Премахване на скрити и лични данни чрез проверка на работни книги

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Ако предвиждате да споделите електронно копие на работна книга на Microsoft Excel, ще бъде добре да прегледате работната книга за скрити или лични данни, които може да са записани в самата работна книга или в нейните свойства на документ (метаданни). Тъй като тази скрита информация може да разкрие подробности за вашата организация или за самата работна книга, които може да не желаете да споделите публично, може да пожелаете да я изтриете, преди да споделите работната книга с другите.

Инспекторът на документи в Excel може да ви помогне да намерите и премахнете скрити и лични данни от вашите работни книги.

Забележка : Можете да премахнете скрити и лични данни от работни книги, които сте изпратили на други хора. Въпреки това ако работната книга е била записана като Споделена работна книга, можете да премахнете коментари, анотации, свойства на документа и лични данни. За да премахнете тази информация от споделена работна книга, първо да копирате и да изключите функцията за споделена работна книга.

В тази статия

Намиране и премахване на скрити и лични данни

Типове скрити и лични данни

Информация, която инспекторът на документи намира и премахва

Информация, която инспекторът на документи намира, но не може да премахне

Намиране и премахване на скрити и лични данни

Можете да използвате инспектора на документи за намиране и премахване на скрити и лични данни в работни книги. Ще е добре да използвате инспектора на документи, преди да споделите електронно копие на вашата работна книга, например в прикачен файл към имейл.

  1. Отворете работната книга, която искате да проверите за скрити или лични данни.

  2. Щракнете върху Файл > Запиши като и въведете друго име в полето Име на файл, за да запишете копие на оригиналната си работна книга.

    Важно : Добре е да използвате инспектора на документи върху копие на ваша оригинална работна книга, тъй като не винаги е възможно да възстановите данните, премахнати от инспектора на документи.

  3. В копието на вашата оригинална работна книга щракнете върху Файл > Информация.

  4. Щракнете върху проверка за проблемии след това щракнете върху Преглед на документ.

  5. В полето на Инспектора на документи отметнете квадратчетата за типовете скрито съдържание, които искате да бъдат проверени. За повече информация относно отделните инспектори вижте информация инспекторът на документи намира и премахва

  6. Щракнете върху Инспектирай.

  7. Преглед на резултатите от проверката в прозорец Инспектор на документи.

  8. Щракнете върху Премахни всички до резултатите от инспектирането за типовете скрито съдържание, които искате да премахнете от документа си.

    Важно : 

    • Ако премахнете скрито съдържание от работната книга, възможно е и да не можете да го възстановите с щракване върху Отмени.

    • Ако премахнете скрити редове, колони или работни листове, които съдържат данни, възможно е да промените резултатите от изчисленията или формулите в работната книга. Ако не знаете каква информация се съдържа в скритите редове, колони или работни листове, затворете инспектора на документи, отменете скриването на скритите редове, колони или работни листове и прегледайте съдържанието им.

    • Инспекторите за Коментари и анотации, Свойства на документа и лична информация и Горни и долни колонтитули не могат да се използват в работна книга, която е записана като споделена (Преглед > Споделяне на работна книга). Това се дължи на факта, че споделените работни книги използват лични данни, за да се разреши на различни хора да работят съвместно по една и съща работна книга. За да премахнете споделянето на работна книга, можете да я копирате и после да премахнете споделянето. За да премахнете споделянето, щракнете върху Преглед > Споделяне на работна книга и изчистете отметката от квадратчето Разреши промени от няколко потребители едновременно.

      Забележка : Премахването на споделяне не се предлага в Microsoft Excel Starter 2010. За да премахнете споделяне, трябва да използвате пълната версия на Excel.

    • Ако искате да премахнете скрити и лични данни от електронни таблици, които сте записали във формат на електронна таблица на OpenDocument (.ods), трябва да изпълнявате инспектора на документи при всяко записване на електронната таблица в този формат.

Най-горе на страницата

Типове скрити и лични данни

В работна книга на Excel могат да бъдат записани няколко типа скрити и лични данни. Възможно е тази информация да не е непосредствено видима, когато разглеждате работната книга в Excel, но би било възможно други хора да видят или извлекат информацията.

Скритата информация може да включва данни, които Excel добавя в работна книга, за да можете да си взаимодействате при създаването й с други хора. Тя може да съдържа и данни, които вие изрично сте посочили като скрити.

Например ето някои от елементите, които може да са източник на скрити и лични данни във вашите работни книги:

  • Коментари и ръкописни анотации     Ако сте взаимодействали с други хора при създаване на вашата работна книга, тя може да съдържа такива елементи като коментари и ръкописни анотации. Тази информация може да даде възможност на други лица да видят имената на хората, с които сте работили върху вашата работна книга, коментари от проверяващите и направените поправки в работната книга.

