Премахване на скрити и лични данни от документи на Office

Забележка: Office 2007 достига до края на жизнения цикъл на поддръжка през 2017 г.

Преди да споделите важен документ с колеги или клиенти, е вероятно да предприемете проверка за допуснати правописни грешки и да прегледате съдържанието му, за да сте сигурни, че всичко е коректно и документът не съдържа неща, които не желаете да споделите с останалите. Ако планирате да споделите електронно копие на документ от Microsoft Office, добре е да предприемете още една стъпка, свързана с проверка на документа за скрити данни или лична информация, които биха могли да се съдържат в самия документ или в свойствата на документа (метаданни). Тъй като тази скрита информация може да разкрие подробна информация за вашата организация или за самия документ, която може да не желаете да споделите публично, бихте могли да изтриете тази скрита информация, преди да споделите документа с останалите.

Тази статия обяснява как функцията "Инспектор на документи" в Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 и Microsoft Office PowerPoint 2007 може да ви помогне да намерите и премахнете скрити и лични данни от вашите документи на Office.

В тази статия

Какви типове скрити и лични данни се съхраняват в документи на Office?

Каква информация може да намери и премахне инспекторът на документи?

Как сами да намерите и премахнете скрити данни и лична информация от ваши документи в Office?

Какви типове скрити данни и лична информация се съхраняват в документи на Office?

В документ на Office могат да бъдат записани няколко типа скрити и лични данни. Възможно е тази информация да не е непосредствено видима, когато разглеждате документ в програма от Office, но би било възможно други хора да видят или извлекат информацията.

Скритата информация може да включва данни, които програмите от Office добавят във файл, за да ви дадат възможност да си взаимодействате с други хора при писане и редактиране на документ. Тя може да съдържа и данни, които вие изрично сте посочили като скрити.

Документите на Office могат да съдържат следните типове скрити и лични данни:

  • Коментари, бележки от редактиране на проследени поправки, версии и ръкописни анотации    Ако сте взаимодействали с други хора при създаване на документа си, той може да съдържа елементи от рода на бележки при редактиране от проследени поправки, коментари, ръкописни анотации или версии. Тази информация може да даде възможност на други лица да видят имената на хората, с които сте работили върху вашия документ, коментари от проверяващите и направените поправки във вашия документ.

  • Свойства на документа и лични данни    Свойствата на документа, известни също и като метаданни, включват подробна информация за вашия документ, например автор, тема и заглавие. Свойствата на документа също съдържат и информация, която автоматично се поддържа от програмите от Office, например името на лицето, което последно е записало документа и датата на създаване на документа. Ако сте използвали специални функции, то вашият документ може да съдържа допълнителни видове лични данни, например имейл заглавки, информация за изпращане за проверка, маршрутни талони, пътища към принтери и информация за пътя на файла за публикуване в уеб страници.

  • Горни колонтитули и долни колонтитули и водни знаци    Документите на Word и работните книги на Excel могат да съдържат информация в горните и долни колонтитули. Освен това бихте могли да добавите воден знак към ваш документ в Word.

  • Скрит текст    Документите в Word могат да съдържат текст, форматиран като скрит текст. Ако не знаете дали документът ви съдържа скрит текст, можете да използвате инспектора на документи за търсене на такъв текст.

  • Скрити редове, колони и работни листове    В една работна книга на Excel могат да бъдат скрити редове, колони и цели работни листа. Ако изпратите копие на работна книга, съдържаща скрити редове, колони или работни листове, другите биха могли да разкрият тези редове, колони и работни листове и да видят съдържащите се в тях данни.

  • Невидимо съдържание    Презентации на PowerPoint и работни книги в Excel могат да съдържат обекти, които не са видими, тъй като са форматирани като невидими.

  • Съдържание извън слайда    Презентациите на PowerPoint могат да съдържат обекти, които не са директно видими, тъй като са плъзнати в областта извън слайда. Това съдържание извън слайда може да съдържа текстови полета, графични колекции, графики и таблици.

  • Бележки за презентация    Частта "Бележки" в презентация на PowerPoint може да съдържа текст, който да не желаете да споделите публично, особено ако бележките са написани единствено за използване от представящия презентацията.

