Още за проверка на данни

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Забележка : Това е разширени тема на проверка на данни. За Въведение в проверка на данни и как да проверите клетка или диапазон вижте Добавяне на проверка на данни към клетка или диапазон.

Можете да използвате проверка на данни, за да ограничите типа на данните или стойностите, които потребителите въвеждат в клетки. Например можете да използвате проверка на данни за изчисляване на разрешени максималната стойност в клетка на базата на стойност на друго място в работната книга. В следващия пример потребителят е въвел abc, която не е приемлива стойност в тази клетка.

Пример за невалидни входно съобщение

Когато потребителите изберат клетката се показва съобщение за въвеждане

Кога проверката на данни е полезна?

Проверка на данни е неоценима, когато искате да споделите работна книга с други хора и искате данните данните, въведени да бъдат точни и съгласувани. Наред с другите неща можете да използвате проверка на данни за следното:

  • Ограничаване на записите до предварително определени елементи в списък– например, можете да ограничите потребителска отдел селекции за счетоводство, заплати, човешки ресурси, името на няколко.

  • Ограничаване на числа извън зададен диапазон– например можете да зададете максималния процент входни данни за служител годишно заслужават увеличение, нека да кажем 3 % или да позволите само цяло число между 1 и 100.

  • Ограничаване на дати извън определен времеви интервал– например навреме служител от заявка, можете да забраните някой изберете дата преди днешната дата.

  • Ограничаване на часове извън определен времеви интервал– например можете да зададете събрания за планиране между 8:00 преди обяд и 5:00 ч.

  • Ограничение за броя на знаците в текст– например, можете да ограничите позволено текст в клетка до 10 или по-малко знака.

  • Проверявай данните въз основа на формули или стойности в други клетки– например можете да използвате проверка на данни, за да зададете максималната граница за комисиони и награди, базирана на общата планирана сума за заплати. Ако потребителите въведат повече от размера на ограничение, им се покаже съобщение за грешка.

Въвеждане на проверка на данни и съобщения за грешка

Можете да изберете да се показва входно съобщение, когато потребителят избере клетката. Съобщенията за въвеждане обикновено се използват за потребителите се предлагат съвети за типа на данните, които искате, въведен в клетката. Този тип съобщение се показва до клетката. Можете да преместите това съобщение, ако искате да, и той остава видим, докато не преминете към друга клетка или натиснете клавиша Esc.

Показване на съобщение за клетка за въвеждане

Можете да настроите вашия входно съобщение в раздела за втората проверка на данни.

Съобщение за входа настройки в диалоговия прозорец проверка на данни

След като вашите потребители се използва за вашия входно съобщение, можете да махнете , показвай входното съобщение, когато клетката е избрана опцията.

Можете също да показвате Предупреждение за грешка , което се появява само ако потребителите въведат невалидни данни.

Предупредително съобщение посочено невалидни данни

Може да избирате измежду три типа известия за грешки:

Отидете на настройките на сайт на най-горно ниво

Type

Използвайте, за да

Икона ''Спри''

Стоп

Предпазване на потребителите от въвеждане на невалидни данни в клетка.

Спиране на предупредителното съобщение има две опции: Опитай отново или Отказ.

Икона ''Предупреждение''

Предупреждение

Предупреждаване на потребителите, че те въведените данни са невалидни, без да им пречи да го въведете.

Когато се появи предупредителното съобщение , потребителите могат да щракнат, за да да приемете невалидните входни данни, не , за да редактират невалидните данни, или Отказ , за да премахнете невалидни запис.

Икона ''Информация''

Информация

Информиране на потребителите, че те въведените данни са невалидни, без да им пречи да го въведете. Този тип предупреждение за грешка е най-гъвкави.

Когато се покаже предупредително съобщение информация , потребителите могат да щракнете върху OK , за да приемете невалидна стойност или Отказ , за да отхвърлите.

Съвети при използване на проверка на данните

Използвайте тези съвети и начини за работа при проверка на данните в Excel.

Забележка : Ако искате да използвате проверка на данни с работни книги в Excel Services или Excel Web App трябва първо да създадете проверката на данни в настолната версия на Excel.

  • Ширината на падащия списък се определя от ширината на клетката, съдържаща проверката на данни. Може да се наложи да регулирате ширината на тази клетка, за да предотвратите отрязване на ширината на валидни записи, които са по-широко от ширината на падащия списък.

  • Ако планирате да защитите работния лист или работна книга, защити го, след като сте приключили задаването на настройките за проверка. Уверете се, че отключвате проверяваната клетки, преди да защитите работния лист. В противен случай потребителите няма да могат да въвеждат данни в клетките. Вижте защити работен лист.

  • Ако планирате да споделите работната книга, Споделете го само след като сте приключили задаването на настройките за проверка и защита на данните. След като споделите работна книга, няма да можете да промените настройките за проверка, освен ако прекратите споделянето.

