Отваряне на празен лист с данни

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Тази статия обяснява как да отворите нов, празен лист с данни в Microsoft Office Access 2007. Статията също обяснява как да използвате проектиране в преглед, нова функция, която ви позволява да проектирате големи части на лист с данни вместо визуално да се налага да използвате конструктора на таблицата.

В тази статия

Относно отварянето на празни листове с данни

Създаване на празен лист с данни в нова база данни

Добавяне на празен лист с данни към съществуваща база данни

Добавяне на шаблонни лист с данни към съществуваща база данни

Задаване на прикачен файл или OLE обект типове данни

Добавяне на справочно поле към таблица с данни

Свързване на вашия нов лист с данни с останалата част от вашата база данни

Промяна на типа на данните на поле

Управление на полетата в лист с данни

Как Access присвоява типове данни, като въведете информацията за ръчно

Как Access присвоява типове данни, когато поставяте информация

Относно отварянето на празни листове с данни

Лист с данни е визуално представяне на данните в таблица или на резултати от заявка. Листове с данни приличат Microsoft Office Excel 2007 работни листове, но с различни функции в някои случаи. Например обикновено можете да добавите само един запис за всяко поле в лист с данни, и обикновено трябва да въведете определен тип на данните в дадена област, като например дати и часове или да/не стойности. Поле може да налагат ограничения за размера или дължината на вашите данни, нещо Office Excel 2007 не прави по подразбиране. Например можете да въведете повече от 256 знака в някои текстови полета.

Нови функции на лист с данни

Office Access 2007 опростява процеса на създаване на таблица. Сега можете да отворите празен лист с данни (таблица) и изпълнява повечето от задачи за проектиране, които преди това може да правите само с помощта на конструктора на таблицата. Например след като създадете нов лист с данни, можете да зададете типа на данните за повечето от полетата в новата таблица чрез въвеждане на данни ръчно или като поставите данните в полетата. Например ако въведете дата в празно поле, Access набори от данни за дата/час въведете за това поле. Ако въведете текст, като име, Access се отнася текстов тип данни за поле и т.н.

Можете също да зададете или промяна на имена на полета, без да се налага да използвате конструктора на таблицата, и можете да добавите нови полета чрез въвеждане на текст в празната колона в дясна или лява страна на мрежата, в зависимост от вашите езикови настройки. Освен това можете да използвате команди за форматиране например получер и курсив , за да добавите формати за показване на полета, задача, която е по-рано в конструктора на таблица.

Забележка : И накрая, въпреки че достъп става бързо и лесно да създадете таблица, таблиците трябва да все още отговаря на правилата на структурата на базата данни.

За повече информация относно тези правила вижте статията Основи на проектирането на бази данни.

Процесът на отваряне на празен лист с данни

Когато отворите празен лист с данни, можете да добавите нова, празна таблица към вашата база данни. Не можете да отворите празен лист с данни без създаване на нова таблица. След като достъп зарежда нов лист с данни, които изпълнете следните основни стъпки:

  • Можете да въведете име за всяко поле, или можете да приемете по подразбиране имената, които Access предоставя.

  • Можете да въведете данни в полетата ръчно, или да поставите данните. Вече не трябва да зададете тип данни за всяко поле, първо, защото докато въвеждате, Access заключава тип данни, въз основа на вида на данните, които въвеждате. Например ако въведете име в първото поле във вашата нова таблица, Access задава това поле към текстов тип данни. Ако въведете дата в полето next, Access задава на данни за дата/час типа и т.н. За повече информация относно типовете данни, които Access поставя като можете да въведете данни, вижте как Access присвоява типове данни, като въведете информация за ръчно и как Access присвоява типове данни, когато поставяте информация, по-нататък в тази статия.

    Забележка : Някои типове данни не може да бъде зададено за поле чрез просто поставяне на данни. Например не можете да зададете на прикачен файл или OLE обект типове данни, като поставите файл в празно поле. Също така можете да създадете справочно поле, като поставите списък от данни в поле. За повече информация относно тези типове данни вижте секциите Задаване на прикачен файл или OLE обект типовете данни и Добавяне на справочно поле към таблица с данни, по-нататък в тази статия.

  • Ако по-късно трябва да промените типа на данните за поле, можете да използвате инструментите, които Access предоставя.

Как правилата за проектиране се отразяват върху листове с данни

Когато отваряте и започнете да попълните в лист с данни, помнете че релационни бази данни се придържате към набор от правила за проектиране, и трябва да следвате тези правила за проектиране, по който създавате вашите бази данни. Правилата позволяват бази данни, за да функционират правилно, и те помагат да се уверите, че можете да извлечете правилните данни от база данни. Обсъждане на правила на дизайна е извън обхвата на тази статия. .

