Организиране на файлове в библиотека

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Начинът, по който организирате вашите файлове в библиотека, зависи от нуждите на вашата група и от начина, по който предпочитате да съхранявате и търсите информация. Малко планиране може да ви помогне да определите структурата, която е най-подходяща за вашата организация.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 съдържа няколко готови за използване библиотеки и шаблони на библиотеки. Тези библиотеки и шаблони предоставят добра начална точка за организиране на вашите файлове.

В тази статия

Office SharePoint Server 2007 библиотеки и шаблони за библиотека

Начини за организиране на файлове

Добавяне на колона в библиотека

Създаване на изглед

Създаване на папка в библиотека

Office SharePoint Server 2007 библиотеки и шаблони на библиотеки

Когато инсталирате Office SharePoint Server 2007, се създават определен брой библиотеки, които да ви помогнат да запазите колекцията си от сайтове добре организирана. Какви библиотеки се създават, зависи от начина, по който вашата колекция от сайтове е конфигурирана. Например колекциите от сайтове, които имат конфигурирани функции за публикуване, съдържат следните библиотеки:

  • Документи     Тази библиотека се създава за всеки сайт, за да съхранява документите, които се използват в страниците на този сайт.

  • Изображения     Тази библиотека се създава за всеки сайт, за да съхранява изображенията, които се използват в страниците на този сайт.

  • Страници     Тази библиотека се създава за всеки сайт, за да съхранява страниците, които се съдържат в този сайт.

  • Документи на колекция от сайтове     Тази библиотека се създава, за да съхранява документите, които се използват в колекцията от сайтове.

  • Изображения на колекция от сайтове     Тази библиотека се създава, за да съхранява изображенията, които се използват в колекцията от сайтове.

  • Библиотека от стилове     Тази библиотека се създава, за да съхранява персонализираните XSL стилове и каскадни стилове.

Шаблони на библиотеки са друг начин този Office SharePoint Server 2007 ви помага да организирате своите файлове. Като използвате шаблони на библиотеки, можете лесно да създадете библиотеки, които са предназначени да поддържат определени видове файлове и да разрешите определени функции на библиотеки. За повече информация относно Office SharePoint Server 2007 шаблони на библиотека вижте статията на шаблони на библиотеки, налични в Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Най-горе на страницата

Начини за организиране на файлове

Библиотеките имат няколко функции, които ви помагат да работите с много файлове в една библиотека. Но няколко библиотеки може да отговарят на нуждите на вашата организация по-добре.

Съхраняване на много документи в една библиотека

Може да искате една голяма библиотека да отговаря на разнообразни нужди. Например може да имате няколко проекта в една и съща група или няколко групи, работещи върху един и същи проект.

Помислете за използването на една библиотека, когато:

  • Вашата група иска да види обобщаваща информация за или различни изгледи на един и същи набор от файлове. Например един управител може да иска да види всички файлове, групирани по отдел или по крайна дата.

  • Хората искат да търсят файловете в едно и също местоположение на даден сайт.

  • Искате да приложите еднакви настройки за файловете, например проследяване на версии на файлове или изискване на одобрение.

  • Групите, които работят с библиотеката, споделят сходни характеристики, като едни и същи нива на разрешение.

    Забележка : Към конкретни файлове могат да бъдат приложени уникални нива на разрешение, но ако нивата на разрешение се различават много, помислете за използването на няколко библиотеки.

  • Искате да анализирате информация за файловете в електронна таблица или да получите обединени актуализации за файловете.

    Забележка : Можете да използвате RSS технологията да ви известява за всички промени в библиотека, например когато файлове, които се съхраняват в библиотеката, се променят. RSS подаванията позволяват на членовете на вашата работна група да видят обединен списък на файловете, които са се променили.

Следват някои от случаите, при които можете да виждате и управлявате файлове в една и съща библиотека:

  • Добавяне на колони    За да помогнете на вашата група да определят данните, които са най-важните и да преглеждате тези данни по различни начини, можете да добавите колони към вашата библиотека. Колони се показват в горната част на страницата за библиотеката като заглавия, като например "Име на отдел" или "Краен срок". Можете да използвате заглавията на колоните за сортиране и филтриране на файлове в библиотека.

  • Създаване на изгледи    Можете да използвате изгледи, ако хората във вашата група често трябва да виждат данни по определен начин. В изгледи колоните, които се използват за сортиране, групиране, филтриране и показване на данните.

  • Създаване на папки    Ако една библиотека съдържа много файлове, които могат да бъдат логически групирани, можете да използвате папки, за да създадете тези групи в библиотеката. Папките могат да помогнат на хората да сканират и управляват файлове по познат начин. Office SharePoint Server 2007 предоставя дървовиден изглед, който хората могат да използват, за да навигират в сайтове и папки подобно на начина, по който работят с папки на твърдия диск.

  • Настройване на много шаблони    Ако в библиотеката ви са зададени много типове съдържание, може да създадете различни типове на шаблоните по подразбиране – например договори за продажба, презентации за маркетинг и работни листове за бюджет – в рамките на една и съща библиотека. Типовете съдържание добавят гъвкавост и последователност сред много библиотеки.

