Първи стъпки в Access 2007

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Има няколко начина да направите първите си стъпки в Microsoft Office Access 2007 в зависимост от това дали използвате Access за първи път, дали прехвърляте в Access данни от друга база данни или от програма за електронни таблици и дали надстройвате от предишна версия на Access. Тази статия разглежда въпросите, които може да възникнат във всяка от тези ситуации.

Какво искате да направите?

Започнете да използвате достъп за първи път

Импортиране на данни от електронна таблица или друга програма

Използвайте по-стара версия на база данни в няколко версии на Access

Използване на Access за първи път

Office Access 2007 има множество подобрения, които правят процеса на създаване на база данни по-лесен от всякога. Потребителите, които преди са създавали бази данни в Access, ще оценят как тези нови и подобрени функции ускоряват процеса на създаването.

Когато стартирате Office Access 2007, първият екран, който се показва, е страницата Начално запознаване с Microsoft Office Access (освен ако стартирате Access чрез двукратно щракване върху файл с база данни на Access, в който случай се отваря базата данни). Страницата Начално запознаване с Microsoft Office Access е отправна точка, от която можете да създадете нова база данни, да отворите съществуваща база данни или да видите определено съдържание от Microsoft Office Online.

Създаване на база данни с помощта на шаблон

Изтегляне на шаблон от Microsoft Office Online

Създаване на база данни от самото начало

Създаване на празна база данни

Добавяне на таблица

Поставяне на данни от друг източник в таблица на Access

Импортиране на данни от друг източник

Отваряне на съществуваща база данни на Access

Access 2010 има мощни инструменти, които улесняват проследяване на отчета и споделяне на вашите данни.

Създаване на база данни с помощта на шаблон

Access ви предоставя голямо разнообразие от шаблони, които можете да използвате, за да ускорите процеса на създаване на вашата база данни. Шаблонът е готова за използване база данни, съдържаща всички таблици, заявки, формуляри и отчети, необходими за изпълнение на определена задача. Например има шаблони, които можете да използвате за следене на проблеми, управление на контакти или записване на разходи. Някои шаблони съдържат примерни записи, които демонстрират използването им. Можете да използвате шаблонните бази данни в първоначалния им вид или да ги персонализирате, за да отговарят по-добре на вашите нужди.

  1. Ако Access не е стартиран, стартирайте го.

    Ако вече е отворена база данни, направете следното, за да покажете страницата Начално запознаване с Microsoft Office Access:

    • Щракнете върху Бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това щракнете върху Затвори база данни. Изображение на бутон

      Страница "Първи стъпки в Microsoft Office Access"

  2. Няколко шаблони се показват под Черта онлайн шаблони на страницата Първи стъпки в Microsoft Office Access и повече стават достъпни, ако щракнете върху една от категориите под Категории шаблони в лявата страна на Прозорец на Access. Все още повече могат да бъдат изтеглени от сайта на Microsoft Office Web (вижте следващия раздел, за да изтеглите шаблона от Microsoft Office Online, за подробности).

  3. Щракнете върху шаблона, който искате да използвате.

  4. В екрана от дясната страна на прозореца Access предлага име на файл за вашата база данни в полето Име на файл. Можете да редактирате името на файла и да зададете друга папка. Ако искате, можете да създадете ваша база данни и да я свържете със сайта Windows SharePoint Services 3.0.

  5. Щракнете върху Създай (или върху Изтегли за шаблон в Office Online).

    Access създава и след това отваря базата данни. Показва се формуляр, в който можете да започнете да въвеждате данни.

    Ако вашият шаблон съдържа примерни данни, можете да изтриете всеки запис както следва:

    • Щракнете върху заглавката на реда за записа, който искате да изтриете. (Заглавката на реда е полето или лентата непосредствено вляво от записа.)

    • В раздела Начало, в групата Записи щракнете върху Изтрий. Изображение на бутон

  6. За да започнете да въвеждате данни, щракнете в първата празна клетка от формуляра и започнете да въвеждате. След като въведете няколко записа, можете да използвате навигационния екран, за да проверите дали има други формуляри или отчети, които искате да използвате.

Изтегляне на шаблон от Microsoft Office Online

Ако не можете да намерите в страницата Начално запознаване с Microsoft Office Access шаблон, който отговаря на вашите нужди, можете да прегледате уеб сайта Office Online за по-голям избор.

  1. Ако Access не е стартиран, стартирайте го.

    Ако вече е отворена база данни, направете следното, за да покажете страницата Начално запознаване с Microsoft Office Access:

    • Щракнете върху Бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това щракнете върху Затвори база данни. Изображение на бутон

  2. Близо до дъното на страницата Начално запознаване с Microsoft Office Access, под Още в Office Online щракнете върху Шаблони.