Ако не сте запознати с правилата на проект на база данни, вижте статията Основи на проектирането на бази данни.

Как Access добавя първичен ключ към нови листове с данни

По подразбиране Access създава поле за първичен ключ, наречена "ИД" за всички нови листове с данни и го задава типа данни за поле за автономериране. По подразбиране Access скрива полето от изглед на лист с данни, но можете да покажете полето "ИД" по всяко време с десния бутон върху всяко заглавие на колона, щракнете върху Покажи колонитеи след това с помощта на диалоговия прозорец Показване на колоните за показване на скрито поле. Тази фигура показва диалоговия прозорец Показване на колоните за нова таблица:

диалоговият прозорец ''показване на колони''

Можете също да видите полето "ИД" и други скрити полета като отворите таблицата в изглед за проектиране, както и също, когато преглеждате списъка с полета на таблица в екрана Списък на полетата. За повече информация относно използването на прозореца на задачите вижте раздел се отнасят вашия нов лист с данни с останалата част от вашата база данни, по-нататък в тази статия.

Най-горе на страницата

Създаване на празен лист с данни в нова база данни

Когато трябва да създадете проста база данни, като например списък с контакти, можете да създадете нова база данни с празен лист с данни. Office Access 2007 прави процеса бързо и лесно от по-стари версии, тъй като не е необходимо да използвате изглед за проектиране, за да създадете нова таблица. Не забравяйте, че можете да използвате изглед на лист с данни за извършване на всички задачи за проектиране на таблица с изключение на създаването на справочно поле. За повече информация за добавяне на справочно поле в таблица вижте раздела Добавяне на справочно поле към таблица с данни, по-нататък в тази статия.

Създаване на нова таблица в нова база данни

  1. Стартирайте Access и Първи стъпки в Microsoft Access на страницата, под Нова празна база данни, щракнете върху Празна база данни.

  2. Под Празна база даннив полето Име на файл въведете име за новата база данни. За да промените местоположението на новата база данни, щракнете върху иконата на папка. Когато сте готови, щракнете върху Създаване.

    Access създава нова база данни и отваря таблица с име таблица1 в изглед на лист с данни, ето така:

    нова празна таблица в нова база данни

  3. В листа с данни щракнете двукратно върху заглавката на първата колона (цветни клетка, което гласи Добавяне на ново поле) и въведете име за полето.

  4. Щракнете върху заглавката на следващата колона, или използвайте клавишите със стрелки, за да поставите фокуса върху заглавката на следващия и след това въведете име за това поле. Повторете този процес, докато приключите с именуване на полета на таблица.

  5. В първата празна клетка под име на поле въведете правилните данни.

    Access използва данните, които въвеждате за да зададете типа на данните за полето. Например, ако въведете дата, Access задава полето данни за дата/час типа.

    Важно : Не забравяйте, че полето трябва да съдържа само един тип данни. Например поле за дата не трябва да съдържа имената на клиентите и поле "цена" не трябва да съдържат телефонни номера.

    За повече информация относно типовете данни, които Access поставя като можете да въведете данни, вижте как Access присвоява типове данни, като въведете информация за ръчно и как Access присвоява типове данни, когато поставяте информация, по-нататък в тази статия.

  6. Щракнете върху Запиши.

    Клавишна комбинация натиснете CTRL + S.

    Появява се диалоговият прозорец Запиши като.

  7. В полето Име на таблица въведете име за новата таблица и щракнете върху OK.

    Забележки : 

    • Когато Access създава таблицата, го добавя поле за първичен ключ с име ID, и го задава типа данни за поле за автономериране. Достъп и скрива полето по подразбиране. За да видите полето, щракнете с десния бутон всяко заглавие на колона, щракнете върху Показване на колонитеи след това използвайте диалоговия прозорец Показване на колоните , за да покажете колоната.

      -или-

      С десния бутон върху раздела на документа за таблицата и щракнете върху Режим на проектиране.

    • Можете да промените или премахнете първичния ключ само като отворите таблицата в изглед за проектиране. За информация за това вижте статията Добавяне, Задаване, промяна или премахване на първичния ключ.

    • Ако сте начинаещ в Access и не са запознати с проект на база данни и защо е необходимо първични ключове, вижте статията в Основи на проектирането на бази данни.

