План за използване на данните в SharePoint Server

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

С комбиниране на Office SharePoint Server 2007, 2007 Microsoft Office system и данните във вашето предприятие, можете да създадете бизнес решение, с което да се чувствате като у дома си.

План за използване на данните в SharePoint Server

В тази статия

Изграждането на бизнес решение е като изграждането на дом

Вникване в основите на данните

Използване на данни в Office SharePoint Server 2007

Използване на данни от програми на Office system с Office SharePoint Server 2007

Първи стъпки с шаблоните и сценариите

Изграждането на бизнес решение е като изграждането на дом

Да кажем, че искате да си построите качествен дом. Ако имате много време и пари, можете да изберете вариант А: купете празен парцел без комунална инфраструктура и наемете архитект, за да проектира къщата, и предприемач (който използва подизпълнители), за да я построи усърдно от нулата. Ако нямате много време и пари, можете да изберете вариант Б: купете модулно жилище, изберете предварително проектиран архитектурен стил и архитектурен план и наемете един предприемач, който бързо да построи дома ви върху разработен парцел с изградена комунална инфраструктура.

За да изградите качествено бизнес решение, Microsoft Office system и Office SharePoint Server 2007 предоставят и двата варианта. Вариант А често изисква финансиране, кодиране и разработка и обикновено е най-добре да се остави на ИТ специалистите. Вариант Б съчетава Microsoft Office system (вашия архитект) с Office SharePoint Server 2007 (модулите на вашия дом, разработения парцел и комуналната инфраструктура), мотивиран служител, работещ с информацията (вашия предприемач), и шаблони и сценарии (вашите архитектурни стилове и архитектурни планове).

Ако искате помощ, за да изградите качествено бизнес решение с помощта на вариант Б, значи сте на правилното място. Тази статия ви дава поглед върху целия процес на използване на данните в Office SharePoint Server 2007, както и много връзки към допълнителна информация, които ви помагат да вникнете в подробностите за множеството функции, разгледани тук, и могат да ви помогнат да внедрите свое решение.

Най-горе на страницата

Вникване в основите на данните

В основата на всяко автоматизирано бизнес решение, базирано на Microsoft Office system, било то на ниво предприятие, отдел, или работна група, са данните и основните начини, по които можете да работите с тях.

Най-горе на страницата

Трите типа данни

Информацията е жизнено важна за ефективната работа на всяко предприятие, а данните са "живителната кръв", която го поддържа. Повечето предприятия отделят големи ресурси за събиране, съхраняване, актуализиране, достъп, анализиране, отчитане и управление на данните. Тези данни са в три форми:

  • Структурирани данни    Този тип данни позволяват организиране в таблици и лесно актуализиране, сортиране, филтриране и изпълнение на заявки, а данните обикновено се съхраняват в неструктурирани файлове и бази данни. Структурираните данни включват също и метаданни, които често се дефинират като "данни за данните". Метаданните показват значението и ограниченията за данните и включват заглавките на колони, типовете и форматите на данните и правилата за проверка. Примери за структурирани данни са вашите поръчки за покупка, статистики, наличности, бюджети и продажби.

  • Неструктурирани данни    Този тип данни са информацията, която се съхранява в документи и презентации и която не може да се конвертира автоматично в структурирани данни. Примери за неструктурирани данни са вашите паметни бележки, писма, публикации, правила, оферти, спецификации, слайдове и автобиографии.

  • Полуструктурирани данни    Този тип данни съдържат структурирани данни, комбинирани с малко количество неструктурирани, като например полета за коментари и паметни бележки, прикачени документи и графики. Примери за полуструктурирани данни са вашите отчети за състоянието, официални запитвания за оферта, атестации и продуктови каталози.

Можете да работите и с трите типа данни, като използвате Microsoft Office system и Office SharePoint Server 2007, но тази статия разглежда основно структурираните и полуструктурираните данни.

Най-горе на страницата

Създаване на връзки към данните

Структурираните и полуструктурираните данни често идват от външен източник на данни, като например XML файл, работна книга или база данни. Този външен източник на данни е свързан към вашата програма чрез връзка за данни, която представлява набор от информация, описваща как да намерите, да влезете и да осъществите достъп до външния източник на данни.

Информация за връзка може да се съхранява също и във файл за връзка, като например файл за връзка с данни на Office (.odc файл). ODC файлът използва HTML и XML етикети по избор, за да съхранява информацията за връзката, и се използва от повечето програми на Office. Office InfoPath 2007 използва подобен универсален файл за връзка с данни (.udc файл). Файловете за връзка са особено полезни в случаите на постоянно споделяне на връзки, тъй като правят връзките по-лесно откриваеми, допринасят за подобряване на защитата и улесняват администрирането на източника на данни. Най-добрият начин за споделяне на файловете за връзка е да ги поставите в защитено и надеждно местоположение, като например библиотека за връзка с данни на SharePoint, където съответните потребители и програми ще могат да четат файла, но само определени потребителите ще могат да го променят.

Свързване към външни данни

1. Има множество източници на данни, с които можете да се свързвате: Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access 2007, Office Excel 2007 и текстови файлове.

2. С всеки източник на данни е свързан ODBC драйвер или доставчик на OLE DB.

3. Файлът за връзка определя цялата информация, необходима за достъп и извличане на данни от източника на данни.

4. Информацията за връзка се копира от файла за връзка във вашата програма.

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8, които се инсталират заедно с Microsoft Windows, позволяват свързване с множество релационни и нерелационни източници на данни чрез ODBC (Open Database Connectivity) драйвери или чрез доставчици на OLE DB (Object Linking and Embedding Database). Когато инсталирате Microsoft Office system, допълнителните ODBC драйвери и доставчици на OLE DB се добавят в компютъра ви. Можете да използвате също и ODBC драйвери и доставчици на OLE DB от други разработчици, за да получавате информация от източници, различни от източниците на данни на Microsoft. За информация относно инсталирането на тези ODBC драйвери или доставчици на OLE DB вижте документацията за базата данни или се свържете с нейния доставчик.

С помощта на Microsoft Office system можете да създавате връзки в множество програми на Office и да използвате съветника за връзка с данни, за да се свързвате с нови източници на данни. Можете също да преглеждате и редактирате съдържанието на ODC файл по най-добрия начин, като използвате Office Excel 2007.

Още информация

Импортиране на данни в Office Publisher, Visio или Word с помощта на съветника за връзка с данни

Общ преглед на свързването (импортирането) на данни

Най-горе на страницата

Използване на мрежи с данни за работа с данните

Най-лесният начин за работа с данните често е използването на мрежа с данни. Мрежата с данни представлява таблично показване на данните в колони и редове, което ви позволява лесно да сортирате, да филтрирате, да изпълнявате заявки и да боравите с данните. Освен това мрежите с данни осигуряват начин за получаване на правилния набор от данни за вашето бизнес решение от няколко източника на данни. За някои потребители мрежата с данни е достатъчна за ефективна работа с данните. За други са необходими по-лесни начини за управление на данните, като например формуляри, отчети и табла.

Таблица със служителите в изглед на лист с данни

С помощта на Microsoft Office system и Office SharePoint Server 2007 можете да създавате и използвате мрежи с данни, като използвате уеб листа с данни на Access, листовете с данни на Access и таблиците на Excel.

Най-горе на страницата

Използване на формуляри за ефективна промяна на данните

множество подформуляри вложени един в друг Структурираните и полуструктурираните данни често се нуждаят от актуализиране и промяна – и тук е мястото да се използват формуляри. Формулярът – отпечатан или онлайн – е компонент на документ или програма, проектиран със стандартна структура и формат, с който можете по-лесно да събирате, въвеждате, организирате и редактирате данни. Формулярите са прозорци, през които потребителите виждат и имат достъп до вашите данни. Онлайн формулярите съдържат инструкции, форматиране, етикети и празни полета за въвеждане на данни, подобно на печатните формуляри. Онлайн формулярите съдържат и контроли – например списъчни полета, бутони за избор и командни бутони – които показват данните или улесняват потребителите да въвеждат или редактират данни, да извършат дадено действие или да направят избор. Добре изглеждащият формуляр прави работата с данните по-приятна и ефективна и помага да се избегне въвеждане на неправилни данни.

С помощта на Microsoft Office system и Office SharePoint Server 2007 можете да създавате и използвате формуляри, като използвате формулярите на Access, формулярите на InfoPath, формулярите за списък на SharePoint, изгледите на данни, вмъкнати като формуляри, и уеб частите на формуляри.

Най-горе на страницата

Използване на отчети за представяне на данните и вземане на решения

Отчетите могат да предоставят общ преглед на вашите данни Структурираните и полуструктурираните данни обикновено се правят достъпни за потребителите посредством бизнес отчети. Отчетът е представяне на данни, трансформирани във форматирана и организирана информация в съответствие с конкретните бизнес изисквания. Примери за отчети са вашите бюджетни прогнози, обобщения на продажбите, списъци с телефони, пощенски етикети и продуктови каталози. Отчетът може да представлява кратко резюме на една страница или пък йерархично представяне на голям обем данни. Отчетът може също да съдържа подотчети, да варира в зависимост от параметрите, които се предават към него, и да е силно интерактивен, така че потребителите да могат да сортират, филтрират и детайлизират данните и дори да създават подробни отчети.

Отчетите позволяват на хората, работещи с информация, да вземат правилни бизнес решения, като им помагат да намират отговорите на въпроси, да се фокусират върху цели, да откриват най-добрите възможности, да разработват правилни стратегии и тактики, да определят последствията и да намират компромисни решения, както и да оценяват неизвестните и рисковете.

Потребителите на отчетите могат да бъдат класифицирани по следния начин.

Тип потребител

Пример

Действия с отчетите

Опитни потребители

Анализатори на данни и бизнес анализатори

Създаване и персонализиране на отчети, работа с OLAP (Online Analytical Processing) отчети с обобщени таблици, използване на инструменти за създаване на отчети, провеждане на статистически анализ и извършване на анализи с помощта на инструменти за събиране на данни.

Средно напреднали потребители

Ръководители и други хора, работещи с информация

Четене на подробни отчети, персонализиране и боравене с отчетите чрез филтриране, сортиране и задаване на параметри и създаване на заявки и отчети при необходимост.