Създаване на много библиотеки

Може по желание да създадете много библиотеки, когато има особени разлики между наборите от файлове, които искате да съхранявате и управлявате, или между групите от хора, които работят с файловете.

Използвайте много библиотеки, когато:

  • Типовете файлове, които искате да съхранявате и управлявате, са различни и не очаквате хората често да преглеждат резюметата на файловете или да търсят едновременно файловете.

  • Групите от хора, които използват файловете, са различни и имат съвсем различни нива на разрешение.

  • Трябва да приложите различни настройки, като версии или одобрение, за различните набори от файлове.

  • Не е нужно да анализирате файловете заедно или да получавате обединени актуализации за файловете.

  • Искате да предоставите различни набори от опции за създаване на нови файлове или искате опциите на менюто Създай на библиотека да се появяват в различен ред.

Следват някои от случаите, при които можете да работите ефикасно с много библиотеки:

  • Настройване на шаблони на сайта и колони     Ако организацията ви иска да зададе последователни настройки в библиотеките си, може да укаже шаблони и колони на сайтове. Може да споделите настройките между много библиотеки, за да не са налага всеки път отново да създавате всяка настройка.

  • Изпращане на файлове на друго местоположение     Ако искате един файл да бъде наличен в много библиотеки, можете да го съхраните в една библиотека и след това да изпратите копие до другите библиотеки. Можете да изберете да бъдете предупредени да актуализирате всички копия на документа, когато правите промени в първоначалния документ.

  • Създаване на шаблони на библиотеки     Ако искате да създадете няколко постоянни настройки за библиотеки или да използвате повторно характеристики в библиотеки, можете да запишете дадена библиотека като шаблон. Шаблоните на библиотеки са налични като опция във вашия сайт, когато щракнете върху Създай в менюто Действия за сайта.

Забележка : Ако добавяте нови файлове в библиотека, която съдържа файлове от по-ранен проект, може да бъде трудно да решите дали да създадете нова библиотека, или да ги добавите към съществуващата. Всяка ситуация е различна, но ако мислите, че ще трябва да анализирате или управлявате всички файлове заедно в някакъв момент, по-добре добавете файловете към съществуващата библиотека. Можете да използвате колони, филтри и изгледи, така че само последно използваните файлове да се показват в изгледа по подразбиране.

Най-горе на страницата

Добавяне на колона в библиотека

По подразбиране библиотеките проследяват името на файл, както и информация за състоянието на файл, като например дали е архивиран. Можете да укажете допълнителни колони, които да помагат на вашата група да категоризира и проследява файлове, като например име на отдел или номер на проект. Добавянето на колони ви помага да използвате по най-добър начин многото изгледи за вашата библиотека.

Имате няколко възможности за типа колона, която създавате, включващи един ред от текст, падащ списък от опции, число, което се изчислява от други колони, или дори името и снимката на човек във вашия сайт.

Забележка : Следната процедура започва от страницата на библиотеката за библиотеката, към която искате да добавите към колоната. Ако библиотеката още не е отворена, щракнете върху името й в "Бързо стартиране". Ако не се появи името на библиотека ви, щракнете върху Преглед на цялото съдържание на сайта и след това изберете името й.

  1. В менюто Настройки меню 'настройки' щракнете върху Създаване на колона.

  2. В раздела Име и тип въведете желаното име в полето Име на колона.

  3. Под Типът информация в тази колона е изберете типа на информацията, която искате да се появи в колоната.

  4. В раздела Допълнителни настройки на колона въведете описание в полето Описание, за да помогнете на хората да разберат предназначението на колоната и какви данни трябва да съдържа. Това описание е по желание.

  5. В зависимост от типа на колона, който сте избрали, в раздела Допълнителни настройки на колона може да се появяват още опции. Изберете допълнителните настройки, които искате.

  6. За да добавите колоната към изгледа по подразбиране, който хората на вашия сайт автоматично виждат, когато за първи път отворят списък или библиотека, щракнете върху Добавяне към изгледа по подразбиране.

  7. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Създаване на изглед

Може да използвате изгледи, за да видите файловете, които са най-важни за вас или най-добре отговарят на вашата цел. Например може да създадете изгледи на последно създадените файлове, на файловете от даден отдел, както и на файловете, създадени от определен човек. След като създадете изглед, той е винаги наличен, когато гледате библиотеката.

Изгледи в менюто ''Изглед''

Когато гледате във файлове в библиотека, можете временно да сортирате или филтрирате файловете, като посочите името на колона и след това щракнете върху стрелката надолу до името. Това е полезно, ако трябва да видите файловете по определен начин, но ще трябва да повторите стъпките следващия път, когато визуализирате библиотеката.

Сортиране на елементи в списък или библиотека

Ако очаквате да видите файловете по определен начин често, можете да създадете изглед. Можете да използвате този изглед по всяко време, които работят с библиотеката. Когато създавате изглед, той се добавя към менюто изглед меню изглед на библиотеката.