Най-горе на страницата

Добавяне на празен лист с данни към съществуваща база данни

Когато добавяте нов лист с данни (таблица) към съществуваща база данни, тази нова таблица от тях, докато не го отнасят към вашите съществуващи таблици. Например, трябва да проследявате поръчки от държавна агенция. За да направите това, можете да добавите таблица с име Government контакти към база данни на продажби. За да се възползвате от силата, която може да ви предостави релационна база данни – за търсене на поръчки от даден контакт, например – трябва да създадете релация между новата таблица и на таблица (или таблици), които съдържат данните за поръчки.

За повече информация за проекта и таблица релациите в базата данни Вижте статиите Основи на проектирането на бази данни и Създаване, редактиране или изтриване на релация.

Също така не забравяйте, че трябва да добавите прикачен файл или OLE обект полета към новата таблица ръчно с помощта на някой от двата списъка Тип данни (в раздела лист с данни , в групата тип на данните и форматиране ) или с помощта на конструктора на таблицата. Стъпките в раздела Задаване на прикачен файл или OLE обект типове данни, по-нататък в тази статия обяснява как да добавите тези типове полета.

Добавяне на лист с данни към база данни

  1. Отворете базата данни, която искате да промените.

  2. В раздела Създаване, в групата Таблици щракнете върху Таблица.

    изображение на лентата на access

    Access добавя нова празна таблица и я отваря в изглед на лист с данни.

    нов лист с данни, добавен към съществуваща база данни

  3. В листа с данни щракнете двукратно върху заглавката на първата колона (цветни клетка, което гласи Добавяне на ново поле) и въведете име за полето.

  4. Щракнете върху полето next или използвайте клавишите със стрелки, за да поставяне на фокуса върху следващото поле и въведете име за това поле. Повторете този процес, докато приключите с именуване на полета на таблица.

  5. В първата празна клетка под име на поле въведете правилните данни.

    Access използва данните, които въвеждате за да зададете типа на данните за полето. Например, ако въведете дата, Access задава полето данни за дата/час типа.

    За повече информация относно типовете данни, които Access поставя като можете да въведете данни, вижте как Access присвоява типове данни, като въведете информацията за ръчно, по-нататък в тази статия.

  6. Щракнете върху Запиши.

    Клавишна комбинация натиснете CTRL + S.

    Появява се диалоговият прозорец Запиши като.

  7. В полето Име на таблица въведете име за новата таблица и щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Добавяне на шаблонни лист с данни към съществуваща база данни

В допълнение към празна таблици Office Access 2007 също предоставя набор от шаблонни таблици. Всеки шаблонни таблици съответства на шаблоните на базата данни, които Office Access 2007 предоставя. Например можете да добавите таблица предназначена да приема активи, контакт или проблем данни. Шаблонни таблиците предоставя начин за създаване на малки бази данни по-малко време, тъй като не е нужно да наименувате полетата и задаване на типове данни.

Докато работите, не забравяйте, че можете да добавите шаблонни таблица само към съществуваща база данни.

Добавяне на шаблонни таблица в база данни

  1. Отворете базата данни, която искате да промените.

  2. В раздела Създаване, в групата Таблици щракнете върху Шаблони за таблици и след това изберете един от наличните шаблони от списъка.

    изображение на лентата на access

    Access отваря нова таблица в изглед на лист с данни. Всяко поле в новата таблица съдържа име и тип данни, и можете да въвеждате данни, без да правите допълнителна работа.

  3. Въведете вашите данни.

  4. Щракнете върху Запиши.

    Клавишна комбинация натиснете CTRL + S.

    Появява се диалоговият прозорец Запиши като.

  5. В полето Име на таблица въведете име за новата таблица и щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Задаване на прикачен файл или OLE обект типове данни

Когато използвате изглед на лист с данни за създаване на нова таблица, можете да зададете повечето типове данни чрез въвеждане на някои данни в първия ред на поле. Обаче не можете да използвате този метод за задаване на прикачения файл и OLE обект типове данни; трябва да можете да зададете тези типове данни, като използвате списъка Задаване на типа на данните в раздела лист с данни , или с помощта на конструктора на таблицата. Стъпките в този раздел обясняват как да използвате двата метода, за да зададете типовете данни.

Използвайте списъка Задаване на типа на данните

  1. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, която искате да промените.

    Това отваря таблицата в изглед на лист с данни.

  2. Изберете ново поле.

    По подразбиране новите полета се съхраняват в дясна или лява страна на листа с данни (в зависимост от вашия Windows регионални и езикови настройки) и заглавката чете Добавяне на ново поле.

    ново поле в лист с данни

    Забележка : Трябва да изберете ново поле. Не можете да променяте типа на данните на съществуващо поле за прикачен файл или OLE обект типове.