    Уеб сайтът Office Online се появява в нов прозорец на браузъра.

  3. Използвайте инструментите за търсене в сайта Office Online, за да намерите и изтеглите желания шаблон.

  4. След като изтеглите шаблон, новата база данни се записва в една от следните папки:

    • Windows Vista    c:\Users\user name\Documents

    • Microsoft Windows Server 2003 или Microsoft Windows XP    c:\Documents and настройки\потребителско name\My документи

      Следващия път, когато искате да работите с базата данни, използвайте Access или Windows Explorer, за да я отворите от това местоположение.

Начало на раздела

Създаване на база данни от самото начало

Ако никой от шаблоните не отговаря на вашите нужди или ако имате данни в друг програма, които искате да импортирате в Access, може да решите, че е по-добре да създадете база данни от самото начало. За повечето приложения това включва едно от двете или и двете следващи действия:

  • Създаване на нови таблици и след това въвеждане, поставяне или импортиране на данни в тези таблици.

  • Импортиране на данни от други източници, в процеса на което се създават нови таблици.

За да научите повече за планирането и проектирането на база данни или за създаването на релации, формуляри, отчети или заявки, следвайте връзките в раздела Вж. още на тази статия.

Създаване на празна база данни

  1. Стартирайте Access.

  2. В страницата Начално запознаване с Microsoft Office Access щракнете върху Празна база данни.

    Бутон ''Празна база данни''

  3. В екрана Празна база данни въведете име на файл в полето Име на файл. Ако не зададете разширение на файл, Access го добавя вместо вас. По подразбиране местоположението на файла е едно от следните:

    • Windows Vista    c:\Users\user name\Documents

    • Microsoft Windows Server 2003 или Microsoft Windows XP    c:\Documents and настройки\потребителско name\My документи

      За да промените местоположението на файла, щракнете върху Преглед на Изображение на бутон до полето Име на файл , намерете и изберете новото местоположение и след това щракнете върху OK.

  4. Щракнете върху Създай.

    Access създава базата данни и след това отваря празна таблица (с име "Таблица1") в изглед на лист с данни.

  5. Access поставя курсора в първата празна клетка в колоната Добавяне на ново поле.

    нова празна таблица в нова база данни

    За да добавите данни, започнете да пишете – или можете да поставяте данни от друг източник, както е описано в раздела поставяне на данни от друг източник в таблица на Access, по-нататък в тази статия.

    Забележки : 

    • Въвеждането на данни в табличен изглед много прилича на въвеждането на данни в работен лист на Excel. Основното ограничение е, че данните трябва да се въвеждат в съседни редове и колони, започвайки от горния ляв ъгъл на листа с данни. Не трябва да се опитвате да форматирате вашите данни, като включвате празни редове или колони, както можете да правите в работен лист на Excel, защото това ще изразходва излишно място във вашата таблица. Таблицата само съдържа вашите данни. Цялото визуално представяне на тези данни ще се извършва във формулярите и отчетите, които ще проектирате по-късно.

    • Структурата на таблицата се създава, докато въвеждате данните. Всеки път, когато добавите нова колона към таблицата, се дефинира ново поле. Access задава тип данни за полето на базата на типа на данните, които въвеждате. Ако например имате колона, в която сте въвели само дати, Access ще настрои типа данни за това поле на "Дата/час". Ако по-късно се опитате да въведете стойност, която не е дата (например име или телефонен номер) в това поле, Access ще покаже съобщение, че стойността не съответства на типа на данните в колоната. Когато е възможно, трябва да планирате вашата таблица, така че всяка колона да съдържа един и същ тип данни – текст, дати, числа или друг тип. Това много улеснява създаването на заявки, формуляри и отчети, които избират само данните, които ви трябват.

    • За повече информация относно работата с листове с данни вижте статията Отваряне на празен лист с данни.

Ако не сте се интересуват от въвеждане на данни в този момент, щракнете върху Затвори Изображение на бутон .

Добавяне на таблица

Можете да добавите нова таблица в съществуваща база данни с помощта на командите от групата Таблици в раздела Създаване.

Изображение на лентата на Access

Щракнете върху Таблица, за да създадете празна таблица в табличен изглед. Можете да използвате табличен изглед, за да започнете незабавно да въвеждате данни и да накарате Access да създава същевременно вместо вас структурата на таблицата, или да използвате изглед за проектиране, за да създадете първо структурата на таблицата и след това да се върнете в табличен изглед, за да въведете данни. Независимо от кой изглед започвате, можете винаги да превключите към другия изглед с помощта на бутоните за изгледи в лентата на състоянието на прозореца на Access.

