Проследяване на комуникациите с вашите клиенти в Business Contact Manager

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

В Business Contact Manager за Outlookкомуникации включва не само имейл съобщения и архивите на телефонните разговори, но също и информация, като например файл, възможностили бизнес проект, който е свързан с определен клиент. Елементите стават част от хронологията на връзката за този клиент.

Тази статия описва как да създавате и редактирате елементи в хронологията на комуникация.

Какво искате да направите?

Създаване и свързване на елементи от хронологията на комуникация

Преглед и редактиране на елементи от хронологията на комуникация

Изтриване на елемент от хронологията

Сортиране елементи от хронологията на комуникация

Използване на формуляр за бизнес дейност

Създаване и свързване на елементи от хронологията на комуникация

Елементи в хронологията на комуникация включват Outlook имейл съобщения, срещи и задачи. Те също да включват файлове, бизнес проект записи, задачи от проект, възможности, бизнес бележки и архивите на телефонните разговори.

Всички елементи в хронологията на комуникация трябва да бъде свързан към запис. Можете да свържете съществуващи елементи, например имейл съобщение или файл към запис, или можете да създадете елемент от хронологията в рамките на запис. Елементът автоматично се свързва към записа.

Елементите са посочени на страницата на хронологията на запис и в папката Хронология на връзката.

Само възможности и бизнес проекти са елементи от хронологията на комуникация, които може да съдържа други елементи в хронологията на комуникация.

Елемент от хронологията

Елементи в хронологията на комуникация, които могат да бъдат свързани към него

Възможност

  • Имейл съобщение

  • Бизнес бележка

  • Регистрационен файл на телефонните разговори

  • Файл

  • Задача на Outlook

  • Среща

Бизнес проект

  • Бизнес бележка

  • Регистрационен файл на телефонните разговори

  • Файл

  • Задача на Outlook

  • Среща

Страницата на хронология на партньори и бизнес контакти

Партньори и бизнес контакти наследяват елементи от хронологията на комуникация на записите, които са свързани с тях.

Ако елемент в хронологията на комуникация, като например Архив на телефонните разговори, е свързан с друг елемент от хронологията, като например бизнес проект, Архив на телефонните разговори е в списъка на хронологията на страница на бизнес проект, а също и на страницата история на партньор или бизнес контакт запис, който е свързан бизнес проект.

Партньор и бизнес контакт записи също наследяват задачи от проект записи за бизнес проекти.

Най-горе на страницата

Създаване на елемент от хронологията

  1. В навигационния екран, под Business Contact Manager щракнете върху една от следните папки за показване на работната област:

    • Управление на контакти.

    • Продажби.

    • Управление на проекти. (Само за бизнес проекти)

      Защо папката "Маркетинг" не е в списъка?

      По подразбиране папката "маркетинг" не съдържа записи за партньор или бизнес контакт. Можете да добавяте елемент в хронологията на комуникация за всеки запис за маркетингова дейност, тъй като те не са свързани към партньор или бизнес контакт тип запис.

  2. Щракнете върху раздела, съдържащ желания запис.

    Забележка : Можете да добавяте елемент в хронологията на комуникация за всеки запис за задача на проект, тъй като те не са свързани към партньор или бизнес контакт тип запис.

  3. Щракнете двукратно върху записа, към който искате да се свържете на нов елемент от хронологията.

  4. На лентата, в групата Показване щракнете върху Хронология.

  5. Щракнете върху бутона Създай и след това щракнете върху типа на елемент от хронологията, който искате да добавите.

    Забележка : Не можете да създавате нови файлове в Business Contact Manager за Outlook. Можете да свържете само съществуващи файлове към записи. Типове файлове, които можете да свържете включват Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, Word и файлове с изображения. За повече информация вижте връзка съществуващ файл с Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher или Word към запис на по-нататък в тази статия.

  6. Попълнете формуляра за вашия нов елемент и след това щракнете върху Запиши и затвори или изпращане на имейла.

    Елементът е в списъка на хронологията на страницата.

    Файлове в хронологията на комуникация са свързани, а не съхранени във вашата база данни на Business Contact мениджър. Ако споделяте вашата база данни и потребител да имат достъп до вашата мрежа и трябва да имате достъп до файловете, които са в хронологията на връзката, прикачване на файлове в секцията коментари , вместо да свързвате файлове към хронологията на комуникация. Имайте предвид, че ограничението за размер на базата данни е 4 ГБ, и файлове, които са приложени увеличаване на размера на базата данни.

