Практически съвети за присъствието

Това са практическите съвети за присъствие. Тук се съдържа основна информация, необходима да разберете присъствието, как действа и как можете да го използвате за свързване с други потребители, за разрешаване на други потребители да се свързват с вас, както и за контролиране на това дали могат да ви прекъсват, за да бъдете по-продуктивни.

В тази тема

Общ преглед на състоянията за присъствие

Топ пет начина за това как присъствието може да ви улесни

Какво означават бутоните за присъствие?

Какво представляват всички атрибути за присъствие, описващи даден контакт?

Как се променя ръчно информацията за присъствие?

Как се актуализира присъствието според календара на Outlook?

Как се актуализира присъствието според дейността?

Как се актуализира присъствието според неактивността?

Как се контролира информацията за присъствие, така че да е видима за някои, а за други – не?

Как се показва информацията за присъствие на другите потребители според нивата им на достъп?

Общ преглед на състоянията за присъствие

Присъствието на даден потребител се определя от събрани атрибути, които описват състоянието на присъствие на контакта, неговата или нейната дейност, местоположение, готовност за комуникиране и информацията за контакт. Информацията за присъствие ви улеснява при свързване с другите потребители и помага на другите да се свързват с вас.

A person's presence is determined by a collection of attributes.

Office Communicator предоставя пълен набор от атрибути за присъствие, които можете да персонализирате и да правите достъпни за другите контакти, за да улесните потребителите да комуникират с вас. Някои атрибути за присъствие, които можете да зададете, включват вашите състояние за присъствие, местоположение, лични бележки и мобилен телефонен номер.

Presence attributes include status, location, note, and mobile phone number. To enter your phone numbers, click the Menu button, then click Tools > Options > Phones tab.

Информацията за присъствие предоставя контекст за даден контакт и помага при избиране на най-добрия начин за комуникиране със съответния потребител. Например, налага се да обсъдите определено предложение с ваш колега. Проверявате нейното състояние в списъка си с контакти и виждате, че контактът е достъпен. Можете да слезете на долния етаж и да разговаряте с колегата си очи в очи, но забелязвате, че индикатора за местоположение и личната бележка показват, че тя работи от дома си, така че решавате, вместо това, да й изпратите незабавно съобщение.

Communicator показва различна информация за всеки контакт, така че можете да прегледате контекста на контакта – дали е достъпен, на събрание, ще е свободен след час или работи от дома си – и да решите кой е най-добрият начин да се свържете с потребителя. Например, ако контактът е на събрание, а трябва да обсъдите нещо спешно, можете да изпратите незабавно съобщения на потребителя.

Communicator displays various bits of information about each contact.

Най-горе на страницата

Топ пет начина за това как присъствието може да ви улесни

  • Можете да определите дали даден контакт е достъпен, за да получите незабавен отговор.

  • Можете да определите състоянието на потребител ("Достъпен", "Зает", "Няма ме"), за да изберете най-добрия режим на комуникация.

  • Можете бързо да намерите допълнителна информация за контакт, като мобилен телефонен номер или друг телефон.

  • Можете да прегледате информацията за заетост на контакт, за да разберете кога потребителят ще е достъпен.

  • Можете да зададете състоянието си на "Не ме безпокойте", за да контролирате това колко често ви прекъсват и да завършите работата си.

Най-горе на страницата

Какво означават бутоните за присъствие?

Всеки контакт разполага с бутон за присъствие, описващ състоянието на потребителя. Бутонът за присъствие на даден контакт променя цвета си, в зависимост от различни фактори, както е описано в следната таблица.

Бутон за присъствие

Текст за състояние

Описание

Available

Достъпен

Контактът е онлайн и може да участва в разговори. Това състояние може да се зададе ръчно от потребителя.

Busy

Зает
Провеждам разговор
Провеждам конферентен разговор
Провеждам среща

Контактът е достъпен, но е зает с друго действие. Действията включват:

  • Провеждам разговор    Контактът провежда телефонен, аудио- или видеоразговор.

  • Провеждам конферентен разговор     Контактът провежда разговор с няколко потребители чрез телефон, аудио или видео.

  • Провеждам среща     В календара на Office Outlook е показано, че контактът провежда планирано събрание.


Това ниво на присъствие може да се зададе ръчно от потребителя.

