Прилагане на филтър за преглед на избрани записи в база данни на Access

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Филтрирането е полезен начин да видите само данните, които искате показани в бази данни на Access. Можете да използвате филтри за показване на определени записи във формуляр, отчет, заявка или лист с данни или да отпечатате само определени записи от отчет, таблица или заявка. Чрез прилагане на филтър, вие сте в състояние да ограничавате данните в изглед без да променяте дизайна на базовия обект.

В тази статия

Как са полезни филтри

Изберете и приложите филтър тип

Премахване или повторно прилагане на филтър

Изчистване на филтър

Записване на филтър

Как са полезни филтри

Тъй като изгледът, който получавате, след като приложите филтър съдържа само записи със стойностите, които сте избрали, останалата част от данните остава скрита, докато не изчистите филтъра.

Забележка: Колони в листове с данни и контроли във формуляри и отчети, които са обвързани с изрази не поддържат филтриране.

Има няколко типа филтри и някои от тях са лесни за прилагане и премахване на. Access съдържа някои общи филтри, които са вградени в всеки изглед. Наличието на филтър команди зависи от типа и стойности на полето.

Например за да видите записите на хора, чиито рождени дни попадат по време на определен месец, щракнете върху колоната Дата на раждане , в раздела Начало в групата сортиране & филтър , щракнете върху Филтри за датаи след това изберете период за крайна дата.

Филтриране по поле за дата

1. филтрите, които са достъпни за вас зависи от типа на данните в избраната колона.

2. всички дати в периода филтър игнорира ден и година част от стойностите за дата.

В този филтриран изглед ще видите само записи, в които частта за месеца на полето " Дата на раждане " е зададено на април.

Дата на раждане, филтрирана за април

1. иконата на филтър в заглавката на колоната и лентата запис навигатор показва текущия изглед да се филтрира в колоната дата на раждане.

2. в табличен изглед когато посочите, мишката, заглавието на колоната, ще видите текущия критерий за филтриране.

Забележка:  Когато прилагате филтър на колона, която вече е филтриран, предишните филтър автоматично се премахва. Въпреки че само един филтър може да бъде в сила за поле в даден момент, можете да зададете различни филтър за всяко поле в изглед.

Например за да видите имената на контактите, които живеят в Обединеното кралство, чиито рождени дни попадат през април, можете да филтрирате таблицата "Контакти" на полето "Странарегион", а също и на полето "дата на раждане". Когато филтрирате няколко полета в един изглед, филтрите се комбинират с помощта на оператора AND, ето така:

Страна = Обединеното кралство и месец от дата на раждане = април

За да се върнете към нефилтрирания изглед: премахване на филтри. Премахване на филтър временно я премахва от изгледа, така че да можете да превключите обратно към оригинала, нефилтрирани изглед.

За да превключите между филтрирани и нефилтрирани изгледи: в групата сортиране & филтър в раздела " Начало ", щракнете върху Превключване на филтъра.

За да премахнете завинаги на филтър от изглед: изчистите филтъра. За да научите как да изчистите филтрите, вижте раздела изчистване на филтър.

Настройките на филтъра ще остане в сила, докато не затворите обекта, дори и да преминете към друг изглед на обекта. С други думи ако филтрирате формуляр в изглед на лист с данни, настройките на филтъра ще бъдат в сила дори ако превключване към изглед за формуляр или изглед на оформление и ще остане в сила, докато затворите формуляра. Ако запишете обекта, докато се прилага филтъра, тя ще бъде достъпна следващия път, когато отворите обекта. За да научите повече за записване на филтър, вижте раздела записване на филтър в тази статия.

Най-горе на страницата

Изберете и приложите филтър тип

Можете да изберете от няколко готови за използване на филтри за тип данни. Тези филтри са налични като командите от менюто в следните изгледи: лист с данни, формуляр, отчет и оформление. В допълнение към тези филтри можете да филтрирате формуляр или лист с данни чрез попълване на формуляр (наречени филтриране по формуляр).

Ако искате по-голяма гъвкавост и ако сте удобни писане изрази, можете да създадете ваши собствени филтри с помощта на опциите на " филтър ".

