Организиране на елементи в списък

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Как ще организирате списъците си, зависи от потребностите на вашата група, както и от предпочитанията ви за съхраняване и търсене на информация.

В тази статия

Начини за организиране на списъци

Добавяне на колона към списък

Създаване на изглед

Избиране на друг изглед

Добавяне на папка към списък

Начини за организиране на списъци

Ето няколко начини, по които може да организирате списъци и елементи от списъци:

  • Добавяне на колони    За да помогнете на групата да определи точно елементите, които са най-важни, може да добавите колони към вашия списък. Също така може да искате да добавите повече колони, ако имате нужда от допълнителна информация за всеки елемент от списък, например името на отдела или името на служител.

    Ако имате множество елементи в списък, помислете за индексиране на определени колони, за да подобрите изпълнението, когато разглеждате няколко елемента или превключвате изгледи. Тази функция не променя начина, по който са организирани елементите, но може да разреши на организациите да съхраняват по-лесно много елементи в списък. Но индексирането може да заема повече място в базата данни. За повече информация се обърнете към вашия администратор.

  • Създаване на изгледи    Може да използвате изгледи, ако хората в групата ви често трябва да виждат данни по определен начин. Изгледите използват колони за сортиране, групиране, филтриране и показване на данните. Също така може да изберете колко елемента да се показват едновременно във всеки изглед. Например хората може да преглеждат списък в групи от 25 или 100 елемента от списъци на страница в зависимост от предпочитанията им и скоростта на връзката.

    Изгледите ви предоставят гъвкавост, за да съхранявате множество елементи в списък, но и за да виждате само подмножествата, които искате в определен момент, например само проблемите, публикувани в настоящата година, или само текущите събития в календара. Може да създадете лични изгледи, които са налични само за вас, и ако имате разрешение за модифициране на списък, може да създадете публични изгледи, налични за всекиго.

  • Създаване на папки    Може да добавите папки към повечето типове списъци, ако собственикът на списъка е позволил да се създават папки. Това е особено полезно, ако елементите ви от списъка може да се разделят по даден начин, например по проект или по група. Папките помагат на хората по-лесно да преглеждат и управляват елементите от списъци от Windows SharePoint Services 3.0 предоставя изглед на дърво, който позволява на хората да навигират до техните сайтове и папки по подобен начин, по който работят с папките на твърдия диск. Например всеки отдел може да има своя собствена папка.

    • Използване на списъци последователно в сайтове    Ако вашата група работи с няколко типове списъци, можете да добавите последователност в множество списъци с типове съдържание, колони на сайт и шаблони. Тези функции ви позволяват да използвате повторно настройките и структура на списък по ефективен начин. Например можете да създадете тип съдържание за проблем с услугите за клиенти, който указва определени колони (като например връзка с клиент) и бизнес процеси за типа съдържание. Друг пример е създаването на колона на сайт за имена на отдели, която има падащ списък на отдели. Можете да използвате повторно колоната в много списъци, за да се уверите, че имената винаги се показват по същия начин във всеки списък.

      Намерете връзки към повече информация за типовете съдържание, колони на сайт и шаблони на списъци в раздела Вж .

Въпреки че може да използвате функциите на списъците по много начини, как ще ги използвате, зависи от размера и броя на списъците, които имате и потребностите на вашата организация.

Съхраняване на много елементи в един списък

Може да искате голям списък да служи за различни цели. Например ако трябва да проследите във вашата организация много технически проблеми и ако те се прилагат за множество проекти и групи.

Използвайте единичен списък, когато:

  • Групата ви трябва да види обобщена информация за елементите от списъците или различни изгледи на същия набор от елементи. Например даден ръководител може да иска да видите развитието на всички технически проблеми за организацията или да видите всички проблеми, записани в същия период.

  • Хората искат да прегледат или потърсят проблемите в същото местоположение на сайта.

  • Искате да приложите същите настройки за елементите от списъка, например проследяване на версии или изискване на одобрение.

  • Групите, които работят върху списъка, споделят подобни характеристики, например същите нива на разрешение. Към конкретни елементи от списъци може да се приложи уникално разрешение, но ако нивата на разрешение се различават значително, помислете за много списъци.