  3. Ако добавяте поле за OLE обект, щракнете двукратно върху заглавния ред и въведете име за полето. В противен случай преминете към следващата стъпка, защото когато добавите поле за прикачен файл, Access се променя заглавния ред на икона.

  4. Щракнете върху първия празен данни ред под заглавката.

  5. В раздела лист с данни , в групата тип на данните и форматиране щракнете върху стрелката надолу до Тип данни (списък в горната част на групата) и изберете или OLE обект или прикачен файл.

    Списъкът на типовете данни

    Ако изберете типа на данните на прикачен файл, Access набори заглавния ред, който да се покаже иконата кламер, ето така: Ново поле на таблица със зададен тип данни 'прикачен файл'

  6. Запишете промените.

  7. За да добавите част от данните, новото поле, щракнете двукратно върху първия празен ред и използвайте диалоговия прозорец прикачени файлове , за да намерите данните.

    За повече информация за прикачване на файлове към вашата база данни вижте статията Прикачване на файлове и графика към записите във вашата база данни.

Използване на изглед за проектиране на таблица

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, която искате да промените, и щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

  2. В колоната Име на полето изберете празен ред и въведете име за новото поле.

    Забележка : Трябва да изберете ново поле. Не можете да променяте типа на данните на съществуващо поле за прикачен файл или OLE обект типове.

  3. В колоната Тип данни щракнете върху стрелката надолу до името на вашето ново поле и изберете или OLE обект или прикачен файл от списъка.

  4. Запишете промените.

За информация за прикачване на файлове към записите във вашия лист с данни вижте статията Прикачване на файлове и графика към записите във вашата база данни.

Най-горе на страницата

Добавяне на справочно поле към таблица с данни

Справочно поле е друга функция, която трябва да конфигурирате ръчно за нов лист с данни. Справочно поле показва набор от стойности във формата на списък. Като правило всеки път, когато изберете елемент от падащия списък в база данни на Access, използвате мобилни клиенти. Можете да създадете два типа Lookup списъци.

  • Използване на таблицата базирани списъци    заявки за извличане на стойности от други таблици. Заявката се намира в таблицата, която е в основата на вашия нов лист с данни. Създавате списък на базата на таблица, когато трябва да използвате стойностите, които се намират на друго място във вашата база данни. Например, да поддържате база данни за проблеми при поддръжката. Проблем информацията се намира в една таблица, но списъка с хора, които се занимават с проблеми се намира в друга таблица и на данните в тази таблица промени често. Използване на списък на базата на таблицата ви спестява за ръчно въвеждане на дълъг списък с имената и ви предоставя най-актуалните данни. Можете да използвате данните в таблица за попълване на списък на базата на таблица, или можете да използвате данните, върнати от друга заявка за попълване на списък на базата на таблица.

  • Стойност, базирана на списъците    са относително кратък списък на елементите, които можете да използвате само на едно място в база данни. Например, можете да използвате Access за съхранение и управление на информацията за фирмата активи. Можете да създадете справочно поле, наречено условието (или нещо подобно) и позволяват на потребителите да избират стойност от този списък като добро, става, лошо и т.н. Създаване на списъци стойност чрез въвеждане на списък от елементи директно в таблицата, която е в основата на вашия нов лист с данни.

Когато добавяте справочен списък, базиран на таблица към вашия нов лист с данни, Access създава релация между таблицата, която е в основата на вашия нов лист с данни и таблицата, от която влиза в своите данни справочното поле. Получената справочното поле също става външен ключ – колона, чиито стойности отговарят на първичния ключ стойности в друга таблица. Ако сте начинаещ в Access и нужда от повече информация за зависимости, първични ключове и външни ключове, вижте статията в Основи на проектирането на бази данни.

И накрая можете да добавите стойност, базирана или базирани на таблица справочен списък с помощта на съветник или като ги създадете ръчно в конструктора на таблицата. Съветникът ви предлага най-лесният и най-бързият метод за създаване на справочно поле, така че стъпките в този раздел обясняват как да използвате този метод.

Добавяне на справочно поле в изглед на лист с данни

  1. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, която искате да промените.

    Access отваря таблицата в табличен изглед.

  2. В раздела лист с данни , в групата полета и колони щракнете върху Колона за справка.

    Съветникът за справки стартира.

  3. Направете едно от следните неща:

    • Създаване на списък на базата на таблица   

      1. Изберете искам колона за справка за търсене на стойности в таблица или заявка и след това щракнете върху напред.

      2. Под изгледизберете опция, изберете таблица или заявка от показалия се списък и след това щракнете върху напред.

