Подготовка за използване на пощенски кутии на сайтове в Office 365

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Важно : Функцията за пощенска кутия на сайта в SharePoint Online е е прекратено в началото на март, 2017. Тази функция ще бъде премахнат изцяло в бъдещо издание. Новите организации на SharePoint Online вече имат достъп до функцията за пощенска кутия на сайта. Съществуващи организации на SharePoint Online вече не може да създадете нови пощенски кутии. Всяка пощенска кутия на сайта, който е създаден и разположени преди март, 2017 ще продължи да работи.

Ще предоставяме процес, за да помогне на вашия съществуващ сайт пощенска кутия на сайтове за група на Office 365 за преход в септември, 2017. Ако в момента използвате функцията за пощенска кутия на сайта в SharePoint Online, трябва да обмислите промяна към групи на Office 365 вместо това да поддържа вашия имейл съвместни сценарии.

Една пощенска кутия на сайт може да се използва от екипен сайт на SharePoint за съхраняване и организиране на пощата на екипа. Тя може да се използва и от Outlook 2013, който се предоставя в Office 365 ProPlus или Office Professional Plus или Office Professional Plus за пощата на екипа, както и като средство за бързо съхраняване на прикачени файлове и за извличане на документи от екипния сайт.

Преди да използвате пощенски кутии на сайтове във вашата организация, особено ако планирате да ги използвате от Outlook, прочетете тази статия, за да научите за изискванията и съображенията при настройка. Вж. Често задавани въпроси, за да разберете какви въпроси могат да задават потребителите и как се отстраняват проблеми с достъпа.

В тази статия

Кога и как да използваме пощенска кутия на сайт

Разрешения и изисквания

Често задавани въпроси относно управлението на пощенски кутии на сайтове

Използване на пощенски кутии на сайтове

Работа с документи от Outlook

Създаване и премахване на пощенски кутии на сайтове

Отстраняване на проблеми с достъпа до пощенски кутии на сайтове

Кога и как да използваме пощенска кутия на сайт

За да започнете, научете как една пощенска кутия на сайт може да улесни съвместната работа на екипа. Когато сте готови да настроите и използвате пощенска кутия на сайт, вижте следното:

Разрешения и изисквания

Разрешението за работа с пощенските кутии на сайтовете се контролира чрез добавяне на хора към определени групи на сайта на SharePoint. Следващата таблица показва кой какво може да прави.

Задача

Кой може да направи това

Изпращане на имейл до имейл адреса на пощенската кутия на сайта.

Всеки.

Създаване на пощенска кутия на сайт за този сайт.

Всеки от групата собственици на сайта на SharePoint.

Четене, организиране, отговаряне или изтриване на имейли от пощенската кутия на сайта в SharePoint.

  • Всеки от групата на собствениците по подразбиране или групата на членовете по подразбиране за сайта (всеки с разрешения за сътрудничество) може да използва пощенската кутия на сайта от SharePoint. Хората може да се включени в групата собственици или членове като отделни лица или като част от група за защита.

  • Външните членове на екипа нямат достъп до пощенската кутия на сайта.

  • Всеки човек трябва да има лиценз за SharePoint и за Exchange като част от един и същ абонамент за Office 365.

Използване на пощенска кутия на сайт от Outlook 2013, който се предоставя в Office 365 ProPlus или Office Professional Plus или Office Professional Plus.

Важно :  Имайте предвид следното:

  • Изисква се Outlook 2013, който се предоставя в Office 365 ProPlus или Office Professional Plus или Office Professional Plus.

  • Никоя друга версия на Outlook няма да ви позволи да използвате пощенска кутия на сайт, както е описано тук.

  • Outlook 2013, който се предоставя в Office 365 ProPlus или Office Professional Plus е налична само в някои абонаментни планове на Office 365.

  • Потребителско име на отделния потребител трябва да е посочено в групата на собствениците по подразбиране или групата на членовете по подразбиране на SharePoint.

