Основни задачи в Access 2010

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Ето някои основни задачи за бази данни, които можете да направите, за да ви помогнат да научите как да използвате Microsoft Access 2010.

 

В тази статия

Какво представлява Access?

Релационни бази данни в Access

Когато отворите Access

Намиране и прилагане на шаблон

Създаване на база данни от самото начало

Отваряне на съществуваща база данни на Access

Първи стъпки в използването на вашата нова база данни

Добавяне на таблица

Поставяне на данни от друг източник в таблица на Access

Импортиране или свързване към данни от друг източник

Следващи стъпки

Импортиране на данни от електронна таблица или друга програма

Импортиране на работен лист на Excel в Access

Импортиране на работен лист на Excel като таблица в нова база данни

Използване на съветника за анализиране на таблици за организиране на вашите данни

Работа с данни от други програми

Използване на по-стара версия на база данни в няколко версии на Access

Използване на файл на база данни на Access в няколко версии на Access

Стъпка 1: създаване на копие на съществуваща база данни и записване в нов формат

Стъпка 2: Разделете копиране на базата данни и използвайте първоначалния файл като сървърна база данни

Стъпка 3: свързване на новия към първоначалната база данни

Използване на отпред-край на приложението в няколко версии на Access

Какво представлява Access?

Access 2010 е инструмент за проектиране и разполагане на приложения за бази данни , които можете да използвате, за да следите важната информация. Можете да запазите данните си на компютъра си или да ги публикувате в уеб, така че други хора да могат да използват вашата база данни с уеб браузър.

Много хора започнат да използват Access, когато програмата, която те използват, за да проследяват нещо, постепенно става по-неподходяща за задачата. Например да предположим, че сте организатор на събития и искате да следите всички подробности, които ви трябват, за да направите вашите събития успешни. Ако използвате текстов редактор или програма за електронни таблици, за да направите това, лесно можете да се сблъскате с дублирани и несъвместими данни. Можете да използвате софтуер за календари, но проследяването на финансова информация в календар не е подходящо.

Релационни бази данни в Access

Понякога имате нужда от релационна база данни, за да проследите тази информация – склад с данни, който е разделен на по-малки колекции от данни (наричани таблици), за да се елиминират съкращенията, и след това свързани заедно на базата на общи битове информация (наричани полета) . Например релационна база данни за планиране на събития може да съдържа таблица с информация за клиента, таблица с информация за доставчици и таблица с информация за събития. Таблицата с информация за събитие може да има поле за свързване към таблицата "клиент" и поле за свързване с таблицата "доставчици". По този начин, ако например телефонният номер на доставчик е променен, информацията може да се промени веднъж в таблицата "доставчици" вместо във всеки случай, който е свързан с доставчика.

Access е инструмент, който можете да използвате за бързо и лесно разработване на релационни приложения за бази данни, които ще ви помогнат да управлявате информацията. Можете да създадете база данни, която да ви помогне да следите почти всякакъв вид информация, като например инвентаризация, професионални контакти или бизнес процеси. В действителност Access предлага шаблони, които можете да използвате веднага, за да проследите разнообразни информации, като направите нещата лесни дори за начинаещи.

Когато отворите Access

Когато стартирате Access 2010, ще видите изгледа Microsoft Office Backstage, където можете да получите информация за текущата база данни, да създадете нова база данни, да отворите съществуваща база данни и да прегледате актуално съдържание от Office.com.

Изгледът Backstage на Access 2010

Изгледът Backstage съдържа и много други команди, които можете да използвате, за да регулирате, поддържате или споделяте вашите бази данни. Командите в изгледа Backstage обикновено се прилагат към цели бази данни, а не към обекти в база данни.

Забележка: Можете да стигнете до изгледа Backstage по всяко време, като щракнете върху раздела файл .

Най-горе на страницата

Намиране и прилагане на шаблон

Access ви предоставя богато разнообразие от шаблони, които можете да използвате, за да ускорите процеса на създаване на база данни. Шаблонът е готова за използване база данни, която съдържа всички таблици, заявки, формуляри и отчети, необходими за изпълнението на дадена задача. Например има шаблони, които могат да бъдат използвани за проследяване на проблеми, управление на контакти или запазване на запис на разходите. Някои шаблони съдържат няколко примерни записа, целящи да демонстрират използването им. Можете да използвате бази данни за шаблони, както е, или можете да ги персонализирате, за да се побере по-добре на нуждите ви.

За да намерите и приложите шаблон към вашата база данни, направете следното:

  1. В раздела Файл щракнете върху Създай.

  2. Под Налични шаблони направете едно от следните неща:

    • За да използвате повторно шаблон, който сте използвали наскоро, щракнете върху Последни шаблонии след това изберете шаблона, който искате.

    • За да използвате шаблон, който вече сте инсталирали, щракнете върху Моите шаблонии след това изберете шаблона, който искате.

