Подготовка на вашия източник на данни на Excel за циркулярни документи Word

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Важна стъпка в процеса на циркулярни Word е настройването и подготовка на източник на данни. Можете да използвате съществуващ Excel източник на данни или да създадете нов изглед чрез импортиране на разделен с табулатори (.txt) или стойности, разделени със запетая (.csv) файл. След като сте настроили и подготвени вашия източник на данни, можете да изпълнявате на циркулярни документи с помощта на Динамичен обмен на данни (DDE) със стъпка по стъпка съветника за циркулярни документи или с използване на циркулярни документи ръчен метод.

Ако не използвате съществуващ Excel източник на данни за циркулярен документ, можете да използвате списък с контакти или адресна книга в .txt или .csv файл. Съветник за импортиране на текст ви води през стъпките за получаване на данни, който е в .txt или .csv файл в Excel.

  1. Отворете Excel.

  2. В раздела данни изберете От текст/CSV.

  3. Изберете .txt или .csv файла, който искате и след това изберете Импортиране.

  4. В съветника за импортиране на текст, в екрана Тип на оригиналните данни изберете С разделители.

    Получаване на външни данни от текст на Excel, съветник за импортиране на текст, стъпка 1 от 3

  5. Изберете квадратчето за отметка Моите данни имат заглавки над екрана Визуализация, ако файлът, който импортирате, има заглавки, и след това изберете Напред.

  6. В екрана Разделители поставете отметка в квадратчето, което отговаря на разделителя (например табулация или запетая), използван от данните ви, и след това изберете Напред.

    В съветника за импортиране на текст са осветени опциите за разделители.

    Съвет: Екранът Визуализация на данни ви показва как ще изглеждат резултатите в табличен формат.

  7. Под Визуализация на данни изберете колоната, която съдържа пощенски кодове, а под Формат на данните в колоната изберете Текст.

    В съветника за импортиране на текст е осветена опцията "Текст" за формата на данните в колоната.

    Забележки: 

    • Наличните формати са Общи, тексти Дата. Всеки път, когато прилагате формат на данните в колона, името на формата се показва в заглавката на таблицата за тази колона.

    • Колона, която съдържа числови данни като процент или стойност на валута, например могат да само се форматират след като файла се импортира. Вижте "Форматиране на числови данни в Excel"подраздел, който следва за повече информация.

  8. Повторете стъпка 7, ако е необходимо, като изберете колоната, която искате да промените, и формата на данните, който искате да приложите.

  9. Изберете Готово.

  10. В диалоговия прозорец Импортиране на данни приемете настройката по подразбиране Съществуващ работен лист и адреса на клетката, а след това изберете OK.

    В диалоговия прозорец за импортиране на данни изберете да поставите данните в съществуващ работен лист (настройката по подразбиране) или в нов работен лист

    Внимание: Адресът на клетката в диалоговия прозорец Импортиране на данни показва текущо избраната клетка. Данните се импортират, започвайки от посочения адрес на клетка.

  11. Когато сте готови, запишете вашия източник на данни с ново име на файл.

Форматиране на числови данни в Excel

Форматиране на всички числови данни като проценти или парични стойности във всички нови или съществуващи данни източник в Excel , които смятате да използвате в циркулярен документ Word . За да запазите числови данни сте форматирани като процент или като валута по време на циркулярни документи, следвайте инструкциите в "стъпка 2: използвайте динамичен обмен на данни (DDE) за циркулярни документи" раздел.

В Excel източника на данни, който ще използвате за пощенски списък в Word циркулярните документи Уверете се, че можете да форматирате колони с числови данни правилно. Форматиране на колона с числа, например да съответства на определена категория като валута.

  1. Отворете вашия Excel източник на данни.

  2. Изберете колона, която искате да форматирате.

  3. В раздела Начало, в групата Число изберете стрелката надолу до Числов формат (общ) и след това изберете опция в списъка.

    В Excel, в раздела "Начало", в групата "Число" изберете стрелката надолу в полето "Общи", за да изберете числовия формат, който да използвате.

  4. Повторете стъпки 2 и 3, както е необходимо.

  5. Когато сте готови, изберете Запиши.

Когато имате с Excel източник на данни, която съдържа числа, форматирани като проценти и парични стойности, някои от числовите данни не може да запази форматирането си по време на циркулярни документи. Ще получите резултата от циркулярните и да може да се запази формата на на числови данни в Excel с помощта на DDE.

Формат на данните в Excel в сравнение с работата на поле за обединяване, като използвате или не използват динамичен обмен на данни

Забележка: Ако решите да не използвате DDE, следвайте указанията в използване на циркулярни документи за изпращане на групово имейл съобщения.

  1. Отворете Word, изберете файл > Опции > Разширени.

  2. Под ОбщиПоставете отметка в квадратчето Потвърди конвертирането на файловия формат при отваряне .

    Опцията ''Потвърди конвертирането на файловия формат при отваряне''

  3. Изберете OK.

  4. В раздела пощенски съобщения , изберете стартиране на циркулярни документи > стъпка по стъпка съветника за циркулярни документи.

    В Word, в раздела Пощенски съобщения изберете стартиране на циркулярни и след това изберете стъпка по стъпка съветника за циркулярни документи

  5. В екрана на Циркулярни документи , под избор на получателиизберете използване на съществуващ списък.

    В Word прозореца на задачите Циркулярни документи, който се отваря, когато изберете съветника за циркулярни документи стъпка по стъпка в групата на циркулярни документи

  6. Под използване на съществуващ списъкизберете Прегледи след това отворете електронната форматиран.

  7. В диалоговия прозорец Потвърждаване на източник на данни , поставете отметка в квадратчето Покажи всички и изберете Работни листове на MS Excel чрез DDE (*.xls) > OK.

    Диалогов прозорец ''Потвърждаване на източник на данни''

  8. В диалоговия прозорец Microsoft Excel , изберете Цялата електронна таблица > OK.

    Диалогов прозорец на Microsoft Excel в Word

  9. Когато се отвори диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи , изберете OK.

    Получатели на циркулярни диалоговия прозорец, който показва съдържанието на електронна таблица на Excel, използвана като източник на данни за пощенски списък

  10. Продължете с писмо, имейл съобщение, етикетили плик циркулярния документ.

Съвет: Можете да предотвратите показването на съобщението от Word всеки път, когато отворите файл с данни. След като се свържете към вашия пощенски списък, отидете на файл > Опции > Разширени. Под Общиизчистете отметката от квадратчето Потвърди конвертирането на файловия формат при отваряне .

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×