Преместване на данни от Excel в Access

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

В тази статия ви показва как да преместите данните от Excel Access и конвертиране на вашите данни в релационна таблици, така че да можете да използвате Microsoft Office Excel и Access заедно. Да обобщите, е най-добър за снемане, съхраняване, извършване на заявки и споделяне на данни на Access и Excel е най-добър за изчисляване, анализ и визуализиране на данните.

Две статии, използване на Access или Excel, за да управлявате вашите данни и Топ 10 причини да използвате Access с Excel, обсъждат коя програма е най-подходящ за конкретна задача и как да използвате Excel и Access заедно, за да създадете практично решение.

В тази статия

Същността на релационни бази данни и моделиране на данни

Компонентите на релационни таблица

Какво е нормализиране?

Таблиците могат да бъдат в различни нормален форми

Релации и ключове

Целостта на данните и валидност

Обобщение на

Основните стъпки за преместване на данни от Excel в Access

Стъпка 1: Импортиране на данни от Excel в Access

Автоматично добавяне на данни по лесен начин

Стъпка 2: Нормализиране на данни с помощта на съветника за анализатора на таблици

Стъпка 3: Свързване към данни на Access от Excel

Получаване на вашите данни в Access

Същността на релационни бази данни и моделиране на данни

Много файлове с данни, включително Excel, се наричат текстови файлове. Тези файлове често са големи и съдържа излишни данни, колоните, които се използват рядко и много празни стойности. Можете да наследи тези файлове от друга система или потребител, или те може да превърна по този начин, както колони са добавени във времето промяната изисквания. Въпреки че организацията на данните в текстов файл работи за конкретна цел, те не са гъвкави и може да ви е трудно да отговорите на неочаквани въпроси за вашите данни.

Папка "Споделени документи" в SharePoint 2010, опция "Отваряне с Explorer"

Проверени решение с плосък файл е релационна база данни. Access е програма за релационни бази данни и работи най-добре, когато таблици са добре проектирани с релации, които отговарят на модел за релационна база данни.

Най-горе на страницата

Компонентите на релационни таблица

В добре проектирана релационна база данни всяка таблица е колекция от колони и няколко реда, който съхранява информация за една тема, като например служители. Всяка колона на таблицата е уникално име и съдържа информация за темата, като например собствено име и адрес на служителя. Редовете на таблицата съдържа срещания на темата, като например всички текущата служители във фирмата. Единична стойност се съхранява в пресечната точка на ред и колона и е един факт, като например "Сиатъл". И накрая можете да прередите редове и колони, без да променяте смисъла на таблицата.

Картина с цветя с цветова температура 11 200 K

1. таблица представя една тема – лице, място, което, събитие или концепцията

2. всеки ред е уникален и има първичен ключ, като например номер на табелка

3. всяка колона има уникални, кратко и смислено име

Всички стойности в колона са подобни по смисъл и формат

5. всяка стойност в таблицата (еквивалент на клетка в Excel) представлява един единствен факт

Най-горе на страницата

Какво е нормализиране?

За съжаление, добре проектирана релационни таблица не само автоматично става в база данни на Access. Трябва да използвате метод за анализиране на данни в текстов файл и да пренаредите данните от една таблица в две или повече свързани таблици. Този метод се нарича нормализиране. В процес на стъпка по стъпка, можете да разделите една таблица на две или повече таблици по-малки чрез премахване на повтарящи се стойности в колона, премахване на излишните данни от редове и добавянето на първични ключове (поле, което еднозначно идентифицира всеки запис в таблица) и външни ключове (поле, което съдържа стойности в поле за първичен ключ в свързана таблица) да дефинирате релации между новите таблици.

релационна схема

1. релационни таблица

2. имената на колоните

3. първичен ключ

4. външен ключ

5. релационните линии и символи

Най-горе на страницата

Таблиците могат да бъдат в различни нормален форми

Таблица могат да бъдат в една от четирите различни нормални форми: нула, първо, второ и трето. Всеки формуляр описва степента, до която данни в таблица е организиран и може да се използва успешно в релационна база данни. Нулеви нормален формуляр е-слабо организирани и трето нормален формулярът е най-ефективно организирани.

