Отмяна на отпечатването на отчет, ако не съдържа записи

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

По подразбиране можете да отпечатвате отчети, които съдържат без записи. За да решите този проблем, можете да използвате макрос или код на Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), за да откриете отсъствието на записи в отчет и след това да отмените операцията за печат. Стъпките в тази статия обясняват как да използвате и двете техники.

Какво искате да направите?

Използвайте макрос, за да отмените печата

Използвайте кода на VBA, за да отмените печата

Може би искате да отмените отпечатването на отчет, когато той не съдържа никакви записи. Например ако започнете да продавате нов продукт, е вероятно да има период от време, в който все още не сте регистрирали продажби. Следователно трябва да обсъдите възможността някои от отчетите Ви да не съдържат подробни записи и че обединените функции, като например функцията COUNT , може да нямат нищо общо. За да се справите с това явление елегантно, можете да създадете макрос, който отменя заданието за печат. Можете също да добавите няколко реда от внимателно позициониран VBA код, за да направите същото нещо. VBA е езикът за програмиране, който Access използва.

Можете да добавите макроса или VBA кода към отчета в процедурата за събития на "да". Access активира в случай на несъществуващо данни всеки път, когато изпълнявате отчет, който няма записи. Макросът и VBA кодът, описани в тази статия, показват подходящо съобщение и прекратяват отпечатването на отчета, когато този отчет не съдържа данни. Когато добавяте макрос или код на VBA към процедурата за събития без данни , макросът или VBA кодът се изпълнява всеки път, когато отворите отчет, който не съдържа записи. Когато щракнете върху OK , за да затворите или предупредително съобщение, макросът ще затвори и празния отчет. Когато добавите макроса или VBA кода към отчета, празен отчет няма да се отвори, когато се опитвате да го покажете в изглед на отчет или изглед на оформление – но можете да отворите отчета в изглед за проектиране.

Използвайте макрос, за да отмените печата

Макросът, описан в този раздел, показва предупредително съобщение, когато се опитате да отпечатате празен отчет. Когато щракнете върху OK , за да затворите полето за съобщения, макросът автоматично отменя операцията за печат. Ако не включите предупредително съобщение, то ще се появи като че нищо не се случва, когато се опитате да отпечатате отчета – нещо, което вероятно ще обърка потребителите на отчета.

Създаване на макрос

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, който искате да промените, и щракнете върху изглед за проектиране.

  2. В раздела Структура, в групата Показване/скриване щракнете върху Списък на свойствата.

    -или-

    Щракнете двуКратно върху полето в горния ляв или десен ъгъл на отчета в зависимост от регионалните и езикови настройки.

  3. Щракнете върху раздела събитие и в полето на свойството без данни щракнете върху Бутон "Конструктор" .

    Показва се диалоговият прозорец избор на конструктор .

  4. Щракнете върху конструктор на макроси, след което щракнете върху OK.

    Конструкторът на макроси започва и показва празен макрос.

  5. В падащия списък с действия с макроси в прозореца за проектиране на макроси изберете MessageBox от списъка.

  6. в полето съобщение въведете текста за известието си.

    Например можете да въведете следното: няма записи за отчет.

  7. Ако желаете, променете стойността на аргумента в полето за звуков сигнал от " да" на " не " и в списъка тип изберете типа на иконата, която искате да се показва в предупредителното съобщение.

  8. В полето заглавие въведете заглавието на известието си.

    Например можете да въведете без записи.

  9. Изберете падащия списък с действия с макроси под действието MessageBox и след това изберете CancelEvent.

  10. В раздела проектиране , в групата затваряне щракнете върху Запиши.

  11. В раздела Проектиране, в групата Затваряне щракнете върху Затвори. Ако се покаже предупредително съобщение и ви попита дали искате да запишете промените в макроса и свойството report, щракнете върху да, затворете отчета си, запишете промените, ако получите подкана, и продължете със следващите стъпки, за да го тествате.

ИзПробване на макрос

  • В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, съдържащ макроса, и щракнете върху печат. В зависимост от опциите, които сте избрали, Access показва предупредително съобщение.

    Когато щракнете върху OK , за да затворите съобщението, действието CancelEvent спира операцията за печат. Тъй като сте указали никакво друго събитие (например отварянето на отчета за разглеждане), отчетът се затваря.

Най-горе на страницата

Използвайте кода на VBA, за да отмените печата

VBA кодът, описан тук, работи много като макроса, описан в предишния раздел, и показва предупредително съобщение, когато отваряте празен отчет, и след това прекратява операцията за печат, когато затворите известието.

Добавяне на VBA код

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, който искате да промените, и щракнете върху изглед за проектиране.

    Забележка: За да изпълните тази процедура, използвайте отчет, който не съдържа записи.

  2. В раздела Структура, в групата Показване/скриване щракнете върху Списък на свойствата.

    -или-

    Щракнете двуКратно върху полето в горния ляв или десен ъгъл на отчета в зависимост от регионалните и езикови настройки.

  3. Щракнете върху раздела събитие и в полето на свойството без данни щракнете върху Бутон "Конструктор" .

    Показва се диалоговият прозорец избор на конструктор .

  4. Щракнете върху конструктор на кодовеи след това щракнете върху OK.

    Редакторът на Visual Basic започва и показва празна процедура за събитие.

  5. Въведете следния код в редактора на Visual Basic, за да се покаже процедурата Report_NoData точно като тази, когато сте готови:

    Private Sub Report_NoData (Cancel As Integer)
    MsgBox "There are no records to report", vbExclamation, "No Records"
    Cancel = True
    End Sub
  6. Когато сте готови, щракнете върху файли след това щракнете върху Запиши.

  7. Щракнете върху файли след това щракнете върху Затвори и се върни в Microsoft Access.

  8. Затворете отворения отчет и след това щракнете върху да , за да потвърдите записването.

  9. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, който току-що сте променили, и щракнете върху печат. В зависимост от опциите, които сте избрали, Access показва предупредително съобщение.

Процедурата Report_NoData използва функцията MsgBox , за да покаже, че няма записи, за да съобщите за съобщение и бутон OK . Когато щракнете върху OK, редът "отмени = TRUE" в процедурата инструктира Access, за да отмените отчета. Cancel е аргумент, който автоматично се предава към процедурата за събития и винаги се проверява от Access, когато процедурата за събития завърши.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×