Обикновени потребители

Служители

Четене на стандартни, прости отчети и достъп до отчетите чрез прости визуализации, като например блоксхеми.

С помощта на Microsoft Office system, Office SharePoint Server 2007 и SQL Server можете да създавате и използвате богата гама отчети, като използвате Access, Excel, услугите за отчет на SQL Server, InfoPath (използвайки обединяването на формуляри) и Office SharePoint Designer 2007 (използвайки изгледите на данни само за четене).

Най-горе на страницата

Използване на табла и водещи показатели на представянето (KPI) за въздействие върху данните

Бизнес разузнаването е популярно и широко използвано в отрасъла средство за събиране, управление и използване на данни; за разпознаване на тенденции и значения; за вземане на решения, даване на отговори и предприемане на действия; и в резултат от това – за подобряване на производителността във вашето предприятие. В основата на това средство са таблата и водещите показатели на представянето (KPI).

Използване на табла

Таблата (наричани също "карти с резултати") са жизнено важно средство в бизнес разузнаването, което съчетава отчети и анализи за визуализиране на критично важната информация на ниво предприятие, отдел и група.

Страницата на съветника за справки, в която избирате полета

Има три типа табла: оперативни табла, които служат за наблюдение на ежедневната работа на служителите, тактически табла за анализ на данните и наблюдение на месечните и тримесечни дейности и стратегически табла за дългосрочно управление на предприятието. Данните на таблото могат да бъдат количествени, например суми на поръчките, пазарен дял, печалба, обаждания за поддръжка, производствени дефекти или посещения на уеб страницата. Данните на таблото могат да бъдат и качествени, например 10-те потребители с най-големи поръчки, ключови проблеми, текущи задачи за изпълнение и актуализации на най-важните новини.

Използване на водещи показатели на представянето (KPI)

Основен елемент на таблото е водещият показател на представянето (KPI) – визуален ориентир (например стрелки нагоре и надолу, светлинните сигнали на светофара и цветни кръгове), който показва напредъка към важна бизнес цел. KPI е количествена мярка, например месечната брутна печалба или процентът нови служители спрямо общия брой служители за тримесечие, която служи за наблюдение на производителността на организацията. KPI са ценни за екипите, ръководителите и фирмите, тъй като помагат за бързо оценяване на напредъка към измерими цели и за вземане на правилни решения въз основа на три фундаментални въпроса: "В какво напредвам или изоставам?", "Колко съм напреднал или изостанал?" и "Какъв е минимумът, който съм постигнал?".

Показатели за резултатите от продажби Всеки KPI има цел, състояние и тенденция. Пример за често използван KPI са месечните продажби на отдела. След внимателно планиране, за всеки отдел се определя цел за продажбите за тримесечието. Таблото или картата с резултати показва седмичното състояние на тази цел – независимо дали работата за постигането й върви по график, напредва, или изостава – например чрез цветове или дефинирани от фирмата стандартни икони. Тенденциите през последните години също могат да бъдат обобщени в диаграма, а понякога и да се направят прогнози за тях за следващата година.

Най-горе на страницата

Използване на данни в Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 подпомага сътрудничеството с други служители, като улеснява управлението и споделянето на документи, сайтове и работни области и подпомага общите бизнес дейности, които използват и трите типа данни, описани по-горе. Например:

  • Работни групи и отдели, които трябва да работят съвместно по проекти, да информират относно бизнес целта, да измерват успеха, да организират екипи и задачи, да разработват и проследяват графици и контролни точки, да определят разходите и да постигат резултати.

  • Фирми, които трябва да управляват множество документи, да проверяват процеси, да информират относно правила и да съхраняват, етикетират и намират обемни записи.

Office SharePoint Server 2007 създава и солидна инфраструктура за разработване на допълнителни бизнес решения, които използват и трите типа данни. За хората, работещи с информация, следните компоненти на Office SharePoint Server 2007 се открояват като важни елементи при изграждането на автоматизирано бизнес решение, базирано на структурирани и полуструктурирани данни с малко или без никакво кодиране. Тези компоненти, които работят добре както самостоятелно, така и заедно, са "модулите на вашия дом, разработения парцел и комуналната инфраструктура", които могат да ви помогнат да изградите бързо своето бизнес решение.

Компоненти на структурираните данни в SharePoint

1. С помощта на Microsoft Office system и Office SharePoint Server 2007 можете да работите с много типове външни данни, включително отраслови (LOB) данни, източници на данни на Office и неструктурирани файлове.

2. Office SharePoint Server 2007 има много компоненти, предназначени за боравене с външни данни по различни начини.

3. Можете да осъществявате достъп до тези външни данни чрез настолна програма на Office или в браузър, например Windows Internet Explorer.

Най-горе на страницата

Списъци на SharePoint

Сайтът на SharePoint обикновено съдържа множество списъци по подразбиране, включително връзки, съобщения, контакти, проследяване на въпроси, проучвания и задачи, които можете да използвате като отправна точка за вашето бизнес решение. В много случаи тези списъци по подразбиране могат да предоставят бързи и ефективни решения с малки или без никакви промени. Можете например да използвате: проучвания за оценка на удовлетвореността на служители и клиенти, които включват условно разклоняване и разделяне по страници, както и проследяване на въпроси, което позволява създаване на версии и съхраняване на хронологията на версиите за по-задълбочен анализ на проектите на работните групи и общите задачи.

Списък на задачи от проект

Списъците са богати и гъвкави и имат много вградени функции, които предоставят стабилен начин за съхраняване, споделяне и работа със структурирани и полуструктурирани данни. Можете:

  • Да включвате много типове данни, като например дати, картини, формули и изчисления, базирани на други колони, полета само за добавяне (полезни за регистриране и проследяване на приложения) и справочни полета, в които можете да изберете стойност от друго поле на списък.

  • Да създавате списъчни изгледи за организиране, сортиране и филтриране на данни по различни и специфични начини; да променяте метаданните, например като добавяте и изтривате колони и модифицирате правилата за проверка; да използвате системно списъци в сайтове на SharePoint с типове съдържание, колони на сайт и шаблони.

  • Да създавате списъци по избор, да показвате данните в уеб части и страници с уеб части и да импортирате, да експортирате и да се свързвате с данни от други програми, например Excel и Access.

  • Да следите версии и подробна хронология, да изисквате одобрение за модифициране на данни, да използвате защита на ниво елемент и папка, да вкарвате и извличате от архив и да бъдете информирани автоматично за промени чрез предупреждения и RSS канали.

  • Да организирате съдържанието в един списък в папки за допълнително удобство и по-добра производителност и да увеличите производителността като цяло при работа с големи списъци с помощта на индексиране.

Уеб листът с данни на Access (известен преди като "изглед на лист с данни") предоставя мрежа с данни за преглеждане и редактиране на данните – за множество типове списъци. Уеб листът с данни на Access може да ви се стори по-удобен и по-мощен от стандартния списъчен изглед. Той показва съдържанието на списък или библиотека с документи в редове и колони. Можете да добавяте и редактирате редове и колони, да прилагате филтри и ред на сортиране, да показвате изчисляеми стойности и общи суми и удобно да редактирате данните в клетки на мрежата.

Пример за изглед на лист с данни

Забележка : Уеб листът с данни на Access изисква на компютъра клиент да е инсталиран Office Access 2007, както и браузър, който поддържа ActiveX контроли.

Прозорецът на задачите на уеб листа с данни на Access съдържа и няколко допълнителни команди, които улесняват взаимодействието с Excel и Access.

Команда

Действие

Проследяване на този списък в Access

Създава свързана таблица в Access, която свързва също и с изгледа на лист с данни и която можете да обновявате и актуализирате (достъпно само в Office Access 2007).

Експортиране в Access

Експортира изгледа в таблица в база данни.

Отчет с Access

Създава свързана таблица в Access и генерира отчет.

Заявка по списък в Excel

Експортира данните в Excel и можете да ги обновявате в Excel. (Същото действие като на командата Експортиране в Excel, налична в менюто Действия в стандартния списъчен изглед).

Отпечатване с Excel

Експортира данните в Excel, за да можете да ги отпечатвате от Excel.

Диаграма с Excel

Експортира данните в Excel, за да можете да създавате диаграми в Excel с помощта на съветника за диаграми.

Създаване на отчет с обобщена таблица в Excel

Експортира данните в Excel, за да можете да създадете отчет с обобщена таблица в Excel.

Най-горе на страницата

Библиотеки на SharePoint

Библиотеката на SharePoint е местоположение в сайт на SharePoint, където можете да създавате, събирате, актуализирате и управлявате документи заедно с членовете на екипа и други служители. Всяка библиотека показва списък с документите и ключови метаданни за тях, което помага на хората да използват файловете и да работят съвместно. Всяка библиотека предоставя полезни функции, като например вкарване и извличане на документи, създаване на основно и второстепенно номериране и проследяване на версиите и използване на разширени правила, проверки и функции за работен поток. В библиотеката можете да създавате и управлявате документи, картини, презентации, формуляри и други типове файлове. И накрая, можете да използвате библиотеката по подразбиране "Споделени документи", да я персонализирате за собствените си цели или да създавате свои собствени, допълнителни библиотеки.

Библиотека с документи

Има три типа библиотеки – библиотеки с документи, библиотеки с формуляри и библиотеки за връзка с данни – които могат да работят с всички типове данни.

Библиотеки с документи     Можете да използвате библиотеките с документи за съхранение, достъп и управление на голямо разнообразие от файлове, включително документи на Office, електронни таблици, отчети, формуляри, бази данни на Office Access 2007 и текстови файлове.

Библиотеки с формуляри     В библиотеките с формуляри можете да съхранявате и да работите с формуляри на Office InfoPath 2007. Библиотеките с формуляри предоставят едно централизирано местоположение, където потребителите могат да попълват и съхраняват формулярите, базирани на един и същи шаблон. Можете например да използвате InfoPath, за да създадете решение за проследяване на активи, което съхранява шаблона за формуляр (.xsn) и XML файловете с формуляри (.xml) в библиотека с формуляри на SharePoint.