Нула нормална форма    Един знак, че таблица е в най-малко организирани състояние, известно като "нулеви нормална форма" е, когато една или повече колони съдържат "атомна" стойности, което означава, че множество стойности се съдържат в една клетка. Например адрес на клиента може да се състои от улицата (например 2302 Харвард запис), град, държава и пощенски код (ZIP). В идеалния случай всеки от тези елементи на адреса се съхраняват в отделни колони. Друг пример колона, съдържаща пълен имена, като например "Ли, Йейл" или "Че Христина Христозова" трябва да се раздели на отделни колони за собствено и фамилно име. Съхраняване на собствено и фамилно име в отделни колони е добра практика, която ви помага бързо да намерите и сортиране на данни.

Друг знак на данни в нула нормален формуляр е, когато тя съдържа информация за различни теми, като например продавачи, продукти, клиенти и поръчки. Когато е възможно, данните трябва да бъдат разделени на отделни таблици за всяка тема.

Първата нормална форма    Таблица е в първата нормална форма, когато всяка колона съдържа атомна стойности, но една или повече колони съдържат някои излишните данни, като например продавач или информация за клиента за всяка част от поръчка. Например Христозова, че Христина се повтаря пет пъти в работния лист, защото тя има две различни поръчки (една с три продукти и един с два продукта).

Втората нормална форма    Таблица е във втората нормална форма, когато е бил премахнат излишните данни, но една или повече колони или да не се базират на първичния ключ или съдържат изчисляеми стойности (като например цена * отстъпка).

Третата нормална форма    Таблица е в третата нормална форма, когато всички колони в таблицата се основават единствено на първичния ключ. Както е показано на следващата картина, продукт и доставчик информация се съхраняват в отделни таблици и се съединява, използвана в полето ИД на доставчик в таблицата по-доставчици.

Таблици в нула, първата и втората нормална форма да представите проблеми, когато искате да промените данни. Например актуализиране на стойности, които се повтарят често е изключително много време процес. Всеки път, когато актуализирате дадена стойност, трябва да проверите дали всеки друг ред съдържа същата стойност. Това може да губите време и да е грешки операция. Освен това е трудно да се ефективно сортиране и филтриране на колони, които съдържат повтарящи се стойности. Таблици в първата и втората нормална форма са голямо подобрение над нула нормална форма, но все още може да са проблем при вмъкване, актуализиране или изтриване на данни.

Когато преминавате през процеса на нормализиране на вашите данни, конвертирате таблица от по-ниска форма формуляр за по-висока, докато всички таблици са в третата нормална форма. В повечето случаи, е идеална третата нормална форма, защото:

  • Проблеми с модификация могат да бъдат премахнати, когато данните се вмъква, изтрити или актуализирани.

  • Целостта на данните може да се поддържа с ограниченията на данни и бизнес правила.

  • Можете да направите заявка на данните в различни начини да отговори на своите въпроси.

Най-горе на страницата

Релации и ключове

Възприетата релационна база данни съдържа няколко таблици, всяка една в третата нормална форма, но има и зависимостите между тези таблици, които ви помагат да обедини данните. Например служители принадлежат на отдели и са ви дадени проекти, имат подзадачи подзадачи са собственост на служители и отдели управление на проекти. В този случай релационна база данни ще има четири таблици дефинирани: служители, проекти, подзадачи и отдели, както и всеки един от тези ключови отношения дефинирани: принадлежите, са ви дадени, имат, са собствености управление.

Има три типа релации:

  • Едно към едно (1:1)    Например всеки служител има уникални табелка ИД и всеки табелка ИД препраща към има уникални служител.

  • Един към много (1:M)    Например всеки служител ви се назначава един отдел, но отдел има много служители. Това се нарича също родител-наследник релация.

  • Много към много (M:M)    например служител може да бъде присвоена много проекти и всеки проект може да има много служители присвоени. Обърнете внимание, че специално таблица, наречена таблица на съединение, често се използва за да създадете релация "един към много" между всяка таблица в трета нормална форма за общо на три таблици, които заедно формират много към много отношението.

