Преминаване към Access 2010

Общ преглед

Преминаване към Access 2010 от предишна версия Ако сте опитен потребител на Access, този курс е за вас. Този курс обяснява как да преминете към Access 2010 от предишна версия. Ще научите как да изпълнявате познати задачи в Access 2010, например използване на съществуващи бази данни, създаване на нови бази данни, изграждане на таблици и създаване или редактиране на формуляри и отчети.

След като завършите този курс, ще можете да:

  • Използване на изгледа Backstage за отваряне на съществуващи бази данни и създаване на нови бази данни.

  • Записване на съществуваща база данни като файл на Access 2010.

  • Използване на лентата за стартиране на изглед за проектиране за таблици, формуляри, отчети и заявки.

  • Използване на изглед на оформление за редактиране на формуляри и отчети.

  • Използване на изглед на оформление за групиране на данни в отчети.

Този курс съдържа:

  • Един самостоятелен урок.

  • Кратък тест в края на урока. Тестът е без оценки.

  • Карта за бързи справки, която можете да отпечатате при приключване на курса.

Този курс предполага, че имате поне средно ниво на опит с Access; изградили сте няколко бази данни и разбирате основите на проектирането на бази данни и релации на таблици. Ако не сте запознати с Access, вижте Първи стъпки в Access 2010.

Офлайн версия (71,1 МБ)

Първи стъпки в Access 2010

Вашият браузър не поддържа видео. Инсталирайте Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Стартиране на нещо с навигационния екран

Вашият браузър не поддържа видео. Инсталирайте Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Запознаване с лентата

Вашият браузър не поддържа видео. Инсталирайте Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Използване на файлове от предишни версии на Access

Вашият браузър не поддържа видео. Инсталирайте Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Бързо въведение в шаблоните и уеб базите данни

Вашият браузър не поддържа видео. Инсталирайте Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Проектиране в движение с изглед на оформление

Вашият браузър не поддържа видео. Инсталирайте Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Предлагани стъпки за упражнение

Ако имате известен опит с Access 2003 или по-стара версия – две-три малки бази данни или повече – този курс е написан за вас. Ето някои предлагани начини за упражнение на видяното в курса.

Важно    За да следвате тези стъпки, трябва да имате инсталиран на компютъра си Access 2010 и трябва да имате интернет връзка.

Създаване на нова празна база данни

За да изпълните тези стъпки, можете да използвате една от собствените ви схеми на бази данни.

  1. Стартирайте Access 2010. Той се отваря автоматично в изгледа Backstage.

  2. Щракнете върху раздела Създай. Шаблонът Празна база данни е вече избран.

  3. В дясната страна на раздела, в полето Име на файл въведете име за новата база данни.

  4. По желание щракнете върху иконата за папка, която се намира отдясно на полето Име на файл.

    Това стартира диалоговия прозорец Записване на нова база данни във файл и можете да го използвате, за да изберете друго местоположение за базата данни.

  5. Щракнете върху Изтегли.

    Базата данни се отваря и показва празна таблица в изглед на лист с данни, готова за добавяне на полета.

Добавяне на полета към таблица

Access осигурява няколко начина за добавяне на полета към таблица. Ето някои от най-често срещаните.

  1. При отворена таблица в изглед на лист с данни се уверете, че сте в раздела Полета (щракнете върху него, ако не сте).

  2. В групата Добавяне и изтриване отворете списъка Още полета.

  3. Отдолу на списъка, под Бърз старт щракнете върху Име.
    Списъкът "Още полета"

  4. Щракнете върху празното заглавие на поле отдясно на новите полета (думите Щракнете, за да добавите) и след това повторете стъпка 4, за да добавите полетата Адрес и Телефон към таблицата.

  5. Щракнете с десния бутон върху празното заглавие на поле (думите Щракнете, за да добавите) и от списъка, който се показва, изберете Паметна бележка.

    Това задава типа данни за полето и прави заглавието на полето възможно за писане.

  6. В заглавието на полето въведете Коментари, след което щракнете извън заглавката, за да фиксирате промените.