Библиотеки за връзка с данни     Библиотеката за връзка с данни (DCL) е специална библиотека, която може да се определи като надеждно местоположение, улесняващо съхранението, защитата, споделянето и управлението на ODC и UDC файлове. Администраторите могат да управляват достъпа до тези връзки, за да могат да ги използват само привилегировани, надеждни потребители. Excel Services могат да бъдат настроени така, че да могат да се използват само надеждни връзки. Също така може да се наложи администраторът да премести дадена база данни от тестов на производствен сървър или да актуализира заявка, която осъществява достъп до данните. С помощта на един ODC файл, записан в DCL, администрирането на тази информация за връзка е много по-лесно и достъпът на потребителя до данните е по-удобен, защото всички работни книги използват един и същи файл за връзка и операцията за обновяване, независимо дали на компютъра клиент, или на компютъра сървър, внася актуалните промени в този файл за връзка. Можете дори да настроите Office SharePoint Server 2007 и компютъра клиент на потребителя да откриват автоматично промените във файла за връзка и да използват най-актуалната версия на този файл за връзка. Накратко, библиотеките за връзка с данни значително опростяват поддръжката и управлението на връзките с данни.

Най-горе на страницата

Уеб части и страници с уеб части

Уеб частта е модулна единица с информация, която е основният градивен блок на страницата с уеб части. Можете да добавите уеб части към областите с уеб части на дадена страница с уеб части, след което да персонализирате отделните уеб части, за да създадете уникална страница за потребителите на вашия сайт. Страницата с уеб части е специален тип уеб страница, в която можете да използвате уеб части за обединяване на данни (като списъци и диаграми) и уеб съдържание (като текст и изображения) във визуализация на динамична информация, която е изградена около често срещана задача или конкретен въпрос.

Можете да използвате страница с уеб части, за да представите разнообразна структурирана и неструктурирана информация по един организиран, полезен и удобен начин. Страниците с уеб части често съдържат няколко уеб части, които са свързани, така че да можете динамично да показвате данните и съдържанието и да виждате резултатите, които искате.

Можете например да създадете страница с уеб части, наречена "Поръчки на клиенти", която да използвате за показване на важна информация. Обажда ви се клиент, който има въпрос относно поръчка и не помни ИД на поръчката, но помни датата, на която е направена. Можете да използвате страница с уеб части, за да направите следното:

Страница с уеб компонент ''Потребителски поръчки'' с няколко уеб компонента

1. Да потърсите поръчка по ИД на поръчка или в този случай по датата на поръчката.

2. Да покажете всички поръчки по дата.

3. Да изберете правилната поръчка въз основа на името на клиента и да прегледате подробните данни за поръчката, както и данните на клиента.

4. Да изберете отделен елемент от поръчката (в този случай лампата) и да покажете снимка на продукта, за да дадете отговор на въпрос на клиента.

5. Да хвърлите бърз поглед за най-новите бизнес новини, които са свързани с поръчката на клиента.

Можете да използвате страници с уеб части за:

  • Консолидиране на данни от различни източници на данни и създаване на отчет.

  • Анализиране и агрегиране на данни (например за суми, общи суми или брой).

  • Обобщаване на информацията за ключови KPI, която искате да виждате в началото на всеки ден.

  • Определяне на приоритети и маркиране на данните за проект или клиент на табло, което ще ви помогне да вземате ефективни решения.

  • Показване на актуална информация за служебни графици и събрания за бързо планиране на деня.

  • Получаване на бърз достъп до бизнес новини, прогноза за местното време и предпочитаните от вас уеб сайтове, върху които да се фокусирате при преглед в уеб.

Следват ключовите уеб части, които могат да бъдат свързвани и показват структурирани и полуструктурирани данни.

Уеб част

Описание

Списъчен изглед

Показва данните от списък и метаданните от библиотека

Формуляр

Показва данните, използвайки контролите на HTML формуляр

Изображение

Показва изображения

Excel Web Access

Показва работни книги на Excel

Визуализатор на отчети

Показва отчетите, създадени от услугите за отчет на SQL Server

Изглед на данни

Показва и редактира данните от различни източници на данни

KPI

Показва данните за водещи показатели на представянето (KPI) и символите от KPI списък

Подробни данни за KPI

Показва KPI данните за един елемент и символите от KPI списък

Елемент на бизнес данни

Показва подробни данни за единичен елемент на бизнес данни

Списък с бизнес данни

Показва обобщение на бизнес данните в списък

Действия с бизнес данни

Свързва уеб части, за да конфигурира действия с бизнес приложения

Списък със свързани бизнес данни

Свързва уеб части, за да покаже свързани бизнес елементи

Създател на елемент на бизнес данни

Създава елемент на бизнес данни от параметрите в низ на заявка, който да се използва в страниците на профили с бизнес данни.

Филтър

Филтрира данните в уеб частите по различни начини

Още информация

Работа с уеб компоненти за филтър

Най-горе на страницата

Каталог за бизнес данни

Каталогът за бизнес данни е компонент, който предоставя вградена поддръжка за показване на данни от отраслови (LOB) бази данни, например SAP, Siebel и SQL Server. Обикновено тези LOB системи управляват важна бизнес информация и процеси, като например данни за клиенти, наличности, фактуриране и жизнен цикъл на продукти. Често тези системи изискват задълбочено обучение, трудни са за използване и са достъпни само за малък брой избраници. Каталогът за бизнес данни прави тези отраслови данни достъпни за повече хора, които се нуждаят от достъп до данните и които трябва да работят с тях по различни, по-гъвкави начини. Например един формуляр на InfoPath за поръчка за покупка може да се използва за показване на данните за клиенти от една система, на подробности за продуктите от друга система и на финансови данни – от трета система.

Следва резюме на ролите и задачите за работа с каталога за бизнес данни.

Роля

Задача

Бизнес анализатор

Определя функциите и създава предварително дефинирани решения

Автор на метаданни

Създава и тества метаданни

Администратор

Импортира дефиницията на приложението и конфигурира достъпа до данните

Член на сайта

Включва бизнес данни в уеб части, страници и списъци

Разработчик

Създава персонализирани решения за страници с уеб части

Посетител на сайта

Използва бизнес данните

показване на бизнес данни в уеб компонента за списък с бизнес данни

След като извлечете бизнес данните от източника на данни, има четири функции на каталога за бизнес данни, които можете да използвате:

  • Бизнес данни в списъци    Можете да включвате бизнес данни във всеки съществуващ списък или библиотека с документи на SharePoint, като добавите колона за бизнес данни като тип поле. Някои от често срещаните сценарии са: свързване на документи със записи за клиенти, като например оферти, договори и презентации; допълване на данните с колони по избор, като например анотация; и избиране на данни от списък, като например пощенски кодове.

  • Действия с бизнес данни    Действията с бизнес данни са връзки, които се появяват до бизнес обектите. Тези връзки могат например да отварят уеб страници, да показват потребителските интерфейси на бизнес приложения или да отварят формуляри на InfoPath. Действията с бизнес данни се показват също и като връзки в списъците на SharePoint и в резултатите от търсене. С помощта на тези връзки можете лесно да актуализирате даден елемент или видите свързаните с него данни.

  • Уеб части за бизнес данни   Office SharePoint Server 2007 включва няколко уеб части за бизнес данни, които могат да показват всеки обект от каталога за бизнес данни. Можете да използвате уеб частите за бизнес данни, за да персонализирате начина на показване на бизнес данните във вашия сайт. Можете също да свържете тези уеб части, така че когато изпълнявате действие в една уеб част, тя да променя съдържанието на друга уеб част.

  • Бизнес данни в потребителските профили    За да се разшири информацията за потребителите в Office SharePoint Server 2007, по подразбиране се създават профили с бизнес данни, когато дадено приложение се регистрира в каталога за бизнес данни.

Още информация

Показване на бизнес данни в сайт на SharePoint

Каталог за бизнес данни

Най-горе на страницата

KPI списъци

Тримесечни продажби KPI Един готов за използване списък значително улеснява включването на водещи показатели на представянето (KPI) във вашите бизнес решения. Има четири начина за използване на KPI списък, всеки от които използва общ източник на KPI стойности и начин за включване на тези стойности в сайт на SharePoint:

  • Данни в списъците на SharePoint:     Когато списъците на SharePoint съдържат елементи, които могат да се преброят, елементи, които са част от работен поток, или елементи, които съдържат дати, можете да използвате KPI, за да следите колко време тези проблеми или задачи са били "отворени", колко от тях са "отворени" и какъв процент от задачата е завършена. Можете също да следите сумарни стойности, като например периода от време, през който проблемът е бил "отворен", или общия брой продажби в даден регион.

  • Данни в работни книги на Excel:     Можете да настроите KPI в работна книга на Excel в библиотека с документи и връзка към KPI от Office SharePoint Server 2007. Тъй като данните в работната книга се променят, KPI се актуализира автоматично. Можете също да изберете работната книга да се показва на същата уеб страница, като използвате уеб частта на Office Excel Web Access.

  • Данни от Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services:   Office SharePoint Server 2007 може да използва водещи показатели на представянето (KPI) от услугите за анализ – компонент на Microsoft SQL Server 2005. Обикновено системният администратор или анализаторът на бази данни задава тези KPI и регистрира връзката с данни в Office SharePoint Server 2007. След това всеки, който има подходящите разрешения, ще има достъп до базата данни и връзка към KPI на услугите за анализ.

  • Ръчно въведена информация:     В ситуации, в които не е настроена официална система или имате еднократен проект за проследяване, можете да въведете критериите ръчно. Този KPI списък е полезен за показване на информация, която се предава по имейл или чрез друга система.

Работни потоци

Блоксхема на работния поток ''Одобрение'' Много от жизнено важните процеси във всяка организация зависят до голяма степен от хората. Автоматизирането на взаимодействията между хората, които участват в даден процес, може да подобри ефективността му. Тези процеси понякога се наричат човешки работни потоци. С Office SharePoint Server 2007 можете да използвате предварително дефинираните работни потоци, а с Office SharePoint Designer 2007 можете да създавате нови решения за работни потоци, базирани на елементи от списъци и библиотеки. Office SharePoint Designer 2007, базиран на правила конструктор на работни потоци, улеснява създаването на работни потоци с условно разклоняване и множество стъпки.