Най-горе на страницата

Свържете съществуващите елементи в хронологията на комуникация към записи

Бизнес бележки, архиви на телефонни разговори, имейл съобщения, срещи, задачи и файлове могат да бъдат свързани с повече от един запис.

Възможности може да бъде свързан само един партньор или бизнес контакт запис.

Бизнес проекти могат да бъдат свързани с повече от един партньор или бизнес контакт запис, но само един от партньори или бизнес контакти може да бъде първичен запис.

Задачи от проект може да бъде свързан само един запис на бизнес проект.

Можете да промените записа, който някой от елементи в хронологията на комуникация са свързани със. За повече информация вижте Преглед и редактиране на елементи от хронологията на комуникация по-нататък в тази статия.

Свързване на съществуващ имейл съобщение в Outlook, среща или задача към запис

  1. Отворете елемент в Outlook , които искате да се свържете към запис.

  2. В лентата, в групата бизнес щракнете върху връзка към запис.

  3. В диалоговия прозорец връзка към запис на Business Contact Manager , в списъка Тип на елемента щракнете върху типа запис, който искате да свържете елемента.

  4. В списъка със записи щракнете върху запис.

    Ако искате да се свържете елемента повече от един запис, изберете тези записи.

    Как да избера повече от един запис?

    За да изберете съседни записи, натиснете клавиша SHIFT, след което щракнете върху първия и последния запис от групата, която искате да изберете. За да изберете несъседни записи, натиснете клавиша CTRL, след което щракнете върху отделните записи. За да изберете всички записи, щракнете върху някой от тях, след което натиснете CTRL+A.

  5. Под Свързани записищракнете върху Връзка към.

    Записите, които сте избрали са изброени в полето Връзка към .

    За да свържете елемент на Outlook към различни типове записи, щракнете върху типа запис в списъка Тип на елемента и след това щракнете върху записа.

  6. Щракнете върху OK.

    Да се уверите, че всички имейл съобщения към или от партньор или бизнес контакт са включени в хронологията на връзката на запис в Outlook, щракнете с десния бутон на имейл съобщение, което искате да свържете към записа и след това щракнете върху връзка и проследяване. За информация как да свържете автоматично имейл съобщения към записи вижте свързването и следенето имейл съобщения в Business Contact Manager.

Забележка : Има индикатор, за да ви посъветва имейл съобщение, среща или задача е свързан към запис. Можете да щракнете върху бутона връзка към запис в елемент на Outlook, за да видите, ако елементът е свързан и записите, елементът е свързан с.

Най-горе на страницата

Свързване на съществуващ файл с Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher или Word към запис

  1. В Excel PowerPoint, Publisher или Word, отворете файла, който искате да се свържете към запис.

  2. Щракнете върху раздела Файл.

  3. Щракнете върху раздела Business Contact Manager и след това щракнете върху бутона връзка към запис .

  4. В диалоговия прозорец връзка към запис на Business Contact Manager , в списъка с папки щракнете върху типа запис, който искате да свържете файла.

  5. В списъка със записи щракнете върху запис.

    За да свържете файла повече от един запис, изберете тези записи.

Как да избера повече от един запис?

За да изберете записи, които са съседни на всеки друг, натиснете клавиша SHIFT и след това щракнете върху първата и последната записи на групата, която искате да добавите. За да изберете несъседни записи, натиснете клавиша CTRL и след това щракнете върху отделни записи. За да изберете всички записи, щракнете върху един и след това натиснете CTRL + A.

  1. Под Свързани записищракнете върху Връзка към.

    Записите, които сте избрали са изброени в полето Връзка към .

  2. Щракнете върху OK.

    За повече информация вижте Свързване на файл към запис на Business Contact Manager.

Най-горе на страницата

Преглед и редактиране на елементи от хронологията на комуникация

Можете да преглеждате и редактирате хронологията на комуникациите в страницата за хронология на комуникация на запис, или в папката Хронология на връзката. Може да се редактира елементи включват задачи, срещи, бизнес бележки и архивите на телефонните разговори. Имейл съобщения не могат да се редактират.

  1. Направете някое от следните неща:

    Отваряне на запис

    1. В навигационния екран, под Business Contact Manager щракнете върху една от следните папки за показване на работната област:

      • Управление на контакти.

      • Продажби.

      • Управление на проекти. (Само за бизнес проекти)

        Защо папката "Маркетинг" не е в списъка?

        По подразбиране маркетингови дейности няма Хронология на страницата. Можете да добавяте елемент в хронологията на комуникация за всеки запис за маркетингова дейност, тъй като те не са свързани към партньор или бизнес контакт тип запис.

    2. Щракнете върху раздела, съдържащ желания запис.