    • За да намерите шаблон в Office.com, под шаблони на Office.comщракнете върху категория шаблони, изберете шаблона, който искате, и след това щракнете върху изтегляне , за да изтеглите шаблона от Office. com на вашия компютър.

      Можете също да потърсите шаблони в Office.com от Access. В Търсене в Office.com за шаблони въведете една или повече думи за търсене и след това щракнете върху бутона със стрелка, за да търсите.

  3. Ако желаете, щракнете върху иконата на папка до полето име на файл , за да отидете до местоположението, където искате да създадете базата данни. Ако не укажете конкретно местоположение, Access създава базата данни в местоположението по подразбиране, което се показва под полето име на файл .

  4. Щракнете върху Създай.

Access създава базата данни и я отваря за използване.

Най-горе на страницата

Създаване на база данни от самото начало

Ако искате по-цялостно Въведение в понятията за използване на Access, за да създадете база данни, вижте Основи на проектирането на бази данниза статията.

Ако никой от шаблоните не отговаря на нуждите ви или ако имате данни в друга програма, която искате да използвате в Access, може да решите, че е по-добре да създадете база данни от самото начало. В Access 2010 имате избор: Стандартна настолна база данни или уеб база данни.

За повече информация за уеб базите данни вижте статията Създаване на база данни за споделяне в уеб.

За да създадете нова база данни, направете следното:

  1. Стартирайте Access.

  2. В раздела " Създай " в изгледа Backstage щракнете върху празна база данни или празна уеб база данни.

    Важно: Изборът, който правите тук, ще определи какви функции са налични в базата данни. НаСтолната база данни не може да се публикува в уеб, а уеб базите данни не поддържат някои функции на работния плот, като например заявки за общи суми.

  3. Отдясно въведете име за вашата база данни в полето Име на файл .

    За да промените местоположението, в което създавате файла, щракнете върху Прегледна Изображение на бутон до полето име на файл , намерете и изберете новото местоположение и след това щракнете върху OK.

  4. Щракнете върху Създай.

    Access създава базата данни и след това отваря празна таблица (наречена таблица1) в изглед на лист с данни.

  5. Access поставя курсора в първата празна клетка в колоната щракнете, за да добавите в новата таблица.

    За да добавите данни, започнете да въвеждате – или можете да поставяте данни от друг източник, както е описано в раздела поставяне на данни от друг източник в таблица на Access, по-нататък в тази статия.

    Забележки: 

    • Въвеждането на данни в изглед на лист с данни е проектирано така, че да бъде подобно на въвеждане на данни в работен лист на Excel. Главното ограничение е, че данните трябва да бъдат въведени в съседни редове и колони, започвайки от горния ляв ъгъл на листа с данни. Не трябва да се опитвате да форматирате данните си, като включвате празни редове или колони, както можете да правите в работен лист на Excel, защото това ще изгуби място в таблицата ви. Таблицата съдържа само вашите данни. Цялата визуална презентация на тези данни ще бъде изпълнена във формулярите и отчетите, които проектирате по-късно.

    • Структурата на таблицата се създава, докато въвеждате данните. Всеки път, когато добавите нова колона към листа с данни, в таблицата е дефинирано ново поле. Access задава тип данни на полето, базирано на типа данни, който въвеждате. Например ако имате колона, в която сте въвели само стойности на дати, Access ще настрои типа на данните на това поле към дата/час. Ако по-късно се опитате да въведете неактуална стойност (като например име или телефонен номер) в това поле, Access показва съобщение, което ви информира, че стойността не съответства на типа данни на колоната. Когато е възможно, трябва да планирате вашата таблица, така че всяка колона да съдържа един и същ тип данни, независимо дали става дума за текст, дати, числа или друг тип. Това улеснява създаването на заявки, формуляри и отчети, които изберете само данните, които искате.

Ако не искате да въвеждате данни все още, щракнете върху затварянена Изображение на бутон .

Забележка: Access ще изтрие таблица1, ако го затворите, без да ги записвате.

Най-горе на страницата

Отваряне на съществуваща база данни на Access

Съвет: За да отворите бързо една от последните няколко бази данни, които сте отворили, в раздела файл щракнете върху Последнии след това щракнете върху името на файла.

  1. В раздела Файл щракнете върху Отвори.

  2. Щракнете върху пряк път в диалоговия прозорец отваряне – или в полето търси в щракнете върху устройството или папката, която съдържа желаната база данни.

  3. В списъка с папки щракнете двукратно върху папки, докато не отворите папката, която съдържа базата данни.

  4. Когато намерите базата данни, направете едно от следните неща:

    • За да отворите базата данни в отворен режим по подразбиране, щракнете двукратно върху нея.

    • За да отворите базата данни за споделен достъп в среда, която е многопотребителска, така че вие и другите потребители да можете да четете и пишете едновременно в базата данни, щракнете върху Отвори.

    • За да отворите базата данни за достъп само за четене, така че да можете да я прегледате, но не можете да я редактирате, щракнете върху стрелката до бутона Отвори и след това щракнете върху Отвори само за четене.