  • Ако в групата в SharePoint добавите група за защита, която вече съдържа този потребител, той няма да може да вижда пощенската кутия на сайта в Outlook, въпреки че ще може да я използва от SharePoint.

При хибридни конфигурации, за да видите пощенска кутия на сайт в Outlook, пощенската кутия на потребителя трябва да се хоства в Exchange 2013, или в Office 365.

Изпращане на имейл от имейл адреса на пощенската кутия на сайта.

По подразбиране имейли, изпратени от пощенската кутия на сайта е от адреса на лицето, което се изпраща имейл. За да позволите на потребител да използвате имейл адреса на пощенската кутия на сайта като от адрес, можете да даде на потребителя изпращане като разрешение за имейл адреса на пощенската кутия на сайта.

Често задавани въпроси относно управлението на пощенски кутии на сайтове

Ето отговорите на някои често задавани въпроси, които може да възникнат, когато започнете да използвате пощенски кутии на сайтове във вашата организация.

Използване на пощенски кутии на сайтове

Как може един член на сайта да разбере кой вижда пощенската кутия на сайта?

В Outlook щракнете с десния бутон върху името на вашия акаунт в навигационния екран и след това щракнете върху Управление на всички пощенски кутии на сайт. Отваря се нов прозорец, в който са изредени всички пощенски кутии на сайта, до които имате достъп. Щракнете двукратно върху пощенската кутия на сайта и след това щракнете върху потребители.

Можете също да използвате Outlook Web App. В горния десен ъгъл щракнете върху Настройки Настройки: актуализиране на профила, инсталиране на софтуер и свързване с облака , щракнете върху Опции, щракнете върху пощенски кутии на сайт, щракнете двукратно върху пощенската кутия на сайта и след това щракнете върху потребители.

Мога ли да копирам имейл в пощенската кутия на сайта в Outlook, вместо да го преместя?

Когато плъзнете имейл от вашата пощенска кутия в пощенската кутия на сайта, имейлът се премества в пощенската кутия на сайта. За да го копирате, щракнете с десния бутон върху имейла, за да го плъзнете в пощенската кутия на сайта, и след това щракнете върху Копирай.

Какво става, ако двама души се опитат да качат един и същ документ в пощенската кутия на сайта, като използват Outlook?

Всеки документ трябва да има уникално име на файл. Вторият потребител получава имейл, че файлът не може да бъде качен, тъй като вече съществува файл с това име. Имейлът включа прикачения файл.

Какво става, ако двама души едновременно редактират чернова на имейл в една и съща пощенска кутия, като използват Приложение за пощенска кутия на сайта на сайт на SharePoint?

Редакциите на втория човек заместват промените на първия.

Работа с документи от Outlook

Може ли потребителят да извлече файл от Outlook?

Не. За да извлечете файл, трябва да отидете в екипния сайт в SharePoint.

Ако вашият работен поток в SharePoint изисква извличане на документи, документите не могат да се редактират от Outlook.

Какво става, ако двама души редактират един и същ документ от пощенската кутия на сайта в Outlook?

SharePoint управлява редакциите и обединява промените.

Как се задават метаданните в SharePoint, когато потребителят плъзне документ или прикачен файл в пощенската кутия на сайта?

Когато потребителят плъзне прикачен файл или документ в пощенската кутия на сайта в Outlook, се записват данни за прикачения файл или документа. Следващата таблица показва Outlook свойствата, които се записват като метаданни на SharePoint.

Име на свойство на Outlook

Метаданни на SharePoint

Subject

Име на файл

From

Последна промяна от

LastModifiedBy

Последна промяна от

ReceiveTime

Последна промяна в

DocumentSize

Размер на документ

CheckedOutTo

Извлечен за

Ако вашата библиотеки с документи изисква повече метаданни и потребителят плъзне документа в сайт, като използва Outlook, документът се показва като извлечен в SharePoint, докато същият човек не отиде в SharePoint и не добави необходимите метаданни.