Вмъкване на таблица, започвайки в табличен изглед    В табличен изглед можете да въвеждате незабавно данни и да оставите Access да създаде структурата на таблицата зад кулисите. Полетата получават имена, номерирани последователно ("Поле1", "Поле2" и т. н.), и Access задава типа на данните на всяко поле въз основа на данните, които въведете.

  1. В раздела Създаване, в групата Таблици щракнете върху Таблица. Изображение на бутон

  2. Access създава таблицата и поставя курсора в първата празна клетка в колоната Добавяне на ново поле

    Забележка : Ако не виждате колоната Добавяне на ново поле, може да сте в режим на проектиране вместо в табличен изглед. За да преминете в табличен изглед, щракнете двукратно върху таблицата в навигационния екран. Access ви подканва да въведете име за новата таблица и след това преминава в табличен изглед.

  3. В раздела Лист с данни, в групата Полета и колони щракнете върху Ново поле. Изображение на бутон

    Access показва екрана Шаблони за полета, който съдържа списък с често използвани типове полета. Ако плъзнете едно от тези полета във вашия лист с данни, Access ще добави поле с това име и ще настрои свойствата му на подходящи стойности за този тип полета. По-късно можете да промените свойствата. Трябва да плъзнете полето в област на листа с данни, съдържаща данни. Появява се вертикална лента за вмъкване, която показва къде ще бъде поставено полето.

  4. За да добавите данни, започнете въвеждането от първата празна клетка – или, можете да поставите данни от друг източник, като е описано по-нататък в тази статия.

    • За да преименувате колона (поле), щракнете двукратно върху заглавието на колоната и след това въведете новото име. Добра идея е да давате смислено име на всяко поле, за да можете да се подсетите какво съдържа, когато го видите в екрана Списък на полетата.

    • За да преместите колона, изберете я, като щракнете върху заглавието й и след това я плъзнете на желаното място. Можете също да изберете няколко съседни колони и да ги плъзнете заедно до новото място.

Вмъкване на таблица, започвайки в режим на проектиране    В режим на проектиране трябва първо да създадете структурата на новата таблица. След това преминете в табличен изглед, за да въведете данни, или въведете данни с помощта на друг метод, например поставяне или импортиране.

  1. В раздела Създаване, в групата Таблици щракнете върху Структура на таблица. Изображение на бутон

  2. За всяко поле в таблицата въведете име в колоната Име на поле и след това изберете тип на данните от списъка Тип на данните.

    Забележка : Ако не виждате колоните Име на поле и Тип на данните, може да сте в табличен изглед вместо в режим на проектиране. За да преминете в режим на проектиране, щракнете върху бутона Режим на проектиране в лентата за състоянието на прозореца на Access. Access ви подканва да въведете име за новата таблица и след това преминава в режим на проектиране.

  3. Ако искате, можете да въведете описание за всяко поле в колоната Описание. Описанието, което въведете, се показва в лентата за състоянието, когато точката на вмъкване е в това поле, и се използва като текст в лентата за състоянието за всички контроли, които създавате с плъзгане на полето от екрана Списък на полетата във формуляр или отчет и за всички контроли, които се създават за това поле от съветника за формуляри или съветника за отчети.

  4. След като добавите всички ваши полета, запишете таблицата:

    • Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това щракнете върху Запиши или натиснете CTRL+S.

  5. Можете да започнете да въвеждате данни в таблицата по всяко време, като преминете в табличен изглед и щракнете в първата празна клетка. Можете също да поставите данни от друг източник, както е описано в следващия раздел.

Ако след въвеждане на някои данни искате да добавите едно или повече полета в таблицата, можете или да започнете да въвеждате в колоната Добавяне на ново поле в табличен изглед, или да добавяте нови полета с помощта на командите в групата Полета и колони в раздела Лист с данни.

За повече информация за създаване на таблици, включително използването на шаблони на таблици вижте статията Създаване на таблици в база данни.

Начало на раздела

Поставяне на данни от друг източник в таблица на Access

Ако вашите данни в момента се съхраняват в друга програма, например Office Excel 2007, можете да ги копирате и да ги поставите в таблица на Access. Това работи най-добре, ако вашите данни вече са разделени в колони, както е в работния лист на Excel. Ако данните са в програма за текстообработка, най-добре е преди да копирате данните, да отделите колоните от данни с помощта на разделител или да преобразувате данните в таблица в програмата за текстообработка. Ако данните изискват редактиране или обработка (например разделяне на пълно име на собствено и фамилно име), може да направите това, преди да копирате данните, особено ако не сте добре запознати с Access.

Когато поставите данните в празна таблица, Access задава типа данни на всяко поле според вида на данните, които намира там. Ако например поставеното поле съдържа само дати, Access задава за това поле тип "Дата/час". Ако полето съдържа само думите "Да" и "Не", Access задава данни от тип "Да/не".