  • Свойства на сървъра на документи    Ако ваш документ е записан на местоположение в сървър за управление на документи, например на сайт с работна област за документи или базирана на Microsoft Windows SharePoint Services библиотека, документът може да съдържа допълнителни свойства на документа или информация относно това местоположение на сървъра.

  • Потребителски XML данни    Документите могат да съдържат потребителски XML данни, невидими в самия документ. Инспекторът на документи може да намери и премахне тези XML данни.

Най-горе на страницата

Каква информация може да намери и премахне инспекторът на документи?

Инспекторът на документи включва няколко различни инспектори, които можете да използвате за откриване и премахване на различни видове скрити или лични данни. Някои от тях са специфични за отделните Office програми. Инспекторът на документи показва различни набори от инспектори в Office Word 2007, Office Excel 2007 и Office PowerPoint 2007, за да ви даде възможност да намерите и премахнете скрити данни и лична информация, специфична за всяка от тези програма.

За да научите повече за типовете скрити и лични данни, които инспекторът на документи може да намери и премахне, прегледайте дадените по-долу таблици.

Забележка : Ако вашата организация е персонализирала инспектора на документи чрез добавяне на модули на инспектора, бихте могли да проверявате документите си за допълнителни типове информация.

Office Word 2007

Име на инспектора

Намира и премахва

Коментари, поправки, версии и анотации

  • Коментари

  • Редакционни знаци от проследени поправки

  • Информация за версия на документа

  • Ръкописни анотации

Свойства на документ и лична информация

  • Свойства на документа, включително информация от разделите Резюме, Статистика и По избор в диалоговия прозорец Свойства на документа

  • Заглавки на имейли

  • Маршрутни талони

  • Изпратена за преглед информация

  • Свойства на сървър на документи

  • Информация за правилата за управление на документи

  • Информация за тип на съдържание

  • Информация относно връзка за свързване на данни за обвързани с определени данни полета (последната стойност се конвертира в текст)

  • Потребителско име

  • Име на шаблон

Горен и долен колонтитули

  • Информация в горни колонтитули на документи

  • Информация в долни колонтитули на документи

  • Водни знаци

Скрит текст

  • Текст, форматиран като скрит (ефект на шрифт, наличен в диалоговия прозорец Шрифт)

    Забележка : Този инспектор не може да открива текст, скрит по други начини (например бял текст на бял фон).

Потребителски XML данни

  • Потребителски XML данни, които е възможно да са запазени в документ

Office Excel 2007

Име на инспектора

Намира и премахва

Коментари и анотации

  • Коментари

  • Ръкописни анотации

Свойства на документ и лична информация

  • Свойства на документа, включително информация от разделите Резюме, Статистика и По избор в диалоговия прозорец Свойства на документа

  • Заглавки на имейли

  • Маршрутни талони

  • Изпратена за преглед информация

  • Свойства на сървър на документи

  • Информация за правилата за управление на документи

  • Информация за тип на съдържание

  • Потребителско име

  • Информация за път на принтер

  • Коментари за сценарии

  • Път на файл за публикуване на уеб страници

  • Коментари за дефинирани имена и имена на таблици

  • Неактивни връзки към външни данни

Горен и долен колонтитули

  • Информация в горни колонтитули на работни листове

  • Информация в долни колонтитули на работни листове

Скрити редове и колони

  • Скрити редове

  • Скрити колони, съдържащи данни

    Забележки : 

    • Ако във вашата работна книга има скрити колони, които не съдържат данни и те се намират между колони с данни, то тези скрити колони също ще бъдат намерени и премахнати.

    • Ако скритите редове или колони в работната ви книга съдържат данни, може да промените резултатите в изчисленията или формулите в работната книга, ако ги премахнете. Ако не знаете каква информация се съдържа в скритите редове или колони, затворете инспектора на документи, отменете скритите редове или колони, след което прегледайте тяхното съдържание.

    • Този инспектор не открива фигури, диаграми, контроли, Microsoft ActiveX обекти и контроли, изображения или SmartArt графики, които е възможно да бъдат поставени в скрити колони.

Скрити работни листове

  • Скрити работни листове

    Забележка : Ако скритите работни листове в работната ви книга съдържат данни, може да промените резултатите в изчисленията или формулите в работната книга, ако ги премахнете. Ако не знаете каква информация се съдържа в скритите работни листове, затворете инспектора на документи, разкрийте скритите работни листове, след което прегледайте тяхното съдържание.