        Например ако искате да използвате стойностите от таблицата в справочното поле, щракнете върху таблици. Ако искате да използвате заявка, щракнете върху заявки. За да видите списък на всички таблици и заявки в базата данни, щракнете върху и двете.

      3. Преместете полетата, които искате да се показват във вашата справка от екрана с Налични полета към екрана на Избрани полета и след това щракнете върху напред.

      4. Ако желаете изберете един или повече сортиране възможности за избор на полетата, които сте избрали в предишната стъпка и след това щракнете върху напред.

      5. Ако желаете Настройте ширината на всяка колона във вашата справка и след това щракнете върху напред.

      6. Ако желаете под какъв етикет искате за вашата колона за справка, въведете име в текстовото поле.

      7. Ако желаете Поставете отметка в квадратчето Позволяване на множество стойности .

        Избирането на тази опция ви позволява да изберете и съхраняване на повече от един елемент от списъка.

      8. Щракнете върху Готово. Ако Access ви подканва да запишете таблицата, щракнете върху да.

        Access добавя на заявката за търсене за вашата нова таблица. По подразбиране заявката извлича полетата, които указвате, както и стойности на първичен ключ за таблицата източник. Access след това задава типа данни за справочно поле, за да съответства на типа данни за полето за първичен ключ в таблицата източник. Например ако полето за първичен ключ в таблицата източник използва автономериране тип данни, Access задава типа данни на справочното поле числов тип данни.

      9. Връщане към изглед на лист с данни, отидете на справочното поле и изберете елемент от списъка.

    • Създаване на списък на базата на стойност   

      1. Щракнете върху ще въведа стойностите, които искатеи след това щракнете върху напред.

      2. В полето брой колони въведете броя на колоните, които искате да се показват във вашия списък и след това отидете до първата празна клетка и въведете стойност.

        Когато въведете вашия първата стойност, под текущата клетка се показва друга празна клетка.

      3. Когато приключите с въвеждането на първата стойност, използвайте TAB или стрелка надолу, за да преместите фокуса към следващата клетка и след това въведете втория стойност.

      4. Повторете стъпки 2 и 3, докато не завършите създаването на вашия списък и след това щракнете върху напред.

      5. Ако желаете въведете име за новото поле и след това щракнете върху Готово.

Добавяне на справочно поле в изглед за проектиране

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон на таблицата, която е в основата на вашия нов лист с данни и щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

  2. Изберете полето, което искате да преобразувате.

    -или-

    Изберете празен ред и в колоната Име на поле въведете име за новото поле.

  3. В колоната Тип данни щракнете върху стрелката надолу и изберете Съветник за справки.

    Появява се съветникът за справки.

  4. Следвайте стъпките в предишния раздел за използване на съветника.

Когато създавате справочно поле, можете да използвате новата функция, наречена многозначно списък. За повече информация относно многозначно списъци и технологията зад тях (функция, наречена многозначни полета) вижте Добавяне или промяна на справочно поле, която ви позволява да съхраните няколко стойностистатии, справочник за многозначни полетаи Използвайте списък съхраняващ множество стойности.

Най-горе на страницата

Свързване на вашия нов лист с данни с останалата част от вашата база данни

По подразбиране информацията в нов лист с данни остава изолирани от друга информация в база данни, докато създавате поне една зависимост между таблицата, която е в основата на листа с данни и други таблици във вашата база данни. Office Access 2007 опростява процеса на създаване на релации, защото сега можете да плъзнете и пуснете полетата от прозореца на задачите отворен лист с данни.

Можете да създадете два типа взаимоотношения с използване на нов метод.

  • Добавяне на външен ключ поле към таблицата, която е в основата на вашия нов лист с данни. Това поставя вашия нов лист с данни от страната "много" на "един към много".

  • Споделяне на стойности на първичен ключ от вашия нов лист с данни с друга таблица. Това поставя вашия нов лист с данни от страната "един" на "един към много".

Когато създавате или тип на връзка, можете да използвате съветника за справки за създаване на базирани на таблица справочно поле. Следващите стъпки обясняват как да създадете и двата типа релации.

Важно    Трябва да сте запознати с проект на база данни за успешно създаване на релации между таблици.

За повече информация за структурата на базата данни и релации Вижте статиите Основи на проектирането на бази данни, Добавяне, Задаване, промяна или премахване на първичния ключ, ръководство за релации на таблици и Създаване, редактиране или изтриване на релация.

Добавяне на външен ключ поле към вашия нов лист с данни

  1. Ако не е, Отворете вашия нов лист с данни в изглед на лист с данни. За да направите това, в навигационния екран, щракнете двукратно върху таблицата.