Access дава имена на полетата в зависимост от това, което намира в първия ред на поставените данни. Ако типът на поставените данни в първият ред е подобен този в следващите редовете, Access приема, че първият ред е част от данните, и присвоява на полетата общи имена (F1, F2 и т. н.). Ако първият ред не е подобен на следващите, Access приема, че първият ред се състои от имена на полета. Access именува полетата по съответния начин и не причислява първия ред към данните.

Ако Access присвои общи имена на полетата, трябва да преименувате полетата колкото е възможно по-бързо, за да избегнете объркване. Използвайте следната процедура:

  1. Запишете таблицата:

    • Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това щракнете върху Запиши или натиснете CTRL+S.

  2. В табличен изглед щракнете двукратно върху всяко заглавие на колона и след това въведете валидно име на поле за всяка колона. Това прилича на въвеждане на данни, но заглавията на колоните съдържат имена на полета вместо данни.

  3. Запишете отново таблицата:

Забележка : Можете също да преименувате полетата, като преминете в изглед за проектиране и там редактирате имената на полетата. За да превключите в изглед за проектиране, щракнете с десния бутон върху таблицата в навигационния екран и след това щракнете върху Режим на проектиране. За да превключите обратно в табличен изглед, щракнете двукратно върху таблицата в навигационния екран.

Начало на раздела

Импортиране на данни от друг източник

Може да имате данни, които сте събрали в друга програма и които искате да импортирате в Access. Може също да работите с хора, които съхраняват своите данни в други програми и да искате да работите с техните данни в Access. И в двата случая Access позволява лесно да импортирате данни от други програми. Можете да импортирате данни от работен лист на Excel, от таблица в друга база данни на Access, от списък на SharePoint или от различни други източници. Процесът се различава малко в зависимост от вашия източник, но можете да започнете със следните инструкции:

  1. В раздела Външни данни, в групата Импортиране щракнете върху командата за типа на файла, от който импортирате.

    Изображение на лентата на Access

    Ако например импортирате данни от работен лист на Excel, щракнете върху Excel. Ако не виждате програмата, която ви трябва, щракнете върху Още.

    Забележка : Ако не можете да намерите правилния тип формат в групата Импортиране, може да се наложи да стартирате програмата, в която първоначално са създадени данните, и след това да използвате тази програма, за да запишете данните в общ файлов формат (например текстов файл с разделители), преди да импортирате тези данни в Access.

  2. В диалоговия прозорец Получаване на външни данни или щракнете върху Преглед, за да намерите файла с данните източник, или въведете целия път до този файл в полето Име на файл.

  3. Щракнете върху желаната опцията под Задайте как и къде искате да съхранявате данните в текущата база данни. Можете да създадете нова таблица с помощта на импортирани данни, да добавите данните към съществуваща таблица или да създадете свързана таблица, която поддържа връзка към източника на данни.

  4. Щракнете върху OK.

    Access стартира съветника за импортиране .

  5. Следвайте инструкциите в съветника за импортиране. Точната процедура, която следвате, зависи от опцията за импортиране или свързване, която сте избрали.

  6. В последната страница на съветника щракнете върху Готово.

    Access ви пита дали искате да запишете подробностите за операцията за импортиране, която току-що сте приключили.

    • Ако смятате, че отново ще изпълнявате същата операция за импортиране, щракнете върху Запиши стъпките на импортирането и след това въведете подробностите.

      След това можете лесно да възпроизведете операцията за импортиране, като щракнете върху Записано импортиране в групата Импортиране в раздела Външни данни, върху спецификацията за импортиране и след това върху Изпълни.

    • Ако не искате да запишете подробностите на операцията, щракнете върху Затвори.

Access импортира данните в нова таблица и след това показва таблицата под Таблици в навигационния екран.

За да научите повече за импортирането на данни в Access, използвайте връзките в секцията Вж. още на тази статия.

Начало на раздела

Отваряне на съществуваща база данни на Access

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. Щракнете върху пряк път в диалоговия прозорец Отваряне или в полето Търси в щракнете върху устройството или папката, съдържащи нужната база данни.

  3. Щраквайте двукратно върху папките в списъка на папките, докато отворите папката, която съдържа базата данни.

  4. Когато намерите базата данни, направете едно от следните неща:

    • За да отворите базата данни в режим на отваряне по подразбиране, щракнете двукратно върху нея.

    • За да отворите базата данни за споделен достъп в многопотребителска среда, така че вие и други потребители да можете да четете и записвате в базата данни едновременно, щракнете върху Отвори.

