Първи стъпки: създаване на събрание на Забележка система с InfoPath и SharePoint

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Чрез минимални промени примерен шаблон на формуляр от Microsoft Office InfoPath 2007 и създаване на библиотека с документи в сайт на Windows SharePoint Services 3.0 , можете да ги система, която можете да използвате, за да водите бележки от събрание по подходящ начин, изпращане на бележки до всеки участник в събранието и тези бележки да съхранявате в библиотека с документи на SharePoint Services. В тази статия ви покаже как да се създаде тази система.

В тази статия

Общ преглед

Преди да започнете

Създаване на нова система за бележки за събрание

Актуализиране на шаблона за формуляр

Общ преглед

Включени с InfoPath е примерен шаблон на формуляр, който е разработен специално за събиране на общи данни за събрание, като дневен ред, участниците, обсъждане елементи и елементи за действие. Примерен шаблон на формуляр е конфигуриран, така че да можете да изпратите копие на формуляр, базиран на шаблона по имейл до всеки участник в събранието.

Примерен шаблон на формуляр е конфигуриран да помогне на Забележка лице събиране на данни, която обикновено се записва в събрание. Контролите са подредени в логически раздели, за да помогне на Забележка лице събира правилните данни и също го освобождава от събиране на данни, които могат да бъдат автоматично генерирани. Оформлението на контролите също осигурява съгласувана рамка, така че вместо бележка лице, да се налага да помните какъв тип данни за събиране на току-що запълва празните места в хода на събранието.

Въпреки че можете да промените шаблона за формуляр за събиране на допълнителни данни, препоръчваме да използвате съществуващ шаблон на формуляр, както е с една промяна, която ви позволява да запишете попълнени формуляри в библиотека с документи на SharePoint. След това можете да тествате ефективността на вашата система и да използвате наученото по време на теста за промяна на шаблона за формуляр, за да отговорим на нуждите на вашата група.

Можете да използвате този примерен шаблон на формуляр във вашата система, като първата публикуване на примерен шаблон за формуляр в нова библиотека с документи в сайт на SharePoint. Ще създадете нова библиотека с документи като част от процеса на публикуване. След като публикувате шаблона на формуляр и създаване на нова библиотека с документи, след което ще да модифицирате шаблона на формуляр, така че той записва попълнен формуляр в новата библиотека с документи и ви изпраща копие на формуляра за участниците в събранието.

За да използвате тази система, бележка лице отива в библиотеката с документи и създава нов формуляр, който се базира на този шаблон за формуляр. По време на събрание, бележка лице попълва данните в съответните контроли във формуляра. В края на събранието бележка лице подава формуляра в библиотеката с документи и на всеки участник в събранието се изпраща копие на формуляра. Тези хора, които не присъстват събранието да прочетете бележките като отидете в библиотеката с документи и отваряне на формуляр в InfoPath.

Примерен шаблон за формуляр съдържа следните раздели:

Шаблон с четири секции на формуляр за дневен ред на събрание

1. заглавие на раздел съдържа контроли за името, предназначение, местоположение и събрание дати и часове. Дата на контролата автоматично показва датата на формуляра е създадена. По подразбиране Краен час контрола текстово поле автоматично се показва един тоест един час по-късно от време, въведена в Начален час контрола текстово поле.

2. участниците повтаряща се секция съдържа контроли за имената и имейл адресите на всеки участник в събранието. Когато бележка лице подаде попълнения формуляр, всеки участник, изброени в този раздел, получава копие на попълнен формуляр.

3. обсъждане елемент повтаряща се секция съдържа контроли за всеки представящ (участник, който води обсъждане) и бележки за всеки елемент на обсъждане. Представящ падащото списъчно поле показва имената от раздела за участниците .

4. действие елемент повтаряща се секция съдържа контроли за името, присвояване и краен срок за всеки елемент за действие. Възлагане на падащото списъчно поле показва имената от раздела за участниците .

