Проследяване на потенциални възможности за продажби в Business Contact Manager

Досието на възможностите съхранява информация за потенциалните поръчки за продажби и може да ви помогне да следите развиващите се взаимоотношения, свързани с продажбите, с текущ или потенциален клиент.

Тази статия описва как можете да използвате досиета на възможности, за да запишете подробна информация за продукти или услуги, които интересуват вашите клиенти и са от значение за взаимодействията с клиента.

Какво искате да направите?

Създаване на досие на възможности

Отваряне на формуляр за възможност

Попълване на формуляра за възможност

Персонализиране на списъци във формуляра за възможност

Персонализиране на етапи на продажба и дейности по продажба

Изтриване на етапи на продажба и дейности по продажба

Редактиране на досие на възможности

Промяна на партньора или бизнес контакта, който е свързан към досие на възможности

Свързване на елементи в хронологията на комуникация към досие на възможности

Възлагане на възможност на колега

Маркиране на възможност като приключена

Проследяване на задачи, които са необходими, за да приключите или спечелите възможност

Създаване на досие на възможности

Трябва да свържете всяко досие на възможности, което създавате, със запис за акаунт; сметка; бизнес партньор или бизнес контакт. Можете да добавяте елементи в хронологията на комуникация, като например бизнес бележки, задачи, срещи, регистрационни файлове на телефонните разговори и файлове, към досието на възможности, за да проследявате своите взаимодействия с клиентите. Тези елементи в хронологията също така се добавят към хронологията на свързания партньор или бизнес контакт.

Ако искате да персонализирате включените етапи на продажбата и дейностите по продажбата, вижте Персонализиране на етапи на продажба и дейности по продажба. Ако искате да персонализирате формуляра за възможност, като добавите или премахнете полета, вижте Създаване и персонализиране на типове записи и списъци.

Най-горе на страницата

Отваряне на формуляр за възможност

  1. В навигационния екран, под Business Contact Manager щракнете върху Продажби.

  2. За да отворите нов, празен формуляр за възможност, на лентата щракнете върху Нова възможност.

  3. За да отворите съществуващо досие на възможности, в раздела Възможности щракнете двукратно върху досието на възможности, което искате да отворите.

Най-горе на страницата

Попълване на формуляра за възможност

  1. Въведете или изберете информацията, която искате да запишете във формуляра за възможност.

    Формулярът включва следните страници:

    Обща информация. Тази страница съдържа обща информация за възможността, както и състояние, източник и финансови условия.

    Информация за възможност.

    • Заглавие на възможност (задължително). Въведете име за възможността.

    • Възложена на. Щракнете върху името на лицето, което ще проследява и приключи възможността.

      Списъкът Възложена на съдържа само имената на служителите, с които сте споделили или на които сте дали достъп до своята база данни за Business Contact Manager. За повече информация как да добавите имена и да споделите своята база данни, вижте Споделяне на данните на Business Contact Manager с други потребители.

    • Тип. Щракнете върху типа на потенциалната поръчка за продажби за досието.

    Свързан партньор или бизнес контакт

    • Връзка към (задължително). Щракнете върху бутона Връзка към, за да изберете акаунт; сметка; бизнес партньор или бизнес контакт, който да свържете към тази възможност. За повече информация как да попълните диалоговия прозорец, вж. Избиране на запис на Business Contact Manager за свързване.

      Забележка: Една възможност може да бъде свързана само към един тип запис за партньор или бизнес контакт.

    Информация за продажбите.

    • Вероятност. Въведете процент, който представлява вероятността тази възможност да се превърне в продажба. Процентът на вероятност се използва за изчисляване на Очакван приход въз основа на общата сума за продуктите и услугите, които са изброени в секцията Продукти и услуги.

    • Очакван приход. Очакваният приход се изчислява автоматично, като се използва процента на вероятност и общата сума за продуктите и услугите, които са изброени в секцията Продукти и услуги.

    • Дата на приключване. Щракнете върху датата, до която очаквате продажба.

    • Условия на плащане. Щракнете върху метода, който клиентът ще използва, за да плати за продуктите или услугите.

    • Дата на изтичане на срока. Щракнете върху датата, на която изтича срокът на предложението.

