Преместване на данни от Excel в Access

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

В тази статия ви показва как да преместите данните от Excel Access и конвертиране на вашите данни в релационна таблици, така че да можете да използвате Microsoft Excel и Access заедно. Да обобщите, е най-добър за снемане, съхраняване, извършване на заявки и споделяне на данни на Access и Excel е най-добър за изчисляване, анализ и визуализиране на данните.

Две статии, използване на Access или Excel, за да управлявате вашите данни и Топ 10 причини да използвате Access с Excel, обсъждат коя програма е най-подходящ за конкретна задача и как да използвате Excel и Access заедно, за да създадете практично решение.

Когато преместване на данни от Excel в Access, има три основни стъпки за процеса.

three basic steps

Забележка: За информация за моделиране на данни и релации в Access вижте Основи на проектирането на бази данни.

Стъпка 1: Импортиране на данни от Excel в Access

Импортирането на данни е операция, която може да отиде много по-гладко, ако ви отнеме известно време, за да подготвите и да изчистите данните си. Импортиране на данни е като преместване в нов дом. Ако почистени и организиране на вашата собственост, преди да премести, разрешаване в новия си дом е много по-лесно.

Изчистите данните си, преди да импортирате

Преди да импортирате данни в Access, в Excel е добре да:

  • Преобразуване на клетки, които съдържат данни, които не са атомна (тоест множество стойности в една клетка) в няколко колони. Например клетка в колона "Умения", която съдържа няколко умения стойности, като например "C# Програмиране," "VBA програмиране" и "Уеб дизайн" трябва да бъдат разпределени за разделяне на колони, че всеки съдържа само един умения стойност.

  • Използвайте TRIM команда, за да премахнете водещи крайни и няколко вградени интервали.

  • Премахнете непечатаемите знаци.

  • Намиране и коригиране на правопис и пунктуация грешки.

  • Премахване на дублирани редове или дублирани полета.

  • Уверете се, че колоните с данни не съдържат смесени формати, особено числата, форматирани като текст или дати, форматирани като числа.

За повече информация вижте следните помощни теми на Excel:

Забележка: Ако данните ви нужди за почистване са сложни, или не разполагате с време или ресурси за автоматизиране на процеса на собствени, може да помислите за използване на други доставчици. За повече информация потърсете "софтуер за почистване на данни" или "качеството на данните" от любимите си търсачка във вашия уеб браузър.

Изберете най-добрият тип данни, когато импортирате

По време на операцията за импортиране в Access които искате да направите добър избор, за да получите няколко (ако има такива) при конвертиране, които ще изискват ръчна намеса. Следващата таблица обобщава как числови формати на Excel и Access типове данни се конвертират при импортиране на данни от Excel в Access и предлага някои съвети за най-добри типове данни за избор в съветника за импортиране на електронна таблица.

Excel числов формат

Тип на данни на Access

Коментари

Най-добра практика

Text

Текст, паметна бележка

Данни от тип Access текст съхранява буквено-цифрови данни до 255 знака. Известие за достъп до данни тип съхранява буквено-цифрови данни до 65,535 знака.

Изберете паметна бележка , за да избегнете орязване на всички данни.

Брой, процент, дроб в научна

Number

Access има една числов тип данни, който варира въз основа на свойството размер на поле (байт, цяло число, Long Integer, Единична, Двойна, десетични).

Изберете Двойна за да избегнете грешки при конвертиране всички данни.

Дата

Дата

Достъп и Excel и двете използват един и същ номер на дата за съхраняване на дати. В Access, е по-голям диапазон от дати: от-657 434 (1 януари 100 г.) към 2,958,465 (31 декември 9999 г.).

Тъй като Access не разпознава система на датиране след 1904 (използва се в Excel за Macintosh), трябва да конвертирате датите в Excel или Access, за да се избегне объркване.

За повече информация вижте Промяна на система на датиране, формат или две цифри на годината тълкуване и Импортиране или свързване към данни в работна книга на Excel.