Ако сте начинаещ в InfoPath, статиите по-долу ще ви помогне да разберете важни концепции и по-добре дефиниране на условия, които ще срещнете, когато изпълните всяка задача в тази статия. Също така ще намерите тези връзки в съответните раздели в тази статия, в случай че имате нужда от повече информация както изпълнение на дадена задача.

Най-горе на страницата

Преди да започнете

Ще трябва локатор на еднородни ресурси (URL) и, най-малкото, разрешения за проектиране за колекцията от сайтове на SharePoint сайта, който ще използвате за тази система. Ако можете да създадете библиотека с документи на вашата колекция от сайтове, имате съответните разрешения. Разрешения за вашата колекция от сайтове ще трябва четене на хората, които трябва да видите бележки от събрание. Ако имате нужда от разрешения за създаване на библиотека с документи или да зададете разрешения за четене на вашата колекция от сайтове за потребителите на вашия формуляр, обърнете се към администратора на вашата колекция от сайтове.

Също така ще трябва поне един имейл адрес, към който можете да изпратите копие на попълнен формуляр и имейл клиент, като например Microsoft Office Outlook 2007, който е конфигуриран да получавате съобщения, така че да можете да тествате шаблона за формуляр.

В тази статия предполага, че използвате конфигурацията по подразбиране на SharePoint Services.

Най-горе на страницата

Създаване на нова система за бележки за събрание

За да създадете тази система, ще направете следното:

  1. Отваряне и записване на шаблон за формуляр на извадката.

  2. Публикуване на шаблон за формуляр на извадката за да създадете нова библиотека с документи за бележки от събрание.

  3. Модифициране на шаблон за формуляр на извадката да запишете попълнени формуляри в новата библиотека с документи и след това изпратете копие на всеки участник.

  4. Публикуване на шаблон на формуляр за промяна.

  5. Тествайте шаблона на формуляр за промяна и новата библиотека с документи, като създаване и изпращане на тест формуляри, базирани на този шаблон за формуляр.

Отваряне и записване на шаблон за формуляр

  1. В менюто Файл щракнете върху Проектиране на шаблон за формуляр.

  2. Под Отваряне на шаблон на формулярщракнете върху Персонализиране на извадка.

  3. Под Персонализиране на извадкащракнете двукратно върху Дневен ред на събрание на извадката.

  4. От менюто Файл изберете Запиши.

  5. Ако InfoPath показва съобщение за публикуването на шаблона за формуляр, щракнете върху OK.

  6. В диалоговия прозорец Запиши като Задайте местоположението, където искате да запишете шаблона за формуляр.

  7. В полето Име на файл въведете име за шаблона на формуляр.

  8. В списъка Запиши като тип изберете Шаблон на формуляр на InfoPathи след това щракнете върху Запиши.

Публикуване на шаблон за формуляр

Като част от процеса на публикуване ще създадете нова библиотека с документи.

За да научите повече за публикуване на шаблон на формуляр, вижте статията Въведение в публикуването на шаблон на формуляр.

  1. В менюто Файл щракнете върху Публикувай.

  2. На първата страница на съветника за публикуване щракнете върху към сървър на SharePoint с или без InfoPath Forms Servicesи след това щракнете върху напред.

  3. На следващата страница на съветника, в полето Въведете местоположението на вашия сайт на SharePoint или на InfoPath Forms Services въведете URL адреса на колекцията от сайтове на сайта на SharePoint и след това щракнете върху напред. Например за да използвате колекция от сайтове с URL адрес http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly, въведете http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly в полето.

  4. На следващата страница щракнете върху Библиотека с документии след това щракнете върху напред.

  5. На следващата страница щракнете върху Създаване на нова библиотека с документии след това щракнете върху напред.

  6. На следващата страница въведете име и описание за новата библиотека с документи и след това щракнете върху напред.

  7. Приемете предложеното колони и щракнете върху напред.