  2. В раздела Лист с данни, в групата Полета и колони щракнете върху Добавяне на съществуващи полета.

    Списък с полета на задачите се показва и други таблици в базата данни на списъци.

  3. Разгънете записа за таблицата, която искате да използвате.

  4. Плъзнете полето за първичен ключ от Списъка на полетата в отворена листа с данни и пуснете полето между две от съществуващите полета в листа с данни. Курсора на мишката промени отвесна черта, когато изберете валиден пускане точка.

    плъзгане на поле от 'списък на полетата' и пускането му между две колони

    Когато сте готови, пускане на новото поле, съветникът за справки стартира.

  5. Отидете на следващия набор от стъпки, за да завършите процеса.

Използвайте съветника за справки, за да създадете релация

  1. Преместете полетата, които искате да се показват във вашата справка от екрана с Налични полета към екрана на Избрани полета и след това щракнете върху напред.

  2. Ако желаете изберете един или повече сортиране възможности за избор на полетата, които сте избрали в предишната стъпка и след това щракнете върху напред.

  3. Ако желаете Настройте ширината на всяка колона във вашата справка и след това щракнете върху напред.

  4. Ако желаете под какъв етикет искате за вашата колона за справка, въведете име в текстовото поле.

  5. Ако желаете Поставете отметка в квадратчето Позволяване на множество стойности .

    Избирането на тази опция ви позволява да изберете и съхраняване на повече от един елемент от списъка.

  6. Щракнете върху Готово. Ако Access ви подканва да запишете таблицата, щракнете върху да.

    Access добавя на заявката за търсене за вашата нова таблица. По подразбиране заявката извлича полетата, които указвате, както и стойности на първичен ключ за таблицата източник. Access след това задава типа данни за справочно поле, за да съответства на типа данни за полето за първичен ключ в таблицата източник. Например ако полето за първичен ключ в таблицата източник използва автономериране тип данни, Access задава типа данни на справочното поле числов тип данни.

Добавяне на първичния ключ от вашия нов лист с данни в друга таблица

  1. Ако имате вашия нов лист с данни Отворете, затворете го.

  2. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, към която искате да добавите нов външен ключ.

  3. В раздела Лист с данни, в групата Полета и колони щракнете върху Добавяне на съществуващи полета.

    Списък с полета на задачите се показва и други таблици в базата данни, включително вашия нов лист с данни на списъци.

  4. В прозореца на задачите щракнете върху знака плюс до записа за вашия нов лист с данни, плъзнете поле за първичен ключ (името по подразбиране за полето е ИД) от прозореца на задачите за отваряне на лист с данни и го пуснете на удобно място.

    По подразбиране трябва да пуснете новото поле между две от съществуващите полета в листа с данни. Курсора на мишката промени отвесна черта, когато изберете валиден пускане точка.

    плъзгане на поле от 'списък на полетата' и пускането му между две колони

    Когато сте готови, пускане на новото поле, съветникът за справки стартира.

  5. Следвайте предишните набор от стъпки, за да изпълните съветника за справки.

Най-горе на страницата

Промяна на типа на данните на поле

Когато създавате таблица в изглед на лист с данни, можете да откриете, че сте въвели данни, която е довела до достъп изберете грешен тип данни. Например ако въведете само първите пет цифри от САЩ стил пощенски код, Access прилага числов тип данни в полето, по избор, който не ви позволява да влизат в пощенските кодове от други части на света. За да коригирате този тип на проблема, можете да промените типа на данните за полето.

Access предоставя два начина да промените типа на данните. Можете да използвате команди в раздела лист с данни или можете да използвате конструктора на таблицата. Следващите стъпки обясняват как да използвате двата метода.

Важно    Промяната на типа данни може да доведе до достъп до изтриване на съществуващи данни. Например ако промените на текстово поле за данни от тип Number и полето съдържа букви, както и номера, Access изтрива съществуващите данни, тъй като тя не може да извършва изчисления с текстови знаци.

Използвайте командите на лентата, за да промените типа на данните

  1. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, която искате да промените.

    Това отваря таблицата в изглед на лист с данни.

  2. Изберете полето, което искате да промените.

  3. В раздела лист с данни в групата тип на данните и форматиране изберете опция от списъка Задаване на типа на данните , в горната част на групата.

    Лентата е част от Потребителски интерфейс Microsoft Office Fluent.

  4. Ако Access ви подканва да потвърдите промяната, щракнете върху да , само ако сте сигурни, че искате да продължите.

  5. Запишете промените.