Изберете едно от следните типове филтри:

Общи филтри: за да филтрирате за конкретни стойности или диапазон от стойности.

Филтриране по селекция: за да филтрирате всички редове в таблица, които съдържат стойност, която съответства на избраната стойност в ред чрез филтриране на изглед на лист с данни.

Филтриране по формуляр: за да филтрирате по няколко полета във формуляр или лист с данни, или ако се опитвате да намерите конкретен запис.

Допълнителен филтър: филтър тип мястото, където задавате критерии за филтър по избор.

Забележка: Ако не виждате командите филтър в изгледи, дизайнерът на формуляра или базата данни може да е забранил филтриране. Обърнете се към проектанта за по-нататъшно съдействие.

Общи филтри

С изключение на полета за OLE обект и полета, които показват изчислени стойности всички полета от тип предлагат общите филтри. Списък с филтри, които са налични зависи от типа данни на избраното поле и стойности.

С десния бутон върху полето, което искате да филтрирате. За да филтрирате на множество колони или контроли, трябва да или да изберете и филтриране на всяка колона или управлявате отделно или използвайте разширен филтър опция. Вижте разделите за Филтриране по формуляр и разширени филтри в тази статия за повече информация.

Например, за да видите филтри, налични за полето за дата на раждане на Home раздела, в сортиране & филтър група, щракнете върху филтър

Общи филтри за дати
Пример за общи филтри за дати

1. за да филтрирате за конкретни стойности, използвайте списъка квадратчето за отметка. Списъкът показва всички стойности, които в момента се показват в полето.

2. за да филтрирате диапазон от стойности, щракнете върху една от тези филтри и задайте необходимите стойности. Например за да видите рождени дни, които попадат между текущата дата и края на годината, щракнете върху междуи след това задайте подходящата начална и крайна дата в диалоговия прозорец между . За да видите всички дати на раждане, които попадат на определена дата, щракнете върху датата и всички рождени дни, които се падат на тази определена дата се показват.

Важно е да се отбележи, че стойностите в поле за дата се отразяват в списъка Тип на конкретни филтри. Ако най-новата дата стойността в поле за дата попада в последните две години, ще видите списък на по-дълги, по-подробна филтър. Ако никоя от датите в поле е по-малко от две години, ще видите по-кратък списък с филтри.

Дълъг и кратък общи филтри за дата
Дълъг и кратък общи филтри за дата

Забележка: Тип на конкретни филтри не са налични за да/не, OLE обекти и полета за прикачени файлове. Списъкът със стойности не е налична за полета memo, или полетата, които съдържат текст в RTF формат.

Прилагане на общ филтър

  1. Отворете таблицата, заявката, формуляра или отчета в някоя от следните изгледи: лист с данни, формуляр, отчет или оформление.

  2. Уверете се, че изгледът вече не е филтриран. В лентата за селектор на запис се уверете или Unfiltered или замъглена иконата Без филтър е налице.

    Съвет: За да премахнете всички филтри за определен обект, върху Home раздела, в сортиране & филтър група, щракнете върху Разширении след това щракнете върху Изчисти всички филтри.

  3. Щракнете някъде в колоната или контрола, която съответства на първото поле, който искате да филтър и в Home раздела, в сортиране & филтър група, щракнете върху филтър

За да приложите общ филтър: посочете текст (или номер или Дата) филтрии след това щракнете върху филтъра, който искате. Филтри, като например е равно на и между ви подкани да въведете необходимите стойности.

Съвет:  Някои знаци, като например *, %, и?, имат специален смисъл, когато указана в текстово поле филтър. Например * представлява низ от знаци, така че низа * ще съответстват всеки низ, който започва с и не само буквален низ *. Да не се вземат предвид специален смисъл на знак, заградете го в квадратни скоби [], като това: [*]. Бази данни, използващи стандарта ANSI-89 третирайте *,?, [,],!, - и # като специални знаци. Бази данни, използващи стандарта ANSI-92 третирайте %, _, [,], ^ и - като специални знаци. Можете да използвате някой от двата стандартно с Access, но не можете да смесвате двата стандарта (например ?*) в определен израз.