Създаване на релация между две или повече таблици въз основа на първичните и външните ключове. Първичният ключ е колона в таблица, чиито стойности еднозначно идентифицира всеки ред в таблица, като например номер на табелка или код на отдел. Външен ключ е колона в таблица, чиито стойности са същите като първичен ключ на друга таблица. Можете да приемете външен ключ като копие на първичен ключ от друга релационна таблица. Релация между две таблици се извършва чрез съчетаване на стойностите на външен ключ в една таблица със стойностите на първичния ключ в друга.

първичните и външните зависимостите ключ

Най-горе на страницата

Целостта на данните и валидност

След като създадете релационна база данни с всички таблици в третата нормална форма и правилните Дефинираните релации, които искате да гарантира целостта на данните. Целостта на данните означава да правилно и последователно навигиране релации и да управлявате таблиците в базата данни с течение на времето, тъй като базата данни се актуализира. Има два основни правила в релационни бази данни, които ви помагат да се гарантира целостта на данните.

Правило за обект    Всеки ред в дадена таблица трябва да има първичен ключ и този първичен ключ трябва да има стойност. Това правило гарантира, че всеки ред в дадена таблица могат да се идентифицират еднозначно и никога не е по невнимание загубени. Освен това когато вмъкнете, актуализиране или изтриване на данни, уникалността и съществуването на всички първични ключове може да се поддържа.

Правило за целостта на връзките    Това правило контролира правила за вмъкването и изтриването на релация "един към много". Ако таблицата има външен ключ, всяка стойност на външен ключ трябва да бъде или null (без стойност) или трябва да отговарят на стойностите в таблицата за релационни, в които този външен ключ е първичен ключ.

Редактиране на релации

Можете също така допълнително да се гарантира целостта на данните в релационна база данни с помощта на различни правила за проверка на данни, включително тип данни (като цяло число), дължина на данни (като например 15 знака или по-малко), формат на данните (например валута), стойността по подразбиране (например 10) и ограниченията (например Inventory_Amt > ReOrder_Amt). Тези правила за проверка на данни гарантира, че базата данни има качеството на данните и да съответства установени бизнес правила.

Трябва да се отбележи, че въвеждането на данни е важна разлика между база данни на Access и работна книга на Excel. Въвеждане на данни в работен лист на Excel е "свободна форма." Можете да въведете данни почти навсякъде и можете лесно да отмените промяна. Въпреки това база данни на Access е много по-структурирани и ограничен. Освен това когато въведете данни в таблица, промяната се ангажира в базата данни. Не можете да отмените въвеждане на данни по същия начин като в Excel, въпреки че можете да изтриете или да актуализирате данните за коригиране на грешки.

Най-горе на страницата

Обобщение на

След като нормализиране на вашите данни в релационна таблици с точно определени релации и да дефинирате неговите целостта на данните, той става по-лесно да:

  • Спестите пространство и подобряване на производителността, тъй като повтарящи се и излишните данни е вдигнат.

  • Актуализиране на данни точно и поддържането на целостта на данните.

  • Сортиране, филтриране, създаване на изчисляеми колони, агрегатни и обобщаване на данни.

  • Заявяване на данни по различни начини да отговори на очакваните и неочаквани въпроси.

Разбира се, там са напреднали аспекти на дизайн релационна база данни, например комбинирани ключове (ключ, който се състои от стойностите от две или повече колони), допълнителни нормални форми (четвъртата нормална форма – многозначно зависимост) и denormalization. Но за повечето от прости до умерен база данни се нуждае имате основна информация за структурата на базата данни, които трябва да разбирате следните казуси в тази статия.

Най-горе на страницата

Основните стъпки за преместване на данни от Excel в Access

Когато преместване на данни от Excel в Access, има три основни стъпки за процеса.

три основни стъпки

Най-горе на страницата

Стъпка 1: Импортиране на данни от Excel в Access

Импортирането на данни е операция, която може да отиде много по-гладко, ако ви отнеме известно време, за да подготвите и да изчистите данните си. Импортиране на данни е като преместване в нов дом. Ако почистени и организиране на вашата собственост, преди да премести, разрешаване в новия си дом е много по-лесно.

