Прилагане на филтър за преглед на избрани записи в база данни на Access

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Филтрирането е полезен начин да видите само данните, които искате показани. Можете да използвате филтри за показване на определени записи във формуляр, отчет, заявка или лист с данни или да отпечатате само определени записи от отчет, таблица или заявка. Чрез прилагане на филтър, вие сте в състояние да ограничавате данните в изглед без да променяте дизайна на базовия обект. Тази статия обяснява типовете филтри в Access и как да приложите, запишете или премахване на филтри в база данни на Access 2010 клиент. В тази статия не се отнася за филтриране на записи в уеб база данни на Access 2010.

В тази статия

За какво са полезни филтрите

Изберете и приложите филтър тип

Премахване или повторно прилагане на филтър

Изчистване на филтър

Записване на филтър

За какво са полезни филтрите

Тъй като полученият изглед след прилагането на филтър съдържа само записите със стойностите, които сте избрали, останалите данни остават скрити, докато не изчистите филтъра.

Забележка : Колоните в листове с данни и контролите във формуляри и отчети, които са обвързани с изрази, не поддържат филтриране.

Има няколко типа филтри и някои от тях са лесни за прилагане и премахване. Access 2010 съдържа някои общи филтри, които са вградени във всеки изглед. Наличието на команди за филтри зависи от типа и стойностите на полето.

За да видите например записите за хора, чиито рождени дни са през определен месец, щракнете върху колоната Дата на раждане в раздела Начало в групата Сортиране и филтриране, щракнете върху Филтри на дати и след това изберете нужния период от дати.

филтриране по поле за дата

1. филтрите, които са достъпни за вас зависят от типа на данните в избраната колона.

2. всички дати в периода филтър игнорира ден и година част от стойностите за дата.

В този филтриран изглед виждате само записите, за които частта за месеца от полето Дата на раждане е април.

дата на раждане, филтрирана за април

1. иконата на филтър в заглавката на колоната и лентата запис навигатор показва текущия изглед да се филтрира в колоната дата на раждане.

2. в табличен изглед когато посочите, мишката, заглавието на колоната, ще видите текущия критерий за филтриране.

Забележка : Когато приложите филтър към колона, която вече е филтрирана, предишният филтър се премахва автоматично. Въпреки че за едно поле в даден момент може да се приложи само един филтър, можете да зададете друг филтър за всяко друго поле в изгледа.

За да видите например имената на тези контакти, които живеят във Великобритания и чиито рождени дни са през април, можете да филтрирате таблицата "Контакти" и по полето "СтранаРегион", и по полето "Дата на раждане". Когато филтрирате няколко полета в един изглед, филтрите се комбинират с помощта на оператора AND по следния начин:

СтранаРегион = "Великобритания" AND месец от "Дата на раждане" = "Април"

За да се върнете към нефилтриран изглед: премахнете филтрите. Премахването на филтър временно го премахва от изгледа, така че да можете да превключите обратно на първоначалния нефилтриран изглед.

За да превключите между филтриран и нефилтриран изглед: в групата Сортиране и филтриране в раздела Начало щракнете върху Превключване на филтъра.

За да премахнете завинаги на филтър от изглед: изчистите филтъра. За да научите как да изчистите филтрите, вижте раздела изчистване на филтър.

Настройките на филтъра ще останат в сила, докато затворите обекта, дори ако преминете в друг изглед на обекта. С други думи, ако филтрирате формуляр в изглед на лист с данни, настройките на филтъра ще останат в сила дори ако преминете към изглед за формуляри или изглед на оформление, и ще са в сила, докато затворите формуляра. Ако запишете обекта, докато филтърът е приложен, той ще бъде наличен следващия път, когато отворите обекта. За да научите как се записва филтър, вж. раздела Записване на филтър в тази статия.

Най-горе на страницата

Избиране и прилагане на тип филтър

Можете да изберете от няколко готови за използване филтри за всеки тип данни. Тези филтри са достъпни като команди от меню в следните изгледи: лист с данни, формуляр, отчет и оформление. Освен с тези филтри можете да филтрирате формуляр или лист с данни, като попълните формуляр (това се нарича филтриране по формуляр).