    • За да отворите базата данни за изключителен достъп, така че никой друг да не може да я отвори, докато сте отворени, щракнете върху стрелката до бутона Отвори и след това щракнете върху Отвори ексклузивно.

    • За да отворите базата данни за достъп само за четене, щракнете върху стрелката до бутона Отвори и след това щракнете върху Отвори само за четене, за да могат да се отварят базата данни, но те имат само достъп само за четене.

Ако не можете да намерите базата данни, която искате да отворите    

  1. В диалоговия прозорец отваряне щракнете върху клавишната комбинация Моят компютър – или в полето търси в щракнете върху Моят компютър.

  2. В списъка с устройства щракнете с десния бутон върху устройството, което смятате, че може да съдържа базата данни, след което щракнете върху Търсене.

  3. Въведете критериите за търсене и след това натиснете клавиша ENTER, за да потърсите базата данни.

  4. Ако базата данни бъде намерена, отворете я, като щракнете двукратно върху нея в диалоговия прозорец резултати от търсенето .

    Тъй като търсенето е инициирано от диалоговия прозорец отваряне , трябва да щракнете върху Отказ в този диалогов прозорец, преди да се отвори базата данни.

Можете директно да отворите файл с данни във външен файлов формат (например dBASE, PARADOX, Microsoft Exchange или Excel). Можете също така да отворите директно всеки ODBC източник на данни, като например Microsoft SQL Server или Microsoft FoxPro. Access автоматично създава нова база данни на Access в същата папка като файла с данни и добавя връзки към всяка таблица във външната база данни.

Най-горе на страницата

Първи стъпки в използването на вашата нова база данни

В зависимост от шаблона, който използвате, може да се наложи да направите едно или няколко от следните неща, за да започнете с новата база данни:

  • Ако Access показва диалоговия прозорец за влизане с празен списък с потребители, използвайте следната процедура, за да направите първите стъпки:

    1. Щракнете върху нов потребител.

    2. Попълнете формуляра за подробни данни за потребителя .

    3. Щракнете върху Запиши и затвори.

    4. Изберете потребителското име, което току-що въведохте, и след това щракнете върху login.

  • Ако Access показва празен лист с данни, можете да започнете да въвеждате данни директно в този лист с данни, или щракнете върху други бутони и раздели, за да изследвате базата данни.

  • Ако Access показва страница " Първи стъпки ", можете да щракнете върху връзки на тази страница, за да научите повече за базата данни, или щракнете върху други бутони и раздели, за да прегледате базата данни.

  • Ако Access показва съобщение за Предупреждение за защита в лентата за съобщения и се доверявате на източника на шаблона, щракнете върху Разрешаване на съдържание. Ако базата данни изисква влизане, ще трябва да влезете отново.

За настолна и уеб база данни можете също да започнете с една от следните стъпки:

Най-горе на страницата

Добавяне на таблица

Можете да добавите нова таблица към съществуваща база данни, като използвате инструментите в групата таблици на раздела Създаване .

Групата ''Таблици'' в раздела ''Създай''

Забележка: В уеб база данни само командата таблица е налична в групата таблици .

Независимо от това в кой изглед започвате, винаги можете да превключвате към другия изглед с помощта на бутоните за изглед в лентата на състоянието на прозореца на Access.

Създаване на празна таблица в изглед на лист с данни    В изглед на лист с данни можете да въвеждате данни незабавно и да позволите на Access да изгради структурата на таблицата зад кулисите. Имената на полетата се присвояват цифрово (Поле1, Поле2 и т. н.) и Access задава типа на данните на полето на базата на типа данни, който въвеждате.

  1. В раздела Създаване , в групата таблици щракнете върху таблица Изображение на бутон .

  2. Access създава таблицата и след това поставя курсора в първата празна клетка в колоната щракнете, за да добавите .

  3. За да добавите данни, започнете да въвеждате в първата празна клетка – или можете да поставяте данни от друг източник, както е описано по-нататък в тази статия.

    • За да преименувате колона (поле), щракнете двукратно върху заглавието на колоната и след това въведете новото име.

      Съвет: Дайте смислено име на всяко поле, така че да можете да разберете какво съдържа, без да се налага да търсите данните.

    • За да преместите колона, изберете я, като щракнете върху заглавието на колоната и след това я плъзнете там, където искате. Можете също да изберете няколко граничещи колони и да ги плъзнете до ново местоположение заедно.

      За да добавите още полета към таблицата, можете да започнете да въвеждате в колоната щракнете, за да добавите в изглед на лист с данни или можете да добавите нови полета с помощта на командите от групата Добавяне на & DELETE в раздела полета .

Създаване на таблица, започваща в изглед за проектиране    В режим на проектиране първо създавате структурата на новата таблица. След това можете да превключите към изглед на лист с данни, за да въведете данните, или да въведете данните си, като използвате някакъв друг метод, като например с формуляр.

Изгледът за проектиране не е наличен за таблиците в уеб база данни.