Изчистите данните си, преди да импортирате

Преди да импортирате данни в Access, в Excel е добре да:

  • Преобразуване на клетки, които съдържат данни, които не са атомна (тоест множество стойности в една клетка) в няколко колони. Например клетка в колона "Умения", която съдържа няколко умения стойности, като например "C# Програмиране," "VBA програмиране" и "Уеб дизайн" трябва да бъдат разпределени за разделяне на колони, че всеки съдържа само един умения стойност.

  • Използвайте TRIM команда, за да премахнете водещи крайни и няколко вградени интервали.

  • Премахнете непечатаемите знаци.

  • Намиране и коригиране на правопис и пунктуация грешки.

  • Премахване на дублирани редове или дублирани полета.

  • Уверете се, че колоните с данни не съдържат смесени формати, особено числата, форматирани като текст или дати, форматирани като числа.

За повече информация вижте следните помощни теми на Excel:

Забележка : Ако данните ви нужди за почистване са сложни, или не разполагате с време или ресурси за автоматизиране на процеса на собствени, може да помислите за използване на други доставчици. За повече информация потърсете "софтуер за почистване на данни" или "качеството на данните" от любимите си търсачка във вашия уеб браузър.

Изберете най-добрият тип данни, когато импортирате

По време на операцията за импортиране в Access които искате да направите добър избор, за да получите няколко (ако има такива) при конвертиране, които ще изискват ръчна намеса. Следващата таблица обобщава как числови формати на Excel и Access типове данни се конвертират при импортиране на данни от Excel в Access и предлага някои съвети за най-добри типове данни за избор в съветника за импортиране на електронна таблица.

Excel числов формат

Тип данни на Access

Коментари

Най-добра практика

Текст

Текст, паметна бележка

Данни от тип Access текст съхранява буквено-цифрови данни до 255 знака. Известие за достъп до данни тип съхранява буквено-цифрови данни до 65,535 знака.

Изберете паметна бележка , за да избегнете орязване на всички данни.

Брой, процент, дроб в научна

Число

Access има една числов тип данни, който варира въз основа на свойството размер на поле (байт, цяло число, Long Integer, Единична, Двойна, десетични).

Изберете Двойна за да избегнете грешки при конвертиране всички данни.

Дата

Дата

Достъп и Excel и двете използват един и същ номер на дата за съхраняване на дати. В Access, е по-голям диапазон от дати: от-657 434 (1 януари 100 г.) към 2,958,465 (31 декември 9999 г.).

Тъй като Access не разпознава система на датиране след 1904 (използва се в Excel за Macintosh), трябва да конвертирате датите в Excel или Access, за да се избегне объркване.

За повече информация вижте Промяна на система на датиране, формат или две цифри на годината тълкуване и Импортиране или свързване към данни в работна книга на Excel

.

Изберете Дата.

Час

Час

Достъп и Excel и двете съхранявате стойности за час с помощта на един и същ тип данни.

Изберете времето, което обикновено е по подразбиране.

Валута, счетоводство

Валута

В Access валутен тип данни съхранява данните като 8-байтови числа с точност до четвъртия десетичен и се използва за съхраняване на финансови данни и за предотвратяване на закръгляване на стойностите.

Изберете валута, която обикновено е по подразбиране.

Boolean

Да/не

Достъп до употреба -1 за всички стойности "да" и 0 за всички стойности, докато Excel използва 1 за всичко е вярно стойности и 0 за всички стойности FALSE.

Изберете Да/не, която автоматично преобразува базовите стойности.

Хипервръзка

Хипервръзка

Хипервръзка в Excel и Access съдържа URL адрес или уеб адрес, който можете да щракнете и да следвате.

Изберете хипервръзката, в противен случай достъп може да използвате данни от тип текст по подразбиране.

След като данните са в Access, можете да изтриете данните от Excel. Не забравяйте да направите резервно копие на първоначалната работна книга на Excel първо, преди да го изтриете.