  8. На последната страница на съветника проверете дали информацията, показана е правилна и след това щракнете върху публикуване.

  9. Щракнете върху Затвори.

    Ще получите потвърждение на последната страница на съветника, когато публикувате успешно шаблона за формуляр.

Напишете URL адреса на новата библиотека с документи; ще трябва тази информация по-нататък в тази статия. URL Адресът на новата библиотека с документи ще бъде URL адреса на колекцията от сайтове, последван от наклонена черта (/), последвано от името на библиотеката с документи. Например ако сте създали нова библиотека с документи, наречен бележки от събрание в колекцията от сайтове с URL адрес http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly, URL адреса на новата библиотека с документи ще бъде http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly/MeetingNotes.

Промяна на шаблон на формуляр

Този раздел ви показва как да направите следното:

  • Добавяне на нов подаване на връзка с данни , който записва попълнен формуляр в новата библиотека с документи.

    За да научите повече за подаване на връзки с данни, вижте Въведение в източниците на данни.

  • Промяна на опциите за връзката с данни, така че да записва попълнен формуляр в библиотеката с документи и изпраща копие на попълнен формуляр на всеки участник в събранието.

  • Конфигуриране на шаблона за формуляр, така че тя се затваря формуляра след подаване.

За да научите повече за подаване на формуляр, който се базира на шаблон на формуляр, вижте статията Въведение в подаването на данни на формуляр.

Добавяне на ново подаване на връзка с данни

В този раздел, който ще създадете нов подаване на връзка с данни към новата библиотека с документи и конфигуриране на връзката с данни за да запишете формуляра с уникално име. Името на формуляра ще бъде комбинация от заглавието на събранието и датата, на която е създадена формуляра.

Започнете да създавате връзка с данни
  1. В менюто Инструменти щракнете върху Връзки към данни.

  2. В диалоговия прозорец Връзки с данни щракнете върху Добавяне.

  3. В съветника за връзка към данни щракнете върху Създаване на нова връзка към, щракнете върху Подаване на данни и след това върху Напред.

  4. На следващата страница на съветника щракнете върху библиотека с документи в сайт на SharePointи след това щракнете върху напред. Избиране на местоназначение за подадените данни в съветника за връзка към данни

  5. На следващата страница на съветника, в полето библиотека с документи въведете URL адреса на библиотеката с документи, която създадохте в предишния раздел. Например за да използвате библиотека с документи с URL адрес http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes, въведете http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes в полето библиотека с документи .

    Следващия раздел ви превежда през стъпките на процеса на дефиниране на име на уникална форма, което изисква, за да сте на тази страница на съветника. Не щраквайте върху следващия още.

Дефиниране на формуляр за уникално име

Шаблон за формуляр записва формуляр в библиотека с документи с име по подразбиране. Ако използвате името по подразбиране, новата библиотека с документи ще се съхранява само един попълнен формуляр. В този раздел ще можете да конфигурирате връзката с данни за записване на формуляри, базирани на този шаблон на формуляр с име, което се състои от заглавието на събранието и датата на събранието. Можете да направите това чрез създаване на формула, която използва XPath функция.

За да научите повече за формули и функции, вижте Добавяне на формула към контрола.

  1. Щракнете върху Вмъкване на формула изображение на бутон .

  2. В диалоговия прозорец Вмъкване на формула щракнете върху Вмъкване на функция.

  3. В списъка категории в диалоговия прозорец Вмъкване на функция щракнете върху текст.

  4. В списъка функции щракнете върху изображениеи след това щракнете върху OK.

  5. В полето Формула щракнете двукратно върху първия екземпляр на щракнете двукратно, за да вмъкнете поле.

    Меню '' в първото поле за използване като част от името на формуляр

  6. В диалоговия прозорец избор на поле или група отворете събранието, щракнете върху meetingTitle и след това щракнете върху OK.

