Подготовка на вашия източник на данни на Excel за циркулярни документи Word

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Важна стъпка в процеса на циркулярни Word е настройването и подготовка на източник на данни. Можете да използвате съществуващ Excel източник на данни или да създадете нов изглед чрез импортиране на разделен с табулатори (.txt) или стойности, разделени със запетая (.csv) файл. След като сте настроили и подготвени вашия източник на данни, можете да изпълнявате на циркулярни документи с помощта на Динамичен обмен на данни (DDE) със стъпка по стъпка съветника за циркулярни документи или с използване на циркулярни документи ръчен метод.

Ако не използвате съществуващ Excel източник на данни за циркулярен документ, можете да използвате списък с контакти или адресна книга в .txt или .csv файл. Съветник за импортиране на текст ви води през стъпките за получаване на данни, който е в .txt или .csv файл в Excel.

  1. Отворен Excel.

  2. В раздела данни , изберете Получаване на външни данни > От текст.

    В раздела "данни" е осветена опцията от текст.

  3. Изберете .txt или .csv файла, който искате и след това изберете Импортиране.

  4. В Съветника за импортиране на текст, в прозореца на първоначалния тип на данните изберете с разделители.

    Excel получаване на външни данни от текст, съветника за импортиране на текст стъпка 1 от 3

  5. Отметнете квадратчето моите данни имат заглавки над екрана за Визуализация , ако файлът, който импортирате има заглавки и след това изберете напред.

  6. В екрана с разделители Поставете отметка в квадратчето, което съвпада ограничител (например раздел или запетая) използва вашите данни и след това изберете напред.

    В съветника за импортиране на текст са осветени опциите за разделители.

    Съвет : Екран за Визуализация на данни показва как ще изглеждат резултатите в табличен формат.

  7. Под Визуализация на данниизберете колоната, съдържаща пощенски кодове или пощенски кодове и под формат на данните в колоната, изберете текст.

    Опция "текст" за формат на данните в колоната е осветена в съветника за импортиране на текст.

    Забележки : 

    • Наличните формати са Общи, тексти Дата. Всеки път, когато прилагате формат на данните в колона, името на формата се показва в заглавката на таблицата за тази колона.

    • Колона, която съдържа числови данни като процент или стойност на валута, например могат да само се форматират след като файла се импортира. Вижте "Форматиране на числови данни в Excel"подраздел, който следва за повече информация.

  8. Повторете стъпка 7, както е необходимо, изберете колоната, която искате да промените и формата на данните, които искате да приложите.

  9. Изберете Готово.

  10. В диалоговия прозорец Импортиране на данни приемете по подразбиране на съществуващ работен лист и адреса на клетката и след това изберете OK.

    В диалоговия прозорец Импортиране на данни изберете, за да поставите данните в съществуващ работен лист, настройката по подразбиране, или в нов работен лист

    Внимание : Адреса на клетката в диалоговия прозорец Импортиране на данни показва текущо избраната клетка. Данните са импортирани, започвайки с адреса на наименувана клетка.

  11. Когато сте готови, запишете вашия източник на данни с ново име на файл.

Форматиране на числови данни в Excel

Форматиране на всички числови данни като проценти или парични стойности във всички нови или съществуващи данни източник в Excel , които смятате да използвате в циркулярен документ Word . За да запазите числови данни сте форматирани като процент или като валута по време на циркулярни документи, следвайте инструкциите в "стъпка 2: използвайте динамичен обмен на данни (DDE) за циркулярни документи" раздел.

В Excel източника на данни, който ще използвате за пощенски списък в Word циркулярните документи Уверете се, че можете да форматирате колони с числови данни правилно. Форматиране на колона с числа, например да съответства на определена категория като валута.

  1. Отворете вашия Excel източник на данни.

  2. Изберете колона, която искате да форматирате.

  3. В раздела Начало , в групата число изберете полето Формат на числата (общи) стрелка надолу и след това изберете опция в списъка.

    В Excel в раздела Начало, в групата число, изберете стрелката надолу в полето общи, за да изберете числов формат, за да използвате.

  4. Повторете стъпки 2 и 3, както е необходимо.

  5. Когато сте готови, изберете Запиши.

Когато имате с Excel източник на данни, която съдържа числа, форматирани като проценти и парични стойности, някои от числовите данни не може да запази форматирането си по време на циркулярни документи. Ще получите резултата от циркулярните и да може да се запази формата на на числови данни в Excel с помощта на DDE.

Формат на данните в Excel в сравнение с работата на поле за обединяване, като използвате или не използват динамичен обмен на данни

Забележка : Ако решите да не използвате DDE, следвайте указанията в използване на циркулярни документи за изпращане на групово имейл съобщения.

  1. Отворете Word, изберете файл > Опции > Разширени.

  2. Под Общии изберете Потвърди конвертирането на файловия формат при отваряне отметнете квадратчето.

    Опцията ''Потвърди конвертирането на файловия формат при отваряне''

  3. Изберете OK.

  4. В раздела пощенски съобщения , изберете стартиране на циркулярни документи > стъпка по стъпка съветника за циркулярни документи.

    В Word, в раздела Пощенски съобщения изберете стартиране на циркулярни и след това изберете стъпка по стъпка съветника за циркулярни документи

  5. В екрана на Циркулярни документи , под избор на получателиизберете използване на съществуващ списък.

    В Word прозореца на задачите Циркулярни документи, който се отваря, когато изберете съветника за циркулярни документи стъпка по стъпка в групата на циркулярни документи

  6. Под използване на съществуващ списъкизберете Прегледи след това отворете електронната форматиран.

  7. В диалоговия прозорец Потвърждаване на източник на данни , поставете отметка в квадратчето Покажи всички , изберете Работни листове на MS Excel чрез DDE (*.xls) > OK.

    Диалогов прозорец ''Потвърждаване на източник на данни''

  8. В диалоговия прозорец Microsoft Excel , изберете Цялата електронна таблица > OK.

    диалогов прозорец на microsoft excel в word

  9. Когато се отвори диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи , изберете OK.

    Получатели на циркулярни диалоговия прозорец, който показва съдържанието на електронна таблица на Excel, използвана като източник на данни за пощенски списък

  10. Продължете с писмо, имейл съобщение, етикетили плик циркулярния документ.

Съвет : Можете да предотвратите показването на съобщението от Word всеки път, когато отворите файл с данни. След като се свържете към вашия пощенски списък, отидете на файл > Опции > Разширени. Под Общиизчистете отметката от квадратчето Потвърди конвертирането на файловия формат при отваряне .

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×