За повече информация вижте достъп помощна тема Импортиране или свързване към данни в работна книга на Excel.

Най-горе на страницата

Автоматично добавяне на данни по лесен начин

Често срещани проблеми Excel потребителите имат е добавяне на данни с една и съща колони в една голяма работен лист. Например може да има решение, което започва в Excel, но сега се е разраснала да включвате файлове от много работни групи и отдели за проследяване на активи. Тези данни може да бъде в различни работни листове и работни книги, или в текстови файлове, които са канали за данни от други системи. Няма потребителски интерфейс команда или лесен начин да добавите подобни данни в Excel.

Най-доброто решение е да използвате Access, където можете лесно да импортирате и добавяне на данни в една таблица с помощта на съветника за импортиране на електронна таблица. Освен това можете да добавите много данни в една таблица. Можете да запишете операции за импортиране, да ги добавите като планираните задачи на Microsoft Office Outlook и дори да използвате макроси за автоматизиране на процеса.

Най-горе на страницата

Стъпка 2: Нормализиране на данни с помощта на съветника за анализатора на таблици

На пръв поглед стъпки през процеса на нормализиране на вашите данни може да изглежда трудна задача. Нормализиране на таблици в Access е процес, който е много по-лесно, благодарение съветник за анализиране на таблица.

.

1. плъзнете избраните колони към нова таблица и автоматично да създадете релации

2. Използвайте бутона команди за преименуване на таблица, Добавяне на първичен ключ, направите съществуваща колона първичен ключ и отмяна на последното действие

Можете да използвате този съветник, за да направите следното:

  • Преобразуване на таблица в набор от по-малки таблици и автоматично създаване на първичните и външните ключови релация между таблиците.

  • Добавяне на първичен ключ към съществуващо поле, която съдържа уникални стойности, или да създадете ново поле ИД, който използва типа на данните с автоматично номериране.

  • Автоматично да създадете релации за целостта на връзките с каскадни актуализации. Каскадно изтриване не се добавят автоматично да предотвратите случайно изтриване на данни, но можете лесно да добавите каскадно изтриване по-късно.

  • Търсене на излишните или дублирани данни (например един и същ клиент с два различни телефонни номера) нови таблици и това актуализира по желание.

  • Архивиране на първоначалната таблица и я преименувайте от добавяте "_OLD" до името му. След това можете да създадете заявка, която възстановява първоначалната таблица с първоначалното име на таблица, така че всички съществуващи формуляри или отчети, базирани на първоначалната таблица ще работи с нова структура на таблица.

Най-горе на страницата

Стъпка 3: Свързване към данни на Access от Excel

След като данните са нормализирани в Access и заявка или таблица е бил създаден, която възстановява първоначалните данни, е просто въпрос на връзка с данни на Access от Excel. Вашите данни вече е в Access като външен източник на данни и така може да се свърже към работна книга чрез връзка за данни, която е контейнер на информацията, която се използва за да го намерите, влезете и достъп до външния източник на данни. Информацията за връзката се съхранява в работната книга и също може да се съхранява във файл за свързване, като например файл на връзка за данни на Office (ODC) (.odc разширение на името на файла) или името на източника на данни файл (.dsn разширение). След като се свържете към външни данни, можете също така автоматично обновяване (или актуализирате) работна книга на Excel от Access всеки път, когато данните се актуализират в Access.

За повече информация вижте общ преглед на свързващите (импортирането) на данни и обмен (копиране, импортиране, експортиране) на данни между Excel и Access.

Най-горе на страницата

Получаване на вашите данни в Access

Този раздел ще ви преведе през следните фази от нормализиране на вашите данни: разрушаване стойности в колони продавач и адрес в техния най-атомна парчета, разделяне на сродни теми в свои собствени таблици, копиране и поставяне на тези таблици от Excel в Access, създаването на основните релации между новосъздадения достъп таблици, да създавате и изпълнение на проста заявка в Access да върне информация.