Do not disturb

Не ме безпокойте

Ще видите това състояние за даден контакт, ако потребителят е задал ниво на достъп, различно от Екип, за вас, а също така е налично едно от следните условия:

  • Контактът е задал ръчно състоянието си на присъствие на Не ме безпокойте.

Urgent interruptions only

Само спешни съобщения

Ще видите това състояние за даден контакт, ако потребителят е задал ниво на достъп "Екип" за вас, а също така е налично едно от следните условия:

  • Контактът е задал ръчно състоянието си на присъствие на Не ме безпокойте.

Away

Няма ме
Извън офиса

Контактът вероятно не е достъпен. Това състояние се показва по следните причини:

  • Компютърът на контакта не е бил активен за повече от периода, зададен в настройката за времето на неактивност – 15 минути по подразбиране.

    Забележка : По подразбиране състоянието "Достъпен" се променя на "Неактивен" след 5 минути. След още 15 минути, ако компютърът не се използва, състоянието ще се промени на "Няма ме".

  • Календарът на Office Outlook или помощникът при отсъствие от офиса на контакта показва, че потребителят е извън офиса.

  • Контактът временно е недостъпен. Когато открие активност на компютъра на потребителя, Communicator 2007 ще зададе отново състоянието на присъствие на подходящото за момента.

  • Контактът е задал ръчно състоянието си на присъствие на "Няма ме".

Inactive

Неактивен

Този контакт може да е достъпен, но компютърът му не е бил активен за по-дълъг период от зададения в настройката за време на неактивност – пет минути по подразбиране. В това състояние контактът е онлайн и е преминал от състоянието "Достъпен", както се показва от бутона, който е наполовина жълт и наполовина зелен. Това състояние се задава от Communicator.

Busy Inactive

Зает (Неактивен)

Този контакт е на събрание или е планирал да проведе такова (както е показано в календара на Outlook),но компютърът на потребителя е бил неактивен за по-дълъг период от зададения в настройката за време на неактивност – 5 минути по подразбиране. Това състояние се задава от Communicator.

Offline

Офлайн

Контактът не е достъпен. Това състояние се показва по следните причини:

  • Контактът ръчно е задал състоянието си на присъствие на "Показване като офлайн". (По подразбиране състоянието "Показвай като офлайн" не е достъпно. Системният администратор трябва да го разреши за съответната фирма, като използва груповите правила "EnableAppearOffline".)

  • Приложението Communicator не е стартирано на компютъра на контакта или контактът не е влязъл.

  • Контактът ви е блокирал, като е забранил да виждате състоянието му на присъствие.

Presence unknown

Неизвестно присъствие

Communicator не може да определи състоянието на контакта. Това състояние обикновено се показва, тъй като състоянието на потребителя е съхранено в друга компютърна система, като например тази на фирма, която не е в сдружение.

Blocked

Блокиран

Този бутон се показва в списъка с контакти до името на потребителя, който сте блокирали. Вие ще се показвате като офлайн на блокирания контакт.

Най-горе на страницата

Какво представляват всички атрибути за присъствие, описващи даден контакт?

Информацията за присъствие включва разнообразен набор от атрибути, които описват достъпността на контактите, дейността им, информацията за контакт, разписанието, местоположението и бележките им (както "Лични", така и "Извън офиса"). В следната таблица е предоставен пълен списък с атрибутите за присъствие на Communicator. В лявата страна на таблицата са показани атрибутите за информация за присъствие, а в дясната страна е показано дали съответния атрибут е достъпен при определено ниво на достъп, което е описано по-подробно в друг раздел на тази тема.

Информация за присъствие

Блокиран

Публичен

Фирма

Екип

Лични

Офлайн присъствие

Присъствие

Показвано име

Имейл адрес

Заглавие *

Служебен телефон *

Мобилен телефон *

Домашен телефон *

Друг телефон

Фирма *

Офис *

Служебен адрес *

Сайт за SharePoint *

Място за събрание

Тема на събранието

Състояние на заетост

Работни часове

Крайно местоположение

Бележки (Бележка за "Извън офиса")

Бележки (Лични)

Последно действие

Забележка : *Ако тези атрибути са определени в Microsoft Active Directory, ще са видими за всички контакти във вашата фирма, независимо от съответните нива на достъп. Те ще са видими също за обединените контакти, в зависимост от назначените им нива на достъп, и няма да са видими за публичните контакти за незабавни съобщения.

