Отдалечен достъп до вашите бизнес контакти: използване на синхронизиране в Business Contact Manager

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Ако използвате Outlook на мобилно устройство или ако влизате в Office Outlook Web Access (OWA), за да проверите своите имейл съобщения, вече знаете колко полезно е да имате лесен достъп до вашите бизнес и лични данни, когато сте далеч от компютъра. Сега можете да използвате мобилния си телефон, OWA, акаунт за Windows Live или сайта на SharePoint за достъп до вашите бизнес контакти на Business Contact Manager за Outlook по същия начин, по който биха имали достъп до контактите на Outlook, Windows Live или SharePoint.

В тази статия се описва как да настроите и използвате синхронизация, за да имате достъп до вашите бизнес контакти чрез интернет, как да работите със записи за бизнес контакти дистанционно, как да спрете синхронизирането и резултатите от преминаването към друга база данни, докато е включено синхронизиране.

За информация как да вземете всичките си бизнес данни със себе си, вижте Работа офлайн с помощта на Business Contact Manager.

Какво искате да направите?

Защо да се синхронизират бизнес контакти?

Как работи синхронизацията

Пример: Търговско пътуване

Направете своите бизнес контакти достъпни в интернет

Избор на папка за синхронизация

Промяна на вашата папка за синхронизация на бизнес контакти

Спиране на синхронизирането на бизнес контакти

Създаване на записи на Business Contact Manager от записите за контакти

Как преминаването към друга база данни влияе на синхронизирането?

Превключване на бази данни при синхронизиране на бизнес контакти

Премахване на синхронизирани бизнес контакти, които са импортирани от друга база данни

Най-горе на страницата

Защо да се синхронизират бизнес контакти?

Когато синхронизирате или правите "огледален образ" на своите бизнес контакти на Business Contact Manager за Outlook, можете да получите достъп до тях дистанционно, както и до другите си списъци с контакти. Ако например сте планирали търговско пътуване, за да демонстрирате нов продукт пред вашите клиенти, и ви е трябвал достъп до информацията на вашите клиенти по интернет по същия начин, по който имате отдалечен достъп до другите си контакти, може да настроите своите бизнес контакти за синхронизиране.

Забележка :  Ако трябва да вземете всичките си бизнес данни с вас, а не само информация за вашите бизнес контакти, вижте Работа офлайн с помощта на Business Contact Manager.

За да настроите отдалечен достъп до вашите бизнес контакти, просто изберете типа на папката с контакти на Outlook, които използвате с OWA или мобилно устройство, когато сте далеч от офиса си. Папките, които можете да избирате в Outlook, включват вашите контакти на Outlook, контакти на Windows Live или контакти на SharePoint, както и всяка потребителска папка за контакти, която може да сте създали.

Как работи синхронизацията

Чрез процеса на синхронизация вашите бизнес контакти се копират в папката за контакти на Outlook, която изберете. И двата типа записи се показват в списъка с контакти, които използвате, когато сте извън офиса. Записите за бизнес контакти са маркирани с икона на "бизнесмен" Изображение на бутон . След това имате достъп до своите записи за бизнес контакти по интернет, по същия начин, по който имате достъп до контактите си на Outlook.

Синхронизирането актуализира записите във вашата база данни за Business Contact Manager с всички промени, които правите в синхронизираните записи по интернет, и актуализира вашите синхронизирани записи с всички промени, които са направени в записите в базата данни. Всички актуализации се правят във фонов режим и не смущават работата ви.

Забележка : Когато спрете синхронизирането на своите бизнес контакти, те автоматично се премахват от папката с контакти на Outlook, SharePoint, Windows Live или друга синхронизирана папка с контакти.

Най-горе на страницата

Пример: Търговско пътуване

По време на търговско пътуване посещавате клиент и научавате, че мениджърът по покупките Явор Костов е напуснал фирмата и има назначен нов мениджър по покупките – Боряна Боянова. Искате да изтриете записа на Явор от своите бизнес контакти и да създадете нов запис за Боряна. Влизате в OWA, щраквате върху записа на Явор и го изтривате. След това, щраквате върху Създай, въвеждате информация за Боряна и записвате новия запис.

Само за няколко минути промените се копират в Outlook на вашия служебен компютър. Явор Костов се изтрива от папката с контакти на Outlook и се премества в папката "Изтрити" в Business Contact Manager за Outlook. Боряна Боянова се добавя към вашата папка с контакти на Outlook, но нейният запис е контакт на Outlook, а не запис за бизнес контакт. Само съществуващите записи за бизнес контакти се синхронизират; не можете да създавате нови записи за бизнес контакти по интернет.