Примерните данни, в които не са нормализирана формуляр

Следващият работен лист съдържа за атомна стойности в колоната "продавач" и колоната адреси. И двете колони трябва да се раздели на две или повече отделни колони. Този работен лист съдържа и информация за продавачи, продукти, клиенти и поръчки. Тази информация трябва да също се раздели по-нататък, по тема, на отделни таблици.

Продавач

Order ID

Дата на поръчка

ИД на продукт

Количество

Цена

Име на клиент

Адрес

Телефон

Ли, Йейл

2348

3/2/09

J-558

4

$8.50

Contoso, Ltd.

2302 Харвард запис Белвю, WA 98227

425-555-0222

Ли, Йейл

2348

3/2/09

B-205

2

$4.50

Contoso, Ltd.

2302 Харвард запис Белвю, WA 98227

425-555-0222

Ли, Йейл

2348

3/2/09

D-4420

5

$7.25

Contoso, Ltd.

2302 Харвард запис Белвю, WA 98227

425-555-0222

Ли, Йейл

2349

3/4/09

C-789

3

$7,00

Fourth Coffee

7007 Корнел St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Ли, Йейл

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Fourth Coffee

7007 Корнел St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Христозова, че Христина

2350

3/4/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Колумбия кръг Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Христозова, че Христина

2350

3/4/09

F-198

6

$5.25

Adventure Works

1025 Колумбия кръг Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Христозова, че Христина

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Колумбия кръг Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Джим

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 Харвард запис Белвю, WA 98227

425-555-0222

Hance, Джим

2352

3/5/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Колумбия кръг Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Джим

2352

3/5/09

D-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 Колумбия кръг Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Кох, червено

2353

3/7/09

A-2275

6

$16,75

Fourth Coffee

7007 Корнел St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Кох, червено

2353

3/7/09

C-789

5

$7,00

Fourth Coffee

7007 Корнел St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Банков, Луис

2354

3/7/09

A-2275

3

$16,75

Contoso, Ltd.

2302 Харвард запис Белвю, WA 98227

425-555-0222

Христозова, че Христина

2355

3/8/09

D-4420

4

$7.25

Adventure Works

1025 Колумбия кръг Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Христозова, че Христина

2355

3/8/09

C-795

3

$9,75

Adventure Works

1025 Колумбия кръг Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Ли, Йейл

2356

3/10/09

C-789

6

$7,00

Contoso, Ltd.

2302 Харвард запис Белвю, WA 98227

425-555-0222

Информация в най-малкото части: атомна данни

Работа с данни в този пример, можете да използвате командата текст в колони в Excel да разделите "атомна" части на клетка (например улица, град, държава и пощенски код) в отделни колони.

Следващата таблица показва новите колони в същия работен лист, след като те разделили да направите всички стойности атомна. Имайте предвид, че информацията в колоната продавач разделен на фамилно име и собствено име колони и разделяне на информацията в колоната с адреси в колони на адрес на улица, град, държава и пощенски код. Тези данни е в "първата нормална форма."

Фамилно име

Собствено име

 

Адрес на улица

Град

Квартал

Пощенски код

Ли

Йейл

2302 Харвард запис

Белвю

WA

98227

Главчовски

Че Христина

1025 Колумбия кръг

Къркланд

WA

98234

Христов

Пламен

2302 Харвард запис

Белвю

WA

98227

Кох

Червено

7007 Корнел St Redmond

Редмънд

WA

98199

Стефанов

Георги

2302 Харвард запис

Белвю

WA

98227

Излизане данни организирани предмет в Excel

Няколко таблици на примерните данни, които следват показват една и съща информация от работния лист на Excel, след като е бил разделен таблици за продавачи, продукти, клиенти и поръчки. Проектиране на таблица не е окончателен, но е вярна.

Продавачи таблица съдържа само информация за продажби персонал. Обърнете внимание, че всеки запис има уникален ИД (продавач ID). ИД на продавач стойността ще се използва в таблицата поръчки за свързване на поръчки към продавачите.

