Пресмятания в отчети

Важно: Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Може да е полезно да знаете колко записа се съдържат в отчет. В групирани или обобщени отчети можете да показвате колко записа има във всяка група. Или пък можете да добавите номер на ред за всеки запис, за да улесните посочването му. Тази статия обяснява стъпка по стъпка как да добавяте пресмятания и номера на редове към вашия отчет.

Какво искате да направите?

Преброяване на записи в отчет или група

Добавяне на номера на реда за всеки запис в отчет или група

Пресмятане на броя на записите в отчет или група

Изгледът на оформление ви предоставя най-бързия начин за добавяне на пресмятания към вашия отчет.

Пресмятане на записи с помощта на изгледа на оформление

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон в отчета и след това щракнете върху Изглед на оформление, Изображение на бутон в контекстното меню.

  2. Щракнете върху полето, което искате да преброите. За да се гарантира, че се броят всички записи, щракнете върху поле, което знаете, че не съдържа всички празни стойности, като например "ИД".

  3. В раздела форматиране , в групата групиране и общи суми щракнете върху общи суми. Изображение на бутон

  4. Направете едно от следните неща:

    • За да преброите всички записи в отчета, независимо дали в избраното поле има стойност, щракнете върху Брой записи.

    • За да преброите само записи, за които в избраното поле има стойност, щракнете върху Брой стойности.

      Забележка: Брой стойности не е налично за полета от следните типове данни:

      • Memo

      • OLE обект

      • Хипервръзка

Access добавя текстово поле към секцията "Долен колонтитул на отчет" и задава на свойството му Източник за контролата израз, който изпълнява функцията Count. Ако в отчета има някакви нива на групиране, Access добавя и текстово поле към всеки долен колонтитул на група, което извършва същото пресмятане.

Забележка: Ако използвате изглед на оформление, за да създадете пресмятане в конкретно поле, Access изгражда израз, който преброява само тези записи, където полето не е Null. Ако например има 10 записа в отчета и добавите поле, което съдържа три стойности Null, текстовото поле за броя показва 7 – броя на записите, съдържащи стойности различни от Null. Можете да избегнете това, добавяйки пресмятания само към полета, които не позволяват Null стойности (като например ID полета) или пък можете да редактирате източника за контролата на текстовото поле, така че той винаги да брои всички записи, независимо дали съдържат стойности Null или не. За да направите това:

  1. Изберете текстовото поле, което показва броя. Ако списъкът със свойствата още не се вижда, натиснете клавиша F4, за да го покажете.

  2. Изберете раздела Данни.

  3. В полето на свойството Източник за контролата изтрийте израза и въведете =Count(*).

  4. Запишете отчета и превключете на изглед за отчет, за да видите резултатите.

Преброяване на записи, използвайки режим на проектиране

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон в отчета и щракнете върху Изглед за проектиране, Изображение на бутон в контекстното меню.

  2. В раздела проектиране , в групата контроли щракнете върху Текстово поле. Изображение на бутон

  3. Направете едно от следните неща:

    • За да добавите брой на всички записи в отчета, щракнете върху раздела отчета горен или долен колонтитул на отчет, където искате да поставите текстовото поле.

    • За да добавите брой на всички записи във всяка група от групиран отчет, щракнете върху раздела група горен или долен колонтитул на група, където искате да поставите текстовото поле.

  4. Изберете текстовото поле и натиснете клавиша F4, за да покажете списъка със свойствата.

  5. Изберете раздела Данни.

  6. В полето на свойството Източник за контролата въведете =Count(*).

    Този израз използва функцията Count , за да преброите всички записи в отчета или групирате дори ако някои полета в някои записи са null. За да преброите записва само когато дадено поле не е нула (например, SupplierName), вместо това използвайте следния израз: =CDbl()Nz(Count ([SupplierName]); 0)).

Най-горе на страницата

Добавяне на номер на ред за всеки запис в отчет или група

Можете да номерирате елементи във вашия отчет. Например, в отчета "Продажби за продукт" може да поискате "1" да предшества първия елемент в група продукти, "2" да предшества втория елемент и т. н. Когато започва следващата група продукти, броенето започва отначало и "1" предшества първия елемент.

номериране на елементи в отчет

Можете да номерирате елементите в отчета си с помощта на контрола за изчисление и задавайки свойството й Сума с натрупване.

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон в отчета и след това щракнете върху Режим на проектиране, Изображение на бутон в контекстното меню.

  2. В раздела проектиране , в групата контроли щракнете върху Текстово поле. Изображение на бутон

  3. В секцията за подробни данни на отчета плъзнете показалеца, за да създадете текстовото поле, осигурявайки му достатъчна ширина, за да се побере най-големият номер на елемент.

    Ако например е вероятно да имате сто поръчки, ще се нуждаете от място за поне три знака (100). Ако етикетът се показва близко до текстовото поле, изтрийте го, щраквайки върху него и натискайки след това клавиша DELETE. Ако сте поставили текстовото поле близко до лявото поле, етикетът може да е скрит под текстовото поле. Използвайки манипулатора за преместване в горния ляв ъгъл на текстовото поле, плъзнете текстовото поле надясно, така че да можете да видите етикета. След това можете да щракнете върху етикета и да натиснете клавиша DELETE.

  4. Изберете текстовото поле. Ако списъкът със свойствата още не се вижда, натиснете клавиша F4, за да го покажете.

  5. Щракнете върху раздела всички . В полето име на свойство въведете име, например txtItemNumber.

  6. Щракнете върху раздела Данни.

  7. В полето на свойството Сума с натрупване изберете Над група.

  8. В полето на свойството Източник за контролата въведете = 1.

  9. Щракнете върху раздела Формат.

  10. Въведете в полето на свойството формат#. (знакът последвана от точка).

    Това форматира номера на реда с точка, следваща номера.

  11. Запишете отчета и превключете на изглед за отчет, за да видите резултатите.

Най-горе на страницата

Забележка: Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×