Персонализиране на начина на показване на данни чрез създаване на справочно поле

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Когато искате поле в лист с данни, формуляр или отчет, за да покажете определена стойност, докато поле съхранява друга стойност, можете да създадете справочно поле. Справочно поле е полезно, когато искате полето да показва нещо по-смислен от номер, например ИД (или друга стойност, външен ключ ). Например вместо да показвате ИД номер на контакт, Microsoft Office Access може да показва името на даден контакт. В този пример ИД номер на контакт се нарича обвързаната стойност, или стойността, която се съхранява в източник на таблица, заявка или списък. ИД номер на контакт е автоматично търсят в източника и замени с името на контакта. Името на контакта е посочена като стойност за показване.

Забележка: Разликата между стойност за показване на справочно поле и нейните обвързаната стойност е стойността на дисплея да се показва в изглед на лист с данни, докато обвързаната стойност е съхранена стойност.

Когато справочно поле се разглежда или се отваря в лист с данни, тя се нарича колона за справка.

Справочни полета може да бъде по-прости или сложни. Прост справочни полета ви позволяват да съхранявате само една стойност. Сложен справочни полета или полета за многозначни справки ви позволяват да съхраните няколко стойности, които се показват в разгъващ се списък или списъчно поле. За всеки запис в многозначно поле стойност за показване се "търсят" въз основа на съответните му обвързаната стойност. Предоставяне на възможност за избор на стойности за справка ви помага да избегнете грешки при въвеждането на данни чрез ограничаване на стойностите, които могат да бъдат въведени.

Какво искате да направите?

Създаване на нов справочно поле

Промяна на съществуващо поле на справочно поле

Премахване на свойство на поле за справка

Задаване или променяте на свойства на справочно поле

Създаване на нов справочно поле

Можете да създадете справочно поле, което ще извлече стойности от таблица или заявка или от списък със стойности, които създавате.

Забележка: Когато предоставяте списък със стойности за справочно поле, стойностите в поле на текущия запис са автоматично включени.

Изберете търсене на стойности от таблица или заявка

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, с която искате да работите, и щракнете върху Режим на проектиране.

  2. Щракнете върху клетка в колоната Тип данни , който съответства на колоната, която искате да дефинирате като справочно поле, щракнете върху стрелката надолу и след това щракнете върху Съветник за справки.

  3. В съветника за справки Уверете се, че опцията искам колона за справка за търсене на стойности в таблица или заявка е избрано и след това щракнете върху напред.

  4. За преглед и изберете източника за стойността на полето Търсене на следващата страница, под изглед, изберете таблици, заявкиили и двете опция и след това щракнете върху напред.

  5. Под Налични полетаизберете полето, което искате да добавите.

  6. Щракнете върху бутона за избор select button .

  7. Повторете тази стъпка, ако искате да добавите още полета и след това щракнете върху напред.

  8. За да зададете опции за сортиране за справочното поле, следващата страница на съветника, изберете стрелката надолу до първото поле за сортиране и след това щракнете върху името на полето, по която искате да сортирате стойностите.

  9. За да промените реда на сортиране от възходящ към низходящ ред, щракнете върху бутона за възходящо и след това щракнете върху напред.

  10. За да настроите ширината на справочното поле, на следващата страница на съветника, използвайте мишката, за да плъзнете колона към ширината, която искате и щракнете върху напред.

    Съвет: Оставете избрано квадратчето за отметка Скрий колоната с ключа, така че всеки, който използва справочната колона, да вижда само стойностите, които вие искате да вижда в полето, а не стойностите в полето на първичния ключ.

  11. На следващата страница на съветника въведете име на етикет на колона за справка.

  12. За да създадете справочна колона с множество стойности, отметнете квадратчето Позволяване на множество стойности.

    Забележка: Това квадратче трябва да е отметнато, за да разреши сортиране на повече стойности.

    Избиране на опцията за справка с множество стойности от съветника за справки

  13. Щракнете върху Готово.

Съвет: Свойствата, които се отнасят за определен справочно поле са налични в раздела търсене , под Свойства на полето.

Използване на таблица или заявка като източник на данни за справочно поле

Изберете търсене на стойности от списък

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, с която искате да работите, и щракнете върху Режим на проектиране.

  2. Щракнете върху клетка в колоната Тип данни , който съответства на колоната, която искате да дефинирате като справочно поле, щракнете върху стрелката надолу и след това щракнете върху Съветник за справки.

  3. В съветника за справки изберете ще въведа стойностите, които искатеи след това щракнете върху напред.

  4. В следващата страница на съветника въведете броя на колоните, които искате да има във вашия справочен списък.

  5. Въведете стойностите, които искате в списъка Търсене и после щракнете върху напред.

    Забележка: Можете да настроите ширината на справочното поле, но ако намалите ширината, така че вече не се вижда, няма да се появи в колоната за справка.

  6. Ако сте задали множество колони в стъпка 4, трябва да изберете коя колона ще използвате, за да идентифицирате еднозначно всяка стойност. В полето Налични полета щракнете двукратно върху върху колоната, която искате да използвате, за да идентифицирате еднозначно всяка стойност, и след това щракнете върху Напред.