Работните потоци, включени в Office SharePoint Server 2007, предлагат тясна интеграция с програмите от изданието 2007 на Office. Можете да използвате Office Outlook 2007, за да обменяте информация за задачи и състояния с потребителите. Можете да използвате Office Access 2007, за да модифицирате работния поток, асоцииран със свързан списък, и да създавате отчети за работен поток с цел по-добро оценяване на състоянието на проекта и на вашите бизнес процеси. Работните потоци могат да използват формуляри по избор, създадени с Office InfoPath 2007, за да взаимодействат с потребителите чрез други програми на Office, като например Office Word 2007.

Още информация

Проектиране на формуляр, отговарящ на състоянието на работния поток

Демонстрация: Опростяване на бизнес процесите с формуляри и работни потоци

Най-горе на страницата

Услуги за отчет на SQL Server

Услугите за отчет на SQL Server представляват завършена, обхващаща цялото предприятие услуга за управление и разпространение на отчети, която включва проектиране, създаване, доставяне, защита и показване на отчетите в най-различни формати. С SQL Server 2005 Service Pack 2 можете да използвате услугите за отчет в режим на интеграция на SharePoint, така че да можете да:

  • Използвате библиотеки на SharePoint, за да съхранявате отчети, източници на данни и модели на отчети. Съхраняването на отчети в библиотеки с документи позволява отчетът да използва стандартните функции на Office SharePoint Server 2007, като например работен поток, създаване на версии и защита. Можете също да добавяте отчети в центъра за отчети.

  • Синхронизирате отчетите и всички свързани с тях ресурси, съхранявани в Office SharePoint Server 2007, със същите отчети, които се съхраняват и изпълняват от сървъра за отчети.

  • Използвате последователен потребителски интерфейс за управление и преглед на отчетите. Удобната лента с инструменти в уеб частта на визуализатора на отчети ви позволява да преглеждате и редактирате свойства; да управлявате разрешения и абонаменти; да редактирате в конструктора на отчети; да конфигурирате източници на данни, параметри, снимки и времена на изчакване; да преглеждате хронологията на отчетите и версиите и да публикувате основните версии.

Примерен отчет

Можете да използвате уеб частта на визуализатора на отчети, за да преглеждате, навигирате, отпечатвате и експортирате отчети на сървъра за отчети. Уеб частта на визуализатора на отчети е свързана с файлове с дефиниция на отчет (.rdl файлове), които се обработват от сървъра за отчети. Можете да зададете свойствата на уеб частта, за да управлявате начина на показване на лентата с инструменти и областите за преглед, и да свържете уеб частта с конкретен отчет. Отчетите в библиотеката с отчети се рендират с помощта на уеб частта на визуализатора на отчети. Всяка страница с уеб части може да се модифицира, за да показва отчетите с помощта на уеб частта на визуализатора на отчети, и можете също да я свържете с уеб части за филтриране, за да ограничите данните, които се показват в отчетите.

Интегрирането на услугите за отчет с SharePoint Server изисква да са инсталирани следните компоненти: услугите за отчет на SQL Server 2005, които хостват отчетите на услугите за отчет и комуникират с SharePoint Server с помощта на интерфейс за уеб услуги; SQL Server 2005 Service Pack 2, който дава възможност за интеграция на SharePoint Server и услугите за отчет – на сървъра за отчети; и добавката на услугите за отчет на Microsoft SQL Server 2005 за технологии на Microsoft SharePoint, която включва уеб частта на визуализатора на отчети и новия потребителски интерфейс за управление на отчети.

Най-горе на страницата

Център за отчети

Центърът за отчети е шаблон за сайт, който съдържа предварително дефинирана колекция от библиотеки с отчети, библиотеки за връзка с данни, списъци на SharePoint, уеб части, включително уеб части за филтриране, и KPI, които можете да персонализирате и разширявате за собствените си цели. Представете си центъра за отчети като централен концентратор, който предоставя едно общо, просто и защитено местоположение и среда за отчети, където потребителите могат да навигират, да намират и да получават актуални отчети – както чрез непланирани заявки, така и във вид на планирани, периодични снимки. Благодарение на центъра за отчети можете да разчитате по-малко на прикачените файлове в имейл за доставяне на отчетите и да помогнете за намаляване на натоварването на мрежата. В центъра за отчети можете да съхранявате различни отчети, включително електронни таблици, снимки на Access, отчети на услугите за отчет на SQL и PDF файлове.

Център за отчети от продажби

Още информация

Въведение в центъра за отчети

Работа със сайт на центъра за отчети

Най-горе на страницата

Използване на данни от програми на Office system с Office SharePoint Server 2007

Разбира се, можете да създадете бизнес решение, което използва всички типове данни, само с помощта на Office SharePoint Server 2007. Но изданието 2007 на Office има много полезни възможности за интегриране с Office SharePoint Server 2007, които улесняват работата със структурирани и полуструктурирани данни и могат да направят вашето бизнес решение много по-ефективно и добре проектирано. В ръцете на човек, квалифициран в работата с информация – вашия "предприемач" – следващите програми от издание 2007 на Office работят като "архитекти" на добре проектирани и отговарящи на нуждите бизнес решения.

Програма

Предназначение

Тип данни

Excel (заедно с технологията Excel Services)

Анализ и визуализиране на цифрови и други данни във формат на електронна таблица, създаване на професионално изглеждащи диаграми и работа с йерархични данни с помощта на отчети с обобщени таблици.

Структурирани

InfoPath

Събиране и обработване на XML базирани данни.

Структурирани и полуструктурирани

Access

Консолидиране, въвеждане, съхраняване, създаване на отчети и управление на данните в база данни.

Структурирани и полуструктурирани

SharePoint Designer

Персонализиране на базирани на данни уеб страници и сайтове на SharePoint и създаване на изгледи на данни.

Структурирани, полуструктурирани и неструктурирани

Word

Бързо и ефективно създаване на професионални документи

Неструктурирани

Visio

Визуализиране и предаване на сложна информация, системи и процеси.

Неструктурирани

Outlook

Имейл комуникация и управление на контакти, графици и задачи.

Неструктурирани

Publisher

Създаване на професионално изглеждащи публикации и маркетингови материали.

Неструктурирани

PowerPoint

Създаване на динамични презентации с помощта на анимация, графики и мултимедия.

Неструктурирани

Най-горе на страницата

Excel и Excel Services

Използвайте Excel и Excel Services, когато искате да:

  • Извършите изчисления и статистически сравнения с данните.

  • Създадете и използвате отчети с обобщени таблици, за да покажете йерархичните данни в компактно и гъвкаво оформление.

  • Наблегнете визуално на данните с помощта на професионално изглеждащи диаграми, икони за условно форматиране, ленти за данни и цветови скали.

  • Извършите сложни операции за условен анализ с вашите данни, като например статистически, инженерен и регресионен анализ.

Excel предоставя следните фокусирани върху данните възможности за интегриране с Office SharePoint Server 2007.

Възможности за интегриране на Excel, фокусирани върху данните

1. Направете еднократно импортиране на данните от работен лист на Excel в списък на SharePoint или експортирайте данните от работен лист на Excel в списък на SharePoint, за да създадете постоянна, еднопосочна връзка с данните.

2. Използвайте постоянната, еднопосочна връзка с данните, за да обновите данните в работния лист на Excel от списъка на SharePoint.

3. Публикувайте работните книги на Excel в Excel Services и показвайте и взаимодействайте с данните, като използвате уеб частта на Office Excel Web Access в страница с уеб части.

4. Импортирайте данните в работна книга на Excel от OLAP сървъри, бази данни на SQL Server и Access и неструктурирани файлове.

Импортиране на данни на Excel в списък на SharePoint

Ако искате да заредите съществуващи данни в списък на SharePoint, можете да импортирате данните от работен лист на Excel, диапазон от клетки, наименуван диапазон или таблица на Excel – в списък на SharePoint, като използвате командата Импортиране в менюто Действия на списъка на SharePoint.

Експортиране на данни от списък на SharePoint в таблица на Excel

Можете да експортирате данните от списък на SharePoint в таблица на Excel, което създава еднопосочна връзка с данни между Excel и списъка на SharePoint. Когато актуализирате данните в списъка на SharePoint и обновите данните в Excel, данните в Excel се заместват с най-новите данни от списъка на SharePoint, при което се презаписват всички промени, които сте направили в данните. Тъй като връзката с данни е само еднопосочна, промените, които сте направили в Excel, не се отразяват в списъка на сайта на SharePoint.

Забележка : Не можете да синхронизирате данни между работна книга на Office Excel 2007 и списък на SharePoint. Тази функция беше налична в Microsoft Excel 2003 и все още е налична, когато използвате работна книга на Excel 2003 или Visual Basic for Applications (VBA). Сега обаче Office Access 2007 е предпочитаният метод за синхронизиране на данни между програма от Office и списък на SharePoint с двупосочна връзка.

Експортиране на таблица на Excel в списък на SharePoint

Когато експортирате данните от таблица на Excel в списък на SharePoint с помощта на съветника за експортиране на таблица в списък на SharePoint, използвате друг начин за създаване на еднопосочна връзка с данни между Excel и списъка на SharePoint.

Ако не искате данните в таблицата в работния лист на Excel да се актуализират с промените, направени в списъка на SharePoint, можете да експортирате данните без връзка към списъка на SharePoint.

Публикуване в Excel Services

Можете да публикувате работна книга в Office SharePoint Server 2007, така че другите потребители да имат достъп до всички данни или до част от данните, които съдържа работната книга, като използват уеб частта на Office Excel Web Access. Когато публикувате работна книга в Excel Services, цялата работна книга се публикува на сървъра, но можете да определите частите от работната книга (като например отделни работни листове, наименувани диапазони или диаграми), които Excel Services да показва в уеб частта на Office Excel Web Access. Чрез показване само на определени части от работната книга и с помощта на разрешенията за Office SharePoint Server 2007, които ви помагат да защитите работната книга от неупълномощен достъп, можете да запазите данните в работната книга поверителни, като позволите на упълномощените потребители да обновяват, преизчисляват и взаимодействат с видимите данни. Ако зададете параметри за наименувани клетки в работната книга, преди да я публикувате, потребителите ще могат да редактират тези клетки и да дефинират стойности.

Другите потребители могат да преглеждат и анализират показаните данни в работния лист. Те могат да взаимодействат с тях, като използват някои функции на Excel, например сортиране и филтриране на данни, или като използват функциите за детайлизиране на обобщената таблица. Ако зададете параметри за наименувани клетки в работната книга, потребителите ще могат да редактират тези клетки и да дефинират стойности.