  • Може да приложите проверка на данните към клетки, в които вече има въведени данни. Excel обаче не ви уведомява автоматично, че съществуващите клетки съдържат невалидни данни. При този сценарий може да осветите невалидните данни, като кажете на Excel да ги огради с кръгче на работния лист. След като определите невалидните данни, може отново да скриете кръгчетата. Ако коригирате невалидни входни данни, кръгчетата изчезват автоматично.

    Кръга означава невалидни данни

    За да приложите кръговете, изберете клетките, които искате да се оценяват и отидете на данни > Инструменти за данни > Проверка на данни > Кръг невалидни данни.

    Кръг невалидни данни в лентата
  • За да премахнете бързо проверката на данни за клетка, изберете я и след това отидете на данни > Инструменти за данни > Проверка на данни > Настройки > Изчисти всички.

  • Може да намерите клетките в работния лист, за които се прилага проверка на данните, като в раздела Дом в групата Редактиране щракнете върху Намиране и избор и после щракнете върху Проверка на данни. След като намерите клетките, за които се прилага проверка на данните, може да промените, копирате или промените настройките за проверка.

  • При създаване на падащ списък, можете да използвате командата Дефиниране на име (разделформули , група Дефинирани имена ), за да дефинирате име за диапазона, който съдържа списъка. След като създадете списъка в друг работен лист, можете да скриете работния лист, съдържащ списъка и след това да защитите работната книга, така че потребителите няма да имат достъп до списъка.

  • Ако промените настройките за проверка за клетка, може автоматично да приложите вашите промени към всички други клетки, които имат същите настройки. За да направите това, отметнете квадратчето Приложи тези промени към всички други клетки със същите настройки в раздела Настройки.

  • Ако проверката на данни не действа, проверете дали:

    • Потребителите не копират или попълват данни - проверка на данни е предназначен за показване на съобщения и за предотвратяване на невалидни записи, само когато потребителите въвеждат данните директно в клетка. Когато данните се копират или попълват, съобщенията не се показват. За да не позволите на потребителите от копиране и попълване на данни чрез плъзгане и пускане на клетки, отидете на файл > Опции > Разширени > Опции за редактиране > проверката изчистете отметката от квадратчето Разреши запълване обработва и плъзгане и пускане на клетки и след това Защитете работния лист.

    • Ръчното преизчисляване е изключено – ако ръчното преизчисляване е включено, неизчислените клетки могат да попречат на данни се проверява правилно. За да изключите ръчното преизчисляване, отидете на раздела формули > изчисляване група > Опции за изчисленията > щракнете върху автоматично.

    • Формулите не съдържат грешки - Уверете се, че формулите в проверяваната клетки не причиняват грешки, като например #REF! или #DIV/0!. Excel игнорира проверката на данни, докато коригирате грешката.

    • Клетките, използвани във формулите, са правилни – ако използваната клетка се промени така, че формулата в проверяваната клетка изчислява невалиден резултат, съобщението за проверка за клетката няма да се появи.

    • Таблица на Excel може да бъде свързана към сайт на SharePoint – можете да добавите проверка на данни в таблица на Excel, която е свързана към сайт на SharePoint. За да добавите проверка на данни, трябва да прекъснете връзката на таблицата на Excel или да преобразувате таблицата на Excel в диапазон.

    • Може в момента да въвеждате данни - командата проверка на данни не е налична, докато въвеждате данни в клетка. За да завършите въвеждането на данни, натиснете Enter или ESC, за да излезете от.

    • Работният лист може да бъде защитен или споделен – не можете да променяте настройките за проверка на данни, ако вашата работна книга е споделена или защитена. Ще трябва да премахнете споделянето или премахване на защитата на вашата работна книга, първо.

Как да актуализирате или премахване на проверка на данни в работна книга на наследени

Ако наследи работна книга с проверка на данни, можете да промените или да я премахнете, освен ако работният лист е защитен. Ако е защитен с парола, че не знаете, че трябва да опитате да се свържете със собственика на предишния да ви помогне да премахнете защитата на работния лист, като Excel има няма начин да възстанови неизвестно или Забравена парола. Можете също да копирате данни в друг работен лист и след това премахнете проверката на данни.

Ако виждате известяване от проверка на данни, когато се опитате да въведете или промените данни в клетка, и не ви е ясно какво можете да въведете, обърнете се към собственика на работната книга.

Имате въпрос за конкретна функция?

Публикувайте въпрос във форума на общността на Excel

Помогнете ни да подобрим на Excel

Имате ли предложения как можем да подобрим следващата версия на Excel? Ако е така, вижте темите в Гласът на потребителите на Excel.

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Вж. също

Прилагане на проверка на данни към клетки

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×