички дублирани контакти, натиснете клавиша DELETE.

Забележка: Ако не искате да има дублиращи се контакти, когато импортирате контакти в Outlook, изберете опцията Не импортирай дубликатите опцията или Замествай дубликатите с импортираните елементи в съветника за експортиране и импортиране.

  • Не импортирай дубликатите Съществуващи данни, за да се държи и дублирани информацията в Файл с лични папки (.pst) не се копира в папката Контакти .

  • Замествай дубликатите с импортираните елементи Съществуващите данни в папката " Контакти " се замества с информацията в .pst файл, което се импортира.

Ако записвате много контакти в Outlook, процесът може да бъде по-бързо, ако не използвате функцията за откриване на дублиране. За да изключите тази функция, направете следното:

  1. От менюто Инструменти щракнете върху Опции.

  2. Щракнете върху Опции за контактии след това изчистете квадратчето Проверявай за дублирани контакти .

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×