    • Дата на доставка. Щракнете върху датата на доставка, която сте посочили в офертата към клиента.

    Продукти и услуги.

    Добавяне на продуктите и услугите, които интересуват клиента.

    Направете едно от следните неща:

    • Добавяне . За да добавите нов продукт или услуга, щракнете върху Добави.

      В диалоговия прозорец Добавяне на продукт или услуга въведете или изберете информацията, която искате. За повече информация относно попълването на формуляра за добавяне на продукт или услуга вижте Управление на вашите продукти и услуги в Business Contact Manager.

    • Редактиране. За да промените елемент, щракнете върху елемента и след това щракнете върху Редактиране.

    • Премахване. За да изтриете елемент от списъка, щракнете върху него и след това щракнете върху Премахни.

    Информация за източника.

    • Източник. Щракнете върху източника на възможността, като например типа маркетингова дейност, който е довел до името на клиента или възможността.

    • Иницииран от. Щракнете, за да изберете името на партньора, бизнес контакта или маркетинговата дейност, довел/а до тази възможност.

      Името на маркетинговата дейност се използва за проследяване на броя на възможностите, които са получени в резултат от конкретна дейност. Когато щракнете върху името на маркетингова дейност в това поле, Business Contact Manager за Outlook добавя възможността към страницата за Проследяване на маркетинговата дейност.

    • Конкуренти. Въведете имената на всички конкуренти, за да ви напомня да проверите цените им, така че да можете да предложите по-добра цена или по-добра услуга.

    Етап и дейности на продажбата

    • Етап на продажбата. Изберете етапа на продажба за възможността, така че да можете да проследявате напредъка.

      Можете да персонализирате този списък, така че да включва информация за етапите на продажба, която е уникална за вашата фирма. Щракнете върху Редактиране на този списък и прегледайте Персонализиране на етапи на продажба и дейности по продажба.

      Избирането на Приключени успешно или Приключени неуспешно за етап на продажбата заключва досието като файл само за четене. Приключени успешно задава вероятността на 100%; а Приключени неуспешно задава вероятността на 0%.

    • Напомняне. Изберете квадратчето за отметка Напомняне, за да получавате напомняния на Outlook за тази възможност. Щракнете върху датата и часа, когато искате да ви бъде напомнено.

    Подробни данни. Тази страница съдържа коментари или бележки за възможността

    Можете да поставяте коментари от други файлове или да добавяте коментари директно в досието. За да запишете датата и часа, когато сте добавили коментар, щракнете върху Добави клеймо.

    Хронология. Страницата "Хронология" показва всички елементи в хронологията на комуникация, които са свързани с досието на възможности.

    Можете да създадете по-подробна хронология за възможността, като щракнете върху бутона Създай и след това да свържете елемент, като напр. бизнес бележка, регистрационен файл на телефонните разговори, среща или задача към досието.

  2. Когато сте готови с попълването на формуляра, щракнете върху Запиши и затвори.

  3. Въведете информацията, която искате да запишете във формуляра за възможност.

  4. Когато сте готови с въвеждането на информацията във формуляра, щракнете върху Запиши и затвори.

    Ако създавате няколко досиета на възможности, щракнете върху Запиши и създай, за да запишете промените и да отворите нов формуляр за възможност.

Най-горе на страницата

Персонализиране на списъци във формуляра за възможност

Business Contact Manager за Outlook използва много стандартни бизнес условия, но можете също да създадете свои собствени условия за продажба, тарифи за плащане и други елементи с конкретната информация, от която се нуждае фирмата ви.

Всеки персонализируем списък включва опцията Редактиране на този списък. Изберете тази опция, за да отворите диалогов прозорец, в който можете да добавяте или редактирате условията за вашия бизнес. Във формуляра за възможност можете да персонализирате списъците за следните полета: Тип, Условия на плащане, Източник и Етап на продажбата.

За подробна информация за персонализирането на списъци вижте Създаване и персонализиране на типове записи и списъци.

Най-горе на страницата

Персонализиране на етапи на продажба и дейности по продажба

В Business Contact Manager за Outlook можете да проследявате всички задачи, които трябва да изпълните, ако искате да превърнете потенциален клиент в действителен клиент. Набор от етапи на продажба и дейности по продажба по подразбиране се предоставя във формуляра за потенциален клиент, а вие можете да персонализирате тези данни, за да отговарят на нуждите на фирмата ви.

