Основни задачи за настолна база данни на Access

Основни задачи за настолна база данни на Access

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Настолните бази данни на Access може да ви помогне да съхранявате и проследяване на почти всякакъв вид информация, например наличности, контакти или бизнес процеси. Нека да преминете през пътища, които можете да предприемете, за да създадете настолна база данни на Access, Добавяне на данни към него и след това Научете повече за следващи стъпки към персонализирането и използването на вашата нова база данни.

В тази статия

Избиране на шаблон

Шаблоните в Access имат вградени таблици, заявки, формуляри и отчети, които са готови за използване. Когато стартирате Access, първо се показва избор на шаблони, а освен това можете да търсите още шаблони онлайн.

Изглед "Шаблони" на стартовия екран в Access

  1. В Access, щракнете върху Файл > Създай.

  2. Изберете шаблон за настолна база данни и въведете име за вашата база данни под Името на файла.(Ако не виждате шаблон, която е подходяща за вас, ИзползвайтеТърсене на шаблони онлайнполе.)

  3. Можете или да използвате местоположението по подразбиране, което Access показва под полето Име на файл, или да щракнете върху иконата на папка, за да изберете местоположение.

  4. Щракнете върху Създай.

Създаване на настолна база данни на Access от шаблон.

В зависимост от шаблона може да се наложи да направите някои от следните неща, за да започнете:

  • Ако Access показва диалоговия прозорец влизане с празен списък на потребители:

    1. Щракнете върху нов потребител.

    2. Попълнете Подробни данни за потребителски формуляр.

    3. Щракнете върху Запиши и затвори.

    4. Изберете потребителското име, което току-що въведени и след това щракнете върху Login.

  • Ако Access показва съобщение Предупреждение относно защитата в лентата за съобщения а вие се доверявате на източника на шаблона, щракнете върху Разрешаване на съдържание. Ако базата данни изисква влизане, влезте отново.

За повече вижте Създаване на настолна база данни на Access от шаблон.

Създаване на база данни от самото начало

Ако никой от шаблоните не отговаря на вашите нужди, можете да започнете с празна настолна база данни.

  1. В Access, щракнете върху Създай > Празна настолна база данни.

  2. Въведете име за вашата база данни в полето Име на файла.

  3. Можете или да използвате местоположението по подразбиране, което Access показва под полето Име на файл, или да щракнете върху иконата на папка, за да изберете местоположение.

  4. Щракнете върху Създай.

Добавяне на таблица

В база данни вашата информация се съхранява в множество свързани таблици. За да създадете таблица:

  1. Когато отворите вашата база данни за първи път, ще видите празна таблица в изглед на лист с данни там, където можете да добавите данни. За да добавите друга таблица, щракнете върху раздела Създаване > таблица. Можете да започнете да въвеждате данни в празното поле (клетка) или поставяне на данни от друг източник, като например работна книга на Excel.

  2. За да преименувате колона (поле), щракнете двукратно върху заглавието на колоната и след това въведете новото име.

Съвет :  Смислените имена ще ви помогнат да знаете какво съдържа всяко поле, без да виждате съдържанието му.

  1. Щракнете върху Файл > Запиши.

  • За да добавите още полета, въвеждайте в колоната Щракнете, за да добавите.

  • За да преместите колона, изберете я, като щракнете върху заглавието й, и след това я плъзнете на желаното място. Можете също да изберете съседни колони и да ги плъзнете до новото място.

За повече информация вижте Въведение в таблиците.

Копиране и поставяне на данни

Можете да копирате и поставяте данни в таблица на Access от друга програма, например Excel или Word. Това работи най-добре, ако данните са разделени в колони. Ако данните са в програма за текстообработка, например Word, използвайте маркери за разделяне на колоните или ги конвертирайте във формат на таблица преди копирането.

  1. Ако данните се нуждаят от редактиране, например разделяне на пълните имена на собствено име и фамилия, направете това предварително в програмата източник.

  2. Отворете източника и копирайте (Ctrl + C) данните.

  3. Отворете таблицата на Access, в която искате да добавите данните в изглед на лист с данни, и поставете (Ctrl + V) данните.

  4. Щракнете двукратно върху всяко заглавие на колона и въведете смислено име.

  5. Щракнете върху файл > Запиши и дайте име на вашата нова таблица.

    Забележка : Access задава тип данни на всяко поле въз основа на информацията, която поставите в първия ред от всяка колона, затова се уверете, че информацията в следващите редове съответства на първия ред.

Импортиране или свързване към данни

Или можете да импортирате данни от други източници, или можете да свържете към данни от Access без преместване на информация от мястото, където се съхранява. Свързване може да е добра опция, ако имате множество потребители, актуализиране на данни и искате да се уверите, че виждате най-новата версия, или ако искате да запазите място за съхранение. Можете да изберете дали искате да свържете към или импортиране на данни за повечето формати. За повече информация вижте Импортиране или свързване към данни в друга база данни на Access .

Опции в раздел "Външни данни" в Access

Процесът се различава малко в зависимост от източника на данни, но тези инструкции ще ви позволят да започнете:

  1. В Външни данни щракнете върху формат на данните, които ще бъдат импортиране от или свързване към. Ако не виждате правилния формат, щракнете върху повече.

Забележка : Ако все още не можете да намерите нужния формат, може да се наложи първо да експортирате данните във файлов формат, който Access поддържа (например текстов файл с разделители).

  1. Следвайте инструкциите в диалоговия прозорец Получаване на външни данни .

При свързването към данни, някои формати са достъпни ''само за четене''. Ето външните източници, от които можете да импортирате или свързвате данни:

Добавяне на бутон към вертикално оформление на контроли

Връзка

Microsoft Excel

Да

Да
(само за четене)

Microsoft Access

Да

Да

ODBC бази данни,например SQL Server

Да

Да

Текстови файлове или файлове със стойности, разделени със запетаи (CSV)

Да

Да
(само добавяне на нови записи)

Списък на SharePoint

Да

Да

XML

Да

Услуги за данни

Да
(само за четене)

HTML документ

Да

Да

Папка на Outlook

Да

Да

За повече информация вижте Импортиране или свързване към данни в друга база данни на Access.

Организиране на данни с анализатора на таблици

Можете да използвате съветника за анализ на таблици, за да идентифицирате бързо излишните данни. След това съветникът предоставя прост начин за организиране на данните в отделни таблици. Access запазва първоначалната таблица като архивен файл.

  1. Отворете базата данни на Access, съдържаща таблицата, която искате да анализирате.

  2. Щракнете върху Инструменти за бази данни > Анализ на таблицата.

    Първите две страници на съветника съдържат кратък въвеждащ курс с примери. Ако видите квадратче за отметка с етикет Да се покажат уводните страници., отметнете го и щракнете два пъти върху Назад, за да видите въведението. Ако не искате да видите отново уводните страници, изчистете отметката от квадратчето Да се покажат уводните страници..

Най-горе на страницата

Следващи стъпки

Останалата част от процеса на проектиране варира в зависимост от това, какво искате да направите, но вие вероятно искате да обсъдите създаването на заявки, формуляри, отчети и макроси. Следните статии могат да ви помогнат:

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×