  1. В раздела Създаване, в групата Таблици щракнете върху Структура на таблица. Изображение на бутон

  2. За всяко поле в таблицата въведете име в колоната Име на полето, след което изберете тип данни от списъка Тип на данните.

  3. Можете да въведете допълнителна информация за всяко поле в колоната " Описание ". Описанието, което въвеждате, се показва в лентата на състоянието, когато точката на вмъкване е в това поле, и се използва като текст на лентата на състоянието за всички контроли, които създавате, като плъзнете полето от екрана Списък на полетата във формуляр или отчет и за всички контроли, които са създадени за това поле от съветника за формуляри или съветника за отчети.

  4. След като добавите всички желани полета, запишете таблицата:

    • В раздела Файл щракнете върху Запиши.

  5. Можете да започнете да въвеждате данни в таблицата по всяко време, като превключите към изглед на лист с данни, щракнете в първата празна клетка и въведете. Можете също да поставяте данни от друг източник, както е описано в следващия раздел.

Създаване на таблица, базирана на списък на SharePoint    Със списък на SharePoint вашите данни могат да се използват от хора, които нямат достъп до тях. Освен това данните на списъка се съхраняват на сървър, който обикновено предлага по-добра защита срещу загуба на данни от файлове, съхранени на настолен компютър. Можете или да започнете с нов списък, или да създадете връзка към съществуващ списък. Трябва да имате достатъчно разрешения за сайта на SharePoint, където искате да създадете списъка; Това може да е различно в зависимост от сайта, така че да се свържете с вашия администратор на SharePoint за подробности относно вашите опции.

Тази функция не е налична в уеб база данни.

  1. В раздела Създаване, в групата Таблици щракнете върху Списъци на SharePoint.

  2. Можете да използвате един от шаблоните за списъци, за да създадете стандартен списък на SharePoint, като например контакти или събития.

    Можете също да изберете да създадете списък по избор или да се свържете към или да импортирате съществуващ списък. Щракнете върху желаната от вас опция.

  3. Ако изберете някой от шаблоните за списъци или за да създадете списък по избор, ще се отвори диалоговият прозорец Създаване на нов списък , за да ви преведе през процеса. Ако изберете да използвате съществуващ списък, отваря се диалоговият прозорец получаване на външни данни , за да ви помогне.

За повече информация относно таблиците вж. статията Въведение в таблиците.

Най-горе на страницата

Поставяне на данни от друг източник в таблица на Access

Ако данните ви са съхранени в момента в друга програма, като например Excel, можете да копирате и поставите вашите данни в таблица на Access. Обикновено това работи най-добре, ако данните вече са разделени в колони, както са в работен лист на Excel. Ако данните ви са в текстообработваща програма, трябва първо да разделите колоните с данни, като използвате табулатори или да конвертирате данните в таблица в програмата за обработка на Word, а след това да копирате данните. Ако вашите данни се нуждаят от редактиране или манипулиране (например разделяне на пълни имена на собствено и фамилно име), може да искате да направите това, преди да копирате данните, особено ако не сте запознати с Access.

Когато поставите данни в празна таблица, Access задава типа на данните за всяко поле в зависимост от вида на данните, които открива в него. Ако например поставено поле съдържа само стойности за дата, Access прилага типа данни "Дата/час" към това поле. Ако поставеното поле съдържа само думите "да" и "не", Access прилага типа данни "Да/не" към полето.

Access наименува полетата в зависимост от това, което намира в първия ред на поставените данни. Ако първият ред от поставените данни е подобен по тип на редовете, които следват, Access определя, че първият ред е част от данните и присвоява полетата родови имена (Поле1, Поле2 и т. н.). Ако първият ред от поставените данни не е подобен на редовете, които следват, Access използва първия ред като имена на полета и изключва първия ред в действителните данни.

Ако Access присвои общи имена към полетата, трябва да ги преименувате възможно най-скоро, за да избегнете объркване. Използвайте следната процедура:

  1. В раздела файл щракнете върху Запиши , за да запишете таблицата.

  2. В изглед на лист с данни щракнете двукратно върху всяко заглавие на колона и след това въведете име за колоната.

  3. Запишете таблицата отново.

Най-горе на страницата

Импортиране или свързване към данни от друг източник

Възможно е да имате данни, които сте събирали в друга програма, която искате да използвате в Access. Може би работите с хора, които съхраняват данните си в други програми, и искате да работите с данните в Access. А може би имате много различни източници на данни и имате нужда от "подложка за кацане", където можете да ги съберете всички заедно за по-задълбочен анализ.

Access ви позволява лесно да импортирате или свързвате данни от други програми. Можете да внасяте данни от работен лист на Excel от таблица в друга база данни на Access от списък на SharePoint или от някой от най-различни източници. Процесът се различава малко в зависимост от източника на данни, но тези инструкции ще ви накарат да започнете:

  1. В раздела външни данни , в групата Импортиране на & връзка щракнете върху командата за типа файл, от който импортирате.