Ако искате още гъвкавост и ако не ви затруднява писането на изрази, можете да създадете ваши собствени филтри с помощта на опциите в раздела Филтър.

Изберете от следните типове филтри:

Общи филтри: за да филтрирате за конкретни стойности или диапазон от стойности.

Филтриране по селекция: За да филтрирате всички редове в таблица, които съдържат стойност, отговаряща на избрана стойност в ред, чрез филтриране на изгледа на лист с данни.

Филтриране по формуляр: за да филтрирате по няколко полета във формуляр или лист с данни, или ако се опитвате да намерите конкретен запис.

Разширен филтър: За да филтрирате тип, при който дефинирате критерии за филтър по избор.

Забележка : Ако не виждате командите филтър в изгледи, дизайнерът на формуляра или базата данни може да е забранил филтриране. Обърнете се към проектанта за по-нататъшно съдействие.

Общи филтри

Всички типове полета предлагат общи филтри, освен полетата за OLE обекти и полетата, които показват изчисляеми стойности. Списъкът на филтрите, които са достъпни, зависи от избрания тип данни и стойностите в полето.

Щракнете с десния бутон върху полето, което искате да филтрирате. За да филтрирате по няколко колони или контроли, трябва или да изберете и да филтрирате всяка колона или контрола отделно, или да използвате опция за разширен филтър. За повече информация вж. разделите Филтриране по формуляр и Разширени филтри в тази статия.

Например, за да видите филтри, налични за полето за дата на раждане на Home раздела, в група сортиране и филтриране , щракнете върху филтър

Общи филтри за дати
Пример за общи филтри за дати

1. За да филтрирате по определени стойности, използвайте списъка с отметки. Списъкът показва всички стойности, които в момента са показани в полето.

2. за да филтрирате диапазон от стойности, щракнете върху една от тези филтри и задайте необходимите стойности. Например за да видите рождени дни, които попадат между текущата дата и края на годината, щракнете върху междуи след това задайте подходящата начална и крайна дата в диалоговия прозорец между . За да видите всички рождени дни, които попадат на определена дата, щракнете върху датата и всички рождени дни, които се падат на тази определена дата, се показват.

Важно е да се отбележи, че стойностите в поле за дата влияят на списъка със специфичните за типа филтри. Ако най-близката стойност на дата в поле за дата е от последните две години, ще виждате по-дълъг и по-подробен списък на филтри. Ако никоя от датите в полето не е от близките две години, ще виждате по-кратък списък на филтри.

Дълъг и кратък списък на общи филтри за дата
Дълъг и кратък списък на общи филтри за дата

Забележка : За полета от тип "Да/не", OLE обекти и прикачени файлове няма специфични филтри. Няма списъци със стойности за полета Memo или за полета, които съдържат текст в RTF формат.

Прилагане на общ филтър

  1. Отворете таблицата, заявката, формуляра или отчета в някой от следните изгледи: лист с данни, формуляр, отчет или оформление.

  2. Уверете се, че изгледът вече не е филтриран. В лентата за селектор на запис се уверете или Unfiltered или замъглена иконата Без филтър е налице.

    Съвет : За да премахнете всички филтри за определен обект, върху Home раздела, в група сортиране и филтриране , щракнете върху Разширении след това щракнете върху Изчисти всички филтри.

  3. Щракнете някъде в колоната или контрола, която съответства на първото поле, който искате да филтър и в Home раздела, в група сортиране и филтриране , щракнете върху филтър

За да приложите общ филтър: посочете текст (или номер или Дата) филтрии след това щракнете върху филтъра, който искате. Филтри, като например е равно на и между ви подкани да въведете необходимите стойности.

Съвет : Някои знаци, като например *, % и ?, имат специален смисъл, когато са зададени в текстово поле филтър. Например * представлява низ от знаци, така че низа * ще съответстват всеки низ, който започва с и не само буквален низ *. Да не се вземат предвид специален смисъл на знак, заградете го в квадратни скоби [], като това: [*]. Бази данни, използващи стандарта ANSI-89 третирайте *, ?, [,],!, - и # като специални знаци. Бази данни, използващи стандарта ANSI-92 третирайте %, _, [,], ^ и - като специални знаци. Можете да използвате някой от двата стандарт с Access, но не можете да смесвате двата стандарта (например ?a*) в определен израз.