За да приложите филтър на базата на стойности на полета: изчистете отметките от квадратчетата до стойностите, на които не искате да филтрирате и след това щракнете върху OK.

За да филтрирате на едно или само някои от стойностите в дълъг списък, трябва първо да изчистите (Избери всички) проверка на поле и след това изберете стойностите, които искате.

За да филтрирате стойности null (празна стойност показва липса на данни) в текст, число и полета за дата: В списък с отметки, изчистете (Избери всички) проверка и след това поставете отметка в квадратчето до (празни места).

Филтриране по селекция

За да видите всички редове в таблица, които съдържат стойност, която стойност в ред, можете бързо да филтрирате изглед на лист с данни, като изберете определена стойност и след това щракнете върху командата селекцията . Падащ списък показва налични опции за филтриране. Тези опции ще се различават в зависимост от типа на данните на избраната стойност. Друг начин за достъп до опциите за филтриране по селекция е да щракнете с десния бутон в определена клетка.

Например ако стойността 2/21/г. в момента е избран в полето Дата на раждане, в раздела Начало , в групата сортиране & филтър , щракнете върху избор на показване на филтъра от селекцията команди и след това изберете опция за филтриране.

Списък с филтри, базиран на селекция

Списъка с команди също зависи от това колко от стойността е избрана. Например ако изберете само някои от знаците в стойността, виждате различни списък от команди, в зависимост от това коя част от полето, който сте избрали.

Филтри, базирани на частично избрано поле

1. филтрира се в началото на поле за стойност...

2.... в средата на поле за стойност...

3.... или в края на поле за стойност.

Забележка: Филтриране на частична селекция не е налична за многозначни полета. Селекция команда не е налична за прикачени файлове.

За да премахнете филтър, в раздела Начало , в групата сортиране & филтър , щракнете върху Превключване на филтъра, или щракнете върху Разширени и щракнете върху Изчисти всички филтри.

Прилагане на филтър, въз основа на селекция

  1. Отворете таблицата, заявката, формуляра или отчета в някоя от следните изгледи: лист с данни, формуляр, отчет или оформление.

  2. Уверете се, че изгледът вече не е филтриран. В лентата за селектор на запис се уверете или Unfiltered или замъглена иконата Без филтър е налице.

  3. Преминаване към записа, който съдържа стойността, която искате да използвате като част от филтъра и след това щракнете вътре в колона (в изглед на лист с данни) или управлявате (в изглед на формуляр, отчет или оформление).

За да филтрирате базата частична селекция; Изберете знаците, които искате, от Home раздела, в сортиране & филтър група, щракнете върху селекциятаи след това щракнете върху филтър, който искате да приложите.

Филтриране по формуляр

Този филтър е полезно, когато искате да филтрирате по няколко полета във формуляр или лист с данни, или ако се опитвате да намерите конкретен запис. Access създава празен формуляр или лист с данни, който е подобен на първоначалния формуляр или лист с данни и след това ви позволява да завърши най-много от полетата, които искате да. Когато сте готови, Access намери записите, които съдържат зададения стойности.

Забележка: Не можете да зададете стойности на полета за многозначни полета чрез филтриране по формуляр, нито за полета с Memo, хипервръзка, да/не или OLE обект данни от тип, въпреки че можете да зададете стойности за други полета в набора записи.

Например, ако искате да намерите всички записи за клиент, където заглавието на лицето за контакт е собственики този човек се намира в Портланд или дори, отворете клиенти лист с данни или формуляр и в раздела Начало , в Сортиране на & филтър група, щракнете върху Разширении след това щракнете върху Филтриране по формуляр.

Въведете първия набор от стойности, и след това щракнете върху раздела " или " в дъното на лист с данни или формуляр и след това въведете следващия набор от стойности. Обърнете внимание, че ако искате поле за стойност, за да действат като филтър независимо от други стойности на полета, трябва да въведете тази стойност в раздела Потърсете и всеки "или ". Всеки "или " представлява алтернативен набор от стойности, филтър.

Да видите само записите, съвпадащи с вашия вход:    В Home раздела, в сортиране & филтър група, щракнете върху Превключване на филтъра.