Обхождане на навигационния екран

Забележка    Необходима ви е имате интернет връзка, за да изпълните тези стъпки. Започнете с изтегляне на примерната база Northwind. За да направите това, щракнете върху раздела Създай и след това върху Шаблони образци. Доверете се на базата данни (в жълтата лента за съобщения щракнете върху Разреши съдържанието) и влезте в базата данни.

  1. В този шаблон навигационният екран е затворен, така че щракнете върху двойната стрелка, за да го отворите.

    Бутонът отвори/затвори на навигационния екран

  2. В екрана щракнете върху лентата Отчети, за да разгънете тази група.

    Обърнете внимание, че групата показва набор от преки пътища към обектите от базата данни. По този начин разбирате, че гледате потребителска категория или група.

  3. Щракнете върху лентата в горния край на екрана (там се показва Northwind Traders) и щракнете върху Тип на обекта. Сега гледате списък с обектите от базата данни.

  4. Щракнете върху Формуляри, след което щракнете с десния бутон върху формуляра Списък на клиентите и щракнете върху Изглед на оформление.

  5. Щракнете върху групата Таблици, за да я разгънете, и след това щракнете двукратно върху таблицата Клиенти.

  6. Щракнете с десния бутон в горния край на екрана и щракнете върху Лента за търсене.

    За да направите лентата за търсене видима, повторете тази стъпка.

  7. При видима лента за търсене разгънете всички групи и в полето за търсене бавно въведете customer. Обърнете внимание как Access филтрира списъка с обекти, докато въвеждате.

Навигация в лентата

Пробвайте тези стъпки с база данни, например Northwind.

  • Отворете таблица в изглед на лист с данни и забележете кои контекстни раздели се показват и изследвайте тези раздели, за да видите командите, които те предоставят.

  • Отворете заявка в изглед за проектиране и забележете кои контекстни раздели се показват. Изследвайте разделите, за да видите командите, които те предоставят.

  • Отворете формуляр в изглед на оформление и забележете кои контекстни раздели се показват. Изследвайте и тези раздели.

Стъпки за бонус!

  1. При произволен отворен обект от база данни и показан раздел Начало натиснете клавиша ALT.

    Показва се набор от Клавишни подсказвания.

    Клавишни подсказвания

    Access предоставя клавишно подсказване за всеки раздел на лентата и клавишно подсказване за командите във всеки раздел.

  2. Натиснете отново клавиша ALT и обърнете внимание как клавишните подсказвания изчезват.

  3. Натиснете ALT+C, за да отидете на раздела Създаване.

    Тъй като сте навигирали до раздела Създаване от раздела Начало, Access показва набор от клавишни подсказвания за всяка команда в раздела Създаване.

  4. Натиснете пак клавиша ALT и обърнете внимание как клавишните подсказвания изчезват.

  5. Сега натиснете ALT+C и обърнете внимание как клавишните подсказвания за всяка команда се показват отново.

    Ако случайно затворите клавишните подсказвания за даден раздел, можете да натиснете ALT и буквата за този раздел, за да видите отново клавишните подсказвания.

  6. Натиснете QD, за да стартирате конструктора на заявки.

  7. При отворен конструктор на заявки натиснете ALT+H, за да отидете на раздела Начало.

    Обърнете внимание как клавишните подсказвания за дезактивираните (сиви) команди също са дезактивирани.

Публикуване на уеб база данни

Започнете с изтегляне на един от шаблоните на уеб база данни, например шаблона "Уеб база данни с активи". За да направите това, щракнете върху раздела Създай и след това върху Шаблони образци. Доверете се на базата данни (в жълтата лента за съобщения щракнете върху Разреши съдържанието) и влезте в базата данни.

  1. В изгледа Backstage щракнете върху раздела Записване и публикуване.

  2. Щракнете върху Публикуване в Access Services.

  3. Щракнете върху Изпълнение на проверка за съвместимост.

  4. Щракнете върху Да, за да затворите всички отворени обекти, и позволете на проверката за съвместимост да се изпълни.

    Ако проверката за съвместимост не открие проблеми или намери само предупреждения, базата данни е готова за публикуване.

  5. Въведете URL адреса на сървъра и име за сайта. Получете URL адреса от системния администратор.

