Подготовка на вашия източник на данни на Excel 2016 за циркулярните документи на Word

Подготовка на вашия източник на данни на Excel 2016 за циркулярните документи на Word

Създадохте списък с контакти и други данни, които искате да използвате за циркулярни документи на Word. Ако вашият източник на данни е съществуваща електронна таблица на Excel, просто трябва да подготвите данните за циркулярни документи. Но ако вашият източник на данни е файл, разделен с табулации (.txt), или файл, съдържащ стойности, разделени със запетая (.csv), трябва първо да импортирате данните в Excel и след това да ги подготвите за циркулярни документи.

Забележка : В по-стара версия на Excel е възможно да сте използвали динамичен обмен на данни (DDE) в комбинация със съветника "стъпка по стъпка" за циркулярни документи в Word. Excel вече не поддържа DDE. Ако искате да имаме предвид тази функция за следващата версия на Excel, изпратете ни коментар в кутията за предложения за Excel.

Стъпка 1: Настройване на вашия източник на данни в Excel

Ако вече използвате електронна таблица на Excel като източник на данни за циркулярни документи в Word, отидете на стъпка 2 в тази тема. Ако източникът на данни е .txt или .csv файл, който съдържа контактите ви от Gmail например, използвайте съветника за импортиране на текст, за да настроите своите данни в Excel.

  1. Отворете Excel.

  2. В раздела Данни изберете Получаване на външни данни > От текст.

    В раздела "Данни" е осветена опцията "От текст".

  3. Изберете .txt или .csv файла, който искате, и след това изберете Импортиране.

  4. В съветника за импортиране на текст, в екрана Тип на оригиналните данни изберете С разделители.

    Получаване на външни данни от текст на Excel, съветник за импортиране на текст, стъпка 1 от 3

  5. Изберете квадратчето за отметка Моите данни имат заглавки над екрана Визуализация, ако файлът, който импортирате, има заглавки, и след това изберете Напред.

  6. В екрана Разделители поставете отметка в квадратчето, което отговаря на разделителя (например табулация или запетая), използван от данните ви, и след това изберете Напред.

    В съветника за импортиране на текст са осветени опциите за разделители.

    Съвет : Екранът Визуализация на данни ви показва как ще изглеждат резултатите в табличен формат.

  7. Под Визуализация на данни изберете колоната, която съдържа пощенски кодове, а под Формат на данните в колоната изберете Текст.

    В съветника за импортиране на текст е осветена опцията "Текст" за формата на данните в колоната.

    Забележка : Всеки път, когато приложите формат на данните – общ, текст или дата – към колона, се показва името на формата в заглавката на таблицата за тази колона.

  8. Повторете стъпка 7, ако е необходимо, като изберете колоната, която искате да промените, и формата на данните, който искате да приложите.

  9. Изберете Готово.

  10. В диалоговия прозорец Импортиране на данни приемете настройката по подразбиране Съществуващ работен лист и адреса на клетката, а след това изберете OK.

    В диалоговия прозорец за импортиране на данни изберете да поставите данните в съществуващ работен лист (настройката по подразбиране) или в нов работен лист

    Внимание : Адресът на клетката в диалоговия прозорец Импортиране на данни показва текущо избраната клетка. Данните се импортират, започвайки от посочения адрес на клетка.

  11. Запишете електронната си таблица с ново име на файл.

След като импортирате успешно .txt или .csv файл, отидете на стъпка 2.

Стъпка 2: Подготовка на вашия източник на данни

Във вашия източник на данни на Excel, който ще използвате за пощенски списък в циркулярни документи на Word, се уверете, че правилно сте форматирали колоните с числови данни. Форматирайте колона с числа например, така че да съответства на определена категория, като напр. валута.

Ако изберете процент като категория, имайте предвид, че форматът процент ще умножи стойността на клетката по 100. Форматирайте колона с проценти като текст, ако искате да избегнете умножение по този коефициент. Също така колона, съдържаща пощенски кодове, трябва да са форматира като текст, за да се запазят данните в циркулярния документ. Началните нули, като например в 00399, в кодовете се пропускат по време на работа с циркулярни документи, ако не са форматирани като текст.

  1. Отворете своя източник на данни на Excel и изберете колоната, която съдържа пощенски кодове.

  2. В раздела Начало, в групата Число изберете стрелката надолу до Числов формат (общ) и след това изберете опция в списъка.

    В Excel, в раздела "Начало", в групата "Число" изберете стрелката надолу в полето "Общи", за да изберете числовия формат, който да използвате.

Не забравяйте да добавите съответния символ преди или след полето за обединяване. Ето как изглеждат например стойностите за валута и процент, ако пропуснете символи.

Циркулярен документ, който гласи "приносът ви е 50,00" и "ви предлага 20 отстъпка".

Ако включите символите, числата имат повече смисъл.

Полученият циркулярен документ гласи "приносът ви е $50,00" и "ви предлага 20% отстъпка".

В своя циркулярен документ добавяте символите преди или след полетата за обединяване, ето така:

Примерен циркулярен документ, където поле с име "Дарение" се предшества от знак за долар, а поле с име "Процент" е последвано от знака за процент.

Вж. също

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×