За да приложите филтър на базата на стойности на полета: изчистете отметките от квадратчетата до стойностите, на които не искате да филтрирате и след това щракнете върху OK.

За да филтрирате на едно или само някои от стойностите в дълъг списък, трябва първо да изчистите (Избери всички) проверка на поле и след това изберете стойностите, които искате.

За да филтрирате стойности null (празна стойност показва липса на данни) в текст, число и полета за дата: В списък с отметки, изчистете (Избери всички) проверка и след това поставете отметка в квадратчето до (празни места).

Филтриране по селекция

За да видите всички редове в таблица, които съдържат стойност, отговаряща на стойност в ред, можете бързо да филтрирате изгледа на лист с данни, като изберете определена стойност и след това щракнете върху командата Селекция. В падащия списък са показани възможните опции за филтриране. Тези опции ще се различават в зависимост от типа на данните на избраната стойност. Друг начин да стигнете до опциите на филтъра по селекция е да щракнете с десния бутон върху конкретна клетка.

Ако например стойността 21/2/1967 е избрана в момента в полето "Дата на раждане", в раздела Начало, в групата Сортиране и филтриране щракнете върху Селекция, за да покажете командите за филтриране по селекция, и след това изберете вашата опция за филтриране.

списък на филтри, базиран на селекция

Списъкът на командите зависи също от избраната част от стойността. Ако например изберете само някои от знаците в стойността, ще виждате друг списък с команди, зависещ от това коя част от полето сте избрали.

филтри, базирани на частично избрано поле

1. Филтър, използващ началото на стойността на полето...

2. ...средата на стойността на полето...

3. ...или края на стойността на полето.

Забележка : Филтриране на частична селекция не е налична за многозначни полета. Селекция команда не е налична за прикачени файлове.

За да премахнете филтър, в раздела Начало, в групата Сортиране и филтриране щракнете върху Превключване на филтъра или щракнете върху Разширени и Изчистване на всички филтри.

Прилагане на филтър на базата на селекция

  1. Отворете таблицата, заявката, формуляра или отчета в някой от следните изгледи: лист с данни, формуляр, отчет или оформление.

  2. Уверете се, че изгледа вече не е филтриран. В лентата за селектор на запис се уверете или Unfiltered или замъглена иконата Без филтър е налице.

  3. Преминете в записа, съдържащ стойността, която искате да използвате като част от филтъра, и след това щракнете вътре в колоната (в изглед на лист с данни) или контролата (в изглед за формуляр, отчет или оформление).

За да филтрирате базата частична селекция; Изберете знаците, които искате, от Home раздела, в група сортиране и филтриране , щракнете върху селекциятаи след това щракнете върху филтър, който искате да приложите.

Филтриране по формуляр

Този филтър е полезен, когато искате да филтрирате по няколко полета във формуляр или лист с данни или ако се опитвате да намерите определен запис. Access създава празен формуляр или лист с данни, който е подобен на оригиналния формуляр или лист с данни, и след това ви позволява да попълните толкова от полетата му, колкото желаете. Когато сте готови, Access намира записите, които съдържат зададените стойности.

Забележка : Не може да задавате стойности за многозначни полета с помощта на филтриране по формуляр, нито за полета от тип Memo, хипервръзка, "Да/не" или OLE обект, въпреки че можете да зададете стойности за други полета в набора записи.

Ако например искате да намерите всички записи в "Клиент", в които длъжността на лицето за контакт е Собственик, и това лице се намира или в София или в Пловдив, отворете листа с данни или формуляра "Клиенти" и в раздела Начало, в групата Сортиране и филтриране щракнете върху Разширен филтър/сортиране и след това щракнете върху Филтриране по формуляр.

Въведете първия набор от стойности, щракнете върху раздела Или в долната част на листа с данни или формуляра и след това въведете следващия набор от стойности. Обърнете внимание, че ако искате стойност на поле да действа като филтър независимо от други стойности на полета, трябва да въведете тази стойност в раздела Търсене и във всеки раздел Или. Всеки раздел Или представлява алтернативен набор от стойности на филтър.

Да видите само записите, съвпадащи с вашия вход:    В Home раздела, в група сортиране и филтриране , щракнете върху Превключване на филтъра.