използване на excel web access за споделяне на работни книги на excel 1. Горната секция съдържа заглавието и лента с инструменти, в която има няколко менюта, команди и падащ списък.

2. Основният прозорец показва един или няколко работни листа в изглед на работен лист, наименуван елемент, като например диаграма или таблица на Excel, в изглед на наименуван елемент и по желание – структурна област.

3. В прозореца Параметри има етикети на параметрите, текстови полета за въвеждане на данни и екранни пояснения (по желание), които предоставят повече информация за всеки параметър.

4. Секцията най-долу показва съобщенията за обновяване на данните.

Забележка : Не всички функции на Excel се поддържат от Excel Services.

Още информация

Създаване на списък, базиран на електронна таблица

Импортиране на данни от списък на SharePoint

Експортиране на таблица на Excel в списък на SharePoint

Планиране на връзки с външни данни за Excel Services

Най-горе на страницата

InfoPath

Използвайте InfoPath, когато искате да:

  • Събирате периодично бизнес данни, включително отчети за разходите, карти за време, проучвания и застрахователни формуляри.

  • Проектирате прости или сложни електронни формуляри с помощта на стандартни контроли, като например текстови полета и списъчни полета, и гъвкави контроли, като например повтарящи се таблици, групи за избор, секции по избор и множество изгледи.

  • Гарантирате последователност и точност на данните.

  • Създадете отчет чрез обединяване на няколко формуляра в един.

InfoPath предоставя следните фокусирани върху данните възможности за интегриране с Office SharePoint Server 2007.

Фокусирани върху данните възможности за интегриране на InfoPath

1. Публикуване на шаблони за формуляри в библиотеки с формуляри като шаблони и като типове съдържание.

2. Четене и записване на XML файлове с формуляри, съхранявани в библиотеки с формуляри.

3. Използване на XML файлове с формуляри, четене на данни от списъци и работни листове на Excel и четене и записване на данни от бази данни на SQL Server и Access.

4. Разрешаване на редактирането на данни в списъчен изглед въз основа на свойствата на формуляра.

5. Показване на формуляри на InfoPath в браузъра, използвайки съвместими с браузър шаблони за формуляр.

Подаване на данни в сайт на SharePoint и попълване на контролите на формуляра с данни на SharePoint

За да позволите на потребителите да подават в библиотеката с документи формуляри, базирани на вашия шаблон за формуляр, можете да добавите към шаблона за формуляр вторична връзка с данни, която подава данните. След като добавите връзката за подаване на данни, можете да конфигурирате шаблона за формуляр, така че да позволите на потребителите да подават данните от своите формуляри в библиотеката с документи.

Публикуване на шаблон за формуляр в библиотека с формуляри

Можете да публикувате шаблон за формуляр в Office SharePoint Server 2007 и да съхранявате и работите с формуляри на Office InfoPath 2007 в библиотека с формуляри. Библиотеката с формуляри предоставя едно централизирано местоположение, където потребителите могат да попълват и съхраняват формулярите, базирани на един и същи шаблон. Можете например да използвате InfoPath, за да създадете решение за проследяване на активи, което съхранява шаблона за формуляр (.xsn) и XML файловете с формуляри (.xml) в библиотека с формуляри.

Създаване и използване на формуляри за браузър

Когато проектирате шаблон за формуляр на Office InfoPath 2007, можете да изберете да създадете шаблон за формуляр, който може да се отваря или попълва в уеб браузър. Този тип шаблон за формуляр се нарича съвместим с браузър шаблон за формуляр. След като приключите със създаването на съвместимия с браузър шаблон за формуляр, използвайте съветника за публикуване, за да го публикувате на сървър, на който се изпълнява InfoPath Forms Services.

Публикуване на шаблон за формуляр като тип съдържание на сайт

Когато публикувате шаблон за формуляр като тип съдържание на сайт, позволявате на потребителите да присвояват множество шаблони за формуляр на една библиотека с документи или да присвояват шаблона за формуляр на множество библиотеки в една колекция от сайтове. Колекцията от сайтове е набор от уеб сайтове на виртуален сървър, които имат един и същи собственик и използват еднакви настройки за администриране. Всяка колекция от сайтове съдържа уеб сайт от най-високо ниво и може да съдържа един или повече подсайтове. На всеки виртуален сървър може да има множество колекции от сайтове. Използвайте типа съдържание на сайт, ако искате да използвате многократно информацията или да разрешите събирането на данни от множество формуляри на едно място.

Разрешаване на потребителите да редактират полета, използвайки списъчен изглед

Можете да позволите на потребителите да добавят или редактират данни за поле, като използват списъчен изглед или като редактират свойствата за формуляр в библиотеката с формуляри. Това позволява на потребителите да използват списък на SharePoint, за да добавят или актуализират данни за един или повече формуляри, без в действителност да отварят формулярите.

Най-горе на страницата

Access

Използвайте Access, когато трябва да:

  • Споделяте данни в релационна база данни

  • Работите ефективно с актуализациите, използвайки функциите за заключване на записи и разрешаване на конфликти.

  • Работите с много таблици.

  • Създавате сложни заявки за съединяване на таблици в една.

  • Създавате формуляри и отчети.

Access предоставя следните фокусирани върху данните възможности за интегриране с Office SharePoint Server 2007.

Възможности за интегриране на Access, фокусирани върху данните

1. Направете еднократно импортиране или експортиране на данни между изгледи на Access и списък на SharePoint.

2. Свържете данните в таблици на Access и в списък на SharePoint чрез създаване на постоянна двупосочна връзка (актуализираните данни от списъка се виждат в таблицата на Access; актуализираните данни от таблицата на Access се виждат в списъка).

3. Пренесете данните от списъка офлайн, актуализирайте ги в Access, върнете ги онлайн, синхронизирайте актуализациите и разрешете конфликтите.

4. Показвайте и редактирайте данните от списъка в изгледите на лист с данни, формуляр и отчет на Access.

5. Публикувайте базите данни на Access в Office SharePoint Server 2007.

Нови функции за интегриране на списък на SharePoint в Office Access 2007

Следните нови функции в Office Access 2007 правят интегрирането с Office SharePoint Server 2007 по-лесно и по-гъвкаво:

  • Подобрено съпоставяне на типовете данни на SharePoint     С новата поддръжка на полета с множество стойности и прикачени файлове Office Access 2007 вече поддържа повече от типовете данни, използвани в сайтовете на SharePoint, с което значително опростява проектирането и изграждането на споделени приложения.

  • Проследяване на хронологията на полета за паметни бележки     Полетата за паметни бележки са полезни за съхраняване на големи количества информация. Можете да зададете свойство, което позволява на Office Access 2007 да записва хронология на всички промени в полето за паметни бележки. След това можете да преглеждате хронологията на тези промени. Тази функция поддържа и функцията за създаване на версии в сайтовете на SharePoint, за да можете да използвате Office Access 2007 също и за преглед на промените, направени в списъка на SharePoint.

  • Таблици за справки     Когато се свържете със списък на SharePoint, Office Access 2007 автоматично създава свързани таблици за всички справочни списъци (освен ако справочните списъци вече не са свързани към базата данни). Ако справочните списъци съдържат колони, които търсят други списъци, тези списъци също се включват в операцията за свързване, така че справочният списък на всяка свързана таблица има съответна свързана таблица в базата данни. Access създава и релации между тези свързани таблици.

Импортиране и експортиране на данни в списък на SharePoint

Можете да пренесете списък на SharePoint в Office Access 2007, като го импортирате. Импортирането на списък на SharePoint създава копие на списъка в базата данни на Office Access 2007.

Когато експортирате данни, Office Access 2007 създава копие на избраната таблица или обект от базата данни за заявки и съхранява копието като списък. Може например да искате да споделяте редовно данни между Office Access 2007 и сайт на SharePoint, но в момента данните да се съхраняват в Access. Можете да използвате заявки в базата данни на Office Access 2007, за да генерирате ежедневни или ежеседмични отчети за състоянието, след което да публикувате резултатите в някой от вашите сайтове на SharePoint през определен интервал от време.

Връзка към списък на SharePoint

Свързването ви позволява да се свържете с данните в списък, без да импортирате тази информация, така че да създадете двупосочна връзка за преглед и редактиране на най-новите данни както в списъка, така и в базата данни на Office Access 2007. Когато се свързвате към списък на SharePoint, Office Access 2007 създава свързана таблица, която отразява структурата и съдържанието на списъка източник. За разлика от импортирането, свързването създава връзка само към списъка, а не към конкретни изгледи на списъка. Ако обаче искате да направите структурни промени, например да премахнете или да промените колона, трябва да отворите списъка на сайта на SharePoint. Също така не можете да добавяте, изтривате или модифицирате полетата в свързана таблица, докато работите в Office Access 2007.

Пренасяне на свързани списъци на SharePoint офлайн с Office Access 2007

Ако трябва да си вземете работа за вкъщи или когато пътувате, можете да пренесете своите свързани списъци на SharePoint офлайн с едно щракване, с помощта на Office Access 2007. Можете да работите с данните в Office Access 2007 и след това да синхронизирате промените или по-късно да се свържете отново със сайта на SharePoint. Например трябва да предоставите на клиент каталог с части, докато сте на път. Ако сте свързали своите списъци на SharePoint с таблици на Office Access 2007, можете да пренесете своите данни офлайн и накрая да ги върнете онлайн. Ако възникне конфликт – например ако друг човек актуализира същия запис на сървъра или ако той също работи офлайн – можете да разрешите конфликта, когато синхронизирате.

Отваряне на формуляри и отчети на Office Access 2007 от сайт на SharePoint

Можете да отваряте списъците от сайта на SharePoint в обогатени изгледи на Office Access 2007. Формулярите, отчетите и листовете с данни на Office Access 2007 могат да се показват заедно с другите изгледи в сайта на SharePoint. Когато изберете изглед, Office Access 2007 стартира и отваря поискания формуляр, отчет или лист с данни. Това ви позволява лесно да стартирате обогатен отчет в сайт на SharePoint, без да се налага първо да стартирате Office Access 2007 или да навигирате до необходимия обект.

Забележка : Потребителят трябва да има Office Access 2007 инсталиран на компютъра, за да може да създава, използва или модифицира изглед на Office Access 2007 в сайт на SharePoint.