След пътуването ви можете да настроите Боряна Боянова като бизнес контакт, като следвате стъпките в Създаване на записи на Business Contact Manager от записите за контакти по-нататък в тази статия.

Ако решите, че ви трябват всички ваши бизнес записи по време на пътуването, можете да настроите вашата база данни да бъде налична на лаптоп, който взимате със себе си. За информация как да вземете всичките си бизнес данни със себе си, вижте Работа офлайн с помощта на Business Contact Manager.

Най-горе на страницата

Направете своите бизнес контакти достъпни в интернет

За да можете да работите с информацията за вашите бизнес контакти независимо къде се намирате, може да преместите или копирате своите записи за бизнес контакти един по един в папката, която използвате за отдалечен достъп до вашите контакти, но тогава ще загубите данните, свързани със записите в Business Contact Manager за Outlook, и преимуществата на синхронизирането. Всеки път, когато сте променили запис, ще трябва ръчно да правите същата промяна в другото копие на записа независимо дали е в базата данни, или в копираните ви записи в интернет.

Вместо това можете да добавите своите бизнес контакти към своята папка с контакти на Outlook, което ги прави достъпни за вас в интернет, когато използвате OWA или мобилно устройство. Ако е разрешена синхронизацията на бизнес контакти, можете да актуализирате запис за контакт на едно място и да видите как промените се отразяват в другото копие на записа независимо дали е в базата данни, или в интернет.

Функцията за синхронизиране на бизнес контакти копира вашите бизнес контакти в папката на избрания от вас тип контакти, като оставя оригиналните записи във вашата база данни за Business Contact Manager. Информацията и в двете копия на вашите записи за бизнес контакти автоматично се синхронизира всеки път, когато правите актуализация независимо какъв е достъпът ви до записите.

  1. Щракнете върху раздела Файл.

    Клавишна комбинация    За да отворите изгледа Backstage на Microsoft Outlook, натиснете ALT + Ф.

  2. Щракнете върху раздела Business Contact Manager.

    Клавишна комбинация    За да отворите изгледа Backstage на Business Contact Manager, натиснете ALT + B.

  3. Щракнете върху Синхронизиране и след това щракнете върху Стартиране на синхронизирането на бизнес контакти.

    Клавишна комбинация За да отворите менюто Синхронизиране, натиснете ALT + M.

  4. В диалоговия прозорец Настройки на синхронизиране изберете типа на папката с контакти на Outlook, в която да копирате вашите бизнес контакти.

    Опциите, които можете да избирате, ще варират в зависимост от програмите или уеб приложението, което използвате за отдалечен достъп до данните. За информация как да изберете папка, вижте Избор на папка за синхронизация по-нататък в тази статия.

  5. Ако искате да отнесете бизнес контактите към определена категория във вашата папка с контакти на Outlook, оставете отметнато квадратчето "Категория" и след това щракнете върху категорията, която искате. В противен случай изчистете отметката от квадратчето.

  6. Щракнете върху OK.

    Вашите бизнес контакти се копират в папката с избрани контакти и автоматично се съхраняват в синхрон между двете папки.

    Записите за бизнес контакти се показват с икона на "бизнесмен"  Изображение на бутон , за да ги различавате от контактите на Outlook.

Забележка :  Когато спрете синхронизирането на своите бизнес контакти, те автоматично се премахват от папката с контакти на Outlook.

Най-горе на страницата

Избор на папка за синхронизация

Когато стартирате процеса на синхронизация, ще получите подкана да изберете папка, която ще съдържа копие на вашите записи за бизнес контакти. Това е папката, която вече използвате за достъп до контактите на вашия лаптоп или мобилно устройство, когато сте далеч от офиса си.

Забележка :  Ако използвате мобилно устройство, то трябва да бъде конфигурирано да синхронизира вашите контакти на Outlook.

Вашият избор на папки в диалоговия прозорец Настройки на синхронизиране зависи от програмите или уеб приложението, което използвате за отдалечен достъп до данните и настройките в Outlook. Папките с контакти на Outlook могат да включват .pst файлове, .ost файлове, контакти на Windows Live или контакти на SharePoint.

Следват типовете папки с контакти, които може да се използват за синхронизиране на бизнес контакти:

Акаунт за Microsoft Exchange    Щракнете върху тази опция, ако имате достъп до вашия имейл с помощта на акаунт за Microsoft Exchange Server 2010. Вашите бизнес контакти ще бъдат копирани в същата папка, която използвате за вашите контакти на Outlook.