Потребителски XML данни

  • Потребителски XML данни, които е възможно да са запазени в работна книга

Невидимо съдържание

  • Обекти, които не са видими, тъй като са форматирани като невидими

    Забележка : Този инспектор не открива обекти, които са покрити от други обекти.

Office PowerPoint 2007

Име на инспектора

Намира и премахва

Коментари и анотации

  • Коментари

  • Ръкописни анотации

Свойства на документ и лична информация

  • Свойства на документа, включително информация от разделите Резюме, Статистика и По избор в диалоговия прозорец Свойства на документа

  • Заглавки на имейли

  • Маршрутни талони

  • Изпратена за преглед информация

  • Свойства на сървър на документи

  • Информация за правилата за управление на документи

  • Информация за тип на съдържание

  • Път на файл за публикуване на уеб страници

Невидимо съдържание върху слайд

  • Обекти, които не са видими, тъй като са форматирани като невидими

    Забележка : Този инспектор не открива обекти, които са покрити от други обекти.

Съдържание извън слайд

  • Съдържание или обекти, които не са непосредствено видими, тъй като са поставени извън областта на слайда, в това число:

    • Графични колекции

    • Текстови полета

    • Графики

    • Таблици

      Забележка : Инспекторът на документи не открива и не премахва документи извън слайда с анимационни ефекти.

Бележки за презентация

  • Текст, добавен в частта за бележки в презентация

Забележка : Инспекторът на документи не може да премахне изображения, които са добавени в раздела за бележки в презентация.

Потребителски XML данни

  • Потребителски XML данни, които е възможно да са запазени в презентация

Най-горе на страницата

Как сами да намерите и премахнете скрити и лични данни от ваши документи в Office?

Можете да използвате инспектора на документи, за да намерите и премахнете скрити и лични данни в документи на Office, създадени вOffice Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 и по-стари версии на тези Office програми. Ще е добре да използвате инспектора на документи, преди да споделите електронно копие на ваш документ на Office, например прикачен файл към имейл.

  1. Отворете документа на Office, който желаете да проверите за скрити или лични данни.

  2. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office , изберете Запиши като, след което въведете име в полето Име на файл, за да запишете копие на оригиналния документ.

    Добре е да използвате инспектора на документи върху копие на ваш оригинален документ, тъй като не винаги е възможно да възстановите данните, премахнати от инспектора на документи.

  3. В копието на вашия оригинален документ щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office , изберете Подготовка, след което щракнете върху Проверка на документ.

  4. В диалоговия прозорец Инспектор на документи маркирайте отметките за избор на типовете скрито съдържание, което искате да бъде проверено. За още информация относно отделните инспектори вижте Каква информация може да намери и премахне инспекторът на документи?

  5. Щракнете върху Инспектирай.

  6. Проверете резултатите от инспекцията в диалоговия прозорец Инспектор на документи.

  7. Щракнете върху Премахни всички до резултатите от инспектирането за типовете скрито съдържание, които искате да премахнете от документа си.

    Важно : 

    • Ако премахнете скрито съдържание от ваш документ, е възможно да не можете да го възстановите, като щракнете върху командата Отмени.

    • Инспекторите за Коментари и анотации, Свойства на документ и лични данни и Горни и долни колонтитули не могат да се използват в работна книга на Excel, която е записана като споделена (раздел Преглед, команда Споделяне на работна книга). Това се дължи на факта, че споделените работни книги използват лични данни, за да се разреши на различни хора да работят съвместно по една и съща работна книга. За да премахнете тази информация от споделена работна книга, можете да копирате работната книга и след това да премахнете споделянето. За да премахнете споделянето на работна книга, в раздела Преглед щракнете върху Споделена работна книга. В раздела Редактиране изчистете отметката от квадратчето Разреши промени от няколко потребители едновременно.

    • Ако искате да премахнете скрити и лични данни от документи, които сте записали в един от форматите на OpenDocument (.odt, .ods, .odp), трябва да изпълнявате инспектора на документи при всяко записване на документа в един от тези формати.

Най-горе на страницата

Изпробвайте най-новата версия на Office

Най-новата версия на Microsoft Office има подобрени инструменти за управление на метаданни и лични данни във вашите документи и файлове на Office.

Изпробвайте новата версия на Outlook
Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×