  6. Щракнете върху Публикуване в Access Services.

    Трябва да изчакате завършването на процеса на публикуване и сървърът да завърши обработването на новия сайт.

  7. Стартирайте браузъра, отидете на сайта, отворете формуляра "Текущи активи" и въведете някакви данни.

Промяна на уеб база данни и записване на промените в уеб

  1. Отворете уеб базата данни "Активи" в Access.

  2. Отворете главния формуляр в изглед за проектиране.

  3. Щракнете с десния бутон върху раздела Първи стъпки във формуляра и щракнете върху Изтриване, след което натиснете CTRL+S, за да запишете промените.

  4. Щракнете върху раздела Файл, за да отидете на изгледа Backstage.

  5. В раздела Информация щракнете върху Синхронизирай всички, за да запишете промените в уеб.

    Бутонът "Синхронизирай всички"

Тест

Попълнете следния тест, за да се уверите, че сте разбрали материала. Вашите отговори са поверителни, а резултатите от теста не се оценяват.

Можете да използвате изглед за проектиране, за да промените формулярите в уеб база данни.

Вярно.

Неправилно. Можете да използвате изглед за проектиране само за формуляри или отчети, които не искате да публикувате в Access Services. За уеб база данни използвайте изглед на оформление, за да създавате и променяте формуляри и отчети.

Невярно.

Добър отговор. Можете да използвате изглед на оформление, за да промените формулярите в уеб база данни, но не изглед за проектиране.

Отваряте база данни на Access 97 в Access 2010. Сега въвеждате данни и правите промени в проекта.

Вярно.

Опитайте пак. Можете само да четете данни, когато отваряте база данни на Access 97 в Access 2010.

Невярно.

Точно така. Можете само да четете данни. Ако искате да направите повече, запишете файла във файловия формат на Access 2010.

Можете да публикувате уеб база данни във всеки уеб сайт.

Вярно.

Не е вярно. Можете да публикувате уеб бази данни само на сървър на SharePoint, който изпълнява Access Services.

Невярно.

Добре. Сървърът на SharePoint 2010 трябва да изпълнява Access Services.

В навигационния екран отваряте формуляр за въвеждане на данни чрез:

Щракване с десния бутон върху формуляра и щракване върху изглед за проектиране.

Неправилно. Ако направите това, ще отворите формуляра за промени на проекта, но не за нормално използване.

Двукратно щракване върху формуляра.

Дайте си две точки. Можете също да щракнете с десния бутон върху обект и да щракнете върху "Отвори".

Не използвате навигационния екран. Използвате командата "Отвори" в раздела "Начало" на лентата.

Опитайте пак. Естествено, че можете да използвате навигационния екран, за да отворите обекти за използване.

Когато записвате MDB файл в новия файлов формат (като ACCDB файл), можете да отворите този нов файл в Access 2003.

Вярно.

Опитайте пак. Не можете да отваряте ACCDB файлове в Access 2003.

Невярно.

Добре. Можете да отваряте ACCDB файлове само в Access 2007 или 2010. Помнете също, че никои уникални характеристики за 2010 няма да работят в 2007.

Обратна връзка

Карта за бързи справки

Още обучение

Първо в поредица за начинаещи.

Проектиране на таблици за нова база данни

Вж. също

Персонализиране на лентата

Работна книга на съответствията с лентата на Access

Показване или скриване на навигационния екран

Диалоговият прозорец "Опции за навигация"

Видео: Модифициране на шаблони на Access 2010

Видео: Използване на шаблона "Уеб база данни с активи"

Преобразуване на база данни на Access 2010 в по-стар файлов формат

Видео: Въведение в оформленията на Access 2010

Кой изглед трябва да използвам: изглед на оформление или изглед за проектиране?

Придвижване из изгледа Backstage

  • Access 2010 се отваря в изгледа Backstage. Отивате на изгледа Backstage и се връщате щракване върху раздела Файл.

  • Можете да отворите база данни, като щракнете върху името й под Файл или като щракнете върху раздела Последни.