Прилагане на филтър, като попълните формуляр

  1. Отворете таблицата или заявката в изглед на лист с данни или формуляр в изглед за формуляри.

  2. Уверете се, че вече не е филтриран изглед. В лентата за селектор на запис се уверете или Unfiltered или замъглена иконата Без филтър е налице.

  3. В Home раздела, в сортиране & филтър група, щракнете върху Разширении след това щракнете върху Филтриране по формуляр в контекстното меню.

  4. В зависимост от това дали работите в лист с данни за преглед или в изглед за формуляри, направете едно от следните неща:

    Изглед на лист с данни:Щракнете върху първия ред в колоната, по която искате да филтрирате, щракнете върху стрелката, която се появява и след това изберете стойност. За да добавите допълнителни стойности, просто щракнете върху или tab в долната част на листа с данни и изберете друга стойност.

    Изглед за формуляр: щракнете върху стрелката, която се появява в контролата и изберете стойност по което да филтрирате. За да добавите допълнителни стойности, щракнете върху или раздела в долната част на формуляра и изберете друга стойност.

    Съвети: Не можете да зададете стойности на полета за многозначни полета с помощта на филтър по формуляр, но можете да зададете стойности за които не са многозначно поле в набора записи.

    • За да зададете списък с възможни стойности за поле, използвайте оператора или . Например задайте "Портланд" или "Орегон" в полето "град" за филтриране на записи, съдържащи или стойност.

    • За филтриране на базата на състоянието на контрола, например квадратче за отметка или бутон, щракнете върху контролата, така че да е в състояние, която искате. За да върнете контролата неутрално положение, така че няма да се използва като критерий за филтриране на записи, уверете се, че той е недостъпна (изглежда замъглена).

    • За да филтрирате записи, които имат празни (липсващи), които не са null, blank (празен или ""), или непразни стойности, тип Е Null, Е не е Null, "", или не "" в полето.

  5. Ако искате да зададете два алтернативни множества от критерии, например, за да виждате само имената на контактите, чиято страна стойност е САЩ и чиито рождени дни попадат през април, можете да направите някое от следните неща:

    • За да извлечете всички записи, които отговарят на всеки един от няколко множества от критерии, задайте критериите чрез въвеждане на първия набор от критерии, щракнете върху или раздела и след това въведете следващия набор от критерии. Обърнете внимание, че ако искате поле за стойност, за да действат като филтър независимо от други стойности на полета, трябва да въведете тази стойност Потърсете раздел и всяка "или ". С други думи Потърсете раздел и всяка "или " представлява алтернативен набор от стойности на филтри.

    • Също така имайте предвид, че всеки път, когато добавяте критерий за поле, за да или раздел, Access създава друг "или ". Това ви позволява да зададете няколко критерии, "или". Филтъра връща всеки запис, който съдържа всички стойности, указани в Потърсете раздел, или всички от стойностите, указани в първия "или ", или всички от стойностите, указани във втората "или " и т.н.

За да премахнете филтър и показване на всички записи, щракнете върху Превключване на филтъра отново.

За да промените филтър по формуляр, щракнете върху Разширени, след което щракнете върху Филтриране по формуляр отново. Показва се текущия набор филтър критерии.

Разширен филтър

В някои случаи може да искате да приложите филтър, който е разширен филтър тип и може да се наложи да пишете на критерия от филтъра сами. Например, за да намерите записи, които съдържат дати, през последните седем дни или последните шест месеца.

Използване на разширени филтри изисква писане изрази. Изразите са подобни на формули в Excel и на критериите, които сте определили при проектирането на заявка.

Един пример, където можете да използвате разширен филтър е, за да намерите имената на тези контакти, чиито рождени дни възникна през последните седем дни. След като приложите разширен филтър, допълнително можете да ограничите резултатите до тези, чиито страна/регион е САЩ.

Прилагане на разширен филтър

  1. Отворете таблицата, заявката, формуляра или отчета в някоя от следните изгледи: лист с данни, формуляр, отчет или оформление.