  • Искате да анализирате информацията за списъка или да получите общо актуализациите за списъка. Може да получават предупреждения, когато с променят елементите от списъци, или да видите промените в списъка, като използвате RSS технология. RSS каналите позволяват на членове на работната ви група да виждат обединен списък на променената информация.

Създаване на множество списъци

Може да искате множество списъци, когато има явни различия между елементите, които искате да управлявате или между групите от хора, които работят върху тях.

Използвайте много списъци, когато:

  • Не очаквате хората да се нуждаят от резюметата на елементите заедно.

  • Групите от хора работят с информация, която е различна и имат различни нива на разрешения.

  • Трябва да приложите различни настройки, например версии или одобрение, на много набори от елементи.

  • Не трябва да анализирате едновременно елементите или да получавате обединени актуализации за списъка.

Най-горе на страницата

Добавяне на колона към списък

Информацията в списъците се съхранява в колони, например "Заглавие", "Фамилно име" или "Фирма". Ако трябва да съхраните допълнителна информация за елементите от списъци, може да добавите колоните, за да ви помогнат да сортирате, групирате и създадете множество изгледи на вашия списък. Например може да сортирате списъка според крайната дата или да групирате елементите според името на отдела.

Имате няколко опции за типа колона, която създавате, включващи един ред от текст, падащ списък с опции, число, което се изчислява от други колони или дори името и снимката на човек във вашия сайт.

Забележка : Следната процедура започва от страницата на списъка за списъка, към който искате да добавите към колоната. Ако списъкът още не е отворен, щракнете върху името му в "Бързо стартиране". Ако не се появи името на списъка ви, щракнете върху Преглед на цялото съдържание на сайта и след това изберете името му.

  1. В менюто Настройки меню 'настройки' щракнете върху Създаване на колона.

  2. В раздела Име и тип въведете желаното име в полето Име на колона.

  3. Под Типът информация в тази колона е изберете типа на информацията, която искате да се появи в колоната.

  4. В раздела Допълнителни настройки на колона въведете описание в полето Описание, за да помогнете на хората да разберат предназначението на колоната и какви данни трябва да съдържа. Това описание е по желание.

  5. В зависимост от типа на колона, който сте избрали, в раздела Допълнителни настройки на колона може да се появяват още опции. Изберете допълнителните настройки, които искате.

  6. За да добавите колоната към изгледа по подразбиране, който хората на вашия сайт автоматично виждат, когато за първи път отворят списък или библиотека, щракнете върху Добавяне към изгледа по подразбиране.

  7. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Създаване на изглед

Може да използвате изгледи, за да видите елементите в списъка, които са най-важни за вас, или най-добре отговарят на вашата цел. Например може да създадете изгледи на последно създадените елементи, на елементите, които се прилагат в отдел, както и на елементите, създадени от един и същ човек.

Изгледи в менюто ''Изглед''

Когато разглеждате повечето списъци, временно може да сортирате или филтрирате елементите, като посочите името на колоната и след това щракнете върху стрелката до името на колоната. Това е полезно, ако се налага от време на време да виждате елементите от списъци само по определен начин, но трябва да повторите стъпките при следващото разглеждане на списъка.

Сортиране на елементи в списък или библиотека

Ако очаквате да визуализирате списъка по определен начин често, можете да създадете изглед. Можете да използвате този изглед всеки път, когато работите със списъка. Когато създавате изглед, той се добавя към менюто изглед меню изглед на списък.

Списъците може да имат лични и публични изгледи. Всеки може да създаде личен изглед, за да виждат списъците по определен начин или за да филтрира само тези, които иска да вижда. Ако имате разрешение за проектиране на сайт, може да създадете публичен изглед, който ще използва всеки, когато разглежда списъка. Може да направите публичния изглед да бъде по подразбиране, така че хората автоматично да виждат списъка в този изглед.

Освен това когато проектирате сайт, можете да свържете различни изгледи или проектиране страници с уеб части, които използват различни изгледи. Например един екип може да искате да се свържете към изгледа на списък, който показва само документите, които са били създадени от техните членове на екипа.

Ако членовете на вашата група ще разглеждат списъка на мобилно устройство, може да създадете мобилни изгледи, които налагат ограничения, например броя на елементите, които се показват в изглед, които са оптимални за скоростта и ограниченията на устройствата. Връзки към повече информация за създаване на изгледи може да намерите в раздела Вж. още.