    Избиране на meetingTitle поле в полето избор на поле или група диалогов прозорец

  7. В полето формула щракнете върху втория екземпляр на щракнете двукратно върху, за да вмъкнете поле , за да я изберете (не щракнете двукратно върху нея).

    Меню ''Създай'' с избрана папка

  8. Въведете двойни кавички (""), последван от тире (-), последван от друг двойни кавички.

    Опцията ''Покажи линийката''

  9. Щракнете двукратно върху третия екземпляр на щракнете двукратно върху, за да вмъкнете поле.

    Меню '' друго поле за използване като част от името на формуляр

  10. В диалоговия прозорец избор на поле или група отворете събранието, щракнете върху meetingDateи след това щракнете върху OK.

    Събрания и сътрудничество

    Диалоговия прозорец Вмъкване на формула трябва да изглежда подобно на следното:

    Готови формула в диалоговия прозорец Вмъкване на формула, която се основава на името на формуляр

  11. За да проверите дали е правилен синтаксисът на формулата, в диалоговия прозорец Вмъкване на формула щракнете върху Проверка на формула.

  12. Ако формулата не съдържа някакви грешки, щракнете върху OK , за да затворите диалоговия прозорец.

Завършване на настройването на връзката с данни
  1. В съветника щракнете върху напред.

  2. На следващата страница на съветника, в полето Въведете име за тази връзка към данни въведете описателно име за тази връзка към подадените данни.

  3. Уверете се, че информацията е вярна, в раздела Резюме и след това изберете Край.

  4. Щракнете върху Затвори.

  5. От менюто Файл изберете Запиши.

Промяна на опциите за подаване да използвате двете Подай връзки с данни

  1. В менюто инструменти щракнете върху Опции за подаване.

  2. В диалоговия прозорец Опции за подаване отметнете квадратчето Позволявай на потребителите да подават този формуляр .

  3. Щракнете върху Изпълнение на потребителско действие, използвайки правила и след това върху Правила.

  4. В диалоговия прозорец Правила за подаване на формуляр щракнете върху Добавяне.

  5. Щракнете върху Добавяне на действие.

  6. В полето действие щракнете върху подаване чрез връзка за данни.

  7. В списъка връзка към данни щракнете върху връзката с данни в библиотеката с документи, която създадохте в предишния раздел и след това щракнете върху OK.

  8. Щракнете върху Добавяне на действие.

  9. В полето действие щракнете върху подаване чрез връзка за данни.

  10. В списъка с връзка към данни щракнете върху Изпращане на основнии след това щракнете върху OK.

    Ще използва основни подаване връзката с данни, за да изпратите копие на формуляра за всеки участник.

  11. В полето име на диалоговия прозорец правило въведете подаване правила за идентифициране на правилото, което току-що създадохте.

  12. Щракнете върху OK два пъти.

Конфигуриране на шаблона за формуляр, за да затворите формуляра след подаване.

  1. В диалоговия прозорец Опции за подаване щракнете върху Разширени.

  2. В списъка след подаване щракнете върху затваряне на формуляра.

  3. Щракнете върху OK.

  4. От менюто Файл изберете Запиши.

Публикуване на шаблон за формуляр

След модифициране на шаблон за формуляр, трябва да го публикувате в библиотеката с документи за разполагане на промените.

  1. В менюто Файл щракнете върху Публикувай.

  2. На първата страница на съветника за публикуване щракнете върху към сървър на SharePoint с или без InfoPath Forms Servicesи след това щракнете върху напред.

  3. На следващата страница на съветника, в полето Въведете местоположението на вашия сайт на SharePoint или на InfoPath Forms Services въведете местоположението на библиотеката с документи в колекцията от сайтове на вашия сайт на SharePoint и след това щракнете върху напред.

  4. На следващата страница щракнете върху Библиотека с документии след това щракнете върху напред.

  5. На следващата страница щракнете върху актуализиране на шаблона на формуляр в съществуваща библиотека с документи.

