Подобряване на ефикасността на въвеждане на данни със справочни полета

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Създаването на справочно поле във ваша таблица на Microsoft Office Access може да ви помогне да увеличите ефикасността на процеса на въвеждане на данни за база данни. Справочното поле може да показва на потребителя удобни стойности, които са обвързани с други стойности в таблицата с първични данни или списъка със стойности. Например справочното поле може да покаже име на лице за контакт, което и обвързано със съответен идентификационен номер на лицето в друга таблица, заявка или списък.

Тази статия обяснява типовете справочни полета и след това ви показва как и кога да създавате всеки тип.

Какво искате да направите?

Избиране на тип справочно поле

Създаване на справочни полета

Кога да използвате множество стойности в справочно поле

Премахване на свойство за справки

Избиране на тип справочно поле

Справочното поле показва списък с стойности, от който потребителят може да избира. Това може да направи въвеждането на данни по-бързо и по-точно. Когато данните, въвеждани в едно поле, вече съществуват в друга таблица, може да избегнете дублирането и възможните грешки от повторното им въвеждане. Справочните полета може да бъдат прости или сложни. Простите справочни полета ви позволяват да съхранявате единична стойност, докато сложните справочни полета, или справочните полета с множество стойности, ви позволяват да съхранявате множество стойности, които се показват в разгъващ се списък или списъчно поле. За всеки запис в поле с множество стойности показваната стойност се "преглежда" на базата на нейната съответна обвързана стойност. Когато едно справочно поле се разглежда или използва в лист с данни, то се нарича справочна колона. Двата типа справочни полета, които може да създавате, са справочен списък и списък със стойности.

Използване на справочен списък

Когато едно справочно поле се базира на справочен списък, полето получава своите данни от съществуваща таблица или заявка в базата данни. В този тип справка таблиците са свързани, и когато стойностите в източника на данни се променят, текущите данни стават налични в справочното поле.

Използване на списък със стойности за справка

Когато едно справочно поле се базира на списък със стойности за справка, справочното поле получава своите данни от списък със стойности, който въвеждате, когато създавате полето. Този тип справочно поле е идеално, когато имате ограничен набор от стойности, които не се променят често.

Създаване на справочни полета

Може да създадете справочно поле в изглед за проектиране или в изглед на лист с данни. За да промените съществуващо поле в справочно поле, използвайте изглед за проектиране и променете типа на данните. За да добавите ново справочно поле, или използвайте съществуваща таблица или заявка като източник на данни за справочното поле, или създайте ваш собствен списък със стойности. Следващите раздели обясняват и двата начина за създаване на справочно поле.

Създаване на справочно поле на базата на източник на данни от таблица или заявка

  1. Отворете таблицата в изглед на лист с данни и щракнете върху заглавието на колоната, където искате да създадете справочното поле.

  2. Щракнете върху справка и зависимост тип данни.

    изглед на справочно поле

  3. В съветника за справки изберете Искам справочното поле да получи стойностите от друга таблица или заявка и след това щракнете върху Напред.

Забележка : Ако едно справочно поле е свързано със списък на SharePoint, всички редактирания на данните трябва да бъдат направени в списъка на SharePoint.

  1. За да изберете източника за стойността на справочното поле, изберете от опциите Таблици, Заявки или И двете.

Ако приложението е проектирано за уеб, но таблицата източник е в клиентски режим, тя трябва да има числов първичен ключ, или в противен случай Access показва съобщение за грешка. Ако това се случи, трябва първо да създадете числов първичен ключ за таблицата от изгледа за проектиране, и след това да се върнете се към уеб режима, за да създадете справочното поле. За повече информация за проектирането на таблица в уеб режим вж. Създаване на база данни за споделяне в уеб.

  1. Изберете таблица или заявка от списъка и след това щракнете върху Напред.

  2. От списъка Налични полета изберете поле, което искате да добавите, и след това щракнете върху бутона >, за да го добавите към списъка Избрани полета. Убедете се, че избраните полета се появяват в списъка Избрани полета, повтаряйте това, за да добавите още полета, докато добавите всички желани полета, и след това щракнете върху Напред.

