Основи на базите данни

Тази статия предоставя кратък обзор на базите данни – какво представляват те, защо е добре да използвате база данни, и какво правят различните части на една база данни. Терминологията е за бази данни на Microsoft Access, но понятията важат за всички продукти за бази данни.

В тази статия

Какво е база данни?

Частите на база данни на Access

Какво е база данни?

Базата данни е инструмент за събиране и организиране на информация. Базите данни могат да съхраняват информация за хора, продукти, поръчки или всичко друго. Много бази данни са започнати като списък в текстообработваща програма или електронна таблица. С разрастването на списъка, в данните започват да възникват излишъци и несъответствия. Данните стават все по-трудни за разбиране във вид на списък, а начините за търсене или извличане на поднабори от данни за преглед са ограничени. След като започнат да възникват проблеми, е добра идея да прехвърлите данните в база данни, създадена от система за управление на бази данни, като напр. Access.

Компютъризираната база данни представлява контейнер за обекти. Една база данни може да съдържа повече от една таблица. Например система за проследяване на складовите наличности, която използва три таблици, не е три бази данни, а една база данни, която съдържа три таблици. Освен ако не е специално проектирана да използва данни или код от друг източник, базата данни на Access съхранява своите таблици в един файл, заедно с други обекти, като напр. формуляри, отчети, макроси и модули. Базите данни, създадени във формата на Access 2007 (който се използва и от Access 2016, Access 2013 и Access 2010), имат разширение на файла .accdb, а базите данни, създадени в по-стари формати на Access, имат разширение на файла .mdb. Можете да използвате Access 2016, Access 2013, Access 2010 или Access 2007, за да създавате файлове в по-стари файлови формати (например Access 2000 и Access 2002 – 2003).

Като използвате Access, можете да:

  • Добавяте нови данни към база данни, като например нов елемент в списък със складови наличности

  • Редактирате съществуващи данни в базата данни, като например да промените текущото местоположение на елемент

  • Изтривате информация, напр. ако даден елемент е продаден или изключен

  • Организирате и преглеждате данните по различни начини

  • Споделяте данни с други хора чрез отчети, имейл съобщения, интранет или интернет

Най-горе на страницата

Частите на база данни на Access

Следващите раздели са кратки описания на частите на типична база данни на Access.

Таблици

Формуляри

Отчети

Заявки

Макроси

Модули

Таблици

изображение на бутон Таблицата на база данни прилича на електронна таблица по това, че данните се съхраняват в редове и колони. В резултат на това обикновено е доста лесно да импортирате електронна таблица в таблица на база данни. Основната разлика между съхранението на данни в електронна таблица и в база данни е в това как са организирани данните.

За да получите максимална гъвкавост от една база данни, данните трябва да се организират в таблици, така че да не възниква излишна информация. Например ако съхранявате информация за служители, всеки служител трябва да се въведе само веднъж в таблица, която е зададена да съхранява само данни за служителите. Данните за продукти ще се съхраняват в собствена таблица, а данните за клоновете ще се съхраняват в друга таблица. Този процес се нарича нормализация.

Всеки ред в дадена таблица се нарича запис. Записите са мястото, където се съхраняват отделните части от информацията. Всеки запис се състои от едно или повече полета. Полетата съответстват на колоните в таблицата. Възможно е например да имате таблица с име "Служители", където всеки запис (ред) съдържа информация за различен служител, а всяко поле (колона) съдържа различен тип информация, например собствено име, фамилно име, адрес и т. н. За полетата трябва да бъде посочен определен тип данни независимо дали е текст, дата или час, число, или някакъв друг тип.

Друг начин да се опишат записите и полетата е да се визуализира картотека на библиотека от стария тип. Всяко картонче в шкафа съответства на запис в базата данни. Всяка част от информацията на отделното картонче (автор, заглавие и т. н.) съответства на поле в базата данни.

За повече информация относно таблиците вж. статията Въведение в таблиците.

Формуляри

изображение на бутон Формулярите ви позволяват да създадете потребителски интерфейс, в който можете да въвеждате и редактирате данните си. Формулярите често съдържат командни бутони и други контроли, които изпълняват различни задачи. Можете да създадете база данни, без да използвате формуляри, като просто редактирате данните в листовете с данни на таблицата. Повечето потребители на бази данни обаче предпочитат да използват формуляри за преглеждане, въвеждане и редактиране на данните в таблици.