Публикуване на база данни на Office Access 2007 в сайт на SharePoint

Можете да публикувате (нарича се също преместване и мигриране) вашата база данни на Office Access 2007 в Office SharePoint Server 2007. Когато публикувате база данни от Office Access 2007 в сайт на SharePoint, можете да създавате списъци на сайта на SharePoint, които са свързани като таблици във вашата база данни. Когато се премества база данни, Office Access 2007 създава ново клиентско приложение, което съдържа всички стари формуляри и отчети, както и новите свързани таблици, които току-що сте експортирали. Съветникът за преместване в сайт на SharePoint ви помага да преместите данните от всички таблици едновременно. Ако желаете, след това базата данни на Office Access 2007 може да бъде заредена в библиотека с документи на SharePoint.

Можете например да използвате шаблона за проследяване на достъпа, който взаимодейства директно с шаблона за проследяване на проблеми в сайта на SharePoint, за да проследявате данните, проблемите и работния поток във вашата организация. Когато хората работят с тези списъци на сайта на SharePoint, те могат да отварят заявките и отчетите на Office Access 2007 от менюто Изглед за списъците на SharePoint. Ако искате да прегледате и отпечатате отчет за проблемите с достъпа за месечното ви събрание, можете да направите това направо от списъка на SharePoint.

След като са създадени списъците на SharePoint, хората могат да работят със списъците на сайта на SharePoint или в свързаните таблици в Office Access 2007, като при това използват функциите на сайта на SharePoint, за да управляват данните и да са в час с промените. Като администратор, вие можете да управлявате разрешенията и версиите на данните, така че да знаете кой е променял данните или да възстановите предишните данни.

Най-горе на страницата

SharePoint Designer

Използвайте Office SharePoint Designer 2007, когато искате да:

  • Добавяте и персонализирате уеб сайтове.

  • Проектирате работни потоци, без да се налага да използвате традиционните езици или техники за кодиране.

  • Създадете персонализиран изглед на динамичните данни, като проектирате изглед на данни.

  • Създадете формуляр, който записва обратно в източниците на данни, като вмъкнете изглед на данни като формуляр.

Office SharePoint Designer 2007 предоставя следните фокусирани върху данните възможности за интегриране с Office SharePoint Server 2007.

Фокусирани върху данните възможности за интегриране на SharePoint Designer

1. Създаване на изгледи на данни с помощта на Office SharePoint Designer 2007.

2. Четене, комбиниране и актуализиране на данните от множество различни източници на данни в един изглед на данни, представляващ уеб част, която можете да създадете само в Office SharePoint Designer 2007.

3. Показване и редактиране на данни в изгледи на данни в уеб страниците.

Изгледи на данни

Примерен изглед на данните

Изгледът на данни е жив, позволяващ персонализиране изглед на източника на данни във формуляр на езика XML (Extensible Markup Language) и показва тези данни с помощта на XSLT трансформации (Extensible Stylesheet Language Transformations). С помощта на изгледа на данни можете да:

  • Показвате и редактирате данни от широка гама източници на данни, включително заявки към база данни, XML документи и списъци и библиотеки на SharePoint, и да събирате данни от множество източници на данни, за да създавате гъвкави, персонализирани изгледи и отчети.

  • Представяте живи изгледи на данните, които можете да филтрирате, сортирате или групирате и да създавате условни изгледи.

  • Създавате страници с уеб части и да свързвате уеб части, за да създавате бизнес решения.

  • Създавате богати формуляри по избор.

Още информация

Въведение в създаването на приложения за SharePoint

Най-горе на страницата

Други програми от Office system

Въпреки че другите програми от Office system не са фокусирани върху данните, има други начини за включване на структурирани и полуструктурирани данни в решение, което използва въпросните други програми.

Диаграми с данни на Visio

Можете да покажете диаграма на Visio в уеб страница, като използвате Microsoft Visio Viewer или като запишете диаграмата като уеб страница. Диаграмата може да ви помогне да визуализирате, да организирате, да разберете и да представите данните от списъци, работни книги или бази данни във фигури на Visio, като използвате връзка за данни. Можете например да покажете данните за продажбите в различни региони, за да можете лесно да сравните резултатите от продажбите по региони – както за текущата, така и за предишни години.

Показване на състояние с флагове

Циркулярни документи

Различни видове публикации, които могат да бъдат създадени с помощта на обединяване за каталог Можете да използвате Word, Publisher и Outlook, за да създадете решение за групова поща с помощта на циркулярни документи, което ще ви позволи да създавате персонализирани писма, пликове, етикети и имейл съобщения до потребители или клиенти. Можете например да съхраните документ на Word или Publisher в библиотека на SharePoint и да използвате списъка с контакти (един от многото възможни източници на данни) като източник на данни за операцията с циркулярни документи. Можете дори да използвате работен поток за "стартиране" на циркулярен документ като част от маркетингова кампания, насочена към конкретни потребители.

Информационни панели на документите в Word, PowerPoint и Excel

Простото търсене по ключова дума често не е достатъчно точно, за да изпълни заявките за бизнес записи, свързани с определени проекти, бизнес обекти или акаунти. Информационният панел на документа е наличен в следните програми от издание 2007 на Office: Word, Excel и PowerPoint. Информационният панел на документа е механизъм за въвеждане на метаданни, който е лесен за конфигуриране без писане на програмен код. Информационният панел на документа събира и извлича метаданни, за да даде контекст на документа и да увеличи възможността за намирането му в сайта на SharePoint.

Информационен панел на документа Тъй като информационният панел на документа е XML формуляр, той позволява пълно персонализиране с помощта на InfoPath. С възможностите за свързване с данни на InfoPath можете дори да създадете информационен панел на документа, който обединява отрасловите данни във формуляра. Можете например да попълните полетата за данни за клиенти с данни от система за управление на записи за клиенти (CRM). Преди да затвори документа, потребителят ще трябва да добави някаква важна информация за документа, като например връзки към свързани документи. По този начин метаданните се въвеждат много по-удобно и лесно се свързват с набор от потребители, продукти и свързани документи.

Още информация

Въведение в проектирането на информационен панел на документ чрез InfoPath

Проектиране на информационен панел на документ с помощта на InfoPath

Преглед или промяна на свойствата на документ на Office

Задачи и контакти в Outlook 2007

Outlook има много възможности за интегриране с Office SharePoint Server 2007. Можете да изпратите имейл, използвайки списък с контакти на SharePoint, да покажете календари на SharePoint и Outlook 2007 един до друг, да управлявате предупрежденията и RSS каналите на SharePoint, да създадете работна област за събрание и да използвате работен поток. Можете също да пренесете библиотеки с документи офлайн, да ги върнете обратно онлайн и да ги синхронизирате, като използвате Outlook 2007. Двете допълнителни, фокусирани върху данните възможности за интегриране включват използване на структурирани данни.

Можете да работите със списъците със стандартни задачи и списъците с проектни задачи, като ги пренесете офлайн, върнете ги обратно онлайн и ги синхронизирате; да преглеждате, актуализирате и добавяте нови задачи към сайта на SharePoint, без да напускате Outlook; да създавате и възлагате задачи на членовете на екипа.

Списък с контакти Можете също да съхранявате, споделяте и управлявате контактите на SharePoint по-ефективно в Outlook. След като сте свързани към Outlook 2007, контактите на SharePoint работят точно както личните ви контакти в Outlook. Можете да преглеждате, редактирате, отпечатвате и дори да се обаждате до тези контакти с помощта на Microsoft Office Communicator. Можете да им изпращате имейл съобщения и искания за събрание, да използвате цветови категории, да съхранявате множество телефонни номера и имейл адреси и да включвате снимки на контактите, електронни визитки и информация за рожден ден и годишнина. Можете дори да използвате уеб частта "Контакти", за да покажете контактите в Outlook на страница с уеб части.

Най-горе на страницата

Първи стъпки с шаблоните и сценариите

За да ви помогне да стигнете до вашето бизнес решение, Microsoft предоставя различни готови за използване шаблони, които помагат за бързо изграждане на общи решения. Следващите секции описват някои полезни шаблони, които са предварително зададени документи или сайтове с функционалност, стилове и оформления, създадени в отговор на често срещани нужди, както и типични сценарии, описващи бизнес решения, които може да са подобни на решението, от което имате нужда. Шаблоните и сценариите са вашите "предварително проектирани архитектурни стилове и архитектурни планове", които ви помагат да изберете най-добрия дизайн за нуждите на вашето бизнес решение.

Използвайте тези шаблони и сценарии като отправна точка, за да персонализирате и създавате свои собствени бизнес решения. Използвайте Office SharePoint Designer 2007, за да добавяте и модифицирате изгледи на данните в сайта на SharePoint, да персонализирате страницата образец на вашия сайт на SharePoint, така че да отговаря на стандартите за вашите сайтове, както и да интегрирате външни данни от вашите източници на данни. Разширявайте или персонализирайте съществуващата бизнес логика, за да отговаря по-добре на процесите и работните потоци във вашата организация. Използвайте каталога за бизнес данни, за да интегрирате своите отраслови данни в бизнес решението. Възползвайте се от предимствата на многобройните фокусирани върху данните възможности за интегриране, които ви предлагат Access, InfoPath и Excel, за да разширите допълнително тези шаблони и сценарии по желания от вас начин. Възможностите са безкрайни.

Най-горе на страницата

Шаблони за сайт на SharePoint

Microsoft предлага шаблони за сайтове, които предоставят готови за използване сценарии по избор, пригодени за нуждите и изискванията на конкретни бизнес процеси или набори от задачи в организации с всякакъв размер. Тези шаблони за сайтове са базирани на Windows SharePoint Services 3.0 и са съвместими с Office SharePoint Designer 2007, за да улеснят персонализирането.

Шаблони за управление и финанси

Съвет на директорите     Осигурете едно-единствено място за бележките от събранията на съвета на директорите, задачите, проблемите и събитията.

Отчитане на производителността на бизнеса     Помогнете за проследяване на удовлетвореността на клиентите чрез проучвания и онлайн дискусии.

Сайт за поддръжка на процеса на спазване на съответствието     Помогнете на екипите и на ръководителя на проекта с управлението на процеса на спазване на съответствието чрез определяне на задачи за контрол и управление на библиотеки с документи.