Изберете Дата.

Time

Time

Достъп и Excel и двете съхранявате стойности за час с помощта на един и същ тип данни.

Изберете времето, което обикновено е по подразбиране.

Валута, счетоводство

Currency

В Access валутен тип данни съхранява данните като 8-байтови числа с точност до четвъртия десетичен и се използва за съхраняване на финансови данни и за предотвратяване на закръгляване на стойностите.

Изберете валута, която обикновено е по подразбиране.

Булев

Yes/No

Достъп до употреба -1 за всички стойности "да" и 0 за всички стойности, докато Excel използва 1 за всичко е вярно стойности и 0 за всички стойности FALSE.

Изберете Да/не, която автоматично преобразува базовите стойности.

Хипервръзка

Хипервръзка

Хипервръзка в Excel и Access съдържа URL адрес или уеб адрес, който можете да щракнете и да следвате.

Изберете хипервръзката, в противен случай достъп може да използвате данни от тип текст по подразбиране.

След като данните са в Access, можете да изтриете данните от Excel. Не забравяйте да направите резервно копие на първоначалната работна книга на Excel първо, преди да го изтриете.

За повече информация вижте достъп до помощната тема Импортиране или свързване към данни в работна книга на Excel.

Автоматично добавяне на данни по лесен начин

Често срещани проблеми Excel потребителите имат е добавяне на данни с една и съща колони в една голяма работен лист. Например може да има решение, което започва в Excel, но сега се е разраснала да включвате файлове от много работни групи и отдели за проследяване на активи. Тези данни може да бъде в различни работни листове и работни книги, или в текстови файлове, които са канали за данни от други системи. Няма потребителски интерфейс команда или лесен начин да добавите подобни данни в Excel.

Най-доброто решение е да използвате Access, където можете лесно да импортирате и добавяне на данни в една таблица с помощта на съветника за импортиране на електронна таблица. Освен това можете да добавите много данни в една таблица. Можете да запишете операции за импортиране, да ги добавите като планираните задачи на Microsoft Outlook и дори да използвате макроси за автоматизиране на процеса.

Стъпка 2: Нормализиране на данни с помощта на съветника за анализатора на таблици

На пръв поглед стъпки през процеса на нормализиране на вашите данни може да изглежда трудна задача. Нормализиране на таблици в Access е процес, който е много по-лесно, благодарение съветник за анализиране на таблица.

.

1. плъзнете избраните колони към нова таблица и автоматично да създадете релации

2. Използвайте бутона команди за преименуване на таблица, Добавяне на първичен ключ, направите съществуваща колона първичен ключ и отмяна на последното действие

Можете да използвате този съветник, за да направите следното:

  • Преобразуване на таблица в набор от по-малки таблици и автоматично създаване на първичните и външните ключови релация между таблиците.

  • Добавяне на първичен ключ към съществуващо поле, която съдържа уникални стойности, или да създадете ново поле ИД, който използва типа на данните с автоматично номериране.

  • Автоматично да създадете релации за целостта на връзките с каскадни актуализации. Каскадно изтриване не се добавят автоматично да предотвратите случайно изтриване на данни, но можете лесно да добавите каскадно изтриване по-късно.

  • Търсене на излишните или дублирани данни (например един и същ клиент с два различни телефонни номера) нови таблици и това актуализира по желание.

  • Архивиране на първоначалната таблица и я преименувайте от добавяте "_OLD" до името му. След това можете да създадете заявка, която възстановява първоначалната таблица с първоначалното име на таблица, така че всички съществуващи формуляри или отчети, базирани на първоначалната таблица ще работи с нова структура на таблица.

За повече информация вижте нормализиране вашите данни с помощта на анализатора на таблици.

