Преброяване на данни с помощта на заявка

Преброяване на данни с помощта на заявка

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

В тази статия обяснява как да преброите данните, върнати от заявка. Например във формуляр или отчет, можете да разчитате броя на елементите в една или повече полета на таблица или контроли. Можете да изчислите средни стойности и да намерите най-малкото, най-голямото, -ранната и най-новите стойности. Освен това Access предоставя функция, наречена сумарен ред, които можете да използвате за преброяване на данни в лист с данни, без да се налага да променя структурата на вашата заявка.

Какво искате да направите?

Разбиране на начина за преброяване на данни

Преброяване на данни с помощта на сумарен ред

Преброяване на данни с помощта на заявка за общи суми

Агрегатна функция препратка

Разбиране на начина за преброяване на данни

Можете да разчитате броя на елементите в поле (колона със стойности) с помощта на функцията Count . Функцията Count принадлежи към набор от функции, наречен агрегатни функции. Можете да използвате агрегатни функции, за да извършите изчисление на колона с данни и да се върнете една стойност. Access предоставя много агрегатни функции освен брой, като например:

  • Сума, за сумиране на колона от числа.

  • Средна стойност, за усредняване на колона от числа.

  • Максималната, за намиране на най-високата стойност в поле.

  • Минимумза намиране на най-малката стойност в поле.

  • Стандартното отклонение , за измерване как отдалеченост на стойностите от средната стойност (средното аритметично).

  • Дисперсията, за измерване статистически дисперсията на всички стойности в колоната.

Access предоставя два начина за добавяне на броя и други агрегатни функции към заявка. Можеш:

  • Отворете вашата заявка в изглед на лист с данни и добавяне на сумарен ред. Сумарен ред ви позволява да използвате агрегатна функция в една или повече колони от заявка от резултати, без да се налага да промените структурата на вашата заявка.

  • Създаване на заявка за общи суми. Заявка за общи суми изчислява междинни суми в групи от записи. Например ако искате да изчислите междинна сума на всички продажби по градове или тримесечие, можете да използвате заявка за общи суми, за да групирате вашите записи по категория искате и след това да сумира стойностите за продажбите. За разлика от тях сумарен ред изчислява общи суми за една или повече колони (полета) на данни.

Забележка : Как да разделите в този документ подчертаете с помощта на функцията Count , но не забравяйте, че можете да използвате други агрегатни функции във вашите сумарни редове и заявки. За повече информация относно използването на други агрегатни функции вижте агрегатна функция по-нататък в тази статия.

За повече информация относно начина за използване на други агрегатни функции вижте статията на дисплея суми на колони в лист с данни.

Стъпките в следващите раздели обясняват как да добавите сумарен ред и как да използвате заявка за общи суми за преброяване на данни. Докато работите, не забравяйте, че функцията Count работи по-голям брой типове данни от други агрегатни функции. Например можете да изпълните Count функция срещу всякакъв тип поле, с изключение на едно съдържащи сложни, повтарящи се скаларен данни, например поле на многозначни списъци.

За разлика от тях много от агрегатни функции работят само на данни в полета, зададено на определен тип данни. Например функцията Sum работи само с полета за задаване на типовете данни число, десетични или валута. За повече информация за типовете данни, които изисква всяка функция вижте агрегатна функция препратка, по-нататък в тази статия.

За обща информация за типовете данни, вижте статията Modify или промяна на типа данни за поле.

Най-горе на страницата

Преброяване на данни с помощта на сумарен ред

Добавите сумарен ред към заявка чрез отваряне на вашата заявка в изглед на лист с данни, Добавяне на ред и след това изберете функцията Count или друга агрегатна функция, например Sum, минимум, максималнатаили средната. Стъпките в този раздел обясняват как да създадете основна заявка за избиране и да добавите сумарен ред.

Създаване на основна заявка за избиране

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Проектиране на заявки.

    Добавяне на приложение

  2. В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете двукратно върху таблицата или таблиците, които искате да използвате във вашата заявка и след това щракнете върху Затвори.

    Избраната таблица или таблици се появяват като windows в горната част на конструктора на заявки. Тази фигура показва типично таблица в конструктора на заявки:

    Заявка с три полета в мрежата за проектиране

  3. Щракнете двукратно върху полетата на таблицата, които искате да използвате във вашата заявка.

    Можете да включите полетата, които съдържат описателни данни, като например имената и описанията, но трябва да включите полето, съдържащо стойностите, които искате да преброите.

    Всяко поле се показва в дадена колона в мрежата на заявката за проектиране.

  4. В раздела Проектиране, в групата Резултати щракнете върху Изпълни.

    Резултатите от заявката се показват в изглед на лист с данни.

  5. Ако желаете се върнете в изглед за проектиране и регулиране на вашата заявка. За да направите това, щракнете върху раздела на документа за заявката и щракнете върху Изглед за проектиране. След това можете да коригирате заявката, ако е необходимо, като добавяте или премахвате полета на таблица. За да премахнете поле, изберете колоната в мрежата за проектиране и натиснете DELETE.

  6. Ако желаете запишете вашата заявка.

Добавите сумарен ред

  1. Отворете вашата заявка в изглед на лист с данни. За да направите това за база данни във файловия формат .accdb, с десния бутон върху раздела на документа за заявката и щракнете върху Изглед на лист с данни.