Забележка:  Само собственикът на базата данни може да персонализира етапи на продажба и дейности по продажба.

Като собственик на базата данни, можете да промените името и реда на всеки етап на продажбата и да актуализирате името, реда или продължителността на дейностите по продажбата във всеки етап на продажбата. Можете също да зададете напомняния за дейностите по продажбата.

  1. Отворете диалоговия прозорец Промяна на етапи на продажба и дейности по продажба, като направите едно от следните неща:

  2. На лентата, в раздела Начало, в групата Персонализиране щракнете върху Етап на продажбата.

  3. Щракнете върху раздела Файл. В раздела Business Contact Manager щракнете върху Персонализиране и след това щракнете върху Промяна на етапи на продажба и дейности по продажба.

  4. За да добавите нов етап в процеса, щракнете върху Добавяне на етап на продажба, въведете име за новия етап на продажба и след това щракнете върху OK. Използвайте бутоните със стрелки, за да преместите етапа на продажба нагоре или надолу в списъка.

  5. За да добавите стъпка към етап на продажба, щракнете върху Добавяне на дейност по продажба, въведете име за дейността и след това щракнете върху това колко време ще е необходимо за дейността. Щракнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец Добавяне на дейност по продажба, и след това използвайте бутоните със стрелки, за да преместите дейността нагоре или надолу в списъка.

    Диалоговият прозорец "Редактиране на дейност по продажба", а зад него е диалоговият прозорец "Промяна на етапи на продажба и дейности по продажба"

  6. За да промените етап на продажбата или дейност по продажбата в списъка, щракнете върху елемента в списъка и след това щракнете върху Редактиране. Актуализирайте информацията в диалоговия прозорец, който се отваря, и след това щракнете върху OK.

Не можете да редактирате етапи на продажбата Приключени успешно и Приключени неуспешно.

  1. За да пренаредите списъка, щракнете върху етап на продажбата или дейност по продажбата, след което използвайте бутоните със стрелки, за да го/я преместите нагоре или надолу в списъка. Ако преместите етап на продажбата, всички свързани с него дейности по продажбата ще се преместят с него.

  2. Отметка показва кой етап на продажбата е етап на продажбата по подразбиране за всички нови досиета на възможности. За да зададете различен етап на продажбата по подразбиране, щракнете върху този, който искате да използвате, и след това щракнете върху Направи стойност по подразбиране. За да премахнете настройката по подразбиране, щракнете върху етапа на продажбата и след това щракнете върху Изчисти стойностите по подразбиране.

  3. Изберете квадратчето за отметка, за да създадете напомняния за всяка дейност по продажбата, която има точно определена продължителност. Напомнянията ще се покажат във формуляра за възможност.

Най-горе на страницата

Изтриване на етапи на продажба и дейности по продажба

Премахването на етап на продажбата или дейност по продажбата от Business Contact Manager за Outlook може да повлияе на информацията в текущите досиета на възможности.

Изтриването на дейност по продажбата ще премахне дейността от списъка и от досиетата, които включват тази дейност. Всяко досие на възможности, включващо изтритата дейност, повече няма да я показва дори ако дейността е маркирана като завършена в досието.

Изтриването на етап на продажбата ще премахнете етапа от списъка и ще създаде празен запис във всяко досие, което го използва. Например досие на възможности, което е съдържало изтрития етап на продажбата, ще показва празно поле Етап на продажбата, когато досието бъде отворено отново. Когато изтриете етап на продажбата, можете да изберете да го заместите с друг етап на продажба или с празно поле. Ако го заместите с друг етап на продажба, можете да добавите дейностите от този етап към етапа за заместване. В противен случай дейностите ще бъдат изтрити с етапа на продажбата.

  1. Отворете диалоговия прозорец Промяна на етапи на продажба и дейности по продажба, като направите едно от следните неща:

  2. На лентата, в раздела Начало, в групата Персонализиране щракнете върху Етап на продажбата.