Файл с данни на Outlook (.pst)    Щракнете върху тази опция, ако искате да копирате вашите бизнес контакти в същата папка, която използвате за достъп до вашите контакти на Outlook. Можете да използвате тази опция, ако имате достъп до своите контакти на мобилния си телефон или с Exchange, POP или други акаунти за интернет поща.

Акаунт за Windows Live    Щракнете върху тази опция, за да синхронизирате своите бизнес контакти с контакти на Windows Live, ако имате достъп до контактите си на Windows Live на отдалечен компютър или мобилно устройство.

Списък с контакти на SharePoint Щракнете върху тази опция, ако използвате SharePoint и имате списък с контакти в сайта на SharePoint, до който имате достъп. Вашите бизнес контакти ще се синхронизират със списъка ви с контакти на SharePoint.

Друга папка с контакти Щракнете върху тази опция, ако сте създали друга папка с контакти на Outlook, която искате да използвате за синхронизиране на своите бизнес контакти.

Забележки : 

  • В даден момент можете да синхронизирате само един имейл акаунт и един тип папка за контакти.

  • Ако използвате мобилно устройство, то трябва да бъде конфигурирано да синхронизира вашите контакти.

Най-горе на страницата

Промяна на вашата папка за синхронизация на бизнес контакти

В даден момент можете да синхронизирате вашите записи на Business Contact само с една папка. Можете обаче да промените папката винаги когато е необходимо дори ако вече синхронизирате с друга папка. За да промените папката, променете своите настройки на синхронизиране

  1. Щракнете върху раздела Файл.

    Клавишна комбинация    За да отворите изгледа Backstage на Microsoft Outlook, натиснете ALT + Ф.

  2. Щракнете върху раздела Business Contact Manager.

    Клавишна комбинация    За да отворите изгледа Backstage на Business Contact Manager, натиснете ALT + B.

  3. Щракнете върху Синхронизиране и след това направете едно от следните неща:

    • Ако в момента се синхронизират бизнес контакти с папка, щракнете върху Промяна на настройките.

    • Ако в момента не синхронизирате бизнес контакти, щракнете върху Стартиране на синхронизирането на бизнес контакти.

  4. В диалоговия прозорец Настройки на синхронизиране щракнете върху папка за контакти.

    За информация за наличните опции вижте Избор на папка за синхронизация по-горе в тази статия.

  5. Ако искате да отнесете бизнес контактите към определена категория във вашата папка с контакти на Outlook, оставете отметнато квадратчето Категория и след това щракнете върху категорията, която искате. В противен случай изчистете отметката от квадратчето.

  6. Щракнете върху OK.

    Забележка :  Когато изберете друга папка, всички синхронизирани бизнес контакти се премахват от предишната папка.

Най-горе на страницата

Спиране на синхронизирането на бизнес контакти

  1. Щракнете върху раздела Файл.

    Клавишна комбинация    За да отворите изгледа Backstage на Microsoft Outlook, натиснете ALT + Ф.

  2. Щракнете върху раздела Business Contact Manager.

    Клавишна комбинация    За да отворите изгледа Backstage на Business Contact Manager, натиснете ALT + B.

  3. Щракнете върху Синхронизиране и след това щракнете върху Спиране на синхронизирането на бизнес контакти.

    Клавишна комбинация    За да отворите менюто "Синхронизиране", натиснете ALT + M.

Всички ваши синхронизирани записи на бизнес контакти се премахват от папката с контакти.

Най-горе на страницата

Създаване на записи на Business Contact Manager от записите за контакти

Само съществуващите записи, базирани на бизнес контакти, се синхронизират в базата данни на Business Contact Manager. Когато е разрешена синхронизация, всички нови контакти, които създавате в своята папка със синхронизирани контакти, ще се покаже само като контакти на Outlook, освен ако не копирате или преместите контактите си в Business Contact Manager за Outlook.

Можете да добавяте контактите като всякакъв тип запис за партньор или бизнес контакт, включително персонализирани типове записи, които сте създали.

Забележка :  Ако преместите контакт на Outlook в Business Contact Manager за Outlook като запис на партньор, вече не можете да синхронизирате този запис, който да използвате в интернет.

  1. В навигационния екран щракнете върху бутона Контакти.

  2. Щракнете върху контакта, който искате да копирате или преместите в Business Contact Manager за Outlook.

