Пощенски кутии на стаи и оборудване

Ако имате конферентна зала, фирмена кола или оборудване, което всеки може да използва, трябва да намерите начин да направите тези ресурси годни за резервиране за всеки. Най-добрият начин да направите това е да създадете пощенска кутия на стая или оборудване в Office 365 за всеки ресурс. Можете да създадете такава за вашата конферентна зала на първия етаж, за мултимедийно оборудване или за товарна кола в движение.

След като създадете пощенска кутия на стая или оборудване, всеки във фирмата може да го резервира за събрания и събития с помощта на Outlook. В следващите два раздела научете как да го използвате и как да го настроите. Ето някои други често срещани въпроси за пощенските кутии на стаи и оборудване.

Отворете Outlook и създайте ново събрание. Добавете стаята или оборудването към събранието, все едно е човек, и изберете Помощник за планиране, за да видите изглед на календар на живо за наличността на стаята или оборудването. Ако часовият интервал е прозрачен, те са налични; ако е син, са резервирани.

Отворете събранието, което сте планирали в Outlook, и премахнете стаята или оборудването от събранието, както бихте го направили за участник. Това ще освободи стаята за други, които да я резервират.

Не, не е нужно някой да приема или отхвърля заявките. Можете да решите дали искате да позволите стаята или оборудването автоматично да бъдат резервирани или управлявани от някого от вашата фирма.

Не. Повечето хора във вашата организация се нуждаят от лиценз за използване на Office 365, но на пощенска кутия на стая или оборудване не е нужно да се дава лиценз.

Не, не ви е нужен отговорник за пощенска кутия на стая или оборудване.

За да използвате пощенски кутии на стая или оборудване, отворете Outlook от вашия компютър или влезте в Outlook в уеб. Планирайте ново събрание и добавете стая или оборудване към събранието, както бихте го направили, когато каните други служители или клиенти. Сега сте направили резервацията.

  1. Отворете Outlook на компютъра си.

  2. В раздела Начало изберете Нови елементи > Събрание.

    За да планирате събрание, в раздела "Начало", в групата "Създай", изберете "Нови елементи" и след това "Събрание".

    Или от календара си просто изберете Ново събрание.

  3. В полето "До" въведете името на конферентната зала или оборудването, които искате да запазите, в допълнение към всички участници, които желаете да поканите.

    Или щракнете върху До и щракнете двукратно върху конферентната зала или оборудването от списъка. След това щракнете върху OK.

    Резервиране на пощенска кутия на стая в Outlook
  4. В реда Тема въведете предназначението на резервацията или събранието.

  5. Променете стойността в Местоположение или я оставете както си е.

  6. Променете стойностите в Начален час и Краен час. Или изберете Целодневно събитие. За да въведете повторяемост на събранието или резервацията, изберете Повторяемост в горния край.

    Резервиране на час за събрание

  7. Въведете съобщение, което описва предназначението, и прикачете файлове, ако е необходимо.

  8. За да позволите на други хора да се присъединят онлайн или да се обадят в събранието, щракнете върху Събрание на Skype.

  9. За да гарантирате, че стаята, оборудването и хората, които сте поканили, са налични, щракнете върху Помощник за планиране в горния край. След това изберете свободен час в календара.

    Проверка дали оборудването на стаята е налично

    Съвет : В календара за планиране синьото означава, че стаята или оборудването са резервирани или заети. Изберете бяла, или свободна, област в календара.

  10. Когато сте готови, изберете Изпращане.

За да настроите пощенска кутия на стая или оборудване, отидете в центъра за администриране на Office 365. (Трябва да имате разрешение на администратор, за да направите това.) Създайте пощенската кутия и уведомете всички, че могат да започнат да я резервират за събрания и събития.

  1. Влезте в Office 365 със своя служебен или учебен акаунт.

  2. Отидете в центъра за администриране на Office 365.

  3. Потърсете стаи или оборудване или да отидете на Ресурси > Стаи и оборудване.

    Отидете на ресурсите на Office 365 и изберете стаи и оборудване
  4. Щракнете върху Добави.

  5. Попълнете полетата за стая или оборудване:

    Добавяне на пощенска кутия на стая в Office 365
    • Стая или Оборудване: тип на пощенската кутия, която искате да създадете.

    • Име: истинско име или дори кратко описание.

    • Имейл: имейл псевдоним на стаята или оборудването. Това е необходимо, за да изпратите искане за събрание до стаята или оборудването.

    • Капацитет: брой хора, които може да се поберат в стаята или да използват оборудването по едно и също време.

    • Местоположение: номер на стая или местоположение на стаята в сграда или район.

    • Телефонен номер: номер на самата стая. Това е различно от телефонния номер на събрание, генериран при използване на Skype за бизнеса.

  6. Изберете Add.

  7. Изберете Преглед на подробни данни, за да видите пощенската кутия на стая или оборудване, която сте създали.

    Или изберете Задаване на опции за планиране, за да промените позволените часове за събрание, да резервирате прозорци и т.н.

    Опции за редактиране на  резервациите на стаи и оборудване

  8. След това изберете Запиши и Затвори.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×