Стъпка 3: Свързване към данни на Access от Excel

След като данните са нормализирани в Access и заявка или таблица е бил създаден, която възстановява първоначалните данни, е просто въпрос на връзка с данни на Access от Excel. Вашите данни вече е в Access като външен източник на данни и така може да се свърже към работна книга чрез връзка за данни, която е контейнер на информацията, която се използва за да го намерите, влезете и достъп до външния източник на данни. Информацията за връзката се съхранява в работната книга и също може да се съхранява във файл за свързване, като например файл на връзка за данни на Office (ODC) (.odc разширение на името на файла) или името на източника на данни файл (.dsn разширение). След като се свържете към външни данни, можете също така автоматично обновяване (или актуализирате) работна книга на Excel от Access всеки път, когато данните се актуализират в Access.

За повече информация вижте общ преглед на свързващите (импортирането) на данни.

Получаване на вашите данни в Access

Този раздел ще ви преведе през следните фази от нормализиране на вашите данни: разрушаване стойности в колони от продавач и адрес в техния най-атомна парчета, разделяне на въпроси, свързани с в таблици, копирането и поставянето на тези таблици от Excel в Достъп, създаването на основните релации между новосъздадения достъп таблици, да създавате и изпълнение на проста заявка в Access да върне информация.

Примерните данни, в които не са нормализирана формуляр

Следващият работен лист съдържа за атомна стойности в колоната "продавач" и колоната адреси. И двете колони трябва да се раздели на две или повече отделни колони. Този работен лист съдържа и информация за продавачи, продукти, клиенти и поръчки. Тази информация трябва да също се раздели по-нататък, по тема, на отделни таблици.

Продавач

ИД на поръчка

Дата на поръчка

ИД на продукт

Количество

Цена

Име на клиент

Адрес

Телефон

Ли, Йейл

2349

3/4/09

C-789

3

$7,00

Fourth Coffee

7007 Корнел St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Ли, Йейл

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Fourth Coffee

7007 Корнел St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Христозова, че Христина

2350

3/4/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Колумбия кръг Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Христозова, че Христина

2350

3/4/09

F-198

6

$5.25

Adventure Works

1025 Колумбия кръг Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Христозова, че Христина

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Колумбия кръг Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Джим

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 Харвард запис Белвю, WA 98227

425-555-0222

Hance, Джим

2352

3/5/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Колумбия кръг Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Джим

2352

3/5/09

D-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 Колумбия кръг Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Кох, червено

2353

3/7/09

A-2275

6

$16,75

Fourth Coffee

7007 Корнел St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Кох, червено

2353

3/7/09

C-789

5

$7,00

Fourth Coffee

7007 Корнел St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Информация в най-малкото части: атомна данни

Работа с данни в този пример, можете да използвате командата текст в колони в Excel да разделите "атомна" части на клетка (например улица, град, държава и пощенски код) в отделни колони.

Следващата таблица показва новите колони в същия работен лист, след като те разделили да направите всички стойности атомна. Имайте предвид, че информацията в колоната продавач разделен на фамилно име и собствено име колони и разделяне на информацията в колоната с адреси в колони на адрес на улица, град, държава и пощенски код. Тези данни е в "първата нормална форма."

Фамилно име

Собствено име

 

Адрес на улица

Град

Щат

Пощенски код

Ли

Йейл

2302 Харвард запис

Белвю

WA

98227

Кирилов

Че Христина

1025 Колумбия кръг

Къркланд

WA

98234

Филипов

Стефан

2302 Харвард запис

Белвю

WA

98227

Кох

Червено

7007 Корнел St Redmond

Редмънд

WA

98199

Излизане данни организирани предмет в Excel

Няколко таблици на примерните данни, които следват показват една и съща информация от работния лист на Excel, след като е бил разделен таблици за продавачи, продукти, клиенти и поръчки. Проектиране на таблица не е окончателен, но е вярна.

Продавачи таблица съдържа само информация за продажби персонал. Обърнете внимание, че всеки запис има уникален ИД (продавач ID). ИД на продавач стойността ще се използва в таблицата поръчки за свързване на поръчки към продавачите.