    • За да отворите базата данни с достъп само за четене, така че да можете да я преглеждате, но да не може да я редактирате, щракнете върху стрелката до бутона Отвори и след това щракнете върху Отвори само за четене.

    • За да отворите базата данни за монополен достъп, така че никой друг да не може да я отвори, докато вие я държите отворена, щракнете върху стрелката до бутона Отвори и след това върху Отвори монополно.

    • За да отворите базата данни с достъп само за четене, щракнете върху стрелката до бутона Отвори и след това щракнете върху Отвори монополно само за четене Другите потребители могат да отварят базата данни, но ще имат достъп само за четене.

Ако не можете да намерите базата данни, която искате да отворите   

  1. В диалоговия прозорец Отваряне щракнете върху Моят компютър или в полето Търси в щракнете върху Моят компютър.

  2. В списъка на устройствата щракнете с десния бутон върху устройството, за което предполагате, че може да съдържа базата данни, и след това щракнете върху Търси.

  3. Въведете критерии за търсене и след това натиснете клавиша ENTER, за да търсите базата данни.

  4. Ако базата данни се намери, отворете я с двукратно щракване върху нея в диалоговия прозорец Резултати от търсенето.

  5. Тъй като търсенето е стартирано от диалоговия прозорец Отваряне, трябва да щракнете върху Отказ в този диалогов прозорец, преди базата данни да може да се отвори.

Забележка : Можете да отворите директно файл с данни във външен файлов формат, например на dBASE, Paradox, Microsoft Exchange или Excel. Можете също да отворите директно всеки ODBC източник на данни, например Microsoft SQL Server или Microsoft FoxPro. Access автоматично създава нова база данни на Access в папката на файла с данните и добавя връзки към всяка таблица във външната база данни.

Съвети

  • За да отворите един от последните няколко бази данни, че сте отворили, щракнете върху името на файла в списъка Отвори последно използваната база данни на страницата Първи стъпки в Microsoft Office Access . Access отваря база данни, прилагане на едни и същи опцията настройки, че базата данни е за последен път сте я отворили. Ако не се показва списък на последно използваните файлове, щракнете върху Бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това щракнете върху Опции на Access. Появява се диалоговият прозорец Опции на Access . Щракнете върху категорията Разширени и след това под секцията Показване отметнете квадратчето Последно използвани файлове . (Можете също да зададете броя на последно използваните файлове, които искате да се показват в списъка с най-много девет.)

  • Ако отваряте база данни като щракнете върху Бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office използвате командата " Отвори ", можете да видите списък с преки пътища към бази данни, които сте отваряли преди това като щракнете върху Моите последни документи в Отворен диалоговия прозорец.

Начало на раздела

Най-горе на страницата

Импортиране на данни от електронна таблица или друга програма

Ако сте запознати с други програми на база данни или електронна таблица, може би знаете основите на работата на тези приложения и какви бази данни се използват за. Достъп се различава от много други приложения за бази данни, като ви позволява да създадете релационни бази данни. Access предоставя и много възможности за работа с други програми за бази данни, например SQL Server.

В този раздел

Импортиране на работен лист на Excel в Access

Импортиране на работен лист на Excel като таблица в нова база данни на Office Access 2007

Използвайте съветника на анализатора на таблици за организиране на вашите данни

Работа с данни от други програми

Импортиране на работен лист на Excel в Access

Много хората започват да използват Access, след като първо са създавали списъци в Excel. Excel е чудесно място за работа със списък, но когато списъкът нарасне, става труден за организиране и за актуализиране. Обикновено следващата логическа стъпка е преместването на списъка в Access.

Таблицата в база данни прилича по структурата си на работния лист по това, че данните се записват в редове и колони. Затова обикновено е лесно да се импортира работен лист в таблица от база данни. Основната разлика между съхраняването на данни в работен лист и в база данни е в начина на организиране на данните. Простото импортиране на вашия работен лист като нова таблица в база данни няма да реши проблемите с организирането и актуализирането на данните, особено ако работният лист съдържа излишък от данни. За да решите тези проблеми, трябва да разделите данните от електронната таблица в отделни таблици, всяка от които съдържа свързани помежду си данни. За повече информация как да подредите данните във вашите таблици вж. статията Основи на проектирането на бази данни.

Access разполага със съветник за анализ на таблици, който може да ви помогне да завършите този процес. След импортирането на данните в таблица съветникът ви помага да разделите таблицата в отделни таблици, всяка от които съдържа данни, които не се дублират в никоя от другите таблици. Съветникът създава също необходимите релации между таблиците.

Импортиране на работен лист на Excel като таблица в нова база данни на Office Access 2007

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Създай.

  2. Въведете име за новата база данни в полето Име на файл и след това щракнете върху Създаване.

  3. Затворете "Таблица1".

