Пътна карта за създаване и конфигуриране на библиотеки на SharePoint

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Библиотеката е място в даден сайт, където членовете на екипа могат да работят заедно, да създавате, актуализирате и управлявате файлове. Най-добрият начин да настроите библиотека зависи как ще се използва библиотеката и колко хора ще го използвате.

Отнема само с няколко стъпки за настройване на основния библиотека за управление на някои документи на екипа. Ако вашата организация има определен процес за разработване на нейните документи или ако много хора работят върху един и същ документ, помислете за проучване на по-разширени функции за управление, като например типове съдържание и работни потоци.

Тази пътна карта е предназначен за лица, които са създаване и конфигуриране на библиотеки за Microsoft Office SharePoint Server 2007 сайт, но които не са ИТ професионалисти. Ако сте ИТ специалист, TechNet може по-добре отговаря на нуждите ви.

Концепции и планиране

Ако вашата организация работи на голям брой документи, ще искате да развиете стратегия за организиране и управление на документи, преди хора започнете да добавяте съдържание. Например можете да използвате колони и изгледи, за да ограничите броя на документите, които се показват в даден момент.

Библиотеки също може да бъде ключова част от процеса на управление на документ, с инструменти, за да осигури съответствие, управление на голям обем на съдържание и управление на работния поток на разработчици на съдържание.

Запознаване с библиотеки

Вашата организация може да има няколко библиотеки в сайт на SharePoint, като например един или повече библиотеки за документи на екип, Библиотека за уеб страници, на библиотека със слайдове за презентации и библиотека с картини за снимки и други изображения.

Концепция

Описание

Въведение в библиотеките

Прочетете за ползите, типове и функции на библиотеки.

Организиране на файлове в библиотека

Научете стратегии за организиране на файлове в библиотеки, преди да създадете вашите библиотеки.

Пътна карта за обучение на библиотека за документи на SharePoint

Преглед на пътна карта с пет различни курсове на библиотеки с документи.

Планиране как да организирате и управлявате файлове

Библиотеки на SharePoint имат няколко характеристики, за да помогне на екипа за управление и организирате своите документи. Някои планиране може да ви помогне да настроите структура, която е най-подходящ за вашата организация.

По начин, че да организирате вашите файлове в библиотека зависи от нуждите на вашата група и как предпочитате да съхранявате и търсене на вашата информация. Изгледи и папки може да помогне на вашия екип работи организирано.

Извличане е инструмент, който позволява на членовете на екипа ви да работят изключително на файлове и да избегнете конфликти с файл. Вашият екип може да искате да използвате създаване на версии, в който се създава Хронология на версиите на файловете. Създаване на версии отнема повече място на сървъра, но позволява на вашия екип да възстановите предишни версии на файлове, ако те правят грешка.

Например вашата организация да използвате извличане на документи и създаване на версии, за да управлявате колко хора работят върху файлове. За да работите изключително на файл, някой проверки го така, че никой друг случайно да презапишете промените. Със създаването на версии екипът да проследявате Хронология на версиите и да възстановите предишна версия, ако някой допусне грешка.

Концепция

Описание

Как работи създаването на версии в списък или библиотека

Научете повече за създаването на версии, който ви позволява да следите на хронология на версиите и изглед и възстановяване на предишни версии на документ.

Организиране на файлове в библиотека

Прочетете за различни начини за организиране на файлове в библиотека. Добре е да планирате структурата на вашата библиотека, преди да създадете и конфигурирате го.

Пътна карта за даване на потребителите достъп до сайтове и съдържание на сайт

Вижте общ преглед на управление на достъпа до сайтовете и съдържанието на сайта, включително дали да наследяват разрешения в подсайтове или да приложите уникални разрешения.

Оценка дали да използвате управление на разширени документи

Когато организации нямат всякакъв вид система за управление на официални документи на място, съдържанието е често създадени и записани в неуправляван и децентрализиран начин на разпръснати файлови дялове и отделни твърд диск. Това го прави трудно за служители, за да намерите, споделяне и сътрудничество ефективно на съдържанието. Това също затруднява организации да използват ценен бизнес информация и данни в съдържанието.

Office SharePoint Server 2007 поддържа нужди за управление на вашата организация документ чрез предоставяне на широк набор от документи възможности за управление, които ви позволяват да направите следното:

  • Съхраняване, организиране и намиране на документи.

  • Гарантиране на последователността на документи.

  • Управление на метаданни за документи.

  • Помощ за защита на документи от неупълномощен достъп или да използвате.

  • Уверете се последователни бизнес процеси (работни потоци) за как да се обработват документи.

Концепция

Описание

Въведение в управлението на документи

Научете различни начини, които можете да използвате управление на документи за управление на съдържание и процеси във вашата организация.

Въведение в работен поток на SharePoint

Прочетете за работни потоци, и как те помагат на хората за реализиране на бизнес процеси, като например управление на задачи и сътрудничество, в документи и елементи от списък.