Най-горе на страницата

Как се променя ръчно информацията за присъствие?

Communicator предоставя набор от атрибути за присъствие, които можете да променяте ръчно. Например, можете да редактирате и публикувате телефонни номера, за да ги споделите с другите потребители, а също можете да добавите лична бележка, ако сте на обучение през деня. Също така, ако имате важен краен срок за изпълнение на даден проект, можете да промените състоянието си на присъствие на Не ме безпокойте, за да не ви безпокоят.

Промяна на състоянието на присъствие

  • Щракнете върху бутона за присъствие, след което изберете съответното състояние от падащото меню.

Set your presence status from the Presence button drop-down menu.

Редактиране или добавяне на мобилен и/или друг телефонен номер

  1. Щракнете върху бутона Меню, посочете Инструменти, а след това щракнете върху Опции.

  2. Изберете раздела Телефони, след което щракнете върху бутона Телефон за номера, който искате да добавите.

  3. След като добавите телефонния номер, щракнете върху Публикувай този телефонен номер. След добавяне на телефонни номера трябва да зададете нива на достъп на контактите, с които сте споделили номерата. Вж. раздела "Как се контролира присъствието, така че да е видимо за някои, а за други не?" в тази тема.

Създаване на лична бележка

  • Щракнете в полето Въведете бележка, а след това напишете бележка. След като приключите с писането, щракнете извън полето.

    Личната бележка ще е видима за всички контакти с нива на достъп "Фирма", "Екип" и "Лични".

Добавяне на бележка "Извън офиса"

  • В Office Outlook изберете Инструменти, след което щракнете върху Помощник при отсъствие от офиса.

  • Изберете опцията Извън офиса, напишете съобщение, че отсъствате от офиса, а след това щракнете върху бутона OK.

Забележка : Бележката Извън офиса ще се смени предварително въведената лична бележка Лична бележка, но бележката Извън офиса няма да се актуализира, докато излезете и влезете отново в Communicator. След като го направите, е възможно да отнеме около 30 минути, докато бележката се разпространи чрез системата за присъствие. Освен това, трябва да стартирате клиента на Communicator на устройство, което може да се свърже с Exchange, за да може тази информация да се разпространи.

Показване на местоположението

Communicator позволява показване на местоположението като част от информацията за присъствие. Можете да укажете текущото си местоположение, като например Вкъщи или В офиса, или да създадете местоположение по избор.

  • Щракнете върху бутона за присъствие, посочете Текущо местоположение, след което изберете местоположение или щракнете върху Създаване на местоположение по избор.

Информацията за местоположението ви ще е видима само за контактите, за които сте назначили ниво на достъп Екип или Лични. Вж. раздела Как се показва информацията за присъствие на другите потребители според нивата им на достъп в тази тема за допълнителна информация за назначаването на нива на достъп за контактите.

Най-горе на страницата

Как се актуализира присъствието според календара на Outlook?

Състоянието на присъствие по подразбиране е свързано с календара на Outlook. Това означава, че ако в календара на Outlook имате планирано събрание, състоянието ви в Communicator ще се покаже като Провеждам среща, както е показано на следната илюстрация. За допълнителна информация вж темата Задаване на лични опции.

If a meeting is scheduled in your Outlook calendar, your status in Communicator is set to: In a meeting.

Най-горе на страницата

Как се актуализира присъствието според дейността?

При провеждане на аудио- или видеоразговор, или конферентен разговор, Communicator актуализира състоянието на присъствие. Бутонът за присъствие показва състоянието "Зает", а текстовият низ на състоянието се актуализира на Провеждам разговор или Провеждам конферентен разговор.

Your status string automatically updates when you are in an audio or video call, or conference.

Най-горе на страницата

Как се актуализира присъствието според неактивността?

Потребителите на Communicator често се чудят за значението на бутоните за присъствие, които са наполовина жълти и наполовина оранжеви, както наполовина зелени и наполовина жълти.

Бутон за присъствие

Описание

Busy Inactive

Бутонът за присъствие "Зает" (Неактивен)     се показва, когато даден потребител на Communicator е в събрание или ръчно е задал състоянието си на "Зает", а също, когато приложението Communicator не е открило активност на компютъра (на който и да е компютър с Communicator на съответния потребител) през последните 5 минути. Ако потребителят премести мишката или натисне бутон от клавиатурата, например, състоянието ще се върне на "Зает".