  • В раздела Създай можете да създадете нова база данни, включително празни бази данни и шаблони:

  • В раздела Записване и изпращане можете да запишете база данни в друг файлов формат, да пакетирате и подпишете база данни, да я компилирате в изпълним файл и да публикувате база данни в сървър на SharePoint 2010, който изпълнява Access Services.

  • Щракнете върху Опции, за да стартирате диалоговия прозорец Опции на Access и да зададете опции за базите данни и за самия Access.

Създаване на нова празна база данни

  1. Щракнете двукратно върху желания шаблон.

  2. Приемете името по подразбиране или въведете такова.

  3. Щракнете върху Създаване.

Използване на навигационния екран

  • Щракнете двукратно върху обект, за да го отворите за употреба.

  • Щракнете с десния бутон върху обект, за да направите промени за проекта в обекта, да го експортирате, да го преименувате или да отворите листа със свойства за избрания обект.

Промяна на начина, по който екранът категоризира обекти

  1. Щракнете върху лентата в горния край на екрана. Това отваря списък с категории и групи.

  2. Изберете категория от горната половина на списъка или група от долната половина.

Задаване на опции за екрана

  • Щракнете с десния бутон в горния край на екрана и щракнете върху Опции за навигация.

Търсене на обекти

  1. Ако лентата за търсене не се вижда, щракнете с десния бутон върху лентата в горния край на навигационния екран и щракнете върху Лента за търсене.

  2. Въведете част от името или цялото име на обект в полето Търсене. Екранът филтрира списъка с обекти, докато въвеждате.

За да не позволите обектите от базата данни да се засенчват

  1. В изгледа Backstage щракнете върху Опции.

  2. Щракнете върху Текуща база данни.

  3. Изберете Документи с раздели и Покажи разделите на документите.

  4. Затворете базата данни и я отворете отново, за да видите промените.

Използване на лентата

  • Лентата не е статична – тя се променя в зависимост от обекта, който притежава фокуса, или от задачата, която извършвате.

  • Лентата поставя командите в набор от раздели и подразделя тези раздели на групи.

  • Разделът Начало предоставя командите, който използвате най-много.

  • Освен това лентата с инструменти за бърз достъп в горния ляв ъгъл на прозореца на Access съдържа най-често използваните команди. Лентата с инструменти за бърз достъп остава една и съща, независимо кой раздел използвате.

  • Можете да персонализирате лентата с инструменти за бърз достъп и лентата.

Използване на клавишни подсказвания

  • Натиснете клавиша ALT, за да покажете клавишни подсказвания за всеки раздел на лентата. Натискането на ALT плюс буквата, която е присвоена на даден раздел, ви довежда до този раздел.

  • Когато използвате клавишни подсказвания, за да отидете на даден раздел, вие виждате също клавишните подсказвания за всяка команда на този раздел. За да използвате команда, просто натиснете числото, буквата или буквите. Ако клавишните подсказвания в раздела изчезнат, натиснете ALT плюс буквата на раздела.

Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп

  1. Щракнете върху стрелката от дясната страна на лентата с инструменти, за да отворите меню с команди.

  2. Изберете командата, която искате да добавите към лентата с инструменти.

  3. Ако не виждате командата, която искате, щракнете върху Още команди. Това стартира диалоговия прозорец Опции на Access.

  4. Добавете команди от левия прозорец към десния прозорец.

Персонализиране на лентата

Когато персонализирате лентата, промените се прилагат за Access, а не към отделна база данни.

Важно    Когато поставите команда в потребителски раздел или група на лентата, вие прекъсвате връзката между тази команда и нейната помощна тема за F1.

  1. Щракнете върху раздела Файл, за да отидете на изгледа Backstage, и след това щракнете върху Опции.

  2. Щракнете върху Персонализиране на лентата.

  3. Под левия прозорец щракнете върху Нов раздел, Нова група или Преименуване в зависимост от това, което искате да направите.

  4. В левия прозорец въведете име за раздела или групата.

  5. Ако създавате нов раздел или група, изберете желаната команда от левия прозорец и или щракнете двукратно върху командата, или щракнете върху Добавяне, за да преместите командата в десния прозорец.

Правила за използване на файлове от предишни версии на Access

  • Базите данни, които са създадени в Access 2000, Access 2002 и Access 2003 ще се изпълняват с Access 2010, но някои функции няма да работят, включително прозорецът за база данни и репликацията.