    Когато бъдете попитани дали искате да запишете промените в структурата на "Таблица1", щракнете върху Не.

  4. В раздела Външни данни , в групата Импортиране щракнете върху Excel. Изображение на бутон

  5. В диалоговия прозорец Получаване на външни данни щракнете върху Преглед.

  6. Използвайте диалоговия прозорец Отваряне на файл, за да намерите вашия файл.

  7. Изберете файла и след това щракнете върху Отвори.

  8. В диалоговия прозорец Получаване на външни даннисе уверете, че опцията Импортиране на данните източник в нова таблица в текущата база данни е избрана.

  9. Щракнете върху OK.

    Стартира съветникът за импортиране на електронни таблици, който ви задава няколко въпроса за вашите данни.

  10. Следвайте инструкциите, като щраквате върху Напред или Назад, за да преминавате през страниците. В последната страница на съветника щракнете върху Готово.

    Забележка : Access ви пита дали искате да запишете подробностите за операцията за импортиране, която току-що сте приключили. Ако смятате, че в бъдеще отново ще изпълнявате същата операция за импортиране, щракнете върху Да и след това въведете подробностите. След това можете лесно да повторите операцията по-късно, като щракнете върху Записано импортиране в групата Импортиране в раздела Външни данни. Ако не искате да запишете подробностите на операцията, щракнете върху Затвори.

Access импортира данните в нова таблица и след това я показва под Всички таблици в навигационния екран.

Използване на съветника за анализ на таблици за организиране на вашите данни

След като данните са импортирани в таблица на Access, можете да използвате съветника за анализ на таблици за бързо откриване на повтарящи се данни. Съветникът предоставя прост начин за организиране на повтарящите се данни в отделни таблици, така че да бъдат съхранени по най-ефективния начин. Access запазва първоначалната таблица като архивно копие и след това създава нови таблици, които можете да използвате като основа за вашето приложение за база данни.

  1. Отворете базата данни на Access, съдържаща таблицата, която искате да анализирате.

  2. В раздела Инструменти за бази данни, в групата Анализиране щракнете върху Анализ на таблицата.

    Стартира съветникът за анализ на таблици.

    Ако не сте запознати с идеята за нормализация, две от уводните страници в съветника съдържат кратко начално ръководство – завършващо с бутони, върху които можете да щракнете, за да видите примери. Ако не виждате уводните страници, но виждате квадратче за отметка с етикет Да се покажат ли уводните страници?, изберете го и след това щракнете двукратно върху Назад, за да видите увода. Ако не искате да виждате отново уводните страници, след като ги прочетете, можете да изчистите отметката от квадратчето.

  3. В страницата, която започва с изречението Коя таблица съдържа полета със стойности, които се повтарят в много записи?, изберете таблицата, която искате да анализирате, и след това щракнете върху Напред.

  4. Можете да оставите съветника да реши кои полета в кои таблици да отидат или сами да вземете решението. Дори да приемете предложенията на съветника, на следващата страница на съветника можете да направите промени в оформлението на таблицата.

    Забележка : Ако оставите съветника да реши кои полета в кои таблици да отидат, този избор не винаги може да е подходящ за вашите данни, особено ако данните не са много. Трябва да проверите внимателно резултатите на съветника. От друга страна съветникът може да предложи по-ефективна организация от избраната от вас, затова е добра идея е да опитате поне веднъж решенията на съветника. Ако не харесате предложенията, можете да пренаредите полетата ръчно и винаги да щракнете върху Назад, за да подредите сами всички полета.

  5. Щракнете върху Напред. В тази страница можете да зададете кои таблици кои полета да съдържат. Ако сте избрали решенията на съветника, може да видите няколко таблици, свързани с релационни линии. Възможно е също Access де е създал само една таблица, съдържаща всички полета. И в двата случая в тази страница можете да правите промени.

    • Можете да плъзнете полета от таблица в празна област на страницата, за да създадете нова таблица, съдържаща тези полета. Access ви подканва да въведете име на таблицата.

    • Можете да плъзнете полета от една таблица в друга, ако смятате, че това е по-ефективно решение.

    • Повечето таблици ще получат поле ИД или Генериран уникален ИД. За да научите повече за полетата "ИД", щракнете върху Съвети в горния десен ъгъл на съветника.

    • За да отмените промените, щракнете върху бутона Отмени.

    • За да преименувате таблица, щракнете двукратно върху нейната заглавната лента, въведете ново име и след това щракнете върху OK.

  6. След като сте подредите полетата по желания от вас начин, щракнете върху Напред.