  3. На лентата, в групата Бизнес щракнете върху Създаване на запис.

  4. Направете едно от следните неща, за да изберете типа запис, който искате да създадете:

    • Щракнете върху Копиране в Business Contact Manager и след това щракнете върху типа запис.

    • Щракнете върху Преместване в Business Contact Manager и след това щракнете върху типа запис.

Записът се създава автоматично. За да видите записа в Business Contact Manager за Outlook, в навигационния екран, под Business Contact Manager щракнете върху Управление на контакти.

Най-горе на страницата

Как преминаването към друга база данни влияе на синхронизирането?

В Business Contact Manager за Outlook можете да работите само в една база данни по всяко време.

Ако трябва да превключите към друга база данни, това е възможно дори когато е включено синхронизиране на бизнес контакти. Когато изберете нова база данни, ще бъдете запитани как искате да се обработват синхронизираните записи от базата данни, която напускате. Изберете измежду следните опции:

  • Запазване в контактите на Outlook. Щракнете върху тази опция, за да запазите съществуващите преди синхронизирани контакти във вашата папка с контакти на Outlook. Тези записи за контакти ще останат във вашата папка с контакти и ще бъдат маркирани с икона на бизнесмен. Те няма да се показват във вашия списък с бизнес контакти в новата база данни, освен ако не ги добавите. Във вашата предишна база данни записите остават непроменени.

Ако изберете тази опция, можете по-късно да изтриете тези синхронизирани контакти от вашата папка с контакти на Outlook чрез процеса, описан в Премахване на синхронизирани бизнес контакти, които са импортирани от друга база данни по-нататък в тази статия.

  • Изтриване от контактите на Outlook. Щракнете върху тази опция, за да изтриете синхронизираните бизнес контакти от папката с контакти на Outlook. Във вашата предишна база данни бизнес контактите остават непокътнати.

  • Импортиране във вашата текуща база данни на Business Contact Manager. Щракнете върху тази опция, за да добавите всички съществуващи преди това синхронизирани записи на бизнес контакти във вашата нова база данни като бизнес контакти. Промените, направени в импортираните бизнес контакти, не влияят на записите в предишната база данни.

    Забележка :  Ако изберете да импортирате, синхронизираните бизнес контакти не се изтриват от папката с контакти на Outlook.

MyHosting-BP-Конфигуриране-1-5

За вашата нова база данни синхронизирането е включено автоматично.

За информация как да превключите на бази данни вижте Създаване или избор на нова база данни на Business Contact Manager.

Най-горе на страницата

Превключване на бази данни при синхронизиране на бизнес контакти

  1. Щракнете върху раздела Файл.

    Клавишна комбинация    За да отворите изгледа Backstage на Microsoft Outlook, натиснете ALT + Ф.

  2. Щракнете върху раздела Business Contact Manager.

    Клавишна комбинация    За да отворите изгледа Backstage на Business Contact Manager, натиснете ALT + B.

  3. Щракнете върху Управление на бази данни и след това щракнете върху желаната опция за базата данни.

    Клавишна комбинация    За да отворите менюто Управление на бази данни, натиснете ALT + Д.

  4. Следвайте стъпките в Създаване или избор на нова база данни на Business Contact Manager да се свържете с нова база данни.

  5. Ако папката с контакти вече съдържа синхронизирани бизнес контакти от друга база данни за Business Contact Manager, се отваря диалоговият прозорец Синхронизация на бизнес контакти. Изберете една от следните опции:

    • Запазване в контактите на Outlook

    • Изтриване от контактите на Outlook

    • Импортиране във вашата текуща база данни на Business Contact Manager.

  6. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Премахване на синхронизирани бизнес контакти, които са били импортирани от друга база данни

Може да откриете, че имате излишни записи на бизнес контакти, ако сте импортирали бизнес контактите от вашата предишна база данни. Използвайте следната процедура, за да премахнете записите.

  1. Щракнете върху раздела Файл.

    Клавишна комбинация    За да отворите изгледа Backstage на Microsoft Outlook, натиснете ALT + Ф.

  2. Щракнете върху раздела Business Contact Manager.

    Клавишна комбинация    За да отворите изгледа Backstage на Business Contact Manager, натиснете ALT + B.

  3. Щракнете върху Синхронизиране и след това щракнете върху Премахване на контакти, изтрити от Outlook.

    Клавишна комбинация    За да отворите менюто Синхронизиране, натиснете ALT + M.

Изтритите контакти се премахват от базата данни.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×