  3. Щракнете върху раздела Файл. В раздела Business Contact Manager щракнете върху Персонализиране и след това щракнете върху Промяна на етапи на продажба и дейности по продажба.

  4. За да изтриете дейност по продажбата, изберете дейността от списъка и след това щракнете върху Изтрий.

  5. За да изтриете етап на продажбата, изберете етапа от списъка и след това щракнете върху Изтрий. В диалоговия прозорец Изтриване на елемент изберете друг етап на продажба, който да замести изтрития, или оставете полето Замести с празно.

  6. Ако изберете етап на продажба за заместване, след това можете да изберете квадратчето за отметка, за да преместите всички дейности по продажба от изтрития етап на продажбата в етапа на продажба за заместване. Дейностите ще бъдат добавени в горната част на съществуващия списък с дейности, като можете да използвате бутоните със стрелки, за да ги пренаредите.

Най-горе на страницата

Редактиране на досие на възможности

  1. В навигационния екран, под Business Contact Manager щракнете върху Продажби.

  2. В работната област, в раздела Възможности щракнете двукратно върху досието, което искате да отворите.

    Можете да видите информация за дадено досие, без да го отваряте, като използвате работната област за продажби. От произволен раздел щракнете върху досието, което ви интересува. Подробни данни за това досие се показват в екрана за четене. За повече информация за работната област за продажби вж. Изучаване на работните области на Business Contact Manager.

  3. Можете да направите някое от следните неща в отворено досие:

    • Редактиране на информацията. Въведете новата информация и направете промени, ако е необходимо. След като приключите с извършването на промени, щракнете върху Запиши и затвори.

    • Отпечатване на досието.

      Къде е командата за печат?

      Щракнете върху раздела Файл. Щракнете върху раздела Печат и след това щракнете върху желаните опции.

    • Изпращане на имейл съобщение до свързания партньор или бизнес контакт. В групата Комуникирай щракнете върху Имейл.

    • Организиране на среща с партньор или бизнес контакт. В групата Комуникирай щракнете върху Искане за събрание.

    • Категоризиране на досието. В групата Етикети щракнете върху Категоризиране и след това щракнете върху категорията, към която искате да добавите това досие. За информация относно категоризирането на досиета вж. Използване на досиета в Business Contact Manager.

    • Изтриване на досието. Щракнете върху Изтрий.

Най-горе на страницата

Промяна на партньора или бизнес контакта, който е свързан към досие на възможности

  1. В навигационния екран, под Business Contact Manager щракнете върху Продажби.

  2. В раздела Възможности щракнете двукратно върху досието на възможности, което искате да промените.

  3. Под Свързан партньор или бизнес контакт щракнете върху Връзка към.

  4. В диалоговия прозорец Свързване към партньор или бизнес контакт, в списъка Тип на елемента щракнете върху типа запис, като например Партньор или Всички типове бизнес контакти.

  5. В списъка щракнете върху записа, който искате да свържете. Или, за да намерите запис, въведете име в полето Търсене.

    За да добавите нов запис, щракнете върху бутона Създай и след това попълнете формуляра.

  6. Щракнете върху Връзка към, за да добавите партньора или бизнес контакта, и след това щракнете върху OK, за да се върнете към досието на възможности.

  7. Щракнете върху Запиши и затвори.

Забележка: Една възможност може да бъде свързана само към един тип запис за партньор или бизнес контакт.

Най-горе на страницата

Свързване на елементи в хронологията на комуникация към досие на възможности

Всякакъв тип комуникация, който е свързан към възможност, може лесно да бъде свързан към досието, за да ви даде възможност за проследяване на всички контакти с клиента. Ако се обадите на партньор или бизнес контакт, който е свързан към досието на възможности, създайте регистрационен файл на телефонните разговори. Ако сте дошли от събрание, въведете записките в бизнес бележка или в първоначалното искане за събрание на Outlook. Организирайте събрание с клиента си и след това свържете срещата с досието на възможностите.

Всички елементи в хронологията на комуникация, които създавате от отворено досие на възможностите, автоматично се свързват с досието.

За да създадете елемент в хронология на комуникация, който автоматично се свързва към досие на възможности, изпълнете процедурата по-долу.

  1. Отваряне на формуляр за възможност.