Библиотеките може да имат лични и публични изгледи. Всеки може да създаде личен изглед, за да вижда файловете по определен начин или за да филтрира само тези, които иска да вижда. Ако имате разрешение за проектиране на сайт, може да създадете публичен изглед, който ще използва всеки, когато разглежда библиотеката. Може да направите публичния изглед да бъде по подразбиране, така че хората автоматично да виждат изгледа на библиотеката.

Освен това когато проектирате сайт, можете да свържете различни изгледи или проектиране страници с уеб части, които използват различни изгледи.

Ако членовете на вашата група разглеждат библиотеките на мобилно устройство, можете да създадете мобилни изгледи, които предоставят ограничения, като например брой елементи, показани в изглед, които са оптимални за скоростта и ограниченията на устройствата. Вижте връзки към повече информация за създаването на изгледи в раздела Вж. още.

Следващата процедура е за създаване на стандартен тип изглед. Опциите, които можете да изберете, са различни за някои от другите типове изгледи, но основните стъпки за създаване на изглед са подобни.

  1. Ако библиотеката още не е отворен, щракнете върху името му в бързо стартиране ".

    Ако името на вашата библиотека не се покаже, щракнете върху Преглед на цялото съдържание на сайта и след това щракнете върху името на вашата библиотека.

  2. В менюто Настройки меню 'настройки' щракнете върху Създаване на изглед.

  3. Под Изберете формат на изглед щракнете върху типа изглед, който искате да създадете. За много ситуации щраквате върху Стандартен изглед, но можете да изберете други изгледи за конкретни ситуации като създаване на отчет.

  4. В полето Име на изглед въведете име за изгледа, като например сортирани по фамилно име.

  5. Ако искате този изглед за библиотеката да бъде по подразбиране, поставете отметка в квадратчето Направете този изглед по подразбиране. Може да зададете изглед по подразбиране, ако е публичен изглед.

  6. В раздела Публика, под Изглед на публика изберете дали желаете да създадете личен изглед, който само вие ще можете да използвате, или публичен изглед, който другите да могат да използват.

  7. В секцията Колони можете да покажете или скриете колони, като отметнете подходящите квадратчета. До името на колоната въведете номера за реда на вашата колона в изгледа.

  8. В раздела Сортиране изберете опции за това дали и как искате да сортирате файловете. Можете да използвате две колони за сортирането. Например можете да сортирате най-напред по автор и след това по име на файла за всеки автор.

  9. В раздела Филтриране изберете опции за това дали и как искате да филтрирате файловете. Филтрираният изглед ви показва по-малка селекция на файловете, като например само файловете, създадени от определен отдел, или само файловете с одобрено състояние.

  10. В раздела Групиране по може да групирате елементите с една и съща стойност в раздела, например раздел за документи по автор, който може да разширявате или свивате.

  11. В раздела Суми можете да преброите елементите в колона, като например общия брой на проблемите. В някои случаи можете да обобщите или извлечете допълнителна информация, като например средни суми.

  12. В секцията Стил изберете желания стил за изгледа, като например оцветен списък, в който редовете са оцветени през един.

  13. Ако библиотеката ви съдържа папки, може да създадете изглед без папки. Понякога това се нарича неструктуриран изглед. За да видите всички файлове на едно и също ниво, щракнете върху Покажи всички елементи без папки в раздела Папки.

  14. Може да ограничите броя на файловете, които да се виждат в библиотеката, както и броя на файловете, които да се виждат на една и съща страница. Тези настройки са особено важни, ако създавате изглед за мобилно устройство. В раздела Максимален брой елементи изберете желаните опции.

  15. Ако смятате да разглеждате библиотеката на мобилно устройство, изберете желаните опции в раздела Мобилен.

  16. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Създаване на папка в библиотека

Ако имате няколко типа документи и различни съдържание в рамките на библиотеката, може да създадете папки, които ще ви помогнат да организирате съдържанието.

  1. Ако библиотеката още не е отворен, щракнете върху името му в бързо стартиране ".

    Ако името на вашата библиотека не се покаже, щракнете върху Преглед на цялото съдържание на сайта и след това щракнете върху името на вашата библиотека.

  2. В менюто Създай Ново меню щракнете върху Нова папка.

    Забележка : Човекът, който създаде вашата библиотека, може да е указал, че в библиотеката не може да се създават папки. В този случай не е налична командата Нова папка.

  3. Въведете име за папката, след което натиснете ОК.

Съвет : Ако имате много библиотеки с папки и хората в групата ви искат да преглеждат библиотеката така, както преглеждат твърдия си диск, групата ви може да разреши използването на дървовидна структура на вашия сайт. Може да използвате изгледа на дървото, за да разширявате, свивате и бързо отивате до папки. Ако имате разрешение за проектиране на сайтове, може да разрешите изглед на дърво в Опции за навигация на страницата Настройки на сайта .

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×