Управление на спорове по фактури     Помогнете на отдела за разплащания да следи информацията за неплатени фактури на доставчици, включително авансово платените суми и причините за забавените плащания.

Възстановяване и одобряване на разходи     Управлявайте елементите на процеса на одобрение на разходите, за да спестите време на одобряващите.

Искане за оферта     Помогнете с управлението на процеса на създаване и изпращане на искания за оферта, както и със събирането на получените оферти и известия за приемане.

Човешки ресурси

Управление на молбите за отпуски и графика на отпуските     Помогнете на служителите с управлението на молбите за отпуск, включително с отбелязването на неприсъствените им дни и кой ще поеме задълженията им през това време.

Сайт за дейностите на служителите     Помогнете на служителите със създаването и записването за дейности и събития, спонсорирани от фирмата.

Самостоятелно записване за придобивки от служителите     Дайте възможност на служителите да намират и да се записват за придобивките, предлагани от техния работодател.

Планиране на обучения за служителите и материали     Помогнете с планирането на обученията и осигурете място, където служителите да се записват и да получават материалите за курса на обучение.

Управление на заявки за набиране на служители и интервюта за работа     Позволете на вашия екип "Човешки ресурси" да улесни процеса на управление на заявките за набиране на служители и попълване на свободните работни места.

ИТ и операции

База данни с грешки     Помогнете на екипите разработчици със събирането и проследяването на информацията за грешки в кода, включително стъпки за възпроизвеждане, категория, коментари, приоритет и сериозност на грешката.

Център за обаждания      Помогнете на хората да управляват процеса на обработка на заявките за обслужване на клиенти – от идентифицирането на проблема до анализа на причината и намирането на решение.

Помощен център     Помогнете на екипите да управляват процеса на обработка на исканията за обслужване, включително да управляват идентифицирането на основната причина и да проследяват състоянието.

Проследяване на наличности     Помогнете на организацията да проследява елементите, свързани с наличности, чрез ръчно въвеждане на актуализирана информация за наличностите и уведомяване на потребителите, когато даден елемент достигнете количеството за нова поръчка.

Работна област за ИТ екипа     Помогнете на екипите да управляват разработката, разполагането и поддръжката на софтуерни проекти чрез актуализиране на задачите, проблемите, контролните точки и грешките по проекта.

Библиотека с материали за четене     Помогнете с управлението на физическите активи в библиотеката на организацията чрез функционалността за извличане/вкарване и автоматизираните известия за просрочие.

Проследяване и управление на физически активи     Помогнете на екипите да управляват заявките и проследяването на физически активи, като например местоположение, състояние, производител, модел, текущ собственик и приблизителна стойност.

Резервиране на стаи и оборудване     Дайте възможност на екипите да управляват използването на споделени конферентни зали и оборудване.

Проследяване и управление

Бюджетиране и проследяване на множество проекти     Помогнете с проследяването и изготвянето на бюджет за няколко взаимно свързани набора от дейности чрез създаване на проекти, задачи, диаграми на Гант и чрез често използваните инструменти за определяне на състоянието.

Управление на исканията за промяна     Помогнете на потребителите да проследяват рисковете, свързани с промените в проекта, включително възможността за одобрение или отхвърляне на промяна.

База данни с обсъждания     Насърчете сътрудничеството, като помогнете на екипите да обсъждат теми онлайн или чрез RSS възможностите на Office Outlook 2007.

Библиотека и преглед на документи     Помогнете на екипите да управляват цикъла на преглед на документите с библиотеката с документи, позволяваща проследяване на версиите, включително с нишки на обсъждане за предоставяне на обратна връзка.

База знания     Дайте възможност на служителите да споделят знанията, натрупани в тяхната организация.

Работна област за проследяване на проекти     Помогнете на малките екипи да управляват информацията за проект, например проблеми, задачи и състояние на проекта.

Сайт за работа в екип     Дайте възможност на екипите по проекта да съхраняват централно документите по проекта, да проследяват събития в календара и да представят елементи за действие, определени в резултат от събранията на екипа.

Управление на карти за време     Помогнете да се улесни процесът на проследяване на часовете, отработени по множество проекти, с помощта на възможностите за въвеждане и изваждане на работно време от служителите и отчитането на задачите в ход и часовете по проекта, отработени към днешна дата.

Продажби и маркетинг

Сайт за конкурентен анализ     Помогнете с организирането на резултатите от офертите от конкуренти чрез полезните шаблони за извършване на конкурентен анализ.

Управление на контакти     Помогнете на екипите да управляват информацията за контактите между членовете на екипа, включително синхронизацията с Office Outlook 2007.

Проследяване на интегрирана маркетингова кампания     Дайте възможност за проследяване на изпълнението на маркетинговата кампания.

Планиране на продуктови и маркетингови изисквания     Помогнете с организацията на процеса на разработване на нови продукти и маркетингово съдържание чрез полезните шаблони за планиране и инструменти за сътрудничество.

Канал за продажби на потенциални клиенти     Помогнете на екипите да управляват канала за продажби чрез проследяване на потенциални клиенти, възможности, контакти и акаунти.

Специални

Спортна лига     Управлявайте фирмената футболна лига, включително играчите, капитаните на отбори, графика и статистиката.

Управление на класна стая     Помогнете на лекторите да съхраняват и организират съдържанието на курсовете, елементите от календара и съобщенията.

Изследване на собствения капитал     Осигурете централизирано местоположение, за да помогнете за консолидиране на проведените изследвания за оценка на финансовите активи.

Управление на казуси за държавни агенции     Помогнете с управлението на задачи, документи и възложени отговорности, свързани с казусите на държавни агенции.

Започване и управление на клинично изпитване     Помогнете с управлението на документите, задачите, проблемите и обсъжданията, необходими за провеждането на едно клинично изпитване.

Управление на производствения процес     Помогнете на инженерните екипи, следящи производството, да проследяват производствения процес в линията и проблемите, които пречат на изпълнението на производствените задачи.

Планиране на събития     Помогнете на екипите да организират събития с използване на онлайн регистрация, графици, комуникация и обратна връзка.

Отваряне на нов магазин     Помогнете на екипите да управляват процеса на откриване на нов магазин, използвайки инструментите за управление на проекти и задачи.

Още информация

Въведение в създаването на приложения за SharePoint

Шаблони за приложения за Windows SharePoint Services 3.0

Най-горе на страницата

Работни потоци на SharePoint

Office SharePoint Server 2007 включва следните предварително дефинирани работни потоци, които можете да използвате за автоматизиране на бизнес процес или за използване в често срещани ситуации в работна група.

Работен поток "Одобрение"     Работният поток "Одобрение" насочва документ или елемент, записан в списък или библиотека, към група от хора за одобрение. По подразбиране работният поток "Одобрение" е свързан с типа съдържание "Документ" и затова автоматично става достъпен в библиотеките с документи.

Работен поток ''Събиране на обратна информация''     Работният поток ''Събиране на обратна информация'' насочва документ или елемент, записан в списък или библиотека, към група от хора за преглед и събиране на обратна информация от тях. По подразбиране работният поток "Събиране на обратна информация" е свързан с типа съдържание "Документ" и затова автоматично става достъпен в библиотеките с документи.

Работен поток "Събиране на подписи"     Работният поток "Събиране на подписи" насочва документ на Office, записан в списък или библиотека, към група от хора за събиране на техните цифрови подписи. Работният поток "Събиране на подписи" работи само с документи на Office Word 2007 или Office Excel 2007, които съдържат един или повече редове за подпис. По подразбиране работният поток "Събиране на подписи" е свързан с типа съдържание "Документ" и затова автоматично става достъпен в библиотеките с документи за документите или работните книги, съдържащи редове за подпис.

Работен поток "Одобрение на ликвидиране"     Работният поток "Одобрение на ликвидиране" е проектиран за нуждите на управлението на записи в организацията. Този работен поток управлява процеса на изтичане на срока и запазване на документите, като позволява на участниците да решат дали да запазят, или да изтрият документите или елементите с изтекъл срок.

Работен поток "Управление на превода"     Работният поток "Управление на превода" създава и насочва копия на документа източник в библиотеката за управление на преводи към определени преводачи за превод. Работният поток "Управление на превода" е наличен само за библиотеки за управление на преводи.

Сценарий за одобрение на поръчка за покупка     Едни често срещан бизнес процес е процесът на одобрение на поръчка за покупка, който може да съчетава четири работни потока по подразбиране:

  • Преглед на текущото състояние на бюджета (работен поток "Събиране на обратна информация")

  • Проверка на наличности (работен поток "Одобрение на ликвидиране")

  • Получаване на одобрение от ръководителя, ако е надвишено ограничението за одобрение (работен поток "Събиране на подписи")

  • Одобряване на поръчка за покупка (работен поток "Одобрение")

Сценарий за изпращане на уведомително съобщение     Вашият екип използва библиотеката "Споделени документи", за да работи съвместно върху документи, и използва колоната "Възложено на" за проследяване на кого са възложени документите. Вместо да оставите всички членове на екипа да проверяват постоянно екипния сайт, за да разберат дали са им възложени нови документи, можете да създадете работен поток, който автоматично изпраща имейл съобщение до всеки член на екипа, когато му бъде възложена задача. Можете бързо да направите това, като създадете работен поток от една стъпка.

Създаване на задача от елемент на обсъждане     Вашият екип използва списъка за обсъждания на екипа, за да работи по въпроси и проблеми, които трябва да бъдат решени. Често в хода на обсъждането възниква проблем или служебна задача, с които трябва да се заеме член на екипа. Търсите начин лесно да създадете елемент на задача от елемент на обсъждане на екипа. Можете да създадете работен поток, така че вашият екип да може просто да щракне върху един бутон в списъка за обсъждания на екипа, за да създаде задача в списъка със задачи. В създадената задача автоматично ще се включва информацията от свързания елемент на обсъждане и задачата автоматично ще се възлага на човека, който е създал първоначалния елемент на обсъждане.

Насочване на отчет за разходите за преглед     Вашият екип попълва месечни отчети за разходите, които представляват формуляри, създаден с Office InfoPath 2007. Екипът попълва и съхранява тези формуляри в библиотека с формуляри на вашия сайт на SharePoint. Когато отчетът за разходите надхвърли определена сума, искате автоматично да се уведомява съответният човек, който да прегледа отчета. Можете бързо да автоматизирате този процес с работен поток от една стъпка.