    Ако например импортирате данни от работен лист на Excel, щракнете върху Excel. Ако не виждате правилния тип програма, щракнете върху още.

    Забележка: Ако не можете да намерите правилния формат на типа в групата Импортиране на & , може да се наложи да стартирате програмата, в която първоначално сте създали данните, и след това да използвате тази програма, за да запишете данните във файлов формат, който Access поддържа (например текстов файл с разделители ) и след това да импортирате или да се свържете с данните.

  2. В диалоговия прозорец получаване на външни данни или щракнете върху Преглед , за да отидете до файла източник на данни, или въведете пълния път до файла източник на данни в полето име на файл .

  3. Щракнете върху опцията, която искате, под Задаване как и къде искате да съхранявате данните в текущата база данни. Можете да създадете нова таблица с помощта на импортираните данни или да създадете свързана таблица, която поддържа връзка към източника на данни.

  4. Щракнете върху OK.

    В зависимост от вашия избор, се отваря диалоговият прозорец Свързване на обекти или диалоговият прозорец Импортиране на обекти .

  5. Използвайте диалоговия прозорец, за да завършите процеса. Точната процедура, която следвате, зависи от избраната от вас опция за импортиране или свързване.

  6. В последната страница на съветника щракнете върху Готово.

    Ако сте избрали да импортирате, Access ви пита дали искате да запишете подробностите за операцията за импортиране, която току-що сте завършили.

  7. Ако смятате, че пак ще изпълнявате същата операция за импортиране, щракнете върху Запиши стъпките за импортиранеи след това въведете подробностите.

    След това можете лесно да възпроизведете операцията за импортиране, като щракнете върху записан импортиране в групата Импортиране в раздела външни данни , щракнете върху спецификацията за импортиране и след това щракнете върху изпълнение.

  8. Ако не искате да записвате подробностите за операцията, щракнете върху Затвори.

Access импортира данните в нова таблица, а след това показва таблицата под таблици в навигационния екран.

За да научите повече за това как да импортирате данни в Access, следвайте връзките в секцията Вижте също на тази статия.

Най-горе на страницата

Следващи стъпки

Останалата част от процеса на проектиране варира в зависимост от целите ви, но вероятно ще искате да обмислите създаването на заявки, формуляри, отчети и макроси. Тази статия не предоставя информация за създаването на допълнителни обекти на база данни.

За повече информация вижте следните статии:

Най-горе на страницата

Импортиране на данни от електронна таблица или друга програма

Ако сте запознати с други бази данни или програми за електронни таблици, най-вероятно знаете основните неща за това как работят тези приложения и за кои бази данни се използват. Access се различава от много други приложения за бази данни, като ви позволява да създавате релационни бази данни и то допълнително се различава от повечето програми за електронни таблици, като предлага инструменти за разработване на сложни заявки, формуляри и отчети. Access предоставя също много опции за работа с други програми за бази данни, например SQL Server.

Импортиране на работен лист на Excel в Access

Много хора започват да изследват Access след първото построяване на списък в Excel. Excel е великолепно решение за започване на списък, но докато Списъкът се разраства, той става по-труден за организиране и актуализиране. Преместването на списъка в Access обикновено е следващата логична стъпка.

Таблицата на базата данни е подобна по структура на работен лист, като в тези данни се съхранява в редове и колони. В резултат на това обикновено е лесно да импортирате работен лист в таблица на база данни. Основната разлика между съхранението на вашите данни в работен лист и съхраняването й в база данни е в това как се организират данните. Просто импортирането на целия работен лист като нова таблица в база данни няма да реши проблемите, свързани с организирането и актуализирането на вашите данни, особено ако вашият работен лист съдържа излишни данни. За да решите тези проблеми, трябва да разделите данните в електронната таблица в отделни таблици, като всеки един от тях съдържа свързани данни. За повече информация как да подредите данните в таблиците, вижте статията основи на проектирането на база данни.

Access функции Съветникът за анализиране на таблици, който може да ви помогне да завършите този процес. След импортирането на вашите данни в таблица Съветникът ще ви помогне да разделите таблицата в отделни таблици, като всяка от тях съдържа данни, които не са дублирани в никоя от другите таблици. Съветникът създава и необходимите взаимовръзки между таблиците.

Най-горе на страницата

Импортиране на работен лист на Excel като таблица в нова база данни

  1. В раздела Файл щракнете върху Създай и след това щракнете върху Празна база данни.

  2. Въведете име за новата база данни в полето име на файл и след това щракнете върху Създай.

    Новата база данни се отваря и Access създава нова празна таблица, таблица1.

  3. Затвори таблица1.

    Когато бъдете попитани дали искате да запишете промените в структурата на таблица1, щракнете върху не.

  4. В раздела външни данни , в групата Импортиране на & връзка щракнете върху Excel. изображение на бутон

  5. В диалоговия прозорец получаване на външни данни щракнете върху Преглед.

