Планиране и проектиране на библиотека

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Библиотеката е местоположение на сайт, където можете да създавате, събирате, актуализирате и управлявате файлове с членове от екипа. Всяка библиотека показва списък от файлове и ключова информация за файловете, което помага на хората да използват файловете при съвместна работа.

Библиотеките може да се персонализират по няколко начина. Може да управлявате начина, по който документите се разглеждат, проследяват, управляват и създават. Може да проследявате версии, включително броя и типовете на версиите, както и може да ограничите кой може да използва документите, преди да се одобрят.

Общ преглед

Може да създавате и управлявате документи, електронни таблици, презентации, формуляри и други типове файлове в библиотека. Може да персонализирате библиотеката според вашите цели или да създадете допълнително библиотеки.

Когато планирате вашата библиотека със сайтове, направете оценка на съдържанието, което е вече във вашата организация и използвайте информацията за проектиране на структурата на библиотеката за вашия сайт. Имайте предвид следното:

  • Брой на файловете

  • Местоположение на файловете

  • Типове и класификация на файловете

  • Структура на бизнес и екипа

  • Процеси и работен поток за одобрение на съдържанието

Типа на библиотеката, която използвате зависи от видовете файлове, които споделяте:

  • Библиотека с документи     За много типове файлове, включително документи и електронни таблици използвайте библиотека с документи. Можете да съхранявате други видове файлове в библиотека с документи, въпреки че някои типове файлове са блокирани от съображения за сигурност. Когато работите с програмите, които са съвместими с Windows SharePoint Services, можете да създадете тези файлове от библиотеката. Например вашият маркетингов екип може да има своя собствена библиотека за планиране на материали, новини и публикации.

  • Библиотека с картини     За да споделите колекция от цифрови снимки и графики, използвайте библиотека с картини. Въпреки че картините могат да бъдат съхранявани в други типове библиотеки на SharePoint, библиотеки с картини имат няколко предимства. Например от библиотека с картини можете да видите снимките в слайдшоу, изтегляте картини на вашия компютър и редактиране на картини с графични програми, които са съвместими с Windows SharePoint Services. Помислете за създаване на библиотека с картини, ако вашият екип използва повторно много графики, като например емблеми и фирмени изображения, или ако искате да съхранявате снимки от събития или продукт стартира.

  • Библиотека с Wiki страници     За да създадете колекция от свързани wiki страници, използвайте библиотека с wiki страници. Wiki позволява много хора да събират обичайна информация във формат, който е лесно да създавате и променяте. Можете да добавите към вашата библиотека с wiki страници, които съдържат картини, таблици, хипервръзки и вътрешни връзки. Например ако вашият екип създава wiki сайт за проект, сайтът може да съхранява съвети и трикове в поредица от страници, които се свързват помежду си.

  • Библиотека с формуляри     Ако трябва да управлявате група от XML базирани бизнес формуляри, използвайте библиотека с формуляри. Например вашата организация може да искате да използвате библиотека с формуляри за отчети на разходите. Създаване на библиотека с формуляри изисква XML редактор или програма за проектиране на XML, която е съвместима с Windows SharePoint Services, като например Microsoft Office InfoPath.

Библиотеката "Споделени документи" се създава, когато Microsoft Windows SharePoint Services създава нов сайт. Може веднага да започнете да използвате библиотеката, да я персонализирате или да създадете други библиотеки.

Забележка : За да създадете библиотека, трябва да имате разрешение за управляване списъците на сайта, където искате да създадете библиотеката.

Функции на библиотеките, които поддържат сътрудничество и комуникация:

  • Извличане на файлове    Може да изисквате потребителите да извлекат документите от библиотеката, преди да ги редактират. По този начин не се позволява на много хора да нанасят промените по едно и също време, което може да създаде конфликти в редактирането и да доведе до объркване.

  • Проследяване на версии    Ако трябва да запазите предишни версии на файлове, библиотеки могат да ви помогне да следите, съхранение и възстановяване на файлове. Можете да изберете да проследявате всички версии по същия начин.

  • Споделяне на промени на съдържание посредством Really Simple Syndication (Наистина просто обобщаване, RSS)    Членовете на вашата работна група може автоматично да получават актуализации и да споделят съдържанието на сайта с други работни групи посредством RSS.

  • Работни потоци    Библиотеката с документи или тип на съдържанието може да използва работните потоци, които вашата организация е дефинирала за бизнес процесите, например управление на одобрение на документи или преглед.

  • Одобрение на документи    Може да укажете задължително одобрение на документ. Документите остават в чакащо състояние, докато не бъдат одобрени или отхвърлени от някого, който има разрешение за това. Може да управлявате кои потребителски групи могат да разглеждат документа, преди да бъде одобрен.

  • Типове съдържание    Ако групата ви работи с няколко типове файлове, например работни листове, презентации и документи, може да разширите функционалността на вашата библиотека, като разрешите и дефинирате множество типове съдържание.Типовете съдържание добавят гъвкавост и последователност сред много библиотеки. Всеки тип съдържание може да зададе шаблон и процеси за работен поток.

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Споделяне Facebook Facebook Twitter Twitter Имейл Имейл

Беше ли полезна тази информация?

Чудесно! Друга обратна връзка?

Как можем да подобрим това?

Благодарим ви за обратната връзка!

×