  2. Уверете се, че изгледът вече не е филтриран. В лентата със запис навигатор, проверете дали Без филтър се показва недостъпно (е недостъпен). Ако запис навигатор лента не се вижда, щракнете върху Разширени , в групата сортиране & филтър в раздела " Начало " и след това щракнете върху Изчисти всички филтри (ако недостъпна Изчисти всички филтри , има няма филтри в сила).

  3. В Home раздела, в сортиране & филтър група, щракнете върху Разширени и след това щракнете върху Разширен филтър/сортиране в контекстното меню.

  4. Добавяне на полета, на които искате да филтрирате към мрежата.

  5. В реда критерии на всяко поле Задайте критерий. Критериите, които се прилагат като набор, и се показват само записите, които отговарят на всички критерии в реда критерии . За да зададете алтернативни критерии за едно и също поле, въведете първия критерий в реда критерии и вторият критерий в реда или и т.н.

    Съвети: 

    • Целия набор от критерии в реда или се прилага като алтернатива на набора от критерии в реда критерии . Всеки критерий, който искате да се прилагат за двете множества от критерии, трябва да се въведе в реда критерии и или реда. Щракнете върху Превключване на филтъра , за да видите филтрираните редове.

    • Добър начин да научите да пишете критерии е да приложите общ филтър или филтър на базата на избора, който дава резултат, който е близък до това, което търсите. След това, с приложен филтър към изгледа, покажете филтър раздел за обекти

Специални команди в "Филтър"

Две специални команди са достъпни за вас в " филтър ". Когато щракнете с десния бутон някъде над мрежата за проектиране в раздела зареждане от заявка и Запиши като заявка команди са налични в контекстното меню.

Специални опции за филтриране

Командата за зареждане от заявка зарежда дизайна на избраната заявка в мрежата. Това ви позволява да използвате критерии за заявки като критерии за филтриране.

Командата Запиши като заявка ви позволява да запишете настройките на филтъра като нова заявка.

Най-горе на страницата

Премахване или повторно прилагане на филтър

За да превключите към нефилтрирания изглед на данни, премахнете филтрите чрез щракване върху филтрирана в лентата на запис навигатор, за да се върнете към изглед на цял.

Когато премахнете текущите филтри, филтрите временно се премахват от всички полета в изгледа. Например ако първо да приложите филтри в полетата страна и дата на раждане и след това премахнете филтрите, виждате всички записи отново.

За да приложите отново най-новите филтри, щракнете върху Unfiltered запис навигатор на лентата.

Най-горе на страницата

Изчистване на филтър

Изчистване на филтър, когато вече не ви потрябва. Изчистване на филтър го изтрива от изгледа и го прилагате вече не е като щракнете върху Unfiltered на лентата на състоянието. Можете да изчистите един филтър от единично поле или изчистване на всички филтри от всички полета в изгледа.

  • За да изчистите един филтър от единично поле: щракнете с десния бутон, филтрирана колоната или контролата и след това щракнете върху Изчисти филтъра от име на поле.

  • За да изчистите всички филтри от всички полета: В Home раздела, в сортиране & филтър група, щракнете върху Разширении след това щракнете върху Изчистване на всички филтри в контекстното меню.

Най-горе на страницата

Записване на филтър

Може да е полезен за записване на филтър, ако можете да го използвате отново. Настройките на филтъра, които са в сила по време, когато затваряте таблица, заявка, формуляр или отчет се записват автоматично заедно с обекта, и те са достъпни за reapplying. Въпреки това по подразбиране, настройките на филтъра не автоматично се прилагат за вас, когато следващия отворите обекта.

За да се гарантира, че текущите филтри автоматично се прилагат, когато следващия отвори таблица, заявка, формуляр или отчет, от свойствата на обекта, задайте на обекта FilterOnLoad свойство да да. Свойството FilterOnLoad се прилага следващия път, когато отворите обекта. Всеки път, когато промените тази настройка, трябва да затворите обекта и го отворите отново, за да се приложи новата настройка.

Забележка: FilterOnLoad настройката на свойството се прилага само когато обекта се зарежда. Задаването на това свойство за обект в изглед за проектиране и след това преминаване към друг изглед не водят настройката, за да се приложи. Трябва да затворите и отново отворите обекта за промени в FilterOnLoad настройката на свойството да влезе в сила.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×