  7. Ако съветникът намери записи, които имат много близки стойности, ще идентифицира тези стойности като възможни правописни грешки и ще покаже екран, където можете да решите какво искате да направите с тях. Прегледайте списъка, за да намерите записи, които имат стойности в колоната Корекция и след това щракнете върху подходящия елемент в падащия списък. Изберете (Остави както е), за да забраните на съветника да променя стойността. Когато сте готови, щракнете върху Напред.

  8. Съветникът ще ви попита дали искате да създадете заявка, която прилича на вашата първоначална таблица. Ако вече сте създали формуляри и отчети, базирани на първоначалната таблица, създаването на такава заявка е добра идея. Ако изберете Да, създай заявката, съветникът преименува първоначалната таблица, като добавя "_OLD" към името на таблицата, и след това именува новата заявка, като използва името на първоначалната таблица. Формулярите и отчетите, които са базирани на таблицата, сега използват заявката за своите данни и продължават да работят както преди.

  9. Щракнете върху Готово.

    Съветникът създава новите таблици както са зададени и ги отваря. Когато проверите резултатите, можете да ги затворите.

Начало на раздела

Работа с данни от други програми

Office Access 2007 предоставя функции за работа с данни, записани в други програми.

  • Създаване на нова база данни на Access, свързана с данни в друг файлов формат    Можете да използвате Access, за да отворите файл в друг файлов формат, например текст, dBASE или електронна таблица. Access автоматично създава база данни на Access и свързва файла.

    1. Стартирайте Access.

    2. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

    3. В диалоговия прозорец Отваряне щракнете върху типа на файла, който искате да отворите в списъка. Ако не сте сигурни в типа на файла, щракнете върху Всички файлове (*.*).

    4. Ако е необходимо, намерете папката, съдържаща файла, който искате да отворите. Когато намерите файла, щракнете двукратно върху него, за да го отворите.

    5. Следвайте инструкциите в съветника. В последната страница на съветника щракнете върху Готово.

  • Импортиране или свързване на данни със съществуваща база данни на Access    Можете или да импортирате данни от други източници и програми в таблици на Access, така че данните да се съдържат във файла на Access, или да се свържете от Access към данните, така че данните да останат в първоначалния файл (извън файла на Access).

    Импортиране или свързване на данни

    1. В раздела Външни данни, в групата Импортиране щракнете върху формата, в който са записани данните.

      Можете да импортирате или да свързвате данни в следните формати:

      • Microsoft Office Access

      • Microsoft Office Excel

      • Microsoft Windows SharePoint Services

      • Текстови файлове

      • XML файлове

      • ODBC бази данни

      • HTML документи

      • Microsoft Office Outlook

      • dBase

      • Paradox

      • Lotus 1-2-3

        Показва се диалоговият прозорец Получаване на външни данни.

    2. Следвайте инструкциите в диалоговия прозорец.

      Access ще импортира или ще свърже данните с вашата база данни. За повечето формати трябва да зададете местоположението на данните и след това да изберете как да се съхраняват данните във вашата база данни.

Начало на раздела

Най-горе на страницата

Използване на база данни от по-стара версия в няколко версии на Access

Ако вашата база данни на Access или вашият проект на Access са създадени в Access 2000 или по-късна версия, можете да използвате базата данни или проекта във версията на Access, в която са създадени, или във всяка по-късна версия – дори ако файлът е със защита. Например файлове на Access 2000 може да бъдат използвани в Access 2000 през Office Access 2007, а файлове на Access 2002-2003 може да бъдат използвани в Access 2002-2003 през Office Access 2007.

В някои случаи може да искате да запазите вашите данни в предишна версия на Access, но да имате потребители с по-късна версия на Access, които искате да се свържат към тези данни, като използват предимството на някои от функциите на по-късната версия. Решението е да създадете нова "клиентска" база данни в по-късната версия (съдържаща формуляри, отчети, заявки, макроси, но не и таблици) и да я свържете с таблиците във файла с предишната версия. Използвайте една от следните процедури в зависимост от това дали вашата база данни се съдържа в един файл, или вече е разделена в приложение от вид клиент-сървър.

Използване на база данни на Access един файл в няколко версии на Access

Използвате фронтенд клас/бекенд приложение в няколко версии на Access

Използване на еднофайлова база данни на Access в няколко версии на Access

Ако всички таблици, формуляри и други обекти на вашата база данни на Access се съдържат в един .mdb файл и искате да използвате базата данни в няколко версии на Access, можете да създадете нова клиентска база данни в по-късна версия и да я свържете с първоначалния файл. Потребителите, които имат предишната версия на Access, ще продължат да използват първоначалната база данни. Потребителите, които имат по-късната версия, могат да използват новата клиентска база данни, за да се свързват със същите данни.