Inactive

Бутонът за присъствие "Неактивен"     се показва, когато даден контакт е достъпен, но компютърът му не е бил активен за по-дълъг период от зададения в настройката за време на неактивност – пет минути по подразбиране. В това състояние контактът е онлайн и преминава от състояние "Достъпен", както се показва от бутона, който е наполовина жълт и наполовина зелен. Това състояние се задава от Communicator.

Away

Бутонът за присъствие "Няма ме" се задава, ако Communicator не открие активност на компютъра с Communicator на даден потребител през последните 15 минути. Когато потребителят извърши някакво действие на компютъра, бутонът за присъствие и състоянието ще се върнат на предишното състояние.

Най-горе на страницата

Как се контролира информацията за присъствие, така че да е видима за някои, а за други – не?

Communicator предоставя нива на достъп, които можете да назначавате за контактите, за да контролирате количеството и типа на достъпната за другите потребители информация. Например, може да искате вашият мобилен телефонен номер да е достъпен за най-близките ви колеги, но не и за цялата фирма. Освен това, може да искате членовете на нивото на достъп "Екип" да знаят местоположението ви, но не и всички колеги. За да можете да контролирате достъпа да информацията си за присъствие, Communicator предоставя нивата на достъп. Можете да назначавате нива на достъп по един от следните начини:

  • В списъка с контакти щракнете върху контакта, за който искате да назначите ниво на достъп, посочете Промяна на нивото на достъп, а след това изберете нивото на достъп за контакта.

    To control access to your presence information, Communicator provides access levels.

  • Щракнете върху бутона Промяна на начина на показване на контактите, след което щракнете върху Нива на достъп. След това можете да назначавате нива на достъп за контактите, като плъзгате и пискате потребителите в съответните нива на достъп.

  • Когато някой ви добави към списъка си с контакти, ще получите уведомление, от което можете да приемете или откажете заявката за добавяне към списъка с контакти на този потребител. За да назначите ниво на достъп от уведомлението, изберете ниво на достъп от полето Ниво на достъп на този потребител, а след това щракнете върху бутона OK.

When someone adds you to their Contact List, you receive an alert.

Най-горе на страницата

Как се показва информацията за присъствие на другите потребители според нивата им на достъп?

Следните примери са предоставени, за да ви помогнат да разберете как вашата информация за присъствие се показва на другите потребители, а също и как нивата на достъп може да определят достъпната за контактите информация за присъствие.

При промяна на състоянието на присъствие от "Достъпен" на "Няма ме"

Бутонът за присъствие се показва така

Change your status from Available to Away.

Контакт с ниво на достъп Фирма вижда

Company access level

Контакт с ниво на достъп Екип вижда

Team access level

При публикуване на мобилния телефонен номер

Мобилният телефонен номер се публикува в раздела Телефони

Your mobile number is published in the Phones tab.

Контакт с ниво на достъп Фирма вижда

Company access level

Контакт с ниво на достъп Екип вижда

Team access level

При задаване на състоянието на "Не ме безпокойте"

Бутонът за присъствие се показва така

Set your status to Do not disturb

Контакт с ниво на достъп Фирма вижда

Company access level

Контакт с ниво на достъп Екип вижда

Team access level

При провеждане на планирано в календара на Outlook събрание

Състоянието на присъствие се актуализира автоматично на "Зает" – "Провеждам среща"

Set to Busy - In a meeting

Контакт с ниво на достъп Фирма вижда

Company access level

Контакт с ниво на достъп Екип вижда

Team access level

Когато сте онлайн, но не сте използвали компютъра през последните пет минути

Състоянието на присъствие се актуализира автоматично на "Неактивен"

Inactive status

Контакт с ниво на достъп Фирма вижда

Company access level

Контакт с ниво на достъп Екип вижда

Team access level

Когато сте на събрание, но не сте използвали компютъра през последните пет минути

Бутонът за присъствие автоматично се актуализира на "Зает" (Неактивен)

Inactive - In a meeting

Контакт с ниво на достъп Фирма вижда

Company access level

Контакт с ниво на достъп Екип вижда

Team access level

Най-горе на страницата

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×