Още информация

Използване на работен поток "Одобрение"

Използване на работен поток "Събиране на обратна информация"

Използване на работен поток "Събиране на подписи"

Използване на работен поток "Одобрение на ликвидиране"

Използване на работен поток "Управление на превода"

Пример за работен поток: Изпращане на уведомително съобщение

Пример за работен поток: Създаване на задача от елемент на обсъждане

Пример за работен поток: Насочване на отчет за разходите за преглед

Най-горе на страницата

Шаблони и сценарии в Office system

Шаблоните в Office Online са чудесна отправна точка, когато търсите шаблони на Office. Там ще намерите стотици шаблони за голямо разнообразие от приложения – от дневен ред за събрания до зоопаркове.

Въпреки че Excel 2007, Excel Services, Access 2007 и InfoPath 2007 могат да се използват по много начини за решаване на много проблеми, следните шаблони и сценарии се отнасят за често срещани бизнес решения и могат да се приспособят за използване с SharePoint Server.

Сценарии в Excel 2007

Счетоводство     Можете да използвате мощните функции за изчисление на Excel в много финансови и счетоводни отчети, например отчет за паричния поток, отчет за приходи и разходи или отчет за печалби и загуби.

Бюджетиране     Независимо дали нуждите ви са от лично естество или са бизнес ориентирани, можете да създадете всякакъв тип бюджет в Excel, например план на маркетингов бюджет, бюджет за събитие или бюджет за пенсиониране.

Фактуриране и продажби     Excel е полезен при управлението на данни за фактуриране и продажби и можете лесно да създавате необходимите ви формуляри, като например фактури за продажби, транспортни етикети или поръчки.

Отчитане     В Excel можете да създавате различни видове отчети, които отразяват анализа на данните или обобщават данните, например отчети, които измерват изпълнението на проекта, предоставят прогнозни данни или представят промените в данните.

Планиране     Excel е чудесен инструмент за създаване на професионални планове или полезни планировчици, например седмичен план на курс, план за маркетингово проучване, план за данъците в края на годината или планировчици, които ви помагат да планирате седмично меню, партита или отпуски.

Сценарии в Excel Services

Табла за бизнес разузнаване     Ръководството на фирмата има достъп до няколко фирмени табла, които служат за показване на актуалното финансово състояние на фирмата. С цел постоянно оценяване на производителността на фирмата, основното табло обобщава водещите показатели на представянето (KPI), като например цели за продажбите, приходите и печалбите на месечна база. Допълнителните табла обобщават пазарните новини, за да ви помогнат да анализирате финансовия риск за текущи и нови проекти и да покажат диаграми на критичните финансови данни, което ще ви помогне при оценката на различни инвестиционни портфолиа.

Информационна система за маркетингов анализ     Маркетинговият отдел на фирма, която продава спортно облекло и оборудване, поддържа страница на информационен портал, която обобщава ключови демографски данни, като например пол, възраст, регион, ниво на доходите и предпочитани занимания в свободното време. Ако желаят, повечето служители от маркетинговия отдел могат да отворят работните книги на Excel на компютъра си и да извършат условен анализ на всички данни или да отпечатат добре форматирани отчети. С течение на времето потребителите могат лесно да добавят отчети за споделяне с другите.

Статистика на професионалните спортисти     Спортна организация от висшата лига споделя минали и настоящи статистики за представянето и заплатите на всички играчи. Тези данни се използват при сключването на сделки и договарянето на заплати. Новите отчети и анализи се създават, коригират и споделят от техните собственици, особено преди началото на сезона.

Инструмент за вземане на решения за магазини за продажби на дребно     Верига магазини за продажби на дребно прави ежеседмично обобщение на важните данни за продажбите във всеки магазин и го споделя със своите доставчици, финансови анализатори и регионални директори. Отчетите включват текущите стоки, подлежащи на инвентаризация, 20-те най-продавани стоки по категории за продажба, важни сезонни данни и брой транзакции във всеки магазин.

Система за управление и отчитане на продажбите     Група по продажбите използва набор от ежедневни информационни отчети, съдържащи ключови данни, например хората с най-високи продажби, напредък спрямо месечните цели за продажбите, успешни програми за продажби и незадоволително работещи канали за разпространение. Допълнителните отчети обобщават продажбите по ключови променливи, като например регион, продуктова линия и месец, обаждания с предложения за продажба на седмица и брой приключени продажби. Когато отделните специалисти по продажбите покажат тези отчети, те автоматично могат да видят броя на продажбите си, тъй като системата ги идентифицира по тяхното потребителско име.

Ежедневно обобщение на технически данни по проект     Техническа група разработва страница с уеб части, която обобщава ключови данни за графика на проекта, като например брой грешки, състояние на спецификациите, диаграми на напредъка, тенденции и приоритети при функциите и връзки с ключови ресурси и контакти. Данните се извличат от няколко външни източника на данни, като например бази данни на проекта и списъци със спецификации.

Модел за изчисление за фирмен финансов анализ     Голяма финансова институция е проучила и разработила модел на ценообразуване, който е частна интелектуална собственост. Резултатите от формулата трябва да бъдат споделени с някои инвестиционни директори, но формулата, използвана за изчисляване на модела на ценообразуване, трябва да остане поверителна и никога да не става публично достояние. Този модел на ценообразуване е изключително сложен и отнема много време за изчисляване. Всяка нощ отчетът от модела на ценообразуване се изчислява и създава на бърз сървър, записва се в надеждно местоположение и се показва на страница с уеб части, но само на хората, които имат подходящите разрешения.

Шаблони в Access 2007

Активи     Създайте база данни за активи, за да можете да проследявате активите, включително подробностите за тях и техните собственици. Можете да поставите активи в категории и да записвате тяхното състояние, дата на придобиване, местоположение, собственик и др.

Управление на контакти     Можете да управлявате контактите и пощенските си адреси и след това да създавате отчети в Access или да обединявате данните с Word, за да отпечатвате формулярни писма, пликове и пощенски етикети. Създайте база данни за контакти, която управлява информацията за хората, с които работи вашият екип, например клиенти и партньори. Можете да проследявате информацията за име и адрес, телефонни номера, имейл адреси и дори да прикачите картина.

Проследяване на наличности и активи     Можете да създадете списък с наличностите в дома си или във фирмата и да съхранявате снимки или други свързани документи заедно с данните.

Проследяване на поръчки     Можете да въведете информация за продукти, клиенти и поръчки и след това да създавате отчети, които показват продажбите по служител, регион, период от време или друга стойност.

Проследяване на задачи, проблеми и проекти     Можете да проследявате задачите за група хора и да въвеждате нови, докато другите актуализират съществуващите си задачи в същата база данни. Можете да проследявате група от служебни задачи, които вие или вашият екип трябва да изпълните. Можете да създадете база данни с въпроси за решаване, за да управлявате набор от въпроси или проблеми. Можете да възлагате, да давате приоритет и да следите напредъка по проблемите от началото до края. Можете да управлявате задачите и да следите бюджета за един или повече проекти.

Маркетингови проекти и канал за продажби     Създайте база данни за канал за продажби, за да следите напредъка спрямо очакваните продажби в рамките на малка група специалисти по продажбите. Следете подробностите за маркетингов проект и планирайте и наблюдавайте резултатите по проекта.

Планиране на събития     Можете да въведете информация за датите, местата и участниците в събитията и след това да отпечатате графици или резюмета за събитията. Създайте база данни със събития, ако искате да проследявате предстоящи събрания, крайни срокове и други важни събития. Запишете заглавието, местоположението, началния и крайния час и описание и прикачете изображение.

Преподаватели и обучавани     Създайте база данни, за да поддържате важна информация за преподавателите, като телефонни номера и адреси, информацията за контакти в спешни случаи и данни за трудовия им стаж. Създайте база данни за учениците или студентите, за да поддържате информация за тях, включително контакти в спешни случаи, медицинска информация и информация за техните настойници.

Шаблони и сценарии в InfoPath 2007

Шаблон за проследяване на активи     Проследявайте подробностите и местоположението на бизнес активите, като например компютърно оборудване.

Шаблон за дневен ред на събрание     Организирайте и обобщете точките за вашето бизнес събрание. Използвайте този шаблон за формуляр, за да направите списък с точките от дневния ред, да водите протокол от събранието и да запишете решенията и елементите на действие.

Шаблон за отчет за състоянието     Проследявайте напредъка и проблемите по проектите и задачите на член на екипа. Отделните отчети за състоянието могат да се комбинират в един отчет, така че ръководителите да могат да създадат един изчерпателен отчет за състоянието за своя екип.

Шаблон за заявка за пътуване     Дайте заявка за организиране на пътуване в командировка, например за резервиране на полети и хотели.

Шаблон за отчет за разходите     Попълнете формуляр за отчет за разходите със задълбочената логика на вградените бизнес правила за проверка на данните – онлайн или офлайн, което е особено полезно за служители, които пътуват често.

Сценарий за застрахователни искове     Дайте възможност на клиенти, застрахователни агенти и фирми, работещи с вашата, да използват онлайн формулярите за обработка на техните застрахователни искове. Освен по телефона, клиентите могат да подават искове и чрез попълване на формуляр в уеб. Използвайте интегриран работен поток за одобрение, за да позволите на застрахователните агенти да виждат бързо състоянието на другите страни, които работят по иска, и да виждат дали проверяващият фактите и размера на щетите е приключил процеса на одобрение.

Сценарий за заявления за разрешителни     Попълвайте заявленията за разрешителни в уеб браузър, за да улесните предприемачите, на които вече няма да се налага да пътуват до офиса на държавната служба, за да подават заявления за разрешителни.

Сценарий за управление на наличности     Лесно и ефективно можете да правите запитвания относно наличностите в широка мрежа от доставчици и да повишите точността на оценките на наличностите.

Сценарий за пазарно проучване     Помогнете с дейностите по проучване на пазара, като използвате шаблон за формуляр за събиране и записване на обратна информация от клиенти и осигурите съгласувана организация и формализиране на информация.

Още информация

Къде мога да намеря шаблони на Office?

Ръководство за шаблоните за Access 2007

Сценарии за използване на InfoPath и InfoPath Forms Services

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×