  3. Ако сте избрали множество полета и искате да зададете опции за сортиране за справочното поле, изберете стрелката надолу до първото поле за сортиране и след това щракнете върху името на полето, по което искате да сортирате стойностите.

  4. За да промените реда на сортиране, щракнете върху бутона Възходящо и след това щракнете върху Напред.

  5. За да регулирате ширината на справочното поле, използвайте мишката, за да плъзнете колоната до избраната от вас ширина, и след това щракнете върху Напред.

Забележка : Може да регулирате ширината на колоната на справочното поле, но ако намалите ширината, така че да престане да се вижда, тя няма да бъде показвана.

Съвет : Оставете избрано квадратчето за отметка Скрий колоната с ключа, така че всеки, който използва справочната колона, да вижда само стойностите, които вие искате да вижда в полето, а не стойностите в полето на първичния ключ.

  1. Въведете име на етикета за справочното поле.

  2. За да създадете справочна колона с множество стойности, отметнете квадратчето Позволяване на множество стойности.

Забележка : Позволяване на множество стойности трябва да бъде избрано, за да разрешите съхраняването на множество стойности. Вж. раздела Кога да използвате множество стойности в справочно поле.

Избиране на опцията за справка с множество стойности от съветника за справки

  1. Щракнете върху Готово, щракнете върху раздела файл и след това щракнете върху Запиши.

Съвет : За да проверите или промяна на свойствата за справочно поле, отворете таблицата в изглед за проектиране и свойства са налични в раздела търсене , под Свойства на полето.

Използване на таблица или заявка като източник на данни за справочно поле

най-горе на страницата

Създаване на справочно поле на базата на списък със стойности

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, с която искате да работите, и щракнете върху Изглед за проектиране.

  2. Щракнете върху клетка в колоната Тип данни , който съответства на колоната, която искате да дефинирате като справочно поле, щракнете върху стрелката надолу и изберете тип данни и след това щракнете върху Съветник за справки.

Забележка : Ако Access покаже съобщение, че не може да стартира съветника за справки, трябва да промените типа данни на полето.

  1. В съветника за справки изберете Аз ще въведа стойностите, които желая и щракнете върху Напред.

  2. В следващата страница на съветника въведете броя на колоните, които искате да има във вашия справочен списък.

Забележка : Може да регулирате ширината на колоната на справочното поле, но ако намалите ширината, така че да престане да се вижда, тя няма да бъде показвана.

  1. Въведете стойностите, които искате да се показват в списъка Търсене и след това щракнете върху следващия.

Може да редактирате списък със стойности директно в текстовото поле Източник на редове от свойствата на справочното поле.

  1. Ако сте задали множество колони в стъпка 4, трябва да изберете коя колона ще използвате, за да идентифицирате еднозначно всяка стойност. В полето Налични полета щракнете двукратно върху върху колоната, която искате да използвате, за да идентифицирате еднозначно всяка стойност, и след това щракнете върху Напред.

Забележка : Тази стъпка не се появява, ако не сте задали множество колони в стъпка 4.

  1. На следващата страница на съветника въведете име на етикет за справочното поле.

  2. Ако създавате справочна колона с множество стойности, изберете квадратчето за отметка Позволяване на множество стойности.

    Забележка : Позволяване на множество стойности трябва да бъде избрано, за да разрешите съхраняването на множество стойности. Вж. раздела Кога да използвате множество стойности в справочно поле.

  3. За да запишете промените, щракнете върху Готово и след това щракнете върху Да.

Най-горе на страницата

Кога да използвате множество стойности в справочно поле

Помислете за разрешаване на множество стойности в справочното поле, ако начинът, по който се използва вашата база данни, се характеризира с някое от следния условия:

  • Имате текущ списък със стойности, който дава на потребителя няколко възможности за избор за въвеждане на данни.

  • Ако вашата база данни често използва достъп до сайт на SharePoint.

  • Вашата база данни е свързана със сайт на SharePoint.

Въпреки че използването на множество стойности в едно поле е полезно, то може да намали функционалността на базата данни, ако прекалите с него.

Внимание : След като създадете справочно поле с множество стойности, чийто източник на данни е съществуваща таблица, няма да може да променяте нито типа на данните, нито размера на справочното поле, без преди това да изтриете релациите.