  6. Използвайте диалоговия прозорец Отваряне на файл , за да намерите файла.

  7. Изберете файла и след това щракнете върху Отвори .

  8. В диалоговия прозорец получаване на външни данни се уверете, че е избрана опцията Импортиране на първичните данни в нова таблица в текущата база данни .

  9. Щракнете върху OK.

    Съветникът за импортиране на електронни таблици се стартира и ви задава някои въпроси относно вашите данни.

  10. Следвайте инструкциите, като щракнете върху напред или назад , за да се придвижвате между страниците. В последната страница на съветника щракнете върху Готово.

    Забележка: Access ви пита дали искате да запишете подробностите за операцията за импортиране, която току-що сте завършили. Ако смятате, че ще извършите същата операция за импортиране отново, щракнете върху даи след това въведете подробностите. След това ще можете лесно да възпроизведете операцията в бъдеще, като щракнете върху записано импортиране в групата " Импортирай " в раздела " външни данни ". Ако не искате да записвате подробностите за операцията, щракнете върху Затвори.

Access импортира данните в нова таблица, а след това я показва под всички таблици в навигационния екран.

Най-горе на страницата

Използване на съветника за анализиране на таблици за организиране на вашите данни

След като данните ви са импортирани в таблица на Access, можете да използвате съветника за анализиране на таблици, за да идентифицирате бързо излишните данни. След това съветникът предоставя прост начин за организиране на данните в отделни таблици, така че да се съхранява по най-ефективния начин. Access запазва първоначалната таблица като архивен файл и след това създава нови таблици, които можете да използвате като база за вашето приложение за бази данни.

  1. Отворете базата данни на Access, съдържаща таблицата, която искате да анализирате.

  2. В раздела инструменти за бази данни , в групата анализиране щракнете върху анализиране на таблица.

    Съветникът за анализиране на таблици започва.

    Първите две страници на съветника съдържат кратък урок – пълен с бутони, с които можете да щракнете, за да видите примери. Ако не виждате уводните страници, а вместо това видите отметка в квадратчето Показвай встъпителни страници?, поставете отметка в квадратчето, след което щракнете върху назад два пъти, за да видите въвеждането. Ако не искате да виждате уводните страници отново, след като сте прочели въвеждането, можете да изчистите отметката от квадратчето Показвай встъпителни страници? .

  3. В таблицата, която съдържа полета със стойности, които се повтарят в много записи? изберете таблицата, която искате да анализирате, след което щракнете върху напред.

  4. Можете да позволите на съветника да реши кои полета да отидат в кои таблици или сами да направите това решение. Ако следвате предложенията на съветника, все още можете да правите промени в оформлението на таблицата на следващата страница на съветника.

    Забележка: Ако разрешите на съветника да реши кои полета да въведат в кои таблици, е възможно изборът му да не е винаги подходящ за вашите данни, особено ако няма много данни, с които да работите. Трябва внимателно да проверите резултатите на съветника. От друга страна Съветникът може да предложи по-ефективна организация от тази, за която мислите, така че е добра идея поне веднъж да изпробвате решенията на съветника. Ако не ви харесва предложенията, все още можете да пренаредите полетата ръчно и винаги можете да щракнете върху назад и да подредите всички полета сами.

  5. Щракнете върху Напред. На тази страница указвате кои таблици съдържат кои полета. Ако сте избрали да позволите на съветника да реши, би трябвало да видите няколко таблици, свързани чрез редовете на релациите. В противен случай Access създава само една таблица, съдържаща всички полета. И в двата случая можете да правите промени на тази страница.

    • Можете да плъзгате полета от таблица в празна област на страницата, за да създадете нова таблица, която съдържа тези полета. Access ви подканва за име на таблица.

    • Можете да плъзгате полета от една таблица в друга таблица, ако мислите, че те ще бъдат съхранявани по-ефективно там.

    • На повечето таблици ще бъде даден ИД или генериран уникален ИД поле. За да научите повече за полетата "ИД", щракнете върху " съвети " в горния десен ъгъл на съветника.

    • За да отмените промяната, щракнете върху бутона Отмени .

    • За да преименувате таблица, щракнете двукратно върху нейната заглавна лента, въведете новото име, след което щракнете върху OK.

  6. След като полетата са подредени по желания от вас начин, щракнете върху напред.

  7. Ако съветникът намери записи, които имат много сходни стойности, той ще идентифицира тези стойности като възможни печатни грешки и представя екрана, където можете да потвърдите какво да направите за тях. ПреВъртете през списъка, за да намерите такива, които имат стойности в колоната корекция , и след това щракнете върху подходящия елемент в падащия списък. Изберете (Напускай като-is) , за да не допуснете съветника да направи промени в стойността. Когато сте готови, щракнете върху напред.