    Забележка: Тази стъпка не се появява, ако не сте задали множество колони в стъпка 4.

  7. На следващата страница на съветника въведете име на етикет на колона за справка.

  8. Ако създавате справочна колона с множество стойности, изберете квадратчето за отметка Позволяване на множество стойности.

    Забележка: Това квадратче трябва да е отметнато, за да разреши сортиране на повече стойности.

  9. Щракнете върху Готовои след това щракнете върхуда, за да запишете промените.

Най-горе на страницата

Промяна на съществуващо поле на справочно поле

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, с която искате да работите, и щракнете върху Режим на проектиране.

  2. Щракнете върху клетка в колоната Тип данни , който съответства на колоната, която искате да дефинирате като справочно поле, щракнете върху стрелката надолу и след това щракнете върху Съветник за справки.

  3. Следвайте инструкциите, за да завършите съветника.

Най-горе на страницата

Премахване на свойство на поле за справка

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, с която искате да работите, и щракнете върху Режим на проектиране.

  2. Изберете полето, чието свойство на справка искате да премахнете.

  3. Щракнете върху раздела Справка.

  4. В списъка на падащото меню Показване контрол щракнете върху Текстово поле.

Най-горе на страницата

Задаване или променяте на свойства на справочно поле

Когато използвате съветника за справки, свойствата на справочното поле се задават автоматично. Може обаче да модифицирате тези свойства, за да промените поведението на справочното поле.

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, с която искате да работите, и щракнете върху Режим на проектиране.

  2. Щракнете върху полето, чиито справочни свойства искате да промените.

  3. Щракнете върху раздела Справка.

  4. Щракнете върху стрелката на падащия списък до свойството, което искате да промените, и изберете желаната опция.

    Следващата таблица описва свойствата, които можете да зададете или промените.

Свойство

Действие

Управление на дисплея

В зависимост от типа на контролата типът може да бъде зададен по един от следните начини:

  • Квадратчето за отметка     Да/не само полета.

  • Текстово поле     Показва съдържание, която е въведена от потребителя.

  • Списъчно поле     Показва списък със стойности в отворен прозорец.

  • Разгъващ се списък     Показва избраните стойности при затваряне и показва списъка с налични от стойности, когато са отворени.

Забележка: Настройка на свойството на дисплея контрола или Текстово поле или квадратче забранява на справки.

Тип източник на редове

Изберете дали да попълвате справочното поле със стойности от друга таблица или заявка, или от списък със стойности, който вие задавате. Може също да изберете да попълвате списъка с имената на полетата в таблица или заявка.

Източник на редове

Задайте таблицата, заявката или списъка със стойности, които предоставят стойностите за полето. Когато свойството Тип източник на редове е настроено на Таблица/заявка или Списък с полета, това свойство трябва да бъде настроено на името на таблица, заявка или SQL команда, които представят заявката. Когато свойството Тип източник на редове е настроено на Списък със стойности, това свойство трябва да съдържа списък със стойности, разделени с точка и запетая.

Обвързана колона

Задайте колоната в свойството Източник на редове, която предоставя стойността, съхранена от справочното поле. Тази стойност може да е в обхвата от 1 до броя на колоните в свойството Източник на редове.

Брой колони

Задайте броя на колоните в източника на редове, който може да се покаже в справочната колона. Това свойство може да бъде целочислена стойност от 1 до 255.

Заглавия на колони

Задайте дали да се показват заглавия на колони. Стойността може да бъде "Не" (по подразбиране) или "Да".

Ширина на колони

Въведете ширината за всяка колона. Ако не искате да покажете някоя колона, например идентификационния номер, може да зададете ширина 0.

Редове в списъка

Задаване на броя на редовете, които се показват, когато покажете колоната за справка.

Ширина на списъка

Задаване на ширината на контролата, която се появява, когато показвате колоната за справка.

Ограничаване до списъка

Изберете дали потребителят може да въведе стойност, която липсва в списъка.

Разреши повече от една стойност

Задайте дали справочното поле използва многозначно поле и позволява да бъдат избрани множество стойности. Тази настройка може да бъде не (по подразбиране) или да. Ако изберете да, потребителят ще може да изберете множество стойности от свойството Източник на редове за всеки запис.

За повече информация за многозначните полета вж. статията Ръководство за многозначни полета.

Разреши редактиране на списък със стойности

Задайте дали можете да редактирате елементи в справочно поле, който се базира на списък със стойности. Когато това свойство е зададено на "да", и щракнете с десния бутон на справочно поле, който се базира на единична колона списък със стойности, ще видите менюто опцията Редактиране на елементи от списък . Ако справочното поле има повече от една колона, това свойство се игнорира.

Формуляр за редактиране на елементи от списък

Задайте съществуващ формуляр да се използва с който можете да редактирате елементи в справочно поле, което се основава на таблица или заявка.

Покажи само стойностите на източника на редовете

Показва само стойности, които съответстват на текущия източник на редове, когато Позволяване на множество стойности е зададено като Да.

За да програмно търсене на стойност в таблица, вижте статия за справка Функция DLookup.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×