Колко често Outlook се синхронизира с пощенската кутия на сайта?

Когато пощенската кутия на сайта е отворена в Outlook или в SharePoint, данните се синхронизират на всеки 15 минути. Информацията за пощенската кутия на сайта от Outlook се синхронизира всеки път, когато отворите Outlook.

Ако е необходимо ръчно синхронизиране, всеки потребител може да започне синхронизиране от Outlook или Outlook Web App. В Outlook щракнете с десния бутон върху името на вашия акаунт в навигационния екран и след това щракнете върху Управление на всички пощенски кутии на сайт. Отваря се нов прозорец със списък на всички пощенски кутии на сайтове, до които имате достъп. Щракнете двукратно върху пощенската кутия на сайта, щракнете върху Състояние на синхронизирането и след това щракнете върху Старт на синхронизиране. В Outlook Web App, в горния десен ъгъл щракнете върху Настройки Настройки: актуализиране на профила, инсталиране на софтуер и свързване с облака , щракнете върху Опции и след това върху Пощенски кутии на сайт. Щракнете двукратно върху пощенската кутия на сайта, щракнете върху Състояние на синхронизирането и след това щракнете върху Старт на синхронизирането.

Какво ще стане, ако плъзна прикачен файл или документ от Outlook в пощенската кутия на сайта и SharePoint не може да запише документа?

Ако документът може да се запише в SharePoint библиотеката с документи, той е записан. Ако не може да се запише, ще получите имейл с документа във вид на прикачен файл.

Какво трябва да направя, ако виждам папка "Проблеми при синхронизация" в пощенската кутия на моя сайт?

Папка Проблеми при синхронизация се показва, ако синхронизирането е неуспешно или ако даден документ не може да бъде качен или изтрит. Ако не можете да качите или изтриете файл от Outlook, опитайте да използвате сайта на SharePoint за качване или изтриване на файла от сайта на SharePoint. За да отидете в сайта на SharePoint, от пощенската кутия на сайта в Outlook щракнете с десния бутон върху папката с вашите документи и след това щракнете върху Отвори в уеб браузъра.

Ако даден документ не успее да се синхронизира от сайта на SharePoint с пощенската кутия на сайта в Outlook, опитайте с ръчно синхронизиране, за да видите дали това ще реши проблема. Ръчното синхронизиране трябва да се извърши от Outlook Web App за вашия акаунт, а не от SharePoint. В Outlook Web App щракнете върху Настройки Настройки: актуализиране на профила, инсталиране на софтуер и свързване с облака , щракнете върху Опции и след това върху Пощенски кутии на сайт. Щракнете двукратно върху пощенската кутия на сайта, щракнете върху Състояние на синхронизирането и след това щракнете върху Старт на синхронизирането. Ако това не успее, щракнете върху Изпрати ми подробностите по имейла, отстранете вашия проблем и се свържете с поддръжката, ако е необходимо.

Създаване и премахване на пощенски кутии на сайтове

Трябва ли да присвоя лиценз на имейл адреса на пощенската кутия на сайта?

Не. Имейл адресът на сайта не изиска лиценз за Exchange.

Има ли случаи, в които не трябва да използвам пощенска кутия на сайт?

Има случаи, в които използването на пощенска кутия на сайт може да не е подходящо:

  • Помислете за поверителността – всеки имейл в пощенската кутия на сайта може да бъде прочетен или препратен от който и да било член на сайта.

  • Пощенската кутия на сайта е споделена работна област, така че всеки неин потребител може да пренарежда и изтрива имейлите.

Мога ли да преименувам пощенска кутия на сайт?

Показваното име на пощенската кутия на сайта е показваното име на екипния сайт на SharePoint. Ако промените показваното име на сайта в SharePoint, ще се промени и показваното име в Outlook. Имейл адресът на сайта обаче не се променя.

Мога ли да добавям префикс към имейл адреси на пощенски кутии на сайтове за новите сайтове?