Можете да програмирате командни бутони, за да определите кои данни се появяват във формуляра, да отваряте други формуляри или отчети или да изпълнявате редица други задачи. Например може да имате формуляр с име "Формуляр за клиенти", в който да работите с данните на клиентите. Формулярът за клиенти може да има бутон, който отваря формуляр за поръчки, където можете да въведете нова поръчка за този клиент.

Формулярите ви позволяват също така да контролирате как другите потребители взаимодействат с данните в базата данни. Например можете да създадете формуляр, който показва само определени полета и позволява да бъдат изпълнени само определени операции. Това помага за защитата на данните и гарантира, че данните се въвеждат правилно.

За повече информация за формулярите вж. статията Въведение във формулярите.

Отчети

изображение на бутон Отчетите са това, което използвате, за да форматирате, обобщавате и представяте данните. Отчетът обикновено отговаря на определен въпрос, като например "Колко пари получихме от всеки клиент тази година?" или "В кои градове се намират нашите клиенти?" Всеки отчет може да се форматира така, че да представи информацията по възможно най-четлив начин.

Отчет може да бъде изпълнен по всяко време и винаги ще отразява текущите данни в базата данни. Отчетите обикновено са форматирани така, че да могат да се отпечатат, но могат също така да се преглеждат на екрана, да се експортират в друга програма или да се изпращат като прикачен файл към имейл съобщение.

За повече информация за отчетите вж. статията Въведение в отчетите.

Заявки

Изображение на бутон Заявките могат да изпълняват много различни функции в база данни. Най-често срещаната им функция е да извличат определени данни от таблиците. Данните, които искате да видите, обикновено са разпръснати в няколко таблици, и заявките ви позволяват да ги прегледате в един лист с данни. Освен това, тъй като обикновено не искате да видите всички записи наведнъж, заявките ви позволяват да добавяте критерии, за да "филтрирате" данните само до записите, които искате.

Някои заявки могат да се актуализират, което означава, че можете да редактирате данните в базовите таблици чрез листа с данни на заявката. Ако работите в заявка, която може да се актуализира, не забравяйте, че вашите промени всъщност се извършват в таблиците, а не само в листа с данни на заявката.

Заявките се делят на два основни вида: заявки за избиране и заявки за действие. Заявката за избиране просто извлича данни и ги прави достъпни за използване. Можете да преглеждате резултатите от заявката на екрана, да ги отпечатате или да ги копирате в клипборда. Можете също да използвате резултата от заявката като източник на записи за формуляр или отчет.

Заявката за действие, както подсказва името й, изпълнява задача с данните. Заявките за действие могат да се използват за създаване на нови таблици, добавяне на данни към съществуващи таблици, актуализиране на данни или изтриване на данни.

За повече информация за заявките вж. статията Въведение в заявките.

Макроси

изображение на бутон За макросите в Access може да се мисли като за опростен език за програмиране, който можете да използвате, за да добавите функционалност към своята база данни. Например можете да прикачите макрос към команден бутон на формуляр, така че той да се изпълнява всеки път, когато върху бутона се щракне. Макросите съдържат действията, които изпълняват определени задачи, като напр. отваряне на отчет, изпълнение на заявка или затваряне на базата данни. Повечето операции за база данни, които можете да изпълните ръчно, могат да бъдат автоматизирани с помощта на макроси, така че те могат да бъдат чудесно средство за пестене на време.

За повече информация относно макросите вж. статията Въведение в програмирането за Access.

Модули

изображение на бутон Модулите, подобно на макросите, са обекти, които можете да използвате, за да добавите функционалност към вашата база данни. Докато макросите създавате в Access, като избирате от списък с макрокоманди, модулите пишете в програмния език Visual Basic for Applications (VBA). Модулът е колекция от декларации, команди и процедури, които се съхраняват заедно като едно цяло. Модулът може да бъде стандартен модул или модул на клас. Модулите на клас са прикачени към формуляри или отчети и обикновено съдържат процедури, специфични за формуляра или отчета, към който са прикачени. Стандартните модули съдържат общи процедури, които не са свързани с никакъв друг обект. Стандартните модули са изброени под Модули в навигационния екран, докато модулите на клас не са.

За повече информация относно модулите вж. статията Въведение в програмирането за Access.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×