Задаване или променяте на свойства на справочно поле

Когато използвате съветника за справки, свойствата на справочното поле се задават автоматично. Може обаче да модифицирате тези свойства, за да промените поведението на справочното поле.

  • В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, с която искате да работите, и щракнете върху Режим на проектиране.

  • Щракнете върху полето, чиито справочни свойства искате да промените.

  • Щракнете върху раздела Справка.

  • Щракнете върху стрелката на падащия списък до свойството, което искате да промените, и изберете желаната опция.

Следващата таблица съдържа свойствата на справочното поле, които можете да зададете или промените.

Свойство

Действие

Управление на дисплея

В зависимост от типа на контролата типът може да бъде зададен по един от следните начини:

Само полета с квадратчетата за отметка "Да/не".

  • Текстово поле     Показва съдържание, която е въведена от потребителя.

  • Списъчно поле     Показва списък със стойности в отворен прозорец.

  • Разгъващ се списък     Показва избраните стойности при затваряне и показва списъка с налични от стойности, когато са отворени.

Забележка : Задаване на Контрола за показванесвойство или Текстово поле или квадратче забранява на справки.

Тип източник на редове

Изберете дали да попълвате справочното поле със стойности от друга таблица или заявка, или от списък със стойности, който вие задавате. Може също да изберете да попълвате списъка с имената на полетата в таблица или заявка.

Източник на редове

Задайте таблицата, заявката или списъка със стойности, които предоставят стойностите за полето. Когато свойството Тип източник на редове е настроено на Таблица/заявка или Списък с полета, това свойство трябва да бъде настроено на името на таблица, заявка или SQL команда, които представят заявката. Когато свойството Тип източник на редове е настроено на Списък със стойности, това свойство трябва да съдържа списък със стойности, разделени с точка и запетая.

Обвързана колона

Задайте колоната в свойството Източник на редове, която предоставя стойността, съхранена от справочното поле. Тази стойност може да е в обхвата от 1 до броя на колоните в свойството Източник на редове.

Брой колони

Задайте броя на колоните в източника на редове, който може да се покаже в справочната колона. Това свойство може да бъде целочислена стойност от 1 до 255.

Заглавия на колони

Задайте дали да се показват заглавия на колони. Стойността може да бъде "Не" (по подразбиране) или "Да".

Ширина на колоните

Въведете ширината за всяка колона. Ако не искате да покажете някоя колона, например идентификационния номер, може да зададете ширина 0.

Редове в списъка

Задаване на броя на редовете, които се показват, когато покажете колоната за справка.

Ширина на списъка

Задаване на ширината на контролата, която се появява, когато показвате колоната за справка.

Ограничаване до списъка

Изберете дали потребителят може да въведе стойност, която липсва в списъка.

Разреши повече от една стойност

Задайте дали справочното поле използва многозначно поле и разрешава избиране на множество стойности. Тази настройка може да бъде "Не" (по подразбиране) или "Да". Ако изберете Да, потребителят ще може да избира множество стойности от свойството Източник на редове за всеки запис. За повече информация за използването на тази опция вж. Кога да използвате множество стойности в справочно поле.

Разреши редактиране на списък със стойности

Задайте дали елементите в справочно поле на списък със стойности могат да бъдат редактирани. Когато зададете Да, щракването с десния бутон върху справочното поле показва опцията на менюто Редактиране на елементи от списък. Ако справочното поле има повече от една колона, това свойство се игнорира.

Формуляр за редактиране на елементи от списък

Задайте съществуващ формуляр, който може да използвате за редактиране на елементи от списък в справочно поле.

Покажи само стойностите на източника на редовете

Показва само стойности, които съответстват на текущия източник на редове, когато Позволяване на множество стойности е зададено като Да.

Най-горе на страницата

Премахване на свойство на справка

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, с която искате да работите, и щракнете върху Режим на проектиране.

  2. Изберете полето, чието свойство на справка искате да премахнете.

  3. Щракнете върху раздела Справка.

  4. В падащия списък Управление на показването щракнете върху Текстово поле, и след това запишете промяната.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×