  8. Съветникът ви пита дали искате да създадете заявка, подобна на вашата първоначална таблица. Ако вече сте създали формуляри и отчети, базирани на първоначалната таблица, създаването на такава заявка е добра идея. Ако изберете да, създайте заявката, съветникът ще преименува първоначалната таблица, като добави "_OLD" към името на таблицата и след това именува новата заявка, като използва името на оригиналната таблица. Формулярите и отчетите, които се базират на таблицата, сега използват заявката за техни данни и продължават да работят както преди.

  9. Щракнете върху Готово.

    Съветникът създава новите таблици, както е зададено, и след това ги отваря. Затворете ги, когато сте готови с проверката на резултатите.

Най-горе на страницата

Работа с данни от други програми

Access 2010 предоставя функции за работа с данни, които се съхраняват в други програми.

Създаване на нова база данни на Access, която се свързва с данни в друг файлов формат    Можете да използвате Access, за да отворите файл в друг файлов формат, като например текст, dBASE или електронна таблица. Access автоматично създава база данни на Access и свързва файла вместо вас.

  1. Стартирайте Access.

  2. В раздела Файл щракнете върху Отвори.

  3. В диалоговия прозорец отваряне щракнете върху типа на файла, който искате да отворите в списъка. Ако не сте сигурни на типа на файла, щракнете върху всички файлове (*. *).

  4. Ако е необходимо, отидете до папката, която съдържа файла, който искате да отворите. Когато намерите файла, щракнете двукратно върху него, за да го отворите.

  5. Следвайте инструкциите в съветника. В последната страница на съветника щракнете върху Готово.

Импортиране или свързване на данни към съществуваща база данни на Access    Можете или да импортирате данни от други източници и програми в таблици на Access, така че данните да се съдържат във файла на Access, или можете да се свържете с данните от Access, така че данните да останат в първоначалния файл (извън файла на Access).

  1. В раздела външни данни , в групата Импортиране на & връзка щракнете върху формата, в който се съхраняват данните.

    Можете да импортирате или да се свързвате с данни от следните източници:

    • Excel    Можете да внасяте данни от работен лист или наименуван диапазон в работна книга на Excel. Всеки работен лист или наименуван диапазон трябва да бъде импортиран или свързан поотделно.

    • Access    Това е много полезно за отделяне на процеса от вашите данни, създаване на разделена база данни. Това е, че можете да използвате една база данни, за да съдържа всички ваши формуляри, отчети и макроси, както и да пазите данните си в друга база данни. След това можете да развиете подобрения, без да прекъсвате работата на всеки. Можете също да комбинирате данни от много различни бази данни на Access в една, което улеснява обобщаването на данни между отдели или между бизнес партньори.

    • ODBC база данни    Много програми поддържат този формат, включително много продукти за сървър за бази данни. Това ще ви помогне да създавате бази данни за кацане, където можете да комбинирате данни от различни системи.

    • Текстов файл    Можете да се свържете към обикновен текстов файл и дори да използвате Access, за да промените съдържанието на този файл. Това може да ви помогне да улесните достъпа до данни от широк диапазон от програми.

    • XML файл    Този формат предлага и съвместимост с различни други програми, включително някои уеб сървъри.

    • списък на SharePoint    Това прави вашите данни използваеми с уеб браузър, стандартния начин за използване на списък на SharePoint.

    • Услуги за данни    Можете да се свържете с услуги за уеб данни във вашето предприятие.

    • HTML документ    

    • Папка на Outlook    Можете да се свържете с папки на Outlook, така че да можете по-лесно да интегрирате вашата информация за контакт с останалата част от данните.

    • файл на dBase    dBase е популярна алтернативна система за бази данни, която се поддържа от Access

      Показва се диалоговият прозорец получаване на външни данни .

  2. Следвайте инструкциите в диалоговия прозорец.

    Access ще импортира или свърже данните към вашата база данни. За повечето формати трябва да зададете местоположението на данните и след това да изберете как искате да се съхраняват данните във вашата база данни.

Най-горе на страницата

Използване на по-стара версия на база данни в няколко версии на Access

Ако вашата база данни на Access или проект на Access е създаден в Access 2000 или по-нова версия, можете да използвате базата данни или проекта във версията на Access, в която тя е създадена, или в която и да е по-късна, дори ако файлът е разрешен за защита. Например файловете на Access 2000 могат да се използват в Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 и Access 2010.

Възможно е да имате ситуация, в която искате да запазите данните си в по-ранна версия на Access, но имате потребители с по-късна версия на Access, които искат да се свържат с тези данни, но все пак да се възползват от някои от функциите на по-късна версия. Решението е да създадете нова база данни "Front-End" в по-късната версия (съдържаща формуляри, отчети, заявки, макроси, но без таблици) и да я свържете към таблиците в по-ранна версия на файла. Използвайте една от следните процедури в зависимост от това дали вашата база данни се съдържа в един файл, или вече е разделена на приложение от вид клиент-сървър.