    3. Щракнете двукратно върху записа, с който искате да видите елементите в Хронология на комуникация.

    4. На лентата, в групата Показване щракнете върху Хронология.

      Са изброени всички елементи хронологията, които са свързани към записа.

Отворете папката Хронология на връзката

  1. В навигационния екран щракнете върху бутона Business Contact Manager.

  2. Щракнете двукратно върху папката Бизнес записи , за да я разгънете и след това щракнете върху Хронология.

    Забележка : Елементи в хронологията на комуникация, които са свързани с повече от един запис се показват в папката Хронология на връзката повече от веднъж. Когато изтриете едно копие на елемент от хронологията, която има много копия, останалите копия все още са свързани със записи. Имената на свързани записи се показват в колоната Свързан с на папката Хронология на връзката.

Можете да сортирате или филтрирате списъка, за да видите елементите, които искате. Щракнете върху раздела изглед и след това щракнете върху подреждането или филтър, който искате. За информация как да приложите филтър на по-напреднали вижте филтриране на записи в Business Contact Manager.

  1. Щракнете двукратно върху някой елемент в хронологията който искате да редактирате.

  2. Направете промените и след това да ги запишете.

Най-горе на страницата

Защо някои елементи от хронологията на комуникация са изброени повече от веднъж

Елемент могат да бъдат изброени на страницата история и в папката Хронология на връзката повече от веднъж, ако елементът е свързан с повече от един запис.

Страницата за Хронология на запис на партньор или бизнес контакт може да списък елемент повече от веднъж, ако:

  • Елементът е свързан към записа за партньор и записите, които са свързани със записа за партньор също са свързани с елемента. Запис на партньор наследява елементи от хронологията на комуникация на записите, които са свързани към него.

  • Елементът е свързан към записа за бизнес контакт и възможност или бизнес проект, който е свързан към бизнес контакт съдържа връзка към един и същ елемент от хронологията. Запис за бизнес контакт наследява хронологията на комуникация на свързани възможности и бизнес проекти.

Папката Хронология списъци елемент повече от веднъж, само ако елементът е свързан с повече от един запис. Ако даден елемент е в списъка на Хронология на страницата на запис за партньор, защото го наследили записа за партньор, но този елемент не е свързано директно към записа за партньор, елементът не се показват в папката Хронология на връзката като свързан към записа за партньор.

Ако редактирате елемент в даден запис, елементът се промени във всички свързани записи.

Най-горе на страницата

Изтриване на елемент от хронологията

Не всички изтрити елементи хронологията се държат по същия начин.

Когато изтриете среща, събрание, имейл съобщение, задача или файл от запис, елементът остава непроменено в първоначалното му местоположение. Можете да го свържете към друг запис по всяко време. Изтритите среща, събрание, имейл съобщение или задача се премества в папка "Изтрити" в Business Contact Manager за Outlook.

Ако изтриете среща, събрание, имейл съобщение или задача от първоначалното си местоположение, но не и в Business Contact Manager за Outlook, около 4 KB елементът остава в Business Contact Manager за Outlook. Ако отворите среща, събрание, имейл съобщение, задача или файл, който е изтрит от първоначалното си местоположение, той показва във формуляр за бизнес дейност. За повече информация вижте използване на формуляр за дейност по-нататък в тази статия.

Когато изтриете бизнес бележка, възможност или Архив на телефонните разговори от запис –, докато елементът не е свързан с друг запис – действителния бизнес бележка, възможност или Архив на телефонните разговори се премества в папката " Изтрити " в Business Contact Manager за Outlook.

За пълно изтриване на елемент от хронологията от Business Contact Manager за Outlook, трябва да го изтриете от всеки запис, елементът е свързан към и да изпразните папката " Изтрити ".

Забележка : Само собственикът на базата данни може да изпразните папката " Изтрити " в Business Contact Manager за Outlook.

За повече информация за изтриване на записи вижте Изтриване на Business Contact Manager записи.

  1. В навигационния екран щракнете върху бутона Business Contact Manager.

  2. Щракнете двукратно върху папката Бизнес записи , за да я разгънете и след това щракнете върху Хронология.

  3. Щракнете върху един или повече копия на елемент от хронологията, който искате да изтриете.

    Как да избера повече от един запис?

За да изберете записи, които са съседни на всеки друг, натиснете клавиша SHIFT и след това щракнете върху първата и последната записи на групата, която искате да добавите. За да изберете несъседни записи, натиснете клавиша CTRL и след това щракнете върху отделни записи. За да изберете всички записи, щракнете върху един и след това натиснете CTRL + A.