Прилагане на филтриране чрез попълване на формуляр

  1. Отворете таблица или заявка в табличен изглед или формуляр в изглед за формуляри.

  2. Уверете се, че вече не е филтриран изглед. В лентата за селектор на запис се уверете или Unfiltered или замъглена иконата Без филтър е налице.

  3. В Home раздела, в група сортиране и филтриране , щракнете върху Разширении след това щракнете върху Филтриране по формуляр в контекстното меню.

  4. В зависимост от това дали работите в табличен изглед или в изглед за формуляри направете едно от следните неща:

    Изглед на лист с данни: Щракнете върху първия ред в колоната, по която искате да филтрирате, щракнете върху стрелката, която се появява и след това изберете стойност. За да добавите допълнителни стойности, просто щракнете върху или tab в долната част на листа с данни и изберете друга стойност.

    Изглед за формуляр: щракнете върху стрелката, която се появява в контролата и изберете стойност по което да филтрирате. За да добавите допълнителни стойности, щракнете върху или раздела в долната част на формуляра и изберете друга стойност.

    Съвети : Не можете да зададете стойности на полета за многозначни полета с помощта на филтър по формуляр, но можете да зададете стойности за които не са многозначно поле в набора записи.

    • За да зададете списък с възможни стойности за поле, използвайте оператора Или. Можете например да зададете "София" или "Пловдив" в полето "Град", за да филтрирате за записи, съдържащи една от тези стойности.

    • За да филтрирате на базата на състоянието на контрола, например квадратче за отметка или бутон, щракнете върху контролата, така че да е в нужното ви състояние. За да върнете контролата в неутрално положение, така че да не бъде използвана като критерий за филтриране на записи, уверете се, че е показана като недостъпна.

    • За да филтрирате записи, които имат празни (липсващи), които не са null, blank (празен или ""), или непразни стойности, тип Е Null, Е не е Null, "", или не "" в полето.

  5. Ако искате да зададете два алтернативни набора от критерии, например да видите само имената на контакти, чиято стойност за "СтранаРегион" е "САЩ" и чиито рождени дни са през април, можете да направите следното.

    • За да извлечете всички записи, които отговарят на всеки един от няколко множества от критерии, задайте критериите чрез въвеждане на първия набор от критерии, щракнете върху или раздела и след това въведете следващия набор от критерии. Обърнете внимание, че ако искате поле за стойност, за да действат като филтър независимо от други стойности на полета, трябва да въведете тази стойност Потърсете раздела и всеки "или ". С други думи Потърсете раздел и всяка "или " представлява алтернативен набор от стойности на филтри.

    • Също така имайте предвид, че всеки път, когато добавяте критерий за поле, за да или раздел, Access създава друг "или ". Това ви позволява да зададете няколко критерии, "или". Филтъра връща всеки запис, който съдържа всички стойности, указани в Потърсете раздел, или всички от стойностите, указани в първия "или ", или всички от стойностите, указани във втората "или " и т.н.

За да премахнете филтър и показване на всички записи, щракнете върху Превключване на филтъра отново.

За да промените филтър по формуляр, щракнете върху Разширени, след което щракнете върху Филтриране по формуляр отново. Показва се текущия набор филтър критерии.

Разширен филтър

В някои случаи можете да приложите филтър, който е разширен тип филтър и е възможно да се наложи да напишете сами критерии за филтъра. За да намерите например записи, съдържащи дати от последните седем дни или последните шест месеца.

Използването на разширени филтри изисква писането на изрази. Изразите са подобни на формулите в Excel и на критериите, които задавате, когато проектирате заявка.

Един пример за подходящ случай, когато можете да използвате разширен филтър, е да намерите имената на тези лица за контакт, чиито рождени дни са били през изминалите седем дни. След прилагането на разширен филтър можете да ограничите още резултатите до лицата, чиято страна/регион е САЩ.

Прилагане на разширен филтър

  1. Отворете таблицата, заявката, формуляра или отчета в някой от следните изгледи: лист с данни, формуляр, отчет или оформление.