Използвайте конструктора на таблицата, за да промените типа на данните

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, която искате да промените, и щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

  2. Щракнете върху колоната Тип данни и изберете нов тип данни.

  3. Ако Access ви подканва да потвърдите промяната, щракнете върху да , само ако сте сигурни, че искате да продължите.

  4. Запишете промените.

Най-горе на страницата

Управление на полетата в лист с данни

Можете да изпълнявате няколко задачи за управление на таблица с десния бутон върху заглавния ред и изберете команда от получената контекстното меню. Например можете да вмъкнете поле в конкретно местоположение, изтриване или преименуване на поле, Показване или скриете колона и започнете на съветника за справки и преобразува дадена колона в справочно поле.

Използване на командите в контекстното меню

  • С десния бутон върху Заглавка на колона и изберете команда от контекстното меню.

    Тази фигура показва контекстното меню:

    контекстното меню на поле на таблица

Най-горе на страницата

Как Access присвоява типове данни, като въведете информацията за ръчно

Когато създавате празен лист с данни, Access присвоява тип данни за всяко поле, когато първо въведете данни в това поле. Следващата таблица показва на различните типове данни, които можете да въведете и типа на данните, Access се отнася за всеки от тях.

Забележка : Не можете да зададете на прикачен файл или OLE обект типове данни чрез въвеждане на данни в празно поле. За информация как да зададете тези типове данни вижте Настройване на прикачен файл или OLE обект типове данни по-рано в този документ.

Ако въведете:

Office Access 2007създаваполе с тип данни:

Явор

Текст

Блок от текст или текст и числа, по-дълги от 256 знака.

Известие.

Забележка : Не можете да използвате проектиране в преглед, за да разрешите форматиране на RTF текст. За информация относно разрешаването форматиране на RTF текст вижте статията въвеждане или редактиране на данни в контрола или колона, която поддържа текст в RTF формат.

http://www.contoso.com

Достъп до разпознава следните интернет протоколи: http, ftp, gopher, wais, файл, https, mhtml, mailto, msn, новини, nntp, midi, cid, Просперо, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Забележка : За достъп до разпознава протокола и задаване на хипервръзка типа данни трябва да следвате протокола със знак, различен от празно.

Хипервръзка

50000

Число, дълго цяло число

50 000

Число, дълго цяло число

50 000,99

Число, с двойна точност

50 000,389

Число, с двойна точност

12/31/2006

Формати за дата и час, зададени в прозорец регионални и езикови настройки да управлявате как Access форматира данни за дата/час.

Покажете ми как да зададете или промените тези настройки

В Windows Vista   

  1. Щракнете върху бутон за стартиране на изображение на бутон и след това щракнете върху Контролен панел.

  2. Ако използвате изгледа по подразбиране в контролния панел, щракнете двукратно върху часовник, език и регион.

    -или-

    Ако използвате класически изглед, щракнете двукратно върху

    Регионални и езикови опции.

    Появява се диалоговият прозорец регионални и езикови опции .

  3. Под стандарти и форматищракнете върху Персонализиране.

    Появява се диалоговият прозорец Персонализиране на регионални опции .

  4. Щракнете върху раздела, съдържащ настройките, които искате да промените и направете вашите промени. Например за да промените цялото или част от числов формат, щракнете върху раздела число и променете настройката, която искате. За помощ с опция щракнете върху бутона помощ (?) и след това щракнете върху желаната опция.

В Microsoft Windows XP (класически изглед)   

  1. В лентата на задачите на Windows щракнете върху Старти след това щракнете върху Контролен панел.

  2. В контролния панел щракнете двукратно върху регионални и езикови опции.

    Появява се диалоговият прозорец регионални и езикови опции .

  3. Под стандарти и форматищракнете върху Персонализиране.

    Появява се диалоговият прозорец Персонализиране на регионални опции .

  4. Щракнете върху раздела, съдържащ настройките, които искате да промените и направете вашите промени. Например за да промените цялото или част от числов формат, щракнете върху раздела число и променете настройката, която искате. За помощ с опция щракнете върху бутона помощ (?) и след това щракнете върху желаната опция.

В Microsoft Windows XP (изглед "категория")

  1. В лентата на задачите на Windows щракнете върху Старти след това щракнете върху Контролен панел.

    Появява се контролен панел.

  2. Щракнете върху дата, час, език и регионални опции.

    Появява се диалоговият прозорец дата, час, език и регионални опции .

  3. Щракнете върху Промяна на формата на числа, дати и часове.

    Появява се диалоговият прозорец регионални и езикови опции .

  4. Под стандарти и форматищракнете върху Персонализиране.

    Появява се диалоговият прозорец Персонализиране на регионални опции .