Можете да използвате кратката команда Set-SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell с параметъра – AliasPrefix , за да създадете префикс, който да използвате с пощенските кутии всички нови сайтове.

Мога ли да изтрия пощенската кутия на сайт?

Когато сайтът бъде затворен или изтрит ръчно или в резултат от правилата за затваряне на сайта, пощенската кутия на сайта също се затваря или изтрива.

Можете да предотвратите създаването на пощенски кутии на сайтове от потребителите, като изчистите отметката от квадратчето Пощенски кутии на моя екип в правилата за присвояване на роли по подразбиране. След това можете да създадете нови правила за потребителите, на които са необходими разрешения за създаване на пощенски кутии на сайтове.

Мога ли да автоматизирам създаването на пощенски кутии на сайтове?

Да

  1. За да създадете пощенска кутия на сайт за съществуващ сайт на SharePoint, като използвате вашата автоматизирана система за осигуряване, инсталирайте Приложение за пощенска кутия на сайта.

  2. Като използвате Windows PowerShell с кратките команди на Exchange Online, изпълнете следната команда, за да създадете пощенската кутия на сайта и да зададете показваното име:

    New-SiteMailbox –DisplayName “<Site display name>” –SharePointUrl https://domain.sharepoint.com/sites/<site_name>

Ето пример как да настроите нова пощенска кутия на сайт в сайта на екипа по маркетинг:

New-SiteMailbox –DisplayName “Marketing” –SharePointUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/marketing

За повече информация относно кратките команди, които се използват за управление на пощенски кутии на сайтове вижте кратки команди за споделяне и сътрудничество.

Как да управлявам максималния размер на пощенската кутия?

Можете да използвате кратката команда Set-SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell , за да контролирате максималния размер на имейл съобщенията, които могат да бъдат получавани, кога се издават предупреждения за размера на пощенската кутия, кутия и максималния размер.

Има ли статистики за използването на пощенската кутия на сайта?

Да. Можете да използвате следните кратки команди на Windows PowerShell, за да получите информация за използването:

  • Get-SiteMailbox: Получаване на основна информация за дадена пощенска кутия.

  • Get-MailboxFolderStatistics: Показване на броя елементи и размера на папката.

  • Get-MailboxStatistics: Показване на часа на последното влизане.

За повече информация относно използването на тези кратки команди вижте кратки команди за споделяне и сътрудничество.

Отстраняване на проблеми с достъпа до пощенски кутии на сайтове

Защо потребителят не вижда пощенската кутия на сайта в Outlook, въпреки че я вижда в SharePoint?

Има няколко възможни причини, поради които потребителят може да вижда пощенската кутия на сайта в SharePoint, но не и в Outlook. Проверете следното:

  • Уверете се, че потребителят използва поддържана версия на Outlook.

  • Уверете се, че потребителят е добавен в групата собственици на сайта или в групата членове на сайта като индивидуален потребител, а не като част от група за защита.

  • Само 10 пощенски кутии на сайтове могат да се използват на един път в Outlook. Ако потребителят вече има настроени 10 пощенски кутии на сайтове и иска да вижда и други от тях, първо трябва да скрие някои от пощенските кутии на сайтове. За повече информация как да изчистите отметката от квадратчето Показвай в Outlook вж. Достъп до имейлите и документите по проект от едно място.

Защо потребителят вижда даден документ в SharePoint, но не и в пощенската кутия на сайта в Outlook?

За да се вижда документът в пощенската кутия на сайта в Outlook, библиотеката с документи, която съдържа този документ, трябва да е закачена към "Бързо стартиране" в сайта.

Защо потребителят вижда даден документ в пощенската кутия на сайта в Outlook, но не и в SharePoint?

Outlook съдържа всички документи, но SharePoint съдържа само документите, за които потребителят има разрешение за четене. Ако потребителят няма разрешение за четене за даден документ, името на документа се показва в пощенската кутия на сайта в Outlook, но потребителят на Outlook не може да отвори документа.

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×