Продавачи

ИД на продавач

Фамилно име

Собствено име

101

Ли

Йейл

103

Главчовски

Че Христина

105

Христов

Пламен

107

Кох

Червено

109

Стефанов

Георги

Таблицата "продукти" съдържа само информация за продукти. Обърнете внимание, че всеки запис има уникален Идентификатор (ИД на продукта). Стойността на ИД на продукта ще се използва за свързване на информацията за продукта в таблицата подробна информация за поръчката.

Продукти

ИД на продукт

Цена

A-2275

16,75

B-205

4.50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7.25

F-198

5,25

J-558

8.50

Таблица "клиенти" съдържа само информация за клиентите. Обърнете внимание, че всеки запис има уникален Идентификатор (ИД на клиента). Стойността на ИД на клиента ще се използва за свързване на информация за клиента към таблица "поръчки".

Клиенти

ИД на клиента

Име

Адрес на улица

Град

Квартал

Пощенски код

Телефон

1001

Contoso, Ltd.

2302 Харвард запис

Белвю

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Колумбия кръг

Къркланд

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Корнел St

Редмънд

WA

98199

425-555-0201

Таблица "поръчки" съдържа информация за поръчки, продавачи, клиенти и продукти. Обърнете внимание, че всеки запис има уникален Идентификатор (ИД на поръчка). Част от информацията в тази таблица трябва да се раздели на допълнителна таблица, която съдържа подробна информация за поръчката, така че таблицата Orders съдържа само четири колони – ИД на поръчка за уникални, датата на поръчката, ИД на продавач и ИД на клиент. Таблицата е показано тук не още разделен на таблицата подробна информация за поръчката.

Поръчки

Order ID

Дата на поръчка

ИД на продавач

ИД на клиента

ИД на продукт

Количество

2348

3/2/09

101

1001

J-558

4

2348

3/2/09

101

1001

B-205

2

2348

3/2/09

101

1001

D-4420

5

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

2354

3/7/09

109

1001

A-2275

3

2355

3/8/09

103

1003

D-4420

4

2355

3/8/09

103

1003

C-795

3

2356

3/10/09

101

1001

C-789

5

Подробна информация за поръчката, например ИД на продукта и количество са преместени извън таблицата Orders и съхранени в таблица с име подробна информация за поръчката. Не забравяйте, че има 9 поръчки, така че има смисъл, че има 9 записа в тази таблица. Обърнете внимание, че таблицата Orders има уникален Идентификатор (ИД на поръчка), който ще по от таблицата по-подробна информация за поръчката.

Окончателния дизайн на таблица "поръчки" трябва да изглежда подобно на следното:

Поръчки

Order ID

Дата на поръчка

ИД на продавач

ИД на клиента

2348

3/2/09

101

1001

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

2354

3/7/09

109

1001

2355

3/8/09

103

1003

2356

3/10/09

101

1001

Таблицата по-подробна информация за поръчката съдържа без колони, които изискват уникални стойности (тоест е първичен ключ), така че да е добре за някои или всички колони, за да съдържа "излишни" данни. Въпреки това няма два записа в тази таблица трябва да бъде напълно идентични (това правило важи за всяка таблица в база данни). В тази таблица, трябва да има 17 записи – всеки съответстващ на продукт в отделен ред. Например в ред 2349, три C-789 продукти съдържа една от две части от целия ред.

Подробна информация за поръчката трябва следователно, изглежда таблицата следното:

Подробна информация за поръчката

Order ID

ИД на продукт

Количество

2348

J-558

4

2348

B-205

2

2348

D-4420

5

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

5

Копиране и поставяне на данни от Excel в Access

Сега, информация за продавачи, клиенти, продукти, поръчки и подробна информация за поръчката е разделен отделни теми в Excel, можете да копирате тези данни директно в Access, където ще стане таблици.

Създаване на релации между таблиците, достъп и изпълнение на заявка

След като сте преместили вашите данни на Access, можете да създадете релации между таблиците и след това да създадете заявки, за да върне информация за различни теми. Например можете да създадете заявка, която връща ИД на поръчка и имената на продавачи за поръчки, въведена между 3/05/09 и 3/08/09.

Освен това можете да създадете формуляри и отчети, за да улесните въвеждането на данни и анализ на продажбите.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×