Използване на файл на база данни на Access в няколко версии на Access

Ако всички таблици, формуляри и други обекти на вашата база данни на Access от по-ранна версия се съдържат в един файл и искате да използвате базата данни в няколко версии на Access, можете да създадете нова клиентска база данни в по-късна версия и да я свържете към първоначалния файл. Потребителите, които имат по-стара версия на Access, все още могат да използват първоначалната база данни. Потребителите, които имат по-нова версия, могат да използват новата клиентска база данни, за да се свържат със същите данни. Можете да създадете няколко клиентски версии, ако трябва да поберете няколко версии на Access.

Най-горе на страницата

Стъпка 1: създаване на копие на съществуваща база данни и записване в нов формат

Използвайте следващата процедура, за да преобразувате базата данни в който и да е от последните три формата: Access 2000, Access 2002-2003 или Access 2007. Тази команда запазва първоначалната база данни в първоначалния си формат и създава копие във формата, който задавате.

  1. Затворете файла на Access. Ако файлът е многопотребителска база данни на Access, която се намира на сървър или в споделена папка, се уверете, че никой друг не го е отварял.

  2. Стартирайте Access 2010.

  3. В раздела Файл щракнете върху Отвори.

  4. Отидете до местоположението на файла, който искате да конвертирате, и след това щракнете двукратно върху него, за да го отворите.

    Ако се появи диалоговият прозорец подобрение на базата данни , с въпрос дали искате да подобрите базата данни, щракнете върху не.

  5. Ако формулярът се отвори, когато стартирате базата данни, затворете формуляра.

  6. В раздела файл щракнете върху Запиши базата данни като.

  7. В диалоговия прозорец Запиши като въведете име за новата база данни.

    Забележка: Освен ако не запишете новата база данни в друго местоположение, нейното име трябва да е различно от това на първоначалната база данни. И в двата случая обикновено е най-добре да използвате различно име, така че да можете лесно да направите разграничение между клиентската база данни и базата данни за Back END. Ако обаче конвертирате във формат 2007 за Access, разширението на името на файла се променя от. MDB към. ACCDB, така че да можете да използвате едно и също име на файл.

  8. Щракнете върху Запиши.

Най-горе на страницата

Стъпка 2: Разделете копиране на базата данни и използвайте първоначалния файл като сървърна база данни

Разделете конвертираната база данни с помощта на процедурата по-долу:

  • В раздела инструменти за бази данни, в групата " данни за движение " щракнете върху база данни на Access. Изображение на бутон

  • В диалоговия прозорец разделяне на база данни щракнете върху раздели базата данни.

    Ако искате, можете да направите архивно копие, но можете също да създадете отново копието с помощта на първоначалната база данни.

  • Въведете име за сървърната база данни и след това щракнете върху разделяй.

Най-горе на страницата

Стъпка 3: свързване на новия към първоначалната база данни

  1. Изтрийте задната част на базата данни, която Инструментът за разделяне на база данни е създал – внимавайте да не изтриете първоначалната база данни.

  2. Свързване на новата клиентска база данни с таблиците в първоначалната база данни: в раздела външни данни , в групата импортиране на & връзка щракнете върху Диспечер на свързани таблици. Изображение на бутон

  3. Щракнете върху Избери всичкии след това поставете отметка в квадратчето Винаги питай за новото местоположение .

  4. Щракнете върху OK, отидете до базата данни на по-ранна версия и след това щракнете двукратно върху нея.

    Ако всичко мине добре, Access показва съобщение, че всички избрани свързани таблици са обновени успешно.

Сега можете да подобрите новата клиентска база данни, за да поддържате нови функции за потребителите, които имат по-нови версии на Access. Потребителите, които имат по-стари версии, могат да продължат да използват базата данни на по-стара версия.

Най-горе на страницата

Използване на отпред-край на приложението в няколко версии на Access

Ако вашата база данни на Access е вече приложение от вид клиент-сървър, можете да преобразувате предния край в новия файлов формат. Не са необходими промени за сървърната база данни.

Следващата процедура ви показва как да използвате командата Запиши базата данни като, за да преобразувате клиентската база данни в един от трите най-скорошни формата: Access 2000, Access 2002-2003 или Access 2007. Тази команда запазва първоначалната база данни в първоначалния си формат и създава копие във формата, който задавате.

  1. Затваряне на клиентската база данни. Ако файлът е многопотребителска база данни на Access, която се намира на сървър или в споделена папка, се уверете, че никой друг не го е отварял.

  2. Стартирайте Access 2010.

  3. В раздела Файл щракнете върху Отвори.

  4. Отидете до местоположението на клиентската база данни и след това щракнете двукратно върху нея, за да я отворите.

    Ако се появи диалоговият прозорец подобрение на базата данни , с въпрос дали искате да подобрите базата данни, щракнете върху не.

  5. Ако се появи формуляр, когато отворите базата данни, затворете формуляра.

  6. В раздела файл щракнете върху Запиши базата данни като.

  7. В диалоговия прозорец Запиши като въведете име за новата база данни.

  8. Щракнете върху Запиши.

Сега можете да подобрите новата клиентска база данни, за да поддържате нови функции.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×