Въведение в типовете съдържание

Разберете как съдържание типове разреши организации за управление на метаданни, шаблони и поведения на елементите и последователно на документи. Типове съдържание се дефинират на ниво и използвани в списъци и библиотеки.

Управление на големи библиотеки

Библиотеки на SharePoint са предназначени да обработва с голям капацитет на файловете, до 5 милиона общо, ако използвате папки за организация, но има стратегии, трябва да използвате, за да увеличите производителността.

За типични клиент сценарии, в който се използва браузър, базиран на потребителския интерфейс на стандартна SharePoint Server 2007 препоръка е, че един списък не трябва да има повече от 2000 елементи на списъка контейнер. Контейнер в този случай означава, че корена на списъка, както и всички папки в списъка. Папка е контейнер, защото други елементи на списъка се съхраняват в него.

Например AdventureWorks фирмата използва папки за различни типове документи, като например ръководства или цена списъци, документи в своята библиотека. Изгледи и индексирането също може да се използва за подобряване на производителността и търсят опит на потребителя. Статиите по-долу ще ви помогне да планирате стратегията си за големи списъци и библиотеки.

Концепция

Описание

Планиране на съдържание за съхранение на предприятието

Получете насоки за конфигуриране и управление на библиотеки с голям брой файлове.

Управление на голям брой файлове с помощта на център за документи

Прочетете за ползите, типове и функции на център за документи.

Управление на списъци и библиотеки с много елементи

Научете капацитет препоръки, включително как да оптимизирате производителността на списък чрез ограничаване на броя на елементите, които се появяват и като изберете най-подходящия метод за извличане на съдържанието.

Създаване и конфигуриране на библиотеки

За да създадете библиотека, трябва да бъде член на групата на собствениците на име на сайт или имате конкретни разрешение да проектирате сайт или да създадете списъци и библиотеки. Можете да приложите някои настройки, като създавате библиотеки, и можете да приложите допълнителни настройки по-късно от менюто " Настройки " в библиотеката.

Създаване на библиотеки

Задача

Описание

Създаване на библиотека

Научете как да създадете библиотека за създаване, събиране, актуализирате и управлявате файлове с членове на екипа.

Създаване на библиотека с формуляри

Научете как можете да създадете библиотека специално за формуляри, например отчети за разходи.

Конфигуриране на библиотеки

Задача

Описание

Добавяне или промяна на работен поток за списък, библиотека или тип съдържание

Използване на работни потоци по подразбиране или персонализиране и настройка на ваши собствени за управление на документи и бизнес процеси.

Разрешаване и конфигуриране на версии за списък или библиотека

Разрешаване на библиотека за проследяване на версии в Хронология на версиите и възстановяване на предишни версии.

Създаване или промяна на изглед

Създаване на изгледи за разрешаване на хората да виждат елементите, които са най-важни или към тях.

Изискване на извличане за файлове в библиотека

Научете как можете да изисквате потребителите да извлечете файловете, преди да работите върху тях, ако искате да настроите това изискване. Изисква извличане не позволява на много хора да правят промени едновременно, което може да създаде припокриване в промените и да доведе до объркване.

Промяна на типа съдържание за списък или библиотека

Научете как да конфигурирате тип съдържание и да го добавите към библиотеката.

Шаблон за библиотека

Научете как да добавите шаблон в библиотека, ако не използвате типове съдържание.

Предоставяне на достъп до библиотеки

Можете да персонализирате списък или библиотека на сайт, за да разширите или ограничите кои потребители имат достъп до списъка или библиотеката, и какво да направите потребителите към съдържанието на списъка или библиотеката.

По подразбиране на списък или библиотека наследява разрешения от сайта е включена. Сайта, списъка или библиотеката е в се нарича на родителския сайт. Промените в разрешенията на родителския сайт се отнасят за всички списъци, библиотеки и друго съдържание, които наследяват разрешения от този родител.

Можете да спрете наследяването на разрешения от родителския сайт на SharePoint и да създадете уникални разрешения за списък или библиотека. Например може да искате да имате уникални разрешения за списък, който съдържа записи за служители или планиране на документ, който не е крайния продукт. Можете също да разширите или ограничаване на достъпа до определени папки и елементи от списъци, например информация за заплати или персонал.

Концепция

Описание

Персонализиране на потребителския достъп до списък или библиотека

Научете повече за персонализирането на потребителския достъп до библиотеките в потока на стъпка по стъпка, или да научите подробни отделни процедури за повече възможности за персонализиране.

Персонализиране на потребителския достъп до папки, елементи от списъци и файлове в библиотека

Прочетете как да се разширяват или ограничаване на достъпа до определени файлове или папки, ако вашата организация трябва да персонализирате достъп до конкретно съдържание.

Пътна карта за даване на потребителите достъп до сайтове и съдържание на сайт

Вижте общ преглед на управление на достъпа до сайтовете и съдържанието на сайта, включително дали да наследяват разрешения в подсайтове или да приложите уникални разрешения.

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×