    -или-

    За .mdb файл формат на база данни, създадени с по-стара версия на Access, в раздела Начало , в групата изгледи щракнете върху стрелката под изглед и щракнете върху Изглед на лист с данни.

    -или-

    В навигационния екран щракнете двукратно върху заявката. Това се изпълнява заявката и зарежда резултатите в лист с данни.

  2. В раздела Начало , в групата записи щракнете върху общи суми.

    Добавяне на приложение

    Нов сумарен ред се появява под последния ред на данни в листа с данни.

  3. В сумарния ред щракнете върху полето, което искате да сумирате и след това изберете брой от списъка.

Скриване на сумарен ред

  • В раздела Начало , в групата записи щракнете върху общи суми.

За повече информация относно използването на сумарен ред вижте статията на Показване на суми на колони в лист с данни.

Най-горе на страницата

Преброяване на данни с помощта на заявка за общи суми

Преброяване на данни с помощта на заявка за обобщаване вместо сумарен ред, когато трябва да броите някои или всички записи, върнати от заявка. Например можете да разчитате броя на продажбите, или от броя на транзакциите в един град.

Обикновено използвате заявка за общи суми вместо сумарен ред, когато трябва да използвате получената стойност в друга част на вашата база данни, като например отчет.

Преброяване на всички записи в заявка

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Проектиране на заявки.

    Добавяне на приложение

  2. В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете двукратно върху таблицата, която искате да използвате във вашата заявка и след това щракнете върху Затвори.

    Таблицата се показва в прозорец в горната част на конструктора на заявки.

  3. Щракнете двукратно върху полетата, които искате да използвате в заявката и не забравяйте да включите полето, което искате да преброите. Можете да разчитате полета на повечето типове данни, с изключение полетата, които съдържат сложни, повтарящи се скаларен данни, например поле на многозначни списъци.

  4. В раздела проектиране , в групата Покажи/Скрий щракнете върху общи суми.

    Сумарен ред се появява в мрежата за проектиране и Групиране по се появява в реда за всяко поле в заявката.

  5. В сумарния ред щракнете върху полето, което искате да преброите и изберете брой от показалия се списък.

  6. В раздела Проектиране, в групата Резултати щракнете върху Изпълни.

    Резултатите от заявката се показват в изглед на лист с данни.

  7. Ако желаете можете да запишете заявката.

Преброяване на записи в група или категория

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Проектиране на заявки.

    Добавяне на приложение

  2. В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете двукратно върху таблицата или таблиците, които искате да използвате във вашата заявка и след това щракнете върху Затвори.

    Таблиците се показват в прозорец в горната част на конструктора на заявки.

  3. Щракнете двукратно върху полето, което съдържа категория данни, а също и полето, съдържащо стойностите, които искате да преброите. Вашата заявка не може да съдържа други описателни полета.

  4. В раздела проектиране , в групата Покажи/Скрий щракнете върху общи суми.

    Сумарен ред се появява в мрежата за проектиране и Групиране по се появява в реда за всяко поле в заявката.

  5. В сумарния ред щракнете върху полето, което искате да преброите и изберете брой от показалия се списък.

  6. В раздела Проектиране, в групата Резултати щракнете върху Изпълни.

    Резултатите от заявката се показват в изглед на лист с данни.

  7. Ако желаете можете да запишете заявката.

Най-горе на страницата

Агрегатна функция препратка

Следващата таблица изброява и описва агрегатни функции, които Access предоставя за използване в сумарния ред и заявки. Не забравяйте, че Access предоставя повече агрегатни функции за заявки от онези за сумарния ред. Също така ако работите с проект на Access (достъп клиентски свързани към база данни на Microsoft SQL Server), можете да използвате по-голям набор от агрегатни функции, които предоставя на SQL Server. За повече информация за този набор от функции вижте Microsoft SQL Server книги онлайн.

Функция

Описание

Използвайте с данни типове

Сума

Добавя елементите в дадена колона. Работи само на цифровата "и" валута данни.

Число, десетичен, валута

Средна стойност

Изчислява средната стойност за колона. Колоната трябва да съдържат числа, валута, или дата/час данни. Функцията игнорира празни стойности.

Число, десетично число, валута, дата и час

Брой

Преброява броя на елементите в дадена колона.

Всички типове данни, освен тези, които съдържат сложни повтаряща се скаларен данни, например колона от многозначно списъци.

За повече информация относно многозначно списъци вижте статии справочник за многозначни полета и Добавяне или промяна на справочно поле, която ви позволява да съхраните няколко стойности.

Максимум

Връща елемента с най-високата стойност. За текстови данни най-високата стойност е последната буквени стойност и Access игнорира казус. Функцията игнорира празни стойности.

Число, десетично число, валута, дата и час

Минимум

Връща елемента с най-ниската стойност. За текстови данни най-ниската стойност е първата буквени стойност и Access игнорира казус. Функцията игнорира празни стойности.

Число, десетично число, валута, дата и час

Стандартно отклонение

Мерки как отдалеченост на стойностите от средната стойност (средното аритметично).

За повече информация относно използването на тази функция вижте статията на дисплея суми на колони в лист с данни.

Число, десетичен, валута

Дисперсия

Мерки статистически дисперсията на всички стойности в колоната. Можете да използвате тази функция само на цифровата "и" валута данни. Ако таблицата съдържа по-малко от два реда, Access връща празна стойност.

За повече информация относно дисперсията функции вижте статията на Показване на суми на колони в лист с данни.

Число, десетичен, валута

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×