  1. Използвайте следващата процедура, за да преобразувате базата данни в някой от трите последни формата: Access 2000, Access 2002-2003 или Access 2007. Тази команда запазва първоначалната база данни в нейния първоначален формат и създава копие във формата, който зададете.

    • Затворете файла на Access. Ако файлът е многопотребителска база данни на Access, разположена на сървър или в споделена папка, уверете се, че никой друг не го е отворил.

    • Стартирайте Access 2007.

    • Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

    • Намерете местоположението на файла, който ще бъде преобразуван, и след това щракнете двукратно върху него, за да го отворите.

      Ако се покаже диалоговият прозорец Подобрения в база данни с въпрос дали искате да подобрите базата данни, щракнете върху Не.

    • Ако при стартирането на базата данни се отвори формуляр, затворете го.

    • Щракнете върху Бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office , посочете Запиши катои след това под записване на базата данни в друг формат, щракнете върху файлов формат, към който искате да преобразувате.

    • В диалоговия прозорец Запиши като въведете име за новата база данни.

      Забележка : Ако не смятате да запишете новата база данни на друго място, името й трябва да бъде различно от това на първоначалната база данни. И в двата случая обикновено е най-добре да използвате друго име, така че да можете лесно да различавате клиентската от сървърната бази данни. Ако обаче сте преобразували във формат за Access 2007, разширението на името на файла се променя от .mdb на .accdb, така че да можете да използвате същото име на файла.

    • Щракнете върху Запиши.

  2. Разделете преобразуваната база данни в приложение от вида "клиент-сървър" с помощта на следната процедура:

    • В раздела Инструменти за бази данни, в групата Преместване на данни щракнете върху База данни на Access. Изображение на бутон

    • В диалоговия прозорец Разделяне на базата данни щракнете върху Раздели базата данни.

    • Въведете име за сървърната база данни и след това щракнете върху Раздели.

  3. Изтрийте сървърната база данни, създадена от инструмента за разделяне на бази данни – като внимавате да не изтриете вашата първоначална база данни.

  4. Свържете нов клиентската база данни към таблиците в първоначалната база данни: В раздела Инструменти за бази данни , в групата Инструменти за бази данни , щракнете върху Диспечер на свързани таблици. Изображение на бутон

  5. Щракнете върху Избери всички и след това поставете отметка в квадратчето Винаги извеждай подканване за новото местоположение.

  6. Щракнете върху OK, намерете базата данни от по-старата версия и след това щракнете двукратно върху нея.

    Ако всичко е наред, Access показва съобщение, че всички избрани свързани таблици са обновени успешно.

    Сега можете да подобрите новата клиентска база данни, за да поддържа новите функции за потребителите, които са надстроили до Access 2000, Access 2002-2003 или Access 2007. Потребители, които имат предишни версии, могат да продължат да използват предишната версия на базата данни.

    Ако искате, можете също да преобразувате новата клиентска база данни в друга версия. Ако например първоначалната база данни е била във формат на Access 2000, можете да създадете клиентска база данни за Access 2002-2003 за потребители с тази версия и клиентска база данни за Access 2007 за потребители с тази версия. Двете клиентски версии може да бъдат свързани с данните във файл на Access 2000.

Начало на раздела

Използване на приложение от вида "клиент-сървър" в няколко версии на Access

Ако вашата база данни на Access вече е приложение от вид клиент-сървър, трябва само да преобразувате клиентската част във файлов формат на Access 2000, Access 2002-2003 или Access 2007. Не са необходими промени в сървърната част на базата данни.

Следващата процедура показва как да използвате командата Запиши базата данни като, за да преобразувате клиентската база данни в някой от трите последни формата: Access 2000, Access 2002-2003 или Access 2007. Тази команда запазва първоначалната база данни в нейния първоначален формат и създава копие във формат, който зададете.

  1. Затворете клиентската база данни. Ако файлът е многопотребителска база данни на Access, разположена в сървър или в споделена папка, уверете се, че никой друг не го е отворил.

  2. Стартирайте Access 2007.

  3. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  4. Намерете местоположението на клиентската база данни и след това щракнете двукратно върху нея, за да я отворите.

    Ако се покаже диалоговият прозорец Подобрения в база данни с въпрос дали искате да подобрите базата данни, щракнете върху Не.

  5. Ако при отварянето на базата данни се покаже формуляр, затворете го.

  6. Щракнете върху Бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office , посочете Запиши катои след това под записване на базата данни в друг формат, щракнете върху файлов формат, към който искате да преобразувате.

  7. В диалоговия прозорец Записване като въведете име за новата база данни.

  8. Щракнете върху Запиши.

Сега можете да подобрите новата клиентска база данни, за да поддържа новите функции за потребителите, които са надстроили до Access 2000, Access 2002-2003 или Access 2007.

Начало на раздела

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×