  2. На лентата, в раздела Начало, в групата Показване щракнете върху Хронология.

  3. Щракнете върху бутона Създай и след това щракнете върху един от следните елементи:

    • Бизнес бележка

    • Архив на телефонните разговори

    • Задача

    • Пощенско съобщение

    • Среща

    • Файл

    Не можете да създадете нов файл, но можете да изберете файл на вашия компютър, който да свържете към досието на възможности.

  4. Попълнете формуляра за новия елемент и след това щракнете върху Запиши и затвори или Изпрати, както е необходимо.

За да свържете съществуващо имейл съобщение или среща към досие на възможности, отворете имейл съобщението или срещата и след това на лентата щракнете върху Свързване със запис. В списъка Тип на елемента щракнете върху Възможности и след това щракнете върху възможността, към която искате да свържете имейл съобщението или срещата.

Най-горе на страницата

Възлагане на възможност на колега

Business Contact Manager за Outlook съхранява вашите бизнес данни в база данни. Можете да възложите досие на възможности на всеки, с когото сте споделили базата данни.

  1. Отворете досието на възможности, което искате да възложите. Можете също така да изберете няколко досиета.

Как да избера повече от един запис?

За да изберете съседни записи, натиснете клавиша SHIFT, след което щракнете върху първия и последния запис от групата, която искате да изберете. За да изберете несъседни записи, натиснете клавиша CTRL, след което щракнете върху отделните записи. За да изберете всички записи, щракнете върху някой от тях, след което натиснете CTRL+A.

  1. На лентата, в групата Действия щракнете върху Възлагане на и след това щракнете върху името на лицето, на което искате да възложите възможността.

Най-горе на страницата

Маркиране на възможност като приключена

  1. Отворете досието на възможности, което искате да маркирате като приключено.

  2. В раздела Възможности щракнете двукратно върху досието на възможности, което искате да приключите.

  3. Под Дейност по продажба, в списъка Етап на продажбата щракнете върху Приключени успешно, за даприключите възможност, която е довела до продажба, или Приключени неуспешно, за да приключите възможност, която не е довела до продажба.

  4. По желание в Дата на приключване щракнете върху действителната дата на приключване за възможността.

  5. Щракнете върху Запиши и затвори.

    За информация как да маркирате едновременно няколко възможности като приключени, вижте Едновременно редактиране на записи в Business Contact Manager.

Най-горе на страницата

Проследяване на задачи, които са необходими, за да приключите или спечелите възможност

Освен да създавате задачи, които изпълнявате, за да приключите с дадена продажба, можете да създадете бизнес проект, който съдържа различни задачи за продуктите или услугите, които ще предоставите, след като възможността бъде спечелена. Можете както да възложите целия бизнес проект на колега, така и да възлагате отделни задачи в рамките на проекта на различни колеги. Записът за бизнес проект трябва да бъде свързан към партньор или бизнес контакт.

За да създадете бизнес проект от досие на възможности, изпълнете процедурата по-долу.

  1. Отворете досието на възможности, което искате да използвате.

  2. На лентата, в групата Бизнес проект щракнете върху Създаване на проект.

  3. Отваря се диалоговият прозорец Създаване на бизнес проект. В списъка, щракнете върху шаблона, който искате да използвате, или щракнете върху Не използвай шаблон.

  4. В Име на проекта използвайте името по подразбиране, което е името на избраната възможност, или въведете друго име за бизнес проекта.

  5. Полето Връзка към показва партньора или бизнес контакта, към когото е свързана избраната възможност. За да изберете друг запис за партньор или бизнес контакт, щракнете върху Връзка към.

  6. Ако желаете, въведете началната дата за проекта, и след това щракнете върху OK.

  7. В новоотворилия се прозорец за запис на бизнес проект трябва да въведете информацията, която искате да добавите:

    • За да добавите към проекта партньори и бизнес контакти, в Свързани партньори и бизнес контакти щракнете върху Добави.

    • За да добавите задачи, в секцията Информация за задачите по проекта щракнете върху Създай.

За повече информация за попълването на формулярите за бизнес проекти и задачи по проект, вижте Използване на задачи от проект в Business Contact Manager.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×