  5. Щракнете върху раздела, съдържащ настройките, които искате да промените и направете вашите промени. Например за да промените цялото или част от числов формат, щракнете върху раздела числа и променете настройката, която искате. За помощ с опция щракнете върху бутона помощ (?) и след това щракнете върху желаната опция.

Дата/час

31 декември 2006 г.

Забележка : Access не разпознава имена на ден (понеделник, вторник, и т.н) като валидните стойности за избор на дата/час данни тип. Трябва да въведете името на месеца.

Дата/час

10:50:23

Дата/час

10:50 ч.

Дата/час

17:50 ч.

Дата/час

12,50 лв.

Достъп до разпознава символ за валута, зададен във вашите прозорец регионални и езикови настройки.

Покажете ми как да зададете или промените тези настройки

В Windows Vista   

  1. Щракнете върху бутон за стартиране на изображение на бутон и след това щракнете върху Контролен панел.

  2. Ако използвате изгледа по подразбиране в контролния панел, щракнете двукратно върху часовник, език и регион.

    -или-

    Ако използвате класически изглед, щракнете двукратно върху

    Регионални и езикови опции.

    Появява се диалоговият прозорец регионални и езикови опции .

  3. В раздела формати под текущия формати, щракнете върху Персонализиране на този формат.

    Появява се диалоговият прозорец Персонализиране на регионални опции .

  4. Щракнете върху раздела " валута " и в списъка символ за валута , изберете символа, който искате да използвате. За помощ с опция щракнете върху бутона помощ (?) и след това щракнете върху желаната опция.

В Microsoft Windows XP (класически изглед)   

  1. В лентата на задачите на Windows щракнете върху Старти след това щракнете върху Контролен панел.

    Появява се контролен панел.

  2. В контролния панел щракнете двукратно върху регионални и езикови опции.

    Появява се диалоговият прозорец регионални и езикови опции .

  3. Под стандарти и форматищракнете върху Персонализиране.

    Появява се диалоговият прозорец Персонализиране на регионални опции .

  4. Щракнете върху раздела " валута " и в списъка символ за валута , изберете символа, който искате да използвате. За помощ с опция щракнете върху бутона помощ (?) и след това щракнете върху желаната опция.

В Microsoft Windows XP (изглед "категория")   

  1. В лентата на задачите на Windows щракнете върху Старти след това щракнете върху Контролен панел.

    Появява се контролен панел.

  2. Щракнете върху дата, час, език и регионални опции.

    Появява се диалоговият прозорец дата, час, език и регионални опции .

  3. Щракнете върху Промяна на формата на числа, дати и часове.

    Появява се диалоговият прозорец регионални и езикови опции .

  4. Под стандарти и форматищракнете върху Персонализиране.

    Появява се диалоговият прозорец Персонализиране на регионални опции .

  5. Щракнете върху раздела " валута " и в списъка символ за валута , изберете символа, който искате да използвате. За помощ с опция щракнете върху бутона помощ (?) и след това щракнете върху желаната опция.

Валута

21,75

Число, с двойна точност

123,00%

Число, с двойна точност

3,46E+03

Число, с двойна точност

Най-горе на страницата

Как Access присвоява типове данни, когато поставяте информация

Когато поставите данните в нов работен лист, можете да поставите смесени или непоследователно типове данни в едно или повече полета. Например, кажем поставяте няколко колони с данни за контакт, и тези данни включва пощенски кодове от целия свят – комбинация от записи и числа.

Когато поставяте данни, Access обработва всеки запис (всеки ред в колоната) и го определя типа на данните за всеки запис. Access след това се опитва да изберете тип данни, който съхранява цялата информация от без загуба или орязване на всички записи. Като част от това Access понякога се прилага тип основни данни за поле.

Този списък предоставя някои примери за това как достъп избира типове данни.

  • Когато Access намери смесени данни от тип, това обикновено задава полето данни от тип текст тъй като текстови полета предоставят най-голяма гъвкавост.

  • Когато Access намери номера, смесен с един валутен символ, Access задава данни от тип Number и ивици изложени валутен символ. Това предвижда по-голяма сортирането и филтрирането на възможности и по-голям брой агрегатни функции. Ако искате валутен символ, можете да приложите валутен формат към числово поле или да преобразувате поле в тип данни на валута.

  • Ако поставяте данни с комбинация от символи за валута, Access прилага текстов тип данни в полето и запази символи.

  • Ако поставите дати и часове с комбинация от дисплея формати (например 12/14/2005 и 14.12.2005), Access прилага данни за дата/час типа и общия формат за дата.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×