  • Файловете на Access 97 се отварят в Access 2010, но можете само да преглеждате обекти и да добавяте записи. Не можете да запишете никакви промени на проекта, освен когато преобразувате базата данни във файлов формат на Access 2010.

  • След като запишете по-стара база данни като ACCDB файл, можете да я използвате само в Access 2007 или 2010.

  • Ако отворите база данни на Access 2010 в Access 2007, всички характеристики, които са уникални за Access 2010, няма да работят.

Използване на шаблони и уеб бази данни

Access предоставя два класа шаблони, локални и онлайн. Локалните шаблони се инсталират на компютъра ви, когато инсталирате Access. Онлайн шаблоните са достъпни, ако имате интернет връзка.

За да използвате онлайн шаблони

  1. В изгледа Backstage, в раздела Създай щракнете върху Шаблони образци или щракнете двукратно върху една от категориите шаблони под Шаблони на Office.com.

  2. Дайте име на новата база данни, изберете местоположение, ако е необходимо, и щракнете върху Създаване, за да изтеглите шаблона.

  3. Разрешете всяко блокирано съдържание и започнете да въвеждате данни или модифицирайте шаблона в съответствие с нуждите си.

За да публикувате уеб база данни

  1. В изгледа Backstage щракнете върху раздела Записване и публикуване, ако не е избран, след което щракнете върху Публикуване в Access Services.

  2. Щракнете върху Изпълнение на проверка за съвместимост.

  3. Щракнете върху Да, за да затворите всички отворени обекти, и позволете на проверката за съвместимост да се изпълни.

  4. Ако няма намерени проблеми, базата данни е готова за публикуване.

  5. Въведете URL адреса на сървъра и име за сайта.

  6. Щракнете върху Публикуване в Access Services.
    След като процесът на публикуване приключи, таблиците в базата данни стават списъци на SharePoint и формулярите изглеждат и се държат както в Access.

Използване на изглед на оформление

Изгледът на оформление е визуален конструктор за формуляри и отчети в Access 2010. Той е също така единственият конструктор за формуляри и отчети в уеб база данни.

За да използвате изглед на оформление

  • В навигационния екран щракнете с десния бутон върху формуляр или отчет и щракнете върху Изглед на оформление.
    - или -
    Щракнете с десния бутон върху раздела на документа за кой да е отворен формуляр или отчет и щракнете върху Изглед на оформление.

Някои бързи промени, които можете да правите в изглед на оформление

  • Изберете отделна контрола или етикет и я плъзнете, за да преоразмерите всички контроли или етикети в тази колона.

  • Изберете етикет, щракнете върху раздела Формат и използвайте командите в него, за да промените шрифта, цвета на шрифта или подравняването на текста.

  • Натиснете клавиша CTRL, изберете няколко етикета и ги форматирайте.

  • За да направите глобални промени в оформление, щракнете върху селектора на оформление – кръстчето в горния ляв ъгъл на оформлението. Изберете например цялото оформление. В раздела Проектиране щракнете върху Списък съссвойства, за да отворите свойствата за формуляра, и задайте за контролите различна височина.

За да преместите или поставите контроли чрез добавяне на празни колони и редове към оформление

  1. В раздела Проектиране щракнете върху Добавяне на съществуващи полета.

  2. Плъзнете полетата, които искате да използвате, в оформлението.

  3. Ако е необходимо, плъзгайте контролите отделно от етикетите им и ги пускайте в желаното местоположение. Една оранжева лента посочва местоназначението.

За да групирате и сортирате данните в отчетите

  1. В раздела Проектиране щракнете върху Групиране и сортиране.

  2. В прозореца Групиране, сортиране и обща сума щракнете върху Добавяне на група и след това щракнете върху полето, около което искате да групирате данните. Промените се показват незабавно.
    Можете да добавите до седем нива на групиране.

Споделяне Facebook Facebook Twitter Twitter Имейл Имейл

Беше ли полезна тази информация?

Чудесно! Друга обратна връзка?

Как можем да подобрим това?

Благодарим ви за обратната връзка!

×