  1. С десния бутон върху избраните елементи и след това щракнете върху Изтрий.

    Забележка : В запис не щракнете върху бутона Изтриване , който е в групата действия в лентата, тъй като ще изтрие целия запис, не само избрания елемент от хронологията.

Следващата таблица съдържа елементи от хронологията на комуникация, и дали те са записани в Business Contact Manager за Outlook. Ако елементът се съхранява в Business Contact Manager за Outlook само, той се изтрива заедно свързан запис за партньор, бизнес контакт, възможност или бизнес проект.

Тип на елемент в хронология на комуникацията

Записани в
Business Contact Manager за Outlook само?

Бизнес бележка

Да

Бизнес проект

Да

Задача от проект

Да

Възможност

Да

Регистрационен файл на телефонните разговори

Да

Имейл съобщение

Не

Среща

Не

Задача

Не

Файл

Не

Забележка : Когато се изпразни папката " Изтрити ", всички елементи в папката се изтрива завинаги. Въпреки това ако елементът свързан към запис, съществува някъде като файл или Outlook среща, задача или имейл съобщението, след което може да бъде свързан с други записи. Архивите на телефонните разговори и бизнес бележки са специален случай, тъй като те не са валидни сами. Те трябва да са свързани към записи на партньор, бизнес контакт, възможност или бизнес проект. Следователно след като те са свързани със записите са окончателно изтрити, тези елементи не могат да бъдат възстановени. За повече информация за възстановяване на изтрити елементи вижте възстановяване на запис в Business Contact Manager.

Най-горе на страницата

Сортиране елементи от хронологията на комуникация

Можете да сортирате елементи в хронологията на комуникация по различни начини.

  1. Направете някое от следните неща:

    Сортиране на елементи от хронологията на комуникация на Хронология на страницата на запис

    1. В навигационния екран, под Business Contact Manager щракнете върху една от следните папки за показване на работната област:

      • Управление на контакти.

      • Продажби.

      • Управление на проекти. (Само за бизнес проекти)

        Защо папката "Маркетинг" не е в списъка?

        По подразбиране папката "маркетинг" не съдържа записи за партньор или бизнес контакт. Можете да добавяте елемент в хронологията на комуникация за всеки запис за маркетингова дейност, тъй като те не са свързани към партньор или бизнес контакт тип запис.

    2. Щракнете върху раздела, съдържащ записа, който искате.

    3. Щракнете двукратно върху записа, съдържащ Хронология на елементи от хронологията на който искате да прегледате.

    4. На лентата, в групата Показване щракнете върху Хронология.

    Сортиране на записи в папката Хронология на връзката

    1. В навигационния екран щракнете върху бутона Business Contact Manager.

    2. Щракнете двукратно върху папката Бизнес записи , за да я разгънете и след това щракнете върху Хронология.

  2. В лентата щракнете върху раздела Изглед.

  3. В групата Подреждане щракнете върху една от наличните опции:

    1. По тип или тип

    2. По дата на създаване

    3. По дата на промяна

    4. От създател

    5. По свързани с

    6. Обърни сортирането

    7. Разгъване/свиване

      Можете също да сортирате списъка, като щракнете върху Заглавка на колона.

Забележка : Сортиране се запазва, докато записът или папката Хронология на връзката е отворен. Когато затворите записа или папка, се премахва сортирането.

Най-горе на страницата

Използване на формуляр за бизнес дейност

Ако отворите елемент в хронологията на комуникация като събрание, имейл съобщение, задача или файл и елементът не е налично, се отваря във формуляр за бизнес дейност. Първоначалния елемент от хронологията може да е недостъпен или защото той е изтрит от първоначалното си местоположение, или вече не сте свързани към компютъра, на който се намира първоначалния елемент.

Формулярът за бизнес дейността включва някои основни данни. Например за имейл съобщения, включва тема, Връзка къми първите 4 килобайта (КБ) на съобщението. За файл включва името на файла, Връзка къми първоначалното местоположение на файла.

Забележка : Полетата, които съдържат информацията от първоначалния елемент не може да се редактират.

  • Тема     Темата или заглавието на първоначалния елемент.

  • Връзка към     Този елемент е свързан към запис.

  • Създадени/краен срок     Дата на първоначалния елемент е създаден или краен срок.

  • Изпратени     Датата на първоначалния елемент е изпратено (важи само за събрание или имейл съобщение).

  • Променен     Дата на последните промени са записани на първоначалния елемент.

  • Бележки     Първите 4 килобайта (КБ) на имейл съобщението, основна информация за събрание или задача или първоначалното местоположение на файла.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×