Продавачи

ИД на продавач

Фамилно име

Собствено име

101

Ли

Йейл

103

Кирилов

Че Христина

105

Филипов

Стефан

107

Кох

Червено

Таблицата "продукти" съдържа само информация за продукти. Обърнете внимание, че всеки запис има уникален Идентификатор (ИД на продукта). Стойността на ИД на продукта ще се използва за свързване на информацията за продукта в таблицата подробна информация за поръчката.

Продукти

ИД на продукт

Цена

A-2275

16,75

B-205

4.50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7.25

F-198

5,25

Таблица "клиенти" съдържа само информация за клиентите. Обърнете внимание, че всеки запис има уникален Идентификатор (ИД на клиента). Стойността на ИД на клиента ще се използва за свързване на информация за клиента към таблица "поръчки".

Клиенти

ИД на клиента

Име

Адрес на улица

Град

Щат

Пощенски код

Телефон

1001

Contoso, Ltd.

2302 Харвард запис

Белвю

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Колумбия кръг

Къркланд

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Корнел St

Редмънд

WA

98199

425-555-0201

Таблица "поръчки" съдържа информация за поръчки, продавачи, клиенти и продукти. Обърнете внимание, че всеки запис има уникален Идентификатор (ИД на поръчка). Част от информацията в тази таблица трябва да се раздели на допълнителна таблица, която съдържа подробна информация за поръчката, така че таблицата Orders съдържа само четири колони – ИД на поръчка за уникални, датата на поръчката, ИД на продавач и ИД на клиент. Таблицата е показано тук не още разделен на таблицата подробна информация за поръчката.

Поръчки

ИД на поръчка

Дата на поръчка

ИД на продавач

ИД на клиента

ИД на продукт

Количество

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Подробна информация за поръчката, например ИД на продукта и количество са преместени извън таблицата Orders и съхранени в таблица с име подробна информация за поръчката. Не забравяйте, че има 9 поръчки, така че има смисъл, че има 9 записа в тази таблица. Обърнете внимание, че таблицата Orders има уникален Идентификатор (ИД на поръчка), който ще по от таблицата по-подробна информация за поръчката.

Окончателния дизайн на таблица "поръчки" трябва да изглежда подобно на следното:

Поръчки

ИД на поръчка

Дата на поръчка

ИД на продавач

ИД на клиента

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Таблицата по-подробна информация за поръчката съдържа без колони, които изискват уникални стойности (тоест е първичен ключ), така че да е добре за някои или всички колони, за да съдържа "излишни" данни. Въпреки това няма два записа в тази таблица трябва да бъде напълно идентични (това правило важи за всяка таблица в база данни). В тази таблица, трябва да има 17 записи – всеки съответстващ на продукт в отделен ред. Например в ред 2349, три C-789 продукти съдържа една от две части от целия ред.

Подробна информация за поръчката трябва следователно, изглежда таблицата следното:

Подробна информация за поръчката

ИД на поръчка

ИД на продукт

Количество

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Копиране и поставяне на данни от Excel в Access

Сега, информация за продавачи, клиенти, продукти, поръчки и подробна информация за поръчката е разделен отделни теми в Excel, можете да копирате тези данни директно в Access, където ще стане таблици.

Създаване на релации между таблиците, достъп и изпълнение на заявка

След като сте преместили вашите данни на Access, можете да създадете релации между таблиците и след това да създадете заявки, за да върне информация за различни теми. Например можете да създадете заявка, която връща ИД на поръчка и имената на продавачи за поръчки, въведена между 3/05/09 и 3/08/09.

Освен това можете да създадете формуляри и отчети, за да улесните въвеждането на данни и анализ на продажбите.

Имате нужда от още помощ?

Винаги можете да попитате експерт в техническата общност на Excel, да получите поддръжка в общността за отговори или да предложите нова функция или подобрение на User Voice за Excel.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×