  • Свойства на документа и лични данни     Свойствата на документа, наричани още метаданни, включва информация за вашата работна книга като автор, тема и заглавие. Свойства на документа също включва информация, която автоматично се поддържа от програми на Office, например името на лицето, което последно записан работна книга, датата на създаване на документ и местоположение (Excel 2013 или по-нова версия) с документи. Ако сте използвали определени функции, документа също може да съдържат допълнителни видове лични данни (PII), например имейл заглавки, изпратена за преглед информация, маршрутни талони, свойства на принтера (например принтер и пътя на парола за защитен печат) и информация за пътя на файла за публикуване на уеб страници.

  • Горни и долни колонтитули     В работните книги може да има информация в горните и долните колонтитули.

  • Скрити редове, колони и работни листове     В работните книги може да има скрити редове, колони и цели работни листове. Ако изпратите копие на работна книга, в която има скрити редове, колони или работни листове, другите биха могли да ги разкрият и да видят съдържащите се в тях данни.

  • Свойства на сървъра на документи     Работните книги, записани на местоположение в сървър за управление на документи, например на сайт с работна област за документи или базирана на Microsoft Windows SharePoint Services библиотека, може да съдържат допълнителни свойства на документа или информация относно това местоположение на сървъра.

  • Потребителски XML данни     В работните книги може да има потребителски XML данни, невидими в самия документ. Инспекторът на документи може да намери и премахне тези XML данни.

  • Невидимо съдържание     В работните книги може да има обекти, които не са видими, тъй като са форматирани като невидими.

  • Външни препратки    В работните книги може да има връзки към данни в други работни книги (външни връзки). Имената на работните книги, съдържащи тези данни, след това се записват с работните книги, но може да не са видими.

  • Вградени файлове или обекти    В работните книги може да има вградени файлове (например документ на Office или текстов документ) или вградени обекти (като например диаграма или формула), в които може да има данни, които не са видими.

  • Макроси на VBA код    В работните книги може да има макроси, VBA модули, COM или ActiveX контроли, потребителски формуляри или дефинирани от потребителя функции (UDF), които може да съдържат скрити данни.

  • Елементи, в които може да има кеширани данни    В работните книги може да има кеширани данни за обобщени таблици, обобщени диаграми, сегментатори, времеви линии и формули за куб, които може да не са видими.

  • Проучвания на Excel    В работните книги може да има скрити въпроси за проучване на Excel, които са въведени в Excel Online и са записани с работната книга, но не са видими в нея.

  • Сценарии на диспечера на сценарии    В работните книги може да има сценарии, които са дефинирани с помощта на диспечера на сценарии. Тези сценарии може да съдържат кеширани или скрити данни.

  • Филтри    В работните книги може да има активни автофилтри или филтри за таблици, които могат да предизвикат кешираните или скрити данни да се записват с работната книга.

  • Скрити имена    В работните книги може да има скрити имена, които може да са източник на скрити данни.

Информация, която инспекторът на документи намира и премахва

Инспекторът на документи в Excel показва елементите, които открие, за да ви помогне да намерите и премахнете скрити и лични данни, които са специфични за работните книги на Excel. В следващата таблица са показани типовете скрити и лични данни, които инспекторът на документи може да намери и премахне от работните ви книги.

Забележки : 

  • Не всички функции на Excel, които са изброени в таблицата, се поддържат в Microsoft Excel Starter 2010. За повече информация за функциите, налични в Excel Starter, вижте Поддръжка на функции в Excel Starter.

  • Ако организацията ви е добавила потребителски модули към инспектора на документи, може да видите и допълнителни типове информация.

За тези елементи:

Инспекторът на документи намира и премахва:

Коментари и анотации

  • Коментари

  • Ръкописни анотации

Забележка : В Excel Starter 2010 инспекторът на документи премахва само анотации.

Свойства на документа и лична информация

  • Свойства на документа, включително информация от разделите Резюме, Статистика и По избор в диалоговия прозорец Свойства на документа

  • (Excel 2013 или по-нова версия) Местоположение на документи, когато щракнете върху Премахни всички, местоположението на съществуващи документи ще бъде изчистен от файла. Местоположението на документа няма да бъде добавена обратно към файла при записване, докато затворите Excel 2013 или по-нова версия и отворете отново файла отново.