  1. Ако списъкът все още не е отворен, щракнете върху името му в бързо стартиране ".

    Ако не се появи името на списъка ви, щракнете върху Преглед на цялото съдържание на сайта и след това изберете името му.

  2. В менюто Настройки меню 'настройки' щракнете върху Създаване на изглед.

  3. Под Избор на формат на изглед щракнете върху типа на изгледа, който искате да създадете. В повечето ситуации ще искате да създадете Стандартен изглед, но може да изберете други изгледи за конкретни ситуации, например когато искате да създадете календар в изглед на Гант.

  4. В полето Име на изглед въведете име за изгледа, като например сортирани по фамилно име.

  5. Ако искате да направите това изглед по подразбиране, поставете отметка в квадратчето направи този изглед по подразбиране . Можете да направите това изглед по подразбиране само ако е публичен изглед и ако имате разрешение за промяна на дизайна на списък.

  6. В раздела Публика, под Изглед на публика изберете дали желаете да създадете личен изглед, който само вие ще можете да използвате, или публичен изглед, който другите да могат да използват.

  7. В секцията Колони можете да покажете или скриете колони, като отметнете подходящите квадратчета. До името на колоната въведете номера за реда на вашата колона в изгледа.

  8. В раздела Сортиране изберете дали и как искате да се сортират елементите в списъка. Може да използвате две колони за сортиране, например първо по фамилно и след това по собствено.

  9. В раздела Филтриране изберете дали и как искате да филтрирате елементите в списъка. Филтрираният изглед показва по-малка селекцията, например елементи, създадени от определен отдел или със състояние "Одобрени".

  10. В раздела Групиране по можете да групирате елементи с една и съща стойност в техния раздел, като например разгъващ се раздел за документи от определен автор.

  11. В раздела Суми можете да преброите елементите в колона, като например общия брой на проблемите. В някои случаи можете да обобщите или извлечете допълнителна информация, като например средни суми.

  12. В секцията Стил изберете желания стил за изгледа, като например оцветен списък, в който редовете са оцветени през един.

  13. Ако списъкът ви съдържа папки, може да създадете изглед без папки – това понякога се нарича неструктуриран изглед. За да видите всички елементи от файлове на едно и също ниво, щракнете върху Покажи всички елементи без папки.

  14. Може да ограничите броя на елементите, които да се виждат в списъка, както и броя на елементите, които да се виждат на една и съща страница. Тези настройки са особено важни, ако създавате изглед за мобилно устройство. В раздела Максимален брой елементи изберете желаните опции.

  15. Ако смятате да разглеждате списъка на мобилно устройство, изберете желаните опции в раздела Мобилен.

  16. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Избор на друг изглед

Някои списъци предоставят повече от един изглед и може да създадете допълнителни изгледи. Ако са налични различни изгледи, може да превключите изгледите от менюто Изглед.

  1. Ако списъкът все още не е отворен, щракнете върху името му в бързо стартиране ".

    Ако не се появи името на списъка ви, щракнете върху Преглед на цялото съдържание на сайта и след това изберете името му.

  2. В менюто изглед меню изглед щракнете върху изгледа, който искате.

    Съвет : За да промените наличния изглед, щракнете върху менюто Изглед и след това изберете Промяна на този изглед.

Най-горе на страницата

Добавяне на папка към списък

Ако имате няколко типа елементи от списъци, може да добавите папки, за да ви помогнат да организирате списъка.

  1. Ако списъкът все още не е отворен, щракнете върху името му в бързо стартиране ".

    Ако не се появи името на списъка ви, щракнете върху Преглед на цялото съдържание на сайта и след това изберете името му.

  2. В менюто Създай Ново меню щракнете върху Нова папка.

    Командата Нова папка не е налична, ако човекът, който създаде вашия списък, е задал, че не може да се създават папки в списъка.

  3. Въведете име за папката, след което натиснете ОК.

Съвет : Ако имате много списъци с папки или ако хората в групата ви искат да преглеждат списъка така, както преглеждат твърдия си диск, групата ви може да разреши използването на изглед на дърво. С него може да разглеждате, разширявате, свивате и по-лесно навигирате до папки.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×