  6. В библиотеката с документи да актуализирате списъка щракнете върху библиотеката с документи и след това щракнете върху напред.

  7. Щракнете върху Напред.

  8. На следващата страница Проверете дали информацията, показана е правилна и след това щракнете върху публикуване.

    Ще получите потвърждение на последната страница на съветника, когато публикувате успешно шаблона за формуляр.

Проверка на шаблона за формуляр и сайта

  1. На последната страница на съветника за публикуване щракнете върху Отваряне на тази библиотека с документи и след това щракнете върху Затвори.

  2. В библиотеката с документи щракнете върху Създай.

  3. Попълнете формуляра, както ако са като бележки в събрание. След като въведете час в контрола за Начален час на текстово поле, натиснете клавиша TAB, за да се придвижите до следващата контрола. InfoPath автоматично запълва краен час контрола текстово поле.

  4. Въведете имейл адреса на участник в събранието в полето имейл на секцията участник . За да добавите допълнителни участници и техните имейл адреси, щракнете върху Добави участник.

  5. В лентата с инструменти на InfoPath щракнете върху Подай.

  6. В диалоговия прозорец Уверете се, че правилния имейл адресите се показват.

  7. Щракнете върху Изпратии след това щракнете върху OK , за да затворите диалоговия прозорец.

Вашите бележки от събрание, трябва да се показва в библиотеката с документи и също трябва да пристигат във входящата поща като ново имейл съобщение.

След тестване на системата чрез създаване и изпращане на няколко формуляри, базирани на този шаблон на формуляр, да започнете да използвате системата за съхранение и разпространение на вашите бележки от събрание.

Най-горе на страницата

Актуализиране на шаблона за формуляр

След като другите хора опитвали направи вашата нова система като създаване и записване на бележки от събрание, искате да промените дизайна на шаблона за формуляр в отговор на обратна връзка. За да направите промени в шаблона за формуляр, трябва да направите следното:

  1. Отворете шаблона на формуляр от библиотека с документи, модифицирате шаблона на формуляр, ако е необходимо и след това запишете промените.

  2. Извършване на промените в библиотеката с документи чрез публикуване на шаблона за формуляр.

Отворете шаблона на формуляр от библиотека с документи

  1. Отворете библиотеката с документи.

  2. Щракнете върху Настройкии след това щракнете върху настройки на Библиотека с формуляри .

  3. Под Общи настройкищракнете върху Разширени настройки.

  4. Под полето URL адрес на шаблон в раздела Шаблон на документ щракнете върху Редактиране на шаблон.

  5. Ако InfoPath показва съобщение за публикуването на шаблона за формуляр, щракнете върху да.

След модифициране на вашия шаблон на формуляр, запишете шаблона за формуляр, преди да го публикувате.

Публикуване на шаблон за формуляр

След като направите промени, трябва да публикувате модифицирана шаблона в библиотеката с документи.

  1. В менюто Файл щракнете върху Публикувай.

  2. На първата страница на съветника за публикуване щракнете върху към сървър на SharePoint с или без InfoPath Forms Servicesи след това щракнете върху напред.

  3. На следващата страница на съветника, в полето Въведете местоположението на вашия сайт на SharePoint или на InfoPath Forms Services въведете местоположението на библиотеката с документи в колекцията от сайтове на вашия сайт на SharePoint и след това щракнете върху напред.

  4. На следващата страница щракнете върху Библиотека с документии след това щракнете върху напред.

  5. На следващата страница щракнете върху актуализиране на шаблона на формуляр в съществуваща библиотека с документи.

  6. В библиотеката с документи да актуализирате списъка щракнете върху библиотеката с документи и след това щракнете върху напред.

  7. Щракнете върху Напред.

  8. На следващата страница, проверете дали информацията, показана е правилна и след това щракнете върху публикуване.

  9. Щракнете върху Затвори.

    Ще получите потвърждение на последната страница на съветника, когато успешно публикувате шаблона за формуляр.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×