  2. Уверете се, че изгледът още не е филтриран. В лентата за навигация проверете дали Няма филтър се показва като недостъпен. Ако лентата за навигация не се вижда, щракнете върху Разширен в групата Сортиране и филтриране в раздела Начало и след това щракнете върху Изчисти всички филтри (ако Изчисти всички филтри се показва като недостъпен, няма действащи филтри).

  3. В Home раздела, в група сортиране и филтриране , щракнете върху Разширени и след това щракнете върху Разширен филтър/сортиране в контекстното меню.

  4. Добавете в мрежата полетата, по които искате да филтрирате.

  5. В реда Критерии на всяко поле задайте критерий. Критериите се прилагат като набор и се показват само записите, които отговарят на всички критерии в реда Критерии. За да зададете алтернативни критерии за единично поле, въведете първо критерий в реда Критерии, втори критерий в реда Или и т. н.

    Съвети : 

    • Целият набор от критерии в реда Или се прилага като алтернатива на набора от критерии в реда Критерии. Всеки критерий, който искате да бъде приложен и за двата набора от критерии, трябва да бъде въведен и в реда Критерии, и в реда Или. Щракнете върху Превключване на филтъра, за да видите филтрираните редове.

    • Добър начин да научите да пишете критерии е да приложите общ филтър или филтър на базата на избора, който дава резултат, който е близък до това, което търсите. След това, с приложен филтър към изгледа, покажете филтър раздел за обекти

Специални команди в раздела "Филтър"

Две специални команди са достъпни за вас в " филтър ". Когато щракнете с десния бутон някъде над мрежата за проектиране в раздела зареждане от заявка и Запиши като заявка команди са налични в контекстното меню.

специални опции за филтриране

Командата Зареждане от заявка зарежда в мрежата структурата на избраната заявка. Това позволява да използвате критериите на заявката като критерии за филтриране.

Командата Запиши като заявка ви позволява да запишете настройките на филтъра като нова заявка.

Най-горе на страницата

Премахване или повторно прилагане на филтър

За да превключите на нефилтриран изглед с данни, премахнете филтъра, като щракнете върху Филтрирано в лентата за навигация на записа, за да се върнете към пълния изглед.

Когато премахнете текущите филтри, филтрите временно се премахват от всички полета в изгледа. Ако например първо приложите филтри за полетата "СтранаРегион" и "Дата на раждане", а след това премахнете филтрите, ще видите отново всички записи.

За да приложите отново последните филтри, щракнете върху Нефилтрирано в лентата за навигация на записа.

Най-горе на страницата

Изчистване на филтър

Когато един филтър не ви трябва повече, можете да го изчистите. Изчистването на филтъра го изтрива от изгледа и вече не може да го приложите, като щракнете върху Нефилтрирано в лентата на състоянието. Можете да изчистите един филтър от едно поле или да изчистите всички филтри от всички полета в изгледа.

  • За да изчистите един филтър от едно поле: щракнете с десния бутон върху филтрираната колона или контрола и след това щракнете върху Изчисти филтъра от име на поле.

  • За да изчистите всички филтри от всички полета: В Home раздела, в група сортиране и филтриране , щракнете върху Разширении след това щракнете върху Изчистване на всички филтри в контекстното меню.

Най-горе на страницата

Записване на филтър

Може да се окаже полезно да запишете филтър, ако ще го използвате отново. Настройките на филтъра, които са в сила в момента, когато затворите таблица, заявка, формуляр или отчет, се записват автоматично заедно с обекта и са налични за повторно прилагане. По подразбиране обаче настройките на филтъра не се прилагат автоматично, когато следващия път отворите обекта.

За да се гарантира, че текущите филтри автоматично се прилагат, когато следващия отвори таблица, заявка, формуляр или отчет, от свойствата на обекта, задайте на обекта FilterOnLoad свойство да да. Свойството FilterOnLoad се прилага следващия път, когато отворите обекта. Всеки път, когато промените тази настройка, трябва да затворите обекта и го отворите отново, за да се приложи новата настройка.

Забележка : FilterOnLoad настройката на свойството се прилага само когато обекта се зарежда. Задаването на това свойство за обект в изглед за проектиране и след това преминаване към друг изглед не водят настройката, за да се приложи. Трябва да затворите и отново отворите обекта за промени в FilterOnLoad настройката на свойството да влезе в сила.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×