  • Заглавки на имейли

  • Маршрутни талони

  • Изпратена за преглед информация

  • Свойства на сървър на документи

  • Информация за правилата за управление на документи

  • Информация за тип на съдържание

  • Потребителско име

  • Информация за път до принтер

  • Коментари за сценарии

  • Път до файл при публикуване на уеб страници

  • Коментари за дефинирани имена и имена на таблици

  • Неактивни връзки към външни данни

Горен и долен колонтитули

  • Информация в горни колонтитули на работни листове

  • Информация в долни колонтитули на работни листове

Скрити редове и колони

  • Скрити редове

  • Скрити колони, съдържащи данни

    Забележки : 

    • Ако във вашата работна книга има скрити колони, които не съдържат данни и се намират между колоните с данни, то тези скрити колони също ще бъдат намерени и премахнати.

    • Ако скритите редове или колони в работната ви книга съдържат данни, може да промените резултатите в изчисленията или формулите в работната книга, ако ги премахнете. Ако не знаете каква информация се съдържа в скритите редове или колони, затворете инспектора на документи, отменете скритите редове или колони, след което прегледайте тяхното съдържание.

    • Инспекторът на документи не открива фигури, диаграми, контроли, Microsoft ActiveX обекти и контроли, изображения или SmartArt графики, които е възможно да бъдат поставени в скрити колони.

    • Скрити редове или колони, скрити не се премахват, ако са част от примери, списък горен или обобщена таблица. Тези редове и колони се показват.

Скрити работни листове

  • Скрити работни листове

    Забележка : Ако скритите работни листове в работната ви книга съдържат данни, може да промените резултатите в изчисленията или формулите в работната книга, ако ги премахнете. Ако не знаете каква информация се съдържа в скритите работни листове, затворете инспектора на документи, разкрийте скритите работни листове, след което прегледайте тяхното съдържание.

XML данни по избор

  • Потребителски XML данни, които е възможно да са запазени в работна книга

Невидимо съдържание

  • Обекти, които не са видими, тъй като са форматирани като невидими

    Забележка : Инспекторът на документи не открива обекти, които са покрити от други обекти.

Информация, която инспекторът на документи намира, но не може да премахне

Инспекторът на документи открива следните елементи, в които може да има данни, които не са видими във вашата работна книга. Той не може да премахне тези елементи вместо вас, тъй като това може да доведе до това, че работната книга не работи правилно. Можете да прегледате всеки елемент, който е намерен, и да определите дали искате да го премахнете ръчно, или да го заместите с елемент, в който няма скрити данни, например статична картина.

За тези елементи:

Инспекторът на документи намира:

Външни връзки

Връзки към данни в други работни книги. Имената на работните листове, които съдържат данните, се записват с работната книга, но не са видими в нея. Външните връзки включват външни препратки, които се използват в:

  • Клетки на работен лист

  • Имена

  • Обекти, например текстови полета или фигури

  • Заглавия на диаграми

  • Серии от данни в диаграма

Вградени файлове или обекти

Вградени файлове (например документ на Office или текстов документ) или вградени обекти (например диаграма или формула), в които може да има данни, които не са видими в работната книга. Ето примери за някои типове обекти:

  • Обекти, които са растерни изображения

  • Обекти на Microsoft Equation 3.0

  • Обекти, които са диаграми на Microsoft Graph

  • Обекти, които са презентации на Microsoft PowerPoint

  • Обекти, които са чертежи на Microsoft Visio

  • Обекти, които са документи на Microsoft Word

  • Обекти, които са текст на OpenDocument

Макроси на VBA код

Елементи, които са макроси или VBA код и в които може да има скрити данни във вашата работна книга. Това включва:

  • Макроси, включително листове с макроси на Excel 4.0 (XLM)

  • VBA модули

  • COM или ActiveX контроли

  • Потребителски формуляри, включително формуляри на Excel 5.0

  • Дефинирани от потребителя функции (UDF)

Функции за бизнес разузнаване с кеширани данни

Функции за бизнес разузнаване, в които може да има кеширани данни, записани с работната книга, възможно съдържащи данни, които не са видими. Инспекторът на документи проверява за следните елементи, които може да имат кеш на PivotCache, кеш на SlicerCache или кеш на формули за куб:

  • Обобщени диаграми и обобщени таблици

  • Сегментатори и времеви скали

  • Формули за куб

Проучвания на Excel

Въпроси в проучване на Excel, които са създадени в Excel Online и записани с работната книга, без да бъдат видими в нея.

Сценарии на диспечера на сценарии

Сценарии, които са дефинирани с диспечера на сценарии и може да предизвикат кеширани или скрити данни да се записват с работната книга.

Филтри

Филтри, които може да са причината за кеширани или скрити данни във вашата работна книга. Инспекторът на документи проверява за автофилтри и филтри за таблици, които са приложени към данните ви.

Скрити имена